لكنَّ الحقائق تشير إلى خلاف ذلك؛ إذ:
- يقضي موظفو المكاتب أكثر من ساعة كل يوم، فقط في البحث عن المصنفات والقرطاسية وغيرها من الأمور.
- يقضي المديرون التنفيذيون ستة أسابيع سنوياً في البحث في دروج مكاتبهم الفوضوية وفي الملفات غير المنظمة عن معلومات وضِعت في المكان الخطأ.
- يقول 23% من البالغين إنَّهم تأخروا عن دفع فواتيرهم لأنَّهم فقدوها.
إنَّ عدم التنظيم أمر مكلف من ناحية المال والوقت؛ ولكن إذا تمكَّنت من إقناع نفسك بالتمهل والتنظيم، فسوف تصدمك النتيجة؛ إذ يقول بنجامين فرانكلين (Benjamin Franklin): "مقابل كل دقيقة تقضيها في التنظيم، تكسب ساعة إضافية".
في حين أنَّ تقدير بنجامين فرانكلين مبالغ فيه؛ إلا أنَّ قضاء الوقت في التنظيم ما يزال استثماراً قيِّماً؛ إذ يُقدِّر الخبراء أنَّ كل ساعة تقضيها في التخطيط والتنظيم توفر من ثلاث إلى أربع ساعات كانت ستضيع خلاف ذلك؛ لذلك تجد أنَّ الأفراد الأكثر هدوءاً والأقل قلقاً هم الذين ينجزون أكثر؛ وذلك لأنَّهم أدركوا أهمية التنظيم وعدَّلوا عاداتهم وفقاً لذلك؛ والخبر السار هو أنَّه يمكنك أن تصبح أكثر تنظيماً وإنتاجية أيضاً عن طريق محاكاة العادات التي يعتمدون عليها.
وهذه بعض الأمور التي يقوم بها الأشخاص المنظَّمون كل يوم:
1. لا يتركون مكاتبهم غير مرتبة:
قد تعتقد أنَّك تعرف بالضبط أين وفي أي مجموعة من الأوراق يمكنك العثور على مستند معين؛ ولكنَّك تخدع نفسك إذا كنت تظن أنَّك لن تكون أكثر إنتاجية في حال كان مكتبك نظيفاً ومنظماً؛ فمجرد تنظيم الأشياء على مكتبك يساعدك على تنظيمها في عقلك، بالإضافة إلى ذلك، كشفت الأبحاث التي أجريت في جامعة برينستون (Princeton) أنَّ شَغل عقولنا بالتفكير في الأغراض المتناثرة فوق المكتب يُقلِّل من تركيزنا؛ ولم يكن هذا مجرد دليل شخصي، فقد استطاعوا رؤية الفارق في التصوير بالرنين المغناطيسي لنشاط دماغ الأشخاص.
2. لا يتعاملون مع المهام مرتين أبداً:
لا يضع الأشخاص المنظَّمون والمنتِجون أي مهمة في قائمة الانتظار أبداً؛ ذلك لأنَّ التعامل مع المهام مرتين يُعد هدراً كبيراً للوقت؛ لذا لا تحفظ بريداً إلكترونياً أو مكالمة هاتفية للتعامل معها لاحقاً، فما إن يلفت انتباهك شيء ما، يجب عليك إنجازه أو تفويضه أو إلغاؤه.
3. لا يردُّون على رسائل البريد الإلكتروني فور وصولها:
لا يسمح الأشخاص المنتجون لبريدهم الإلكتروني أن يقطع عملهم باستمرار، وبالإضافة إلى التحقق من بريدهم الإلكتروني وفقاً لجدول زمني؛ يستفيدون من الميزات التي تعطي الأولوية للرسائل حسب المُرسِل، ويضبطون التنبيهات لأهم البائعين وأفضل زبائنهم، ويحفظون الباقي إلى حين الانتهاء من عملهم؛ حتى إنَّ بعض الأشخاص يستخدمون ميزة المجيب الآلي التي تتيح للمرسِلين معرفة متى سيُطَّلع على بريدهم الإلكتروني مرة أخرى.
4. يعملون من قائمة مهام واحدة:
هم يدونون المهام في دفتر ملاحظات ملوَّنٍ حسب الأهمية؛ إذ يدرجون المهام الأكثر إلحاحاً في قائمة معينة ولون معين، والمهام الأقل أهمية في قائمة أخرى منفصلة وبلون مختلف؛ وبذلك لن يُضيِّعوا الوقت في محاولة تذكر القائمة التي تحتوي على المعلومات التي يحتاجونها.
5. يتمتعون بمستوى عالٍ من الوعي الذاتي:
يتمتَّع الأشخاص المنتِجون والمنظَّمون بإحساس واضح بأنفسهم؛ إذ يعرفون نقاط ضعفهم ويضعون الهياكل التنظيمية للتغلب عليها؛ فإن كانوا يميلون إلى السماح للاجتماعات أن تدوم لفترة طويلة؛ فإنَّهم يستخدمون مؤقِّتاً حينئذٍ، وإذا كانوا يعانون من عدم قدرتهم على إبقاء الاجتماعات مثمرة؛ فإنَّهم يضعون جدول أعمال، وإذا كانوا ينسون التحقق من بريدهم الصوتي في الصباح؛ فإنَّهم يضبطون منبهاً.
لا تهم التفاصيل هنا؛ ما يهم هو أنَّهم يفكرون باهتمام ويستخدمون وسائل مساعدة وإجراءات محددة ناجحة في التعامل مع نقاط ضعفهم التنظيمية.
6. يخصصون وقتاً لتناول طعام الغداء:
لقد مررنا جميعاً بهذا الأمر؛ أنت مشغول جداً، وبحلول الوقت الذي ترفع به رأسك، تكون قد تجاوزت وقت الغداء لينتهي بك الأمر بتخطي تناول طعام الغداء، أو بتناول كعكة صغيرة أو كيس من رقائق البطاطا، وبالطبع، كلا الأمرين سيء؛ إذ تعطيك الكعكة دفعة من الطاقة لحوالي 20 دقيقة؛ ولكن بعد ذلك، سينخفض تركيزك انخفاضاً شديداً، أما فيما يتعلق بإهمال الوجبات؛ فهي تؤثر في تركيزك وإنتاجيتك ومهاراتك في حل المشكلات وفي محيط خصرك، وليس بالطريقة التي تتوقعها؛ إذ تُظهر الأبحاث من جامعة ولاية أوهايو (Ohio) أنَّ الوزن الذي تفقده عن طريق تخطي وجبات الطعام هو وزن عضلي سوف تستعيده لاحقاً على شكل دهون.
7. يأكلون الضفادع:
إنَّ "أكل ضفدع" هو أفضل علاج للتسويف؛ إذ يبدأ الأشخاص ذوو الإنتاجية الفائقة كل صباح بأكل ضفدع، أي ينجزون الأمر الأقل رغبة والأكثر إزعاجاً في قائمة مهامهم أولاً وقبل كل شيء؛ وبعد ذلك يتفرغون للتعامل مع الأمور التي تثير اهتمامهم وتلهمهم.
8. يقومون بالترتيب في نهاية كل يوم:
إنَّ أفضل علاج للفوضى هو تخصيص حوالي 10 دقائق في نهاية كل يوم لتنظيم مكتبك، ومع أنَّنا نعلم أنَّه من الأفضل التعامل مع المهام مرة واحدة فقط؛ إلا أنَّنا قد نضطر إلى التوقف في منتصف المهمة للرد على الهاتف أو للتحدث مع أحدهم، بالتأكيد، لا يمكن منع مثل هذه الأمور؛ ولكن يمكنك أن تنهي اليوم عن طريق حل كل المسائل التي لم تنته من إنجازها بعد.
9. يخططون لأيامهم في الليلة السابقة:
يذهب الأشخاص المنظَّمون والمنتِجون إلى الفراش في كل ليلة مطمئنين بمعرفة ما سينجزونه في اليوم التالي؛ إذ يُحدِّدون أولوياتهم في الليلة السابقة مباشرةً؛ وبذلك عندما يبدأ اليوم، يقل احتمال تشتت انتباههم بسبب الأمور الطارئة التي قد تظهر فجأة وتعيق تحقيق أولوياتهم الحقيقية.
شاهد بالفديو: 13 تقنية فعّالة لتحديد الأولويات
10. يستفيدون من التقنية إلى أقصى درجة:
لقد قيل الكثير حول إطالة التقنية الحديثة ليوم العمل؛ إذ تجعلنا دائماً في وقت العمل، ومع أنَّ هذا قد يكون صحيحاً، يمكن للتقنية أيضاً أن تجعلنا أكثر إنتاجية من خلال إعداد عامل تصفية للبريد الإلكتروني للحفاظ على صندوق الوارد خالياً من الرسائل غير المرغوب فيها، أو استخدام تطبيق مثل تطبيق إيفرنوت (Evernote) لتنظيم المعلومات التي ستحتاجها مرة أخرى؛ فالتقنية ليست سيئة دائماً، وعند استخدامها بالشكل الصحيح، توفر لنا الكثير من الوقت.
11. لا يتجاهلون بريدهم العادي:
هذا يدعونا إلى العودة إلى فلسفة "التعامل مع المهام مرة واحدة فقط"؛ فبالنسبة إلى معظمنا، ليس هناك الكثير من رسائل البريد العادي هذه الأيام؛ ولكن قد يسبب تجاهلها بعض المشكلات خاصةً عندما يتعلق الأمر بأمور مثل الفواتير والإشعارات الضريبية، فما عليك سوى فتح صندوق البريد، والاعتناء به فور وصوله؛ وإلا سينتهي بك الأمر بالبحث تحت وسائد الأريكة عن الفاتورة المستحقة.
إنَّ كل دقيقة تقضيها في البحث عن شيء ما وُضِع في المكان الخطأ، أو في محاولة تذكر المهمة التالية التي يجب عليك إنجازها؛ سوف يُضر بإنتاجيتك، وهذا بدوره سيؤثر في إمكاناتك المهنية؛ لكنَّ الخبر السار هو وجود العديد من الأدوات التي يمكنك استخدامها للبقاء منظَّماً ومنتِجاً، فحتى الأشخاص الأكثر إهمالاً بيننا يمكنهم تأسيس نظام يساعدهم على التنظيم.
أضف تعليقاً