14 خطوة لزيادة إنتاجيتك في العمل

يرغب جميع الناس في أن يعرفوا ويتعلَّموا كيف يصبحون أشخاصاً منتجين، وتكمن المشكلة في أنَّ معظم الناس يعتقدون أنَّ أداةً أو تطبيقاً جديداً يجعلهم أكثر إنتاجية؛ لذا فهم ينفقون الأموال على أحدث أداة تخطيط، أو برنامج إدارة مهام، معتقدين أنَّه يساعدهم في إنجاز المزيد من الأشياء.لكن، من الممكن لهذه الطريقة ألَّا تجدي نفعاً؛ لأنَّ الإنتاجية ليست نتيجة أداة معيَّنة.

إنَّ كونك شخصاً منتجاً هو نتيجة لتنظيم حياتك بطرائق محددة؛ لذا يوضّح هذا المقال كيف تكون منتجاً في العمل، أو في المنزل، أو أينما كنت؛ فمثلما لا تعتمد الإنتاجية على الأدوات، فهي أيضاً لا تعتمد على الموقع.

المعنى الحقيقي لكونك شخصاً منتجاً:

قبل الحديث عن كيفيّة أن نكون منتجين، لنتأكد من أنَّنا جميعاً متفقون فيما يتعلَّق بالإنتاجية؛ فإذا لم يكن لديك فهم واضح لها، فلن تُحرِز تقدُّماً كبيراً، بغض النظر عن عدد الاستراتيجيات المختلفة التي تستعملها؛ فالإنتاجية هي تنفيذ الأشياء الصحيحة بكفاءة.

لا تتعلق الإنتاجية بإنجاز المزيد من الأشياء، مع أنَّك تنجز أكثر إذا كنت منتجاً. لكن أولاً وقبل كل شيء، تتعلق الإنتاجية بإنجاز الأشياء الصحيحة؛ الأشياء التي تهمُّك، وتُحدِث فرقاً ملموساً في حياتك.

الانشغال لا يعني الإنتاجية:

من الممكن إنجاز أشياء عدة دون أن تكون منتجاً في الواقع. قد يكون إرسال سلسلة من الرسائل الإلكترونية أمراً جيداً، ولكن إذا كان ذلك يمنعك من أداء عملك الأكثر أهمية، فهو في الواقع يضِرُّ بك.

يعرف الأشخاص المنتجون ما يجب العمل عليه، ومن ثمَّ يكون لديهم استراتيجيات لإنجاز هذه الأشياء. كما يقول الكاتب الأمريكي "كال نيوبورت" (Cal Newport) في كتابه "العمل العميق" (Deep Work):

"إذا كنت تمارس نشاطات منخفضة التأثير، فأنت بذلك تبدِّد الوقت الذي قد تقضيه في نشاطات ذات تأثير أكبر. إنَّها عمليةٌ محصلتها صفر، ويمكن لأكثر الناس إنتاجية تحديد النشاطات ذات الأثر الكبير، ومن ثمَّ تنفيذ تلك النشاطات على أساسٍ متَّسقٍ"

14 خطوة تساعدك على زيادة إنتاجيتك:

فيما يلي 14 خطوة متعلقة بالإنتاجية، لمساعدتك على إنجاز المزيد من المهام، وعلى أن تصبح الشخص الذي تريده.

1. تحديد أهداف ذكية (SMART):

تدفعك الأهداف إلى التركيز على الأشياء التي تريد تحقيقها، على الصعيدين الشخصي والمهني؛ فإذا لم يكن لديك أهداف، فمن الأرجح أن تضل الطريق، وتهدر ساعاتٍ من الوقت على أشياء غير هامة بالنسبة إليك. ومن ناحيةٍ أخرى، يساعدك الهدف الملموس والقابل للتنفيذ والهادف على تركيز انتباهك على الأشياء الكبيرة التي تريد تحقيقها.

يجب أن يتبع كل هدف تحدِّده إطار عمل الأهداف الذكية بحيث يكون:

• محدداً.
• قابلاً للقياس.
• قابلاً للتحقيق.
• ذا صلة.
• محدداً زمنياً.

تُمكِّنك قائمة الأهداف الذكية (SMART) من عدم هدر الوقت في النشاطات منخفضة القيمة، واستثماره في تلك المهام القليلة ذات القيمة العالية، التي تُحدِث فرقاً كبيراً في حياتك.

2. إنجاز المهام الأكثر أهمية أولاً:

إذا كنت ترغب في أن تكون منتجاً، فيجب أن تبدأ كلَّ يوم بالعمل على "المهمة الأكثر أهمية" (MIT)؛ فهذه هي المهمة الوحيدة التي تحقِّق لك أكبر النتائج. يملك الإنسان أكبر قدر من الطاقة في بداية اليوم، ويجب أن ينفق هذه الطاقة في العمل الذي يُحدِث فارقاً كبيراً.

لا تبدأ اليوم بمهام منخفضة التأثير، مثل تفقُّد البريد الإلكتروني، أو تصفُّح الشبكات الاجتماعية؛ فذلك يؤدي إلى خفض إنتاجيتك بشكل كبير. وانظر إلى قائمة مهامك في بداية كل يوم (أو في الليلة السابقة)، وحدد واحدة إلى ثلاث مهام من المهام الأكثر أهمية، واستعمل قاعدة 80/20 لتحديد المهام التي سيكون لها تأثير كبير من حيث الإنتاجية؛ ولا تعمل على أي شيء آخر حتى تنتهي من إنجاز مهمتك الأكثر أهمية، وركِّز على مهمة واحدة - أهم مهمة لديك - ثمَّ انتقل إلى ثاني أهم مهمة، وهكذا.

تضمن لك هذه الاستراتيجية أنَّه حتى إذا لم تنجز أيَّ شيء آخر، فإنَّك في نهاية اليوم تكون قد أنجزت الأشياء الأكثر أهمية. يقول المتحدث التحفيزي "بريان تريسي" (Brian Tracy) في كتابه "التهِم الضفدع" (Eat That Frog):

"إذا كان لمهمة أو نشاط نتائج إيجابية محتملة كبيرة، فاجعلها ذات أولوية قصوى، وابدأ بها على الفور. وإذا كان لشيءٍ ما عواقب سلبية محتملة كبيرة، وإذا لم يتم تنفيذه بسرعة وبشكل جيد، فإنَّ ذلك يصبح أولوية قصوى أيضاً".

ترتيب الأولويات حسب مصفوفة الربع الثاني (Q2 Matrix):

إذا كنتَ تجد صعوبة في تحديد أولويات مهامك، فقد تجد ترتيب المهام حسب مصفوفة الربع الثاني مفيدة. ومن الواضح أنَّ الأشياء التي تُعَدُّ هامة، وملحَّة يجب أن تكون ذات أولوية عالية. وما تزال هناك حاجة إلى إنجاز المهام الهامة، الغير مستعجلة، ولكن ليس بالضرورة إنجازها على الفور. يجب تجنُّب المهام التي تقع في الربعين الأخيرين قدر الإمكان.

من المحتمل أن تكون بعض أهدافك ورغباتك الأكبر والأهم في الربع الثاني، على سبيل المثال، إذا كنت تريد كتابة كتاب، فربما لن يكون هناك موعدٌ نهائيٌّ قريب وعاجل لتحقيق هذا الهدف؛ وهذا يعني أنَّك تحتاج إلى أن تكون متعمِّداً في تخصيص وقت للعمل عليه. وإذا لم تفعل، فلن تُحرِزَ تقدُّماً.

يحدِّد الأشخاص الأكثر إنتاجية في العالم بشكل متعمِّد وقتاً مخصَّصاً للعمل على المهام التي تندرج في الربع الثاني (المهام الهامة، وليست العاجلة).

3. التركيز على القيام بعمل عميق:

"العمل العميق"، مصطلح صاغه الكاتب "كال نيوبورت" (Cal Newport)؛ وهو:

عملية اجتزاء فتراتٍ زمنية طويلة ومتواصلة دون أي انقطاع، يمكنك خلالها التركيز باهتمام على مهمة صعبة.

تستبعد في أثناء العمل العميق مصادر الإلهاء كلها، وتعطي كل طاقتك واهتمامك لمهمة واحدة أمامك. ودون فتراتٍ من العمل الجاد، من الصعب إحراز تقدُّم في العمل الهام. إذا كنت تتعرَّض للتشتت المستمر، فلن يمكِّنك التفكير بعمق، أو التعامل مع المشاكل المعقَّدة. سواء كنت ترغب في كتابة كتاب، أم برمجة تطبيق جديد، أم إنهاء مجموعة شرائح هامة؛ فأنت بحاجة إلى فتراتٍ زمنية متواصلة. انظر إلى أي شخص ناجح ومنتج، وسترى عملاً عميقاً. فالعمل العميق والإنتاجية متلازمان.

يقضي رجل الأعمال "بيل غيتس" (Bill Gates) في كل عام "أسبوع التفكير"؛ إذ يَعزِل نفسه حتى يتمكَّن من قضاء الوقت في القراءة والتفكير والبحث وتحديد ما يهمُّه.

اخترع الفيزيائي الشهير "ريتشارد فاينمان" (Richard Feynman) بدعة مفادها أنَّه غير مسؤول، حتى لا يضطر إلى المشاركة في اللجان؛ وهذا يمكِّنه من تكريس نفسه للعمل المركَّز.

خلاصةُ القول: إذا كنت ترغب بأن تكون شخصاً منتجاً، فعليك جدولة جلسات عمل عميقة منتظمة لنفسك. وأنت بحاجة إلى الاستفادة من مهارات إدارة الوقت، حتى تنهمك باستمرار في العمل العميق.

4. التخلص من عوامل تشتيت الذهن:

المشتِّتات عكس العمل العميق. لا تضيف برامج المنوعات الكثير من القيمة إلى حياتك، والانشغال بها عندما يجب أن تعمل على شيء هام يمنعك من أن تكون منتجاً. عندما يتشتَّت انتباهك، فإنَّ ذلك يقتل تركيزك، ويقلِّل تقليلاً كبيراً من إنتاجيتك. وإذا كنت ترغب في زيادة الإنتاجية، فأنت بحاجة إلى التخلُّص من عوامل التشتيت تخلُّصاً استراتيجياً، حتى تتمكن من التركيز. وتُعَدُّ هذه خطوةً هامةً، خاصةً في الصباح عندما تعمل على أهدافك الأكثر أهمية.

 تحسين بيئة العمل:

عموماً، لن تستطيع التخلص تماماً من كل المشتتات. ومع ذلك، هناك بعض الخطوات اليسيرة التي يمكنك اتِّخاذها لتحسين البيئة المحيطة بك:

• إغلاق تطبيقات الاتصالات مثل "سلاك" (Slack)، و"البريد الإلكتروني"؛ حتى لا تُشتِّت الإشعارات تركيزك.
• كتم صوت الهاتف، أو وضعه في درج المكتب؛ حيث لا يمكنك رؤيته.
• إغلاق باب المكتب، أو الاستماع للموسيقى المركزة، لكتم الضوضاء الخارجية.
• استعمال تطبيقات حظر التشتيت مثل "فريدوم" (Freedom) أو "ريسكيوتايم" (RescueTime)، بحيث لا يمكنك الوصول إلى مواقع التواصل الاجتماعي، مثل: "فيسبوك" (Facebook) أو "ريد إت" (Reddit).

إذا تذكَّرت أمراً هاماً في أثناء قيامك بعمل عميق، فدوِّنه على قطعة من الورق، وعُد إليه لاحقاً. يتيح لك ذلك الاستمرار في التركيز، وإنجاز المهام دون أن تنسى الأمور الهامة. كلما حسَّنتَ بيئتك من أجل تركيز الانتباه، زادت إنجازاتك كل يوم، وكل أسبوع.

شاهد أيضاً: 7 نصائح لتستطيع التركيز في بيئة عمل سامة

5. تفويض المهام قدر الإمكان:

يُعَدُّ التفويض أحد القوى العظمى للأشخاص المنتجين. كلما زادت قدرتك على تفويض المهام ذات القيمة المنخفضة، أو البعيدة عن مجموعة مهاراتك وقدراتك، أصبح بإمكانك التركيز تركيزاً كبيراً على الأشياء الصحيحة والهامة. قد تجعلك محاولة القيام بكلِّ شيء تشعر أنَّك أكثر إنتاجية، ولكن يقلِّل ذلك في الواقع من التأثير الذي يمكن أن تُحدثه.

لديك مجموعة محددة من المهارات والمواهب، والأفضل أن تقضيَ الوقت في النشاطات التي تحتاج إلى هذه المهارات والمواهب. فكلما زاد الوقت الذي تقضيه في النشاطات منخفضة القيمة (الأعمال المكتبية الرتيبة، وما إلى ذلك)، قلَّ الوقت الذي تقضيه في النشاطات عالية الإنتاجية، التي لا يمكن لأحدٍ سواك القيام بها.

فوِّض المهام التي يمكن لشخص آخر القيام بها بسهولة كلما أمكنك ذلك. يمكن أن يشمل ذلك مهام مثل:

• تحديد المواعيد.
• الرد على رسائل بريد إلكتروني معينة.
• تسجيل المعلومات.
• إجراء المكالمات الهاتفية.
• قضاء الحاجات الميدانية.
• إدخال البيانات.
• الكتابة.
• النشر على وسائل التواصل الاجتماعي.

استعمل قاعدة 80/20 في أثناء البحث عن مهام لتفويضها. فابحث عن 20% من المهام التي تعطي 80% من النتائج، وأنجزها بنفسك، ثمَّ فوِّض الباقي. وإذا كنت تدير عملك الخاص، أو كنت جزءاً من فريق عمل صغير، فقد ترغب في التفكير في تعيين مساعد افتراضي. غالباً ما يكون هذا أوفر بكثير من توظيف شخص بدوام كامل، خاصةً إذا كان المساعد يعيش في مكان من العالم منخفض التكلفة المعيشية.

6. أتمتة المهام قدر الإمكان:

سهَّلت التكنولوجيا كثيراً أتمتة المهام المتكررة والمملَّة، ويُعَدُّ هذا الأمر نجاحاً كبيراً عندما يتعلَّق الأمر بإدارة الوقت.

تسمح لك منصات مثل، "زابيير" (Zapier)، و"آي إف تي تي تي" (IFTTT)، و"إنتيغرومات" (Integromat) بالتنقُّل بين تطبيقاتٍ منفصلةٍ، ثم وضع العديد من المهام الأخرى على وضع التشغيل الآلي.

على سبيل المثال: لنفترض أنَّك تدير متجراً إلكترونياً، وتريد إنشاء صف جديد في جدول بيانات "غوغل" (Google) لكلِّ طلب جديد. بدلاً من القيام بذلك يدوياً، يمكنك استعمال أداة مثل، "زابيير" (Zapier) للقيام بالعملية بأكملها تلقائياً. بينما قد يستغرق الأمر خمس دقائق للقيام بهذه المهمة يدوياً. فإذا قمت بذلك 12 مرة في الأسبوع، فتكون قد وفرتَ ساعةً بهذه الطريقة.

تعزِّز الأشياء الصغيرة الإنتاجية. فتتيح لك الأتمتة استعادة الوقت الضائع، حتى تتمكَّن من إنفاقه بشكل أكثر إنتاجية. انظر إلى سير عملك بحثاً عن مهام يسيرة نسبياً تفعلها تكراراً. يمكن أن يتضمن ذلك أشياء مثل: إرسال رسائل بريد إلكتروني محددة إلى عملاء جدد، ونقل المعلومات بين تطبيقين، وإنشاء النوع نفسه من المستندات مراراً وتكراراً، وما إلى ذلك. هذه هي الأنواع الرئيسة من المهام التي يمكنك ترشيحها للأتمتة.

7. سياسة الرفض:

يتبع الأشخاص الأكثر إنتاجيةً ونجاحاً سياسة الرفض. فهم يدركون أنَّهم إذا فعلوا كلَّ ما يُطلَب منهم، فلن يتمكَّنوا من إنجاز مهامهم وأهدافهم. ويرفضون العديد من الفرص الجيدة، حتى يتمكنوا من التركيز على أفضلها.

أدرك رجل الأعمال "ستيف جوبز" (Steve Jobs) تأثير أن تقول "لا" للأشياء التي تبدو جيدة، حتى يتمكَّن من التركيز على أفضل الأشياء. كما ذكر الكاتب الأمريكي "والتر إيزاكسون" (Walter Isaacson) في كتابه "ستيف جوبز" (Steve Jobs):

"بدلاً من تشجيع كل مجموعة على السماح لخطوط الإنتاج بالتزايد بناءً على اعتبارات التسويق، أو السماح لألف فكرة بالازدهار، أصرَّ "جوبز" على أن تركِّز شركة "آبل" (Apple) على أولويتين أو ثلاث أولويات في وقتٍ واحدٍ".

قال الرئيس التنفيذي لشركة "آبل" (Apple) "تيم كوك" (Tim Cook):

"لا يوجد أحد أفضل منه في تخفيف الضوضاء المحيطة به، فهذا يسمح له بالتركيز على بعض الأشياء، ورفض أشياء أخرى كثيرة، قلَّة من الناس فقط من يجيدون ذلك حقاً". ومن الواضح أنَّه ستكون هناك أوقات يكون فيها من المناسب مساعدة شخص ما. ومع ذلك، لا تعتَد على فعل كل ما يطلب منك دائماً".

إذا كنت تريد أن تكون منتجاً، فأنت بحاجة إلى التحكُّم في جدولك الزمني. وإذا كنت تجد صعوبة في رفض ما يطلبه منك الآخرون، فاعتمد على نصيحة الكاتب "ديريك سيفيرس" (Derek Sivers):

"عندما تقول "لا" لمعظم الأشياء، فإنَّك تترك بذلك الحريَّة لنفسك لتندفع تجاه هذا الشيء النادر الذي يجعلك تقول "نعم" من كلِّ قلبك. وإذا لم تكن استجابتك حقيقية لكلِّ حدث تُدعى إليه، وكلِّ طلب لبدء مشروع جديد، فمن الأفضل أن ترفضه. جميعنا مشغولون، ولدينا ما يكفي من المهام؛ لذلك، يكون رفض بعض المهام هو حلٌّ لهذه المشكلة".

الإنتاجية والرفض أمران متلازمان. توقَّف عن قول "نعم" لكل شيء، واستعد للسيطرة على أسبوعك.

8. اتباع الطقوس والعادات اليومية:

الطقوس هي أفعال تقوم بها باستمرار دون كثير من التفكير، مثل شرب كوب من الشاي كأولِّ أمر تفعله في الصباح.

إذا كنت تريد أن تكون منتجاً، ففكِّر في اتِّباع طقوس، وعاداتٍ تساعدك على إنجاز المزيد من الأشياء. على سبيل المثال: يمكنك اتِّباع طقوس ليلية؛ إذ يمكنك إلقاء نظرة على قائمة المهام الخاصة بك، وتحديد المهام الثلاث الأكثر أهمية لليوم التالي، أو يمكنك اتِّباع طقوسٍ صباحيةٍ تتضمَّن 20 دقيقة من التمرينات، وتخصيص وقت لقراءة كتاب يضعك في حالة ذهنية منتجة ومفعمة بالحيوية، أو يمكنك اتِّباع عادة يومية بمراجعة أهدافك لمدة 15 دقيقة قبل أن تبدأ يوم العمل.

قد تواجه بداية الأمر بعض الصعوبة عند أداء طقوسك اليومية، خاصةً إذا كانت تتعارض مع سلوكٍ راسخٍ منذ فترة طويلة. عموماً، يستغرق ترسيخ العادة نحو 30 يوماً. ولكن، كلما كررتَ تطبيق هذه العادة، أصبحت أكثر سهولة، وزاد شعورك بأنَّها أكثر ملائمةً لحياتك؛ إذ تزيد الطقوس من الإنتاجية عن طريق تقليل الوقت الذي يجب أن تفكِّر فيه في مهام معينة. أنت تفعلها بسهولة؛ لأنَّها جزء أساسي من يومك.

9. تقليل إجهاد اتخاذ القرار:

كان لدى الرئيس الأمريكي السابق "باراك أوباما" (Barack Obama)، ورجل الأعمال "ستيف جوبز" (Steve Jobs)، ورائد الأعمال عبر الإنترنت "مارك زوكربيرج" (Mark Zuckerberg) نهج واحد في طريقة لباسهم اليومية؛ إذ كان "جوبز" يرتدي دائماً الجينز والياقة المدوَّرة السوداء. ويفضل "زوك" الجينز والقميص الأزرق كل يوم. ويرتدي "أوباما" بدلات رمادية وزرقاء خلال فترة وجوده في البيت الأبيض. كان أسلوب لباسهم سهلاً؛ لأنَّ القرارات الصغيرة تتراكم خلال اليوم.

قال الرئيس "أوباما" في حديثه إلى مجلة "فانيتي فير" (Vanity Fair):

"سترى أنَّني أرتدي بدلات رمادية أو زرقاء فقط؛ فأنا أحاول تقليص القرارات، ولا أريد أن أشغل نفسي في اتخاذ قراراتٍ بشأن ما آكله أو ما أرتديه؛ فلديَّ الكثير من القرارات الأخرى التي يجب اتخاذها".

يدرك "جوبز"، و"زوكربيرج"، و"أوباما" حقيقة إرهاق اتخاذ القرار.

تبدأ كلَّ يوم بكمية محدودة من القوة الذهنية والانتباه، وكل قرار عليك اتخاذه يتطلب بعضاً من تلك الطاقة. وفي النهاية، يبدأ إرهاق القرار في الظهور. فأنت بسهولة لا تمتلك الموارد العقلية المتاحة لفرز جميع المعلومات ذات الصلة، واتخاذ قرار ذكي. وكلما كنت مرهقاً عقلياً، زادت صعوبة العمل بشكل منتج. ويصبح من السهل تشتيت انتباهك، وتزداد صعوبة التركيز على مهامك.

إذا كنت تريد أن تكون أكثر إنتاجية، فقلِّل من عدد القرارات التي تحتاج إلى اتخاذها في يوم واحد. وإليك بعض الطرائق اليسيرة للقيام بذلك:

• تخطيط جدول أعمالك في الليلة السابقة.
• إعداد وجبات الطعام لليوم التالي مسبقاً.
• ترتيب خزانة ملابسك.
• اتباع روتين يومي (الاستيقاظ، وتناول الطعام، والتمرين في الوقت نفسه، وغير ذلك).
• تحديد أهم مهامك كل ليلة.

يؤدي اتخاذ قراراتٍ أقل إلى زيادة كمية الطاقة العقلية المتاحة لك كل يوم، التي يمكنك استعمالها بعد ذلك في النشاطات الهامة.

10. التخطيط المسبق لليوم التالي:

يُعَدُّ التقويم الخاص بك أداة إنتاجية قوية. عندما تُخطِّط ليومك (أو حتى أسبوعك) مقدَّماً، يمكنك تحديد فتراتٍ زمنيةٍ محددة خلال اليوم للقيام بعمل عميق. وإذا لم تقم بجدولة أيامك مسبقاً، فستقضيها في وضع رد الفعل. عليك أن تقرِّر باستمرارٍ ما تعمل عليه، وكذلك التعامل مع طلبات الآخرين. إذا كنت تريد أن تكون متحكِّماً في جدولك الزمني، فعليك الإمساك بزمام المبادرة.

ثمَّة طريقة جدولة تسمَّى الإنتاجية الهيكلية؛ كأن تخطِّط ليومك، بينما تمنح نفسك أيضاً بعض المرونة. وقد يبدو اليوم المنظم كما يأتي:

• 6 صباحاً ← 7:30 صباحاً - طقوس الصباح (القهوة، التأمل، اليوميات، وغير ذلك).
• 7:30 صباحاً ←8:30 صباحاً- تمرينات.
• 8:30 صباحاً ←9:00 صباحاً- الوجبة رقم 1.
• 9:00 صباحاً ← 12:00 ظهراً- الوقت الخاص.
• 12:00 ظهراً← 1:00 ظهراً- الوجبة رقم 2 (تتضمن استراحة لمدة 30 دقيقة).
• 1:00 مساءً ← 6:00 مساءً- الوقت الخاص.
• 6:00 مساءً ← 7:00 مساءً- الوجبة رقم 3 (تتضمن استراحة لمدة 30 دقيقة).
• 7:00 مساءً ← 9:00 مساءً- الوقت الخاص.
• 10:00 مساءً ← النوم.

في أثناء الأوقات المخصَّصة، تعمل على العناصر الموجودة في قائمة المهامِّ الخاصة بك. وتركِّز على إنهاء أهم مهامك خلال تلك الإطارات الزمنية المحددة. يمكنك أيضاً استعمال الوقت المخصَّص لأشياء هامة أخرى؛ مثل قضاء الوقت مع الأصدقاء والعائلة.

من الناحية المثالية، يجب استعمال أول كتلة زمنية مخصَّصة للعمل العميق؛ لأنَّه الوقت الذي تكون فيه منتعشاً ولديك أكبر قدر من الطاقة. لا تتحقَّق من البريد الإلكتروني، أو وسائل التواصل الاجتماعي، وركِّز على الشيء الوحيد الذي سيحقق أكبر النتائج.

يمكن تقسيم الكتلة المخصصة الثانية بين العمل العميق، والنشاطات الأقل قيمة، مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني، ورسائل تطبيق "سلاك" (Slack).

تقنيّة بومودورر:

إذا كنت تريد أن تكون أكثر إنتاجية، فاستعمل تقنية "بومودورو" خلال الأوقات المخصصة لك. وإليك كيف تعمل:

• تحديد أهم مهمة لديك.
• ضبط المنبه على 25 دقيقة.
• العمل على المهمة لمدة 25 دقيقة (جلسة بومودورو واحدة).
• أخذ استراحة لمدة 5 دقائق. بعد أربع جلسات بومودورو، خذ استراحة لمدة 15-20 دقيقة.

يؤدي استعمال هذه التقنية إلى الحفاظ على تركيزك حفاظاً مكثَّفاً لفترات قصيرة من الوقت، مع توفير الوقت لك أيضاً لأخذ فترات راحة ذهنية.

11. إدارة الطاقة:

من الصعب أن تكون منتجاً إذا كنت متعباً طوال الوقت. فإذا كنت تريد أن تكون منتجاً، فأنت بحاجة إلى تعلُّم كيفية إدارة طاقتك تعلُّماً صحيحاً. قال "جيسون فريد" (Jason Fried)، المؤسس، والرئيس التنفيذي لشركة "بيس كامب" (Basecamp):

"بينما يقول الناس غالباً إنَّه لا يوجد وقت كافٍ، تذكَّر أنَّك ستحظى دائماً بتركيز وانتباه أقل من الوقت الذي تملكه"

أو بعبارةٍ أخرى، قد يكون هناك 24 ساعة في اليوم، لكنَّك بالتأكيد لا تملك هذا القدر من الطاقة؛ هذا يعني أنَّك بحاجة إلى أن تكون استراتيجياً بشأن إعادة شحن طاقتك، والعمل عندما تكون طاقتك في أوجها. وإذا كنت تعمل دون توقُّف واستراحة، فسوف تُنهَك حتماً.

ترتفع طاقتك وتنخفض في ساعاتٍ مختلفةٍ كل يوم، وتحتاج إلى أخذ فترات راحة ذهنية استراتيجية عندما تشعر بأنَّ قوَّتك تتضاءل.

كيفية شحن الطاقة:

استراتيجيات إعادة شحن طاقتك ليست بذلك التعقيد الكبير:

• الحصول على قسطٍ كافٍ من النوم.
• تناول وجبات صحية تغذِّي جسمك بالفعل.
• ممارسة التمرينات الرياضية بانتظام.
• أخذ فترات راحة ذهنية خلال اليوم.
• تنشيط الذهن ببعض النشاطات التي تعيد شحنك عقلياً وجسدياً.

من أجل العمل في لحظات الذروة، تحتاج إلى فهم شيء يسمَّى "النظم فوق اليومي". دون الدخول في التفاصيل كثيراً، يتقدَّم جسمك تقدُّماً طبيعياً خلال دوراتٍ من الطاقة العالية والمنخفضة على مدار اليوم.

يقول "جيم لوير" (Jim Loehr) في كتابه "قوة الاندماج التام" (The Power of Full Engagement):

"تساعدنا هذه النُّظم فوق اليومية على تفسير تقلُّبات مستوى طاقتنا على مدار اليوم"

المقادير الفيزيولوجية مثل، معدل ضربات القلب، والمستويات الهرمونية، والتوتر العضلي، ونشاط الموجات الدماغية؛ تزداد جميعها خلال الجزء الأول من دورات الطاقة، وكذلك زيادة اليقظة. وبعد ساعةٍ أو نحو ذلك، تبدأ هذه المقادير بالانخفاض؛ وفي مكان ما بين 90 و120 دقيقة، يبدأ الجسم بالشعور في الحاجة إلى فترة من الراحة والتعافي".

إذا كنت تريد أن تكون منتجاً، فأنت بحاجة إلى العمل بالتنسيق مع جسمك، وليس ضدَّه. بدلاً من أن تتعامل مع مهام يومك بصعوبةٍ وعناءٍ، رتِّب جدولك بحيث يمكنك القيام بعمل مركَّزٍ لمدة 60 إلى 90 دقيقة، تليها فترة راحة. ستكون أكثر إنتاجية من خلال العمل بالتنسيق مع طاقة وقدرة الجسم، بدلاً من أن تعمل ضده.

12. القراءة ثم القراءة ثم القراءة:

قد يبدو هذا غير منطقي، لكنَّ القراءة هي واحدة من أهمِّ الطرائق لزيادة إنتاجيتك.

المستثمر الشهير "وارن بافيت" (Warren Buffet) قارئٌ نَهِمٌ، مثله مثل "بيل غيتس" (Bill Gates) و"إيلون ماسك" (Elon Musk) و"أوبرا وينفري" (Oprah Winfrey) والعديد من الأشخاص الأكثر نجاحاً في العالم.

أهمية القراءة:

تتيح لك القراءة تعلُّم طرائق العمل تعلُّماً أكثر ذكاءً، وتجنُّب الأخطاء التي يرتكبها الآخرون. يمكنك أن تكون أكثر كفاءة، ومكتشفاً لطرائق جديدة للتفكير والعمل. ويمكنك معرفة كيف وصل أنجح الناس في العالم إلى حيث وصلوا؛ لذا، بدلاً من قضاء ساعات على هاتفك، اقرأ الكتب التي ستغير حياتك. ربما لن تحصل على الإعجابات التي تحصل عليها عندما تنشر على وسائل التواصل الاجتماعي، لكنَّك ستحصل على شيء أكثر قيمة.

13. الاستيقاظ المبكر:

إذا كنت ستجري استقصاء لعادات الأشخاص الناجحين، فمن المحتمل أن تجد عادة النهوض المبكِّر هي عادة مشتركة بينهم. هؤلاء الأشخاص الذين يبدؤون يومهم في الساعات الأولى من الصباح، ينجزون أكثر في وقت أقل من أولئك الذين يستيقظون في وقت متأخر. فالاستيقاظ المبكِّر عادة ذات فاعلية عالية؛ لأنَّها تحدِّد طريقة سير يومك.

يمكنك أن تأخذ الوقت الكافي للعمل من خلال طقوسك اليومية، والتفكير فيما تريد تحقيقه في ذلك اليوم، وتخيُّل تحقيق هدف ذي معنى. يقول الكاتب "فيليب دودريدج" (Philip Doddridge):

"الفرق بين الاستيقاظ في الساعة الخامسة والسابعة صباحاً، لمدة أربعين عاماً، بافتراض أنَّ الشخص ينام في الساعة نفسها ليلاً، يعادل تقريباً إضافة عشر سنوات إلى حياة هذا الشخص".

كيف تصبح شخصاً نشيطاً؟

قد لا تكون الآن شخصاً نشيطاً يستيقظ باكراً، ولكن يمكنك أن تتعلَّم كيف تفعل ذلك. وفيما يأتي بعض النصائح اليسيرة، لمساعدتك على تعلُّم الاستفادة من الساعات الأولى من اليوم:

• اغسل وجهك بالماء بمجرد استيقاظك.
• اشرب الماء البارد.
• تمدَّد.
• شاهد، أو اقرأ، أو استمع لشيء تحفيزي.
• اشرب الشاي أو القهوة.
• مارس الرياضة.
• عبِّر عن الامتنان.

هناك شيء واحد لا يجب عليك فعله، وهو استعمال هاتفك كأول شيء عند الاستيقاظ. هذه واحدة من تلك العادات التي تجذبك بسهولة، ولكنَّها ستفسد صباحك في النهاية.

14. العناية بالجسم:

هذه واحدة من تلك النصائح التي تبدو واضحة، ولكن يجب ذكرها. إذا لم تعتنِ بجسمك، فلن تكون منتجاً، بغض النظر عن مقدار الأهداف التي تضعها. قد تكون قادراً على الصمود لبعض الوقت معتمداً على الوجبات السريعة، وعلى القليل من النوم، ولكنَّها ستؤذيك في النهاية. جسمك هو أهمُّ ممتلكاتك، وتحتاج إلى الاعتناء به.

ابتكر عادات صحية تدعم جسمك؛ مثل شرب الكثير من الماء، وممارسة الرياضة باستمرار، وتناول الطعام الصحي، وأخذ فترات راحة طوال اليوم للتعافي.

في المرة القادمة التي تميل فيها إلى تناول قطعة حلوى، توقَّف، وفكِّر في هدفٍ معين هام بالنسبة إليك. واسأل نفسك "هل سيساعدني هذا على أن أصبح الشخص الذي أريده؟"، وبدلاً من تغذية نفسك بأطعمةٍ مضرةٍ بالصحة، غذِّ نفسك بالأشياء التي ستساعدك على التحسُّن.

يمكن للأشخاص المنتجين أن يكونوا منتجين في أي مكان:

عندما تعرف كيف تكون منتجاً، لا يهمُّ مكانك أو ما يحدث؛ حيث يمكنك أن تكون منتجاً في العمل، أو المنزل، أو في الطريق من وإلى المنزل؛ لكن إليك هذا:

ليس من السهل أن تكون منتجاً؛ إذ يتطلَّب منك ذلك جهداً مقصوداً، وعليك تنفيذ استراتيجياتٍ محدَّدة، وعليك أن تعمل بجدٍّ للقيام بالأشياء الأكثر أهمية أولاً، والقيام بعملٍ عميقٍ هام. وتحتاج إلى التخلُّص من عوامل التشتيت تخلُّصاً فعالاً، وتفويض المهام حيثما أمكن، وأتمتة النشاطات المتكررة.

يجب أن تعتاد على رفض بعض الأمور، وتبنِّي بعض الطقوس، واختزال عدد القرارات، والتخطيط ليومك مسبقاً. وأنت بحاجة إلى أن تكون منضبطاً عندما يتعلُّق الأمر بإدارة طاقتك. ومع ذلك، إذا فعلت هذه الأشياء، فسوف تندهش من النتائج، وستنجز أكثر ما كنت تعتقد أنَّه ممكن.

ابدأ بهذه التغييرات، إنَّها في غاية الأهمية.

المصدر