13 مهارة في الإدارة يتميز بها كل مدير ناجح
هل وصلت إلى مرحلة من حياتك المهنية كنت فيها مستعداً لتولي مزيد من المسؤولية كي تصبح قائداً؟ أو ربَّما ببساطة كنت ترغب بكسب مزيد من المال؟
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المدون آلان ديب (Allan Dib)، والذي يتحدث فيه عن تجربته في التعامل مع المديرين الناجحين وأهم المهارات التي يمتلكونها.
أفضل وسيلة لتحقيق هذه الغاية هي أن تصبح مديراً، فالمديرون هم أساس نجاح أي شركة؛ لكنَّه ليس منصباً سهلاً لتشغله، حيث يبني المديرون المتميزون فِرقاً سعيدة ومنتجة تحقق أهداف منظماتهم باستمرار.
لكي تصبح مديراً عالي الأداء، تحتاج إلى مجموعة متنوعة من المهارات الإدارية، وهي مهارات أساسية لبناء فريق مميز يثق بك لتقوده بفاعلية، وتديره وتتواصل مع أعضائه بوضوح، وتحفزهم كي يحققوا أهداف المنظمة؛ ولكن ما هي هذه المهارات الإدارية الأساسية؟ وهل تحتاجها جميعها لتنجح في عملك؟
رغم أنَّني لا أعتبر نفسي مديراً، لكنَّني عملت مع العديد من كبار المديرين في مهنتي الريادية؛ وبناء على تجاربي مع هؤلاء، وضعت قائمة تضم ثلاث عشرة مهارة إدارية يحتاجها كل مدير متميز لتحقيق النجاح؛ ولنتحدث عن كلٍّ منها على حدة:
1. التواصل:
قد يبدو الأمر بديهياً، حيث تعدُّ القدرة على التواصل مهارة إدارية أساسية؛ فالمدير هو صلة الوصل بين الفريق والإدارة العليا والموردين والعملاء وحتى عامة الناس، ويجب أن يكون واثقاً عند التعامل مع كلٍّ منهم.
يمكن للمدير الممتاز أن ينقل بوضوح وبشكل دقيق أهداف المؤسسة، وتقارير العملاء، والمهام المنجزة من المشاريع، وغيرها من الأمور شفهياً وكتابياً.
لا يتمتع المدير بمهارة التواصل مع الناس فحسب، بل هو مصغٍ ممتاز أيضاً؛ فبصفتك مديراً، يجب أن تدرك أهمية تهيئة ظروف يشعر فيها موظفوك بالأمان. سواء تعلق الأمر بمشاركة الأفكار، أم التعامل مع لحظات القلق والصراعات، أم مناقشة الطرائق البديلة للقيام بالعمل؛ تؤثر طريقة تواصلك مع فريقك تأثيراً كبيراً في انفتاحهم وتعاونهم لإنجاز العمل المطلوب.
2. اتخاذ القرارات:
سيُطلَب منك اتخاذ القرارات كلَّ يوم؛ لذا تذكر أنَّك قد حصلت على هذا المنصب لأنَّ رئيسك يثق بك لتعطي الأولوية لأهداف المؤسسة ومَهمَّاتها.
ستتضمن القرارات التي تتخذها: إعطاء الأولوية لأمور العمل، وتعيين موظفين جدد، وتوزيع المهام، ومعالجة شكاوى العملاء أو الموظفين؛ ورغم أنَّ بعضها سيكون سهلاً ويسيراً، إلَّا أنَّ هناك أموراً أخرى ستكافح لأجلها، ولن تتخذ القرار السليم دوماً.
يقول روبي تومبسون (Robbie Thompson)، مدير العلاقات العامة والمحتوى في فينمارك ساونا (Finnmark Sauna): "ينبغي للمدير أن يتمتع بالقدرة على معالجة المشكلات المتكررة التي تنشأ، وأن يكون مسؤولاً عن تصرفاته".
سترتكب الأخطاء، فهي تحدث مهما كنت حذراً في التعامل مع المشكلات أو إدارة المشاريع؛ لكنَّ إصرارك على التمسك بقراراتك والإيمان بها حتى عندما تفشل، علامة على أنَّك مدير متميز فعلاً.
3. التفويض:
يدرك المدير الجيد أنَّ فريق العمل أشبه بفريق الرياضة؛ فإن أراد أن يحقق الفريق أهدافه، فعليه أن يفوض أعضاء الفريق للقيام ببعض المهام؛ كما يدل التفويض على أنَّك تثق بفريقك لتوليه مَهمَّة ما؛ فكما قال مات ديتون Matt) Deighton)، المدير الإداري لشركة تايملس تشيسترفيلدز (Timeless Chesterfields): "يشجع التفويض فريقك ويمكِّنه من إيجاد حلول للمشكلات".
أنت لست خارقاً، ولا يمكنك أن تفعل كل شيء بنفسك؛ لذا يسمح لك تفويض المهام بالتركيز على عمل آخر قد يكون أكثر إلحاحاً، ويساعد في تطوير فريقك؛ ممَّا يعود بالفائدة على الشركة ككل.
4. القدرة على التكيُّف:
يدرك المديرون المتميزون أنَّهم لا يستطيعون الإحاطة بكل شيء، فهم على استعداد لتبني أساليب جديدة ومطورة والتكيف معها، وهي مهارة إدارية بالغة الأهمية. يجب أن يكون المديرون منفتحين على تجربة التقنيات الجديدة مع التغير المستمر في هذا العالم الرقمي، إذ لا يُشترَط أن تنجح الأشياء التي كانت تعمل في السابق إن لم تكن مواكباً لتطورات العصر، فقد تعاني أنت وفريقك في كثير من المجالات.
5. القدرة على التحفيز:
إنَّ لطاقتك وموقفك تجاه عملك -بالإضافة إلى شغفك- تأثير كبير على الأشخاص الذين تديرهم، كما تعدُّ عاملاً محفزاً لهم؛ فإن كنت تأتي للعمل متفائلاً ومستعداً لبدء اليوم بنشاط، فمن المرجح أن يتبعك فريقك في هذا.
عندما يواجه أعضاء فريقك مشكلات في أداء عمل ما أو مشكلات منزلية، فمن واجبك أن تعيد تركيزهم إلى العمل؛ حيث يعلم المدير الجيد كيف يفعل هذا، وكيف يجعل فريقه يقدِّم أفضل ما لديه؛ فهو يدرك أهمية تشجيع الفريق وتحفيزه، فضلاً عن تقدير إنجازاته.
6. التنظيم:
لا شك أنَّ التنظيم مهارة إدارية أساسية، ويجب عليك أن تكون منظماً، خاصة عندما يكون لديك مجموعة من الموظفين المسؤولين أمامك؛ إذ لا تقتصر مسؤولية المديرين على الموظفين فحسب، بل هم مسؤولون أيضاً عن الميزانيات، وأوقات تسليم المشاريع، وتوقعات العملاء، وغيرها الكثير.
يستطيع المدير المنظم تقدير ما يمكن للفريق تحقيقه في إطار زمني محدد، وما لا يمكن تحقيقه أيضاً؛ فهو يعرف كيف يرتب الأولويات على أساس يومي وأسبوعي وشهري، ويعرف بمن يضع ثقته لاستلام مشروع معين والعمل عليه، ومن يحتاج إلى مزيدٍ من التوجيه؛ كما أنَّ عليه أن يكون على رأس عمله دوماً.
شاهد بالفيديو: 7 خطوات من أجل تنظيم ناجح.
7. حل المشكلات:
باعتباري صاحب شركة، فأنا أوظف مديرين ممتازين لأنَّني لا أملك الوقت أو الرغبة للتعامل مع كل مشكلة صغيرة تحصل.
تقع على عاتقك كمدير مسؤولية توقع الصعوبات وحلها قبل أن تتحول إلى مشكلة كبيرة، حيث يعرف المديرون الممتازون متى يمكن حل أي مسألة داخلياً، ومتى يجب إعلام الإدارة العليا للتدخل. تستطيع العمل بالتعاون مع فريقك على تقييم المشكلات، وإيجاد حلول مناسبة لها دون أن تتسبب بخلق جو من التوتر أنتم في غنى عنه.
8. بناء العلاقات:
هذه مهارة إدارية أساسية أخرى تتمثل في القدرة على بناء علاقات جيدة مع الناس؛ فسواء أكنَّا نتحدث عن فريقك أو عملائك، تشكل العلاقات الجيدة أهمية أساسية لنجاح الشركة.
تذكرنا مديرة قسم الزجاج الرقمي بريدي جالاغر (Bridie Gallagher) بما يأتي: "يعمل الأشخاص بشكل أفضل في بيئة سعيدة وداعمة؛ لذا فإنَّ المدير الجيد لا بد أن يكون ودوداً وجذاباً، ويستطيع المحافظة على هدوئه عندما تسوء الأمور"؛ ويضيف مايك هاردمان (Mike Hardman)، مدير التسويق في شركة ألاينس أونلاين (Alliance Online): "يقدِّر المدير العظيم أنَّ كل شخص مختلف عن الآخر، ويهدف إلى بناء علاقة جيدة مع كل عضو في الفريق؛ وهذا من شأنه أن يُشعِرهم وكأنَّ مديرهم يتعامل معهم كأفراد، وليس مجرد اسم ضمن قائمته".
يتخذ المدير الجيد القرارات التي تصب في مصلحة فريقه؛ فهو يخلق بيئة لا يخشى فيها الناس من طرح الأسئلة، ويعلمون أنَّه متواجد دوماً ليسمعهم، وأنَّه يفكر ملياً في إجاباته؛ ممَّا يبني الثقة بينه وبين فريقه، ويجعل العمل معه أمراً ممتعاً.
9. مهارات القيادة:
كي تكون مديراً ناجحاً، عليك أن تكون قائداً رائعاً؛ فالأمر يعود لك لتوحيد أفراد الفريق المختلفين وحثهم على العمل لبلوغ الرؤية المشتركة للمنظمة، ووحده القائد الناجح من يستطيع فعل ذلك.
يتضمن دورك كمدير: إدارة الاجتماعات، وتحديد الأهداف، ودعم أعضاء الفريق، وتفويض المهمات، وغيرها الكثير؛ فعندما تكون قدوة لفريقك، فإنَّك تحدد الأسلوب العام للفريق، وتضفي جواً من السعادة والإنتاجية على بيئة العمل.
10. إدارة الوقت:
غالباً ما نفكر في إدارة الوقت على أنَّها العمل على زيادة عدد ساعات العمل حتى تكون أنت أو فريقك منشغلين دائماً؛ ولكنَّ الوقت يكلف المال، وقد تبدو مدة تنفيذ العمل سريعة نظرياً، في حين أنَّها أكثر تعقيداً في الواقع.
يأخذ المدير الجيد في اعتباره مقدار الوقت الذي يحتاجه التفكير في العصف الذهني وحل المشكلات والأداء، والوقت المناسب للتسليم قبل الاتفاق على جدول زمني؛ ممَّا يساعده على إدراك التوقعات غير المنطقية التي قد يحددها أصحاب العمل أو العملاء فيتجنبها مسبقاً.
11. القدرة على التوجيه:
برأيي، قد يكون التوجيه والإرشاد أحد أعظم المهارات التي يمكن أن يتمتع بها المدير؛ فكل عضو في الفريق قادر على أن يكون أفضل، وأن يقدم أداء أفضل.
يدرك المدير الجديد الإمكانات غير المستغلة لدى الموظفين، ويساعدهم على إطلاق العنان لها؛ فهو يعرف كيف يزرع الثقة في نفوس موظفيه، ويعرف متى يتحداهم، ومتى يعزز من مهاراتهم، ومتى يتراجع ويدعهم يتولون زمام المسؤولية. كن واضحاً وشاركهم تجاربك وخبراتك برحابة صدر، وتذكر أنَّ إنجازاتهم هي نتيجة عملية استثمار الوقت والطاقة فيهم.
12. التخطيط:
كي تبني فريقاً ماهراً، تحتاج شخصاً خبيراً بالتخطيط يمتلك مهارة التفكير الاستراتيجي.
يمكنك التخطيط مسبقاً لكل مرحلة من مراحل المشروع الذي تديره، وتوقُّع العقبات وحالات التأخير المحتملة التي قد تنتج عن ذلك؛ كما عليك معرفة إن كنت بحاجة خبير استشاري مستقل، أو فيما إن كان لديك وقت لتعزيز مهارة العاملين عندك.
لا يمكن للمدير الممتاز تحديد أفضل طريقة للقيام بالأمور فحسب، بل أيضاً تحديد أعضاء الفريق الأكثر ملاءمة لمَهمَّة معينة؛ ويساعد هذا كله في تحقيق أهداف الشركة فيما يتعلق بالميزانية والوقت المحدد دون التأثير سلباً في الفريق.
13. التعاطف:
لا يتمتع الجميع بمهارة التعاطف بصورة فطرية، ولكنَّها مهارة أساسية جداً؛ والأهم من ذلك أنَّه يمكن تعلُّمها.
يقول خبير التكنولوجيا الرقمية والمستشار روب ويذر هيد (Rob Weatherhead): "إنَّه لمن الصعب إدارة الناس إن لم تكن قادراً على فهم موقفهم، ولا يعني هذا أن تتفق معهم دوماً؛ ولكن إن كان بوسعك أن تفهمهم، فبوسعك أن تديرهم بناء على ذلك". تذكر أنَّ البشر كائنات عاطفية، وسيشكلون روابط أقوى مع المديرين الذين يتعاطفون معهم.
الخلاصة:
لا يُشترَط أن يتمتع المدير المتميز بالمهارات الإدارية المذكورة أعلاه كافة، ولكنَّه سيجمع بين عدد من هذه المهارات؛ ويتيح له ذلك تعزيز مواهب أعضاء فريقه وتطويرها لتحقيق أهدافه. إذا كنت مديراً أو تطمح إلى ذلك، فاستخدم هذه القائمة لتحديد مواطن القوة الأساسية لديك والنقاط التي عليك تحسينها، ثمَّ اتخذ الإجراءات اللازمة.