إن نجاح أي اجتماع ما لا يأتي صدفة، ولا يحصل اعتباطا.. بل إن ثمة عوامل تلعب دورا أكيدا في ذلك، وهي:

·        القيادة الجيدة

·        الأغراض الواضحة.

·        الجو المريح.

·        النقد البنّاء.

·        التوزيع العادل للفعاليات في المجموعة.

·        التقويم الدقيق للكفاءات ومستويات الأداء ضمن المجموعة: التوزيع العادل للفعاليات.

·        القدرة على التعامل الفاعل مع الاعتراضات.

 

القيادة الجيدة: كأية عملية تنظيمية تؤمِّن القيادة الجيدة للاجتماع ما يلي:

         المحافظة على السياق (المسار الصحيح للاجتماع).

         التركيز على الحصائل المطلوبة.

         تضمين كافة الآراء.

         حماية تقدم العمل.

         المحافظة على المشاركين.

         قيادة الاجتماع نحو حصيلة مقنعة.

 

الأغراض الواضحة: لا يمكن للاجتماع أن ينجح بدونها لأنه:

         سيكون الهدف غير معروف.

         لن يتواجد الأشخاص المناسبون.

         لا أحد سيعرف متى يجب إنهاء الاجتماع.

         سيغيب التركيز عن الاجتماع الذي سيكون بالضرورة غير منتج أيضا.

 

الجو المريح: يضمن المناخ الملائم في الاجتماع:

         راحة الناس.

         التركيز على المطلوب أكثر منه على السلوكيات.

         الاحترافية.

 

النقد البنّاء: غالبا ما تكون هناك آراء ووجهات نظر عديدة مطروحة ومن المهم وجود النقد البناء من أجل:

         تشجيع المشاركة.

         التقدم نحو الحلول البارعة.

         استبعاد الصفة الشخصية في الفعاليات.

 

التوزيع العادل للفعاليات في المجموعة: أي وجود الكفاءات المناسبة: في مجموعة المشاركات تظهر الحاجة إلى الكفاءات الملائمة من أجل:

         تحليل المعلومة.

         صناعة القرار.

         الاتصال.

         القيادة.

         إدارة الوقت.

         سيطرة التوثيق.

 

التقويم الدقيق للكفاءات ومستويات الأداء ضمن المجموعة والتوزيع العادل للفعاليات: وهو أمر مهم لضمان حضور جميع المشاركين، كما يتيح: مستويات عادلة من التدخلات، إدارة الصدامات خاصة في الاجتماعات التي تتصف باتساع الاختلاف في وجهات النظر حيث يكون ضروريا إدارة حالات الصراع من أجل:

         المحافظة على السير الصحيح للاجتماع.

         الحفاظ على المشاركين.

         ضمان نتيجة عادلة للعمل.

         تسهيل مشاركات غير الصداميين.

         مستويات عادلة من نقاط العمل.

         إدارة المشاركة.

         القدرة على التعامل الفاعل مع الاعتراضات.