الإدارة التفصيلية: تعريفها وأسبابها ومؤشراتها وخطوات التعامل معها

تعوق الإدارة التفصيلية الابتكار والإبداع، وتمنع أعضاء الفريق من تنمية مهاراتهم القيادية.

تعريف الإدارة التفصيلية:

المدير التفصيلي هو شخص يبالغ في متابعة إجراءات ومراحل سير العمل وتنفيذ المهام في الشركة، ويشغل هذا المدير نفسه بالتحكُّم بكافة جوانب أداء أعضاء الفريق بدل أن يركِّز على مهامه القيادية وممارسات الكوتشينغ واستراتيجيات إدارة الشركة، ويواجه المدير التفصيلي صعوبة في تفويض المهام، والثقة بأعضاء الفريق، والسماح باتِّخاذ القرارات دون الرجوع إليه، وهذا ما يؤدِّي إلى تخفيض إنتاجية الفريق والروح المعنوية للموظفين وزيادة معدَّل دوران العمالة.

المؤشِّرات التي تدلُّ على الإدارة التفصيلية:

قد يشعر الموظف أنَّه يتعرَّض لممارسات الإدارة التفصيلية، لكنَّه لا يستطيع تحديدها ولا يمتلك دليلاً ملموساً لما يحدث معه، وهو فقط يشعر بالضيق من تحكُّم المدير ومتابعته المستمرة لإجراءات العمل وتجريده من الصلاحيات.

فيما يأتي 6 مؤشرات تدلُّ على الإدارة التفصيلية:

1. المبالغة في متابعة الموظفين:

متابعة سير العمل إجراءٌ ضروريٌّ لسعادة الموظف وإنتاجيته عندما يكون ضمن الحد الطبيعي، ولكن تبرز المشكلة عندما يبالغ المدير في التواصل مع موظفيه ويتسبَّب في إرهاقهم، وتظهر هذه الحالة عندما يطلب المدير معلومات تفصيلية عن سير العمل كل بضع ساعات من موظف يمتلك كافة المؤهلات والخبرات التي تخوِّله لتأدية المشروع وحده.

قد يطلب المدير من جهةٍ أُخرى أن يجتمع مع موظفيه عدة مرات في الأسبوع لكي يتحكَّم في عملهم ومسؤولياتهم بدل أن يدعمهم أو يعطيهم صلاحية اتِّخاذ القرارات دون الرجوع إليه، ولا ينطبق هذا المؤشر على بعض الحالات الخاصة مثلما يحدث عند الالتحاق بوظيفة جديدة أو تلقِّي تدريب يهدف لتأهيل الموظف لتسلُّم مزيد من المهام والمسؤوليات الإضافية، فمن الطبيعي أن تتلقَّى الدعم والتوجيه عندما تتسلَّم مهاماً جديدة.

يشرح الخبراء أنَّ الإدارة التفصيلية على الأمد القصير عند الالتحاق بالعمل أو في حالات تدني مستوى الأداء ضرورية وطبيعية لا تستدعي القلق، وتبرز المشكلة عندما يداوم المدير على متابعة الموظفين والتدخُّل في كافة تفاصيل العمل طوال الوقت.

2. خوف الموظف من اتِّخاذ القرارات وحده دون الرجوع إلى المدير:

لا يتجرأ الموظف على اتِّخاذ القرارات وحده عندما يلاحقه المدير وينتقد قراراته ويتدخل في عمله باستمرار، ويفقد الموظف ثقته بقدرته على اتِّخاذ القرارات السليمة بسبب سلوكات مديره المتشكِّك، فيجب أن تقيِّم مهاراتك وخبراتك بموضوعية وشفافية لكي تحكم على هذا المؤشر، لا بأس بأن تطلب المساعدة عندما لا تكون واثقاً من صحة قرارك، وتبرز المشكلة الحقيقية عندما يكون الموظَّف مؤهَّلاً لاتِّخاذ القرارات لكنَّه يخشى انتقادات مديره.

3. تركيز المدير على التفاصيل الثانوية:

يركِّز المدير في هذه الحالة على التفاصيل الثانوية مثل انتقاد نبرة صوت الموظف أو لباسه ويتجاهل المهام واستراتيجيات العمل على مستوى الشركة، ويتصيَّد المدير التفصيلي الأخطاء البسيطة ويحاول انتقاد التفاصيل الثانوية والاستخفاف بجهود الموظف بدل أن يدعمه ويثني على أدائه، وتؤدِّي هذه السلوكات إلى شعور الموظف بالحيرة فهو لا يعرف كيف يرضي المدير.

4. إعادة القيام بأعمال الموظف:

قد يقضي الموظَّف أسابيع في التخطيط لفعالية أو حدث تستضيفه الشركة، ويهتم بكافة التفاصيل الدقيقة، ويتحمَّس لتقديم الخطة وعرضها على الفريق لبدء التحضيرات والعمل على الحدث المنتظر، ويعرض الموظف النتائج على المدير فيُراجِع كافة مراحل العمل ويعدلها على طريقته، ويحتجُّ المدير بأنَّ سلوكاته تهدف إلى تحسين الأداء والنتائج لكنَّها تنمُّ في حقيقة الأمر عن رغبته بالتحكُّم في سير العمل، وقد استنتج الخبراء أنَّ الإدارة التفصيلية تؤدِّي إلى عجز الموظفين عن اتِّخاذ القرارات دون الرجوع إلى المدير.

5. إجبار الموظف على القيام بالعمل وفق طريقة معيَّنة:

يرفض المدير التفصيلي تحديث أساليب العمل ولا يقبل الجدل بشأن الطريقة التي يفرضها على الموظفين ولا يسمح لهم بطرح أفكارهم، حتى لو كان على خطأ، ويطالب المدير التفصيلي موظفيه بإنجاز العمل بالطريقة التي يراها مناسبة ولا يقبل أي تغيير.

6. مشاركة المدير في جميع عمليات التواصل الإلكتروني التي تجري بين الموظفين:

يطالب المدير التفصيلي بالاطِّلاع على كافة مجريات العمل، كما أنَّه يجري كثيراً من الاجتماعات، والتواصل الرقمي ضروري لتحسين الإنتاجية سواء كنت تعمل عن بعد أم ضمن مقرِّ الشركة، ولكن تبرز المشكلة عندما يحاول المدير التدخُّل في كل محادثة تجري بين الموظفين وكأنَّه لا يثق بهم.

شاهد بالفيديو: 7 نصائح تسهّل التعامل مع المدير المتسلط

أسباب ظاهرة الإدارة التفصيلية:

تفيد مجلة "هارفارد بزنس ريفيو" (Harvard Business Review) بأنَّ هذه الظاهرة تنشأ في معظم الحالات عندما يخشى المدير انقطاع التواصل مع العاملين، أو بسبب عجزه عن تجاوز وظيفته القديمة عندما يترقَّى إلى منصب إداري، وتُعدُّ ممارسات الإدارة التفصيلية طبيعية في بعض الحالات الخاصة مثل تدني مستوى أداء الموظف، وتدريبات الالتحاق بالعمل، لكنَّها تنمُّ عن وجود خللٍ في عقلية المدير وأسلوبه في كافة الحالات الأخرى.

فيما يأتي 4 أسباب محتملة لظاهرة الإدارة التفصيلية:

1. عدم تلقِّي التدريب الكافي:

غالباً ما تحدث ظاهرة الإدارة التفصيلية بسبب إهمال برامج التدريب وعدم حصول المدير على التأهيل المطلوب، فيضطرُّ المدير في هذه الحالة لتطبيق أساليب واستراتيجيات القيادة التي شهدها في الماضي.

2. الخوف:

يمكن أن تحدث هذه الظاهرة عند تسلُّم المنصب الإداري للمرة الأولى، أو في حال وجود تجربة سابقة فشلت بسبب منح الصلاحيات للموظفين، ويبذل المدير ما بوسعه للإشراف على كافة تفاصيل العمل حتَّى لا يعرض الشركة للخطر.

3. عدم الثقة بالآخرين:

لا يثق المدير بالموظف الجديد لأنَّه لا يعرفه ولم يتحقَّق من مؤهلاته وكفاءاته، وقد تنجم أزمة الثقة أحياناً عن التجارب السابقة مع موظفين استغلوا مناصبهم في تسريب معلومات سرية عن الشركة، أو فشلوا في تنفيذ مشروع هام.

4. قلة الثقة بالنفس:

يبالغ المدير في الإشراف على العمل في معظم الحالات لأنَّه لا يثق بمهاراته القيادية، ويشعر أنَّه يحتاج لفرض سلطته على الموظفين، ويحاول المدير نتيجة قلة ثقته بنفسه أن يتحكَّم بكافة إجراءات العمل خوفاً من التعرُّض للإحراج أمام المشرفين عليه.

إنَّ فَهم أسباب الظاهرة ضروريٌّ لتقدير وضع المدير وموقفه، وإدراك حاجته لبعض الوقت لتنمية مهاراته القيادية وبناء الثقة مع الموظفين والتغاضي عن التفاصيل الثانوية.

التعامل مع المدير التفصيلي:

يتسبَّب المدير التفصيلي في إشاعة أجواء التوتر والمشاحنات في مكان العمل، ولكنَّك غير مضطر لتقديم الاستقالة وخسارة وظيفتك، لكي ترتاح من هذه الضغوطات النفسية؛ بل يمكنك أن تستفيد من الخطوات الآتية في التعامل مع مديرك وتحسين بيئة العمل في الشركة.

فيما يأتي 5 خطوات للتعامل مع ممارسات الإدارة التفصيلية:

1. تحديد مستوى الإدارة الذي تحتاج إليه:

يختلف مستوى الدعم اللازم لتأدية المهام وفق الجودة المطلوبة من موظف إلى آخر، ويستطيع الموظف أن يتحقَّق من تعرُّضه لممارسات الإدارة التفصيلية عندما يحدِّد احتياجاته من الإشراف والدعم، فقد ينزعج الموظف من تدخُّل المدير ومتابعته للتقدُّم في سير العمل على المشاريع عندما يكون مؤهَّلاً وقادراً على تأدية المهام وحده ويفضَّل العمل المستقل.

تبرز المشكلة عندما تكون ممارسات المدير متناقضة مع أسلوب القيادة الذي يفضِّله الموظف، ويمكن أن تظهر هذه الفجوة في حالة الموظف الذي يتمتَّع بدرجة عالية من الاستقلالية ويعمل مع مدير داعم بشكل زائد عن الحدِّ، وإذا كانت المشكلة متكرِّرة مع أكثر من مدير، فهذا يعني أنَّك تتمتَّع بدرجة عالية من الاستقلالية، وينبغي أن تشرح الوضع لمديرك وتطلب منه أن يطلعك على أهداف الشركة وأنظمة العمل، ويمنحك صلاحيات تخوِّلك للعمل على المشروع وحدك دون أي تدخل، ويُمكن التغلُّب على مشكلة الإدارة التفصيلية بسرعة عندما توضِّح للإدارة أسلوب العمل الذي يناسبك وتثبت جدارتك وتكسب ثقة المدير.

أجب عن الأسئلة الآتية وناقشها في اجتماعك مع المدير:

• كم جلسة تحقق تودُّ أن تجري مع المدير في الأسبوع أو الشهر الواحد؟
• ما هي طريقة التواصل التي تفضِّلها خلال جلسات التحقُّق؟
• ما هي طبيعة الدعم الذي تحتاج إليه لزيادة فاعلية عملك؟
• ما هي الممارسات التي تتمنَّى أن يكثر منها المدير؟
• ما هي الممارسات التي تتمنَّى أن يُقلِّل منها المدير؟

2. إجراء محادثات توثيق العلاقة مع المدير:

التواصل الصريح هو عماد العلاقات الإنسانية على اختلاف أنواعها، ومن هذا المنطلق ينبغي أن يستقبل المدير موظفيه ويسمح لهم بالتواصل معه في أي وقت، ويمكن أن تواجه صعوبة في مناقشة المدير بالمشكلة، ولكنَّك ستنجح في بناء الثقة معه على الأمد الطويل عندما تصارحه وتشرح له عن ممارسات الإدارة التفصيلية التي تزعجك بكل شفافية.

تجدر الإشارة هنا إلى أهمية الاحترام واللطف عند مناقشة المدير بهذه الممارسات حتى لا يشعر أنَّك تهاجمه أو تنتقده، ويُنصَح بالثناء على جهود المدير والإعراب عن تقديرك لدعمه قبل أن تشتكي من ممارسات الإدارة التفصيلية بكل تهذيب وشفافية، ويمكنك أن تقول مثلاً:

• "إنِّي أقدِّر توجيهاتك، وأحترم خبرتك في مجال العمل، ولقد تعلَّمت كثيراً من الأمور منك، وأودُّ أن أثبت لك أنِّي قادر على القيام بالمشروع وحدي".
• "إنِّي أبذل ما بوسعي لرفع سوية أداء الفريق وإرضائك، ولكن أشعر أحياناً أنِّي لا أتمتَّع بالصلاحيات التي أحتاج إليها لتحسين نتائج العمل".
• "لاحظت أنَّك تتابع مجريات العمل في الآونة الأخيرة أكثر من قبل، وأنا أقدِّر اهتمامك بالتواصل والإشراف على المشاريع، ولكن بتُّ أشعر أنَّ تدخُّلك المستمر ومطالبتك بإجراء التعديلات على عملي يؤثر في إنتاجيَّتي".

ملاحظة: قد يرفض المدير مناقشتك بالموضوع ولا يعترف بممارسات الإدارة التفصيلية، وعندها ينبغي أن تتوجه إلى رئيس قسم الموارد البشرية أو أحد المشرفين في الإدارة العليا، وقد تحتاج المشكلة إلى تدخُّل أطراف خارجية عندما تفشل محاولات التسوية بين الموظف والمدير.

شاهد بالفيديو: 10 أمور يجب عليك أن تتجنبها عند التحدث إلى مديرك

3. طلب الحصول على الجداول الزمنية والتوجيهات:

تصبح الإدارة التفصيلية مشكلة حقيقية في مكان العمل عندما لا يوضِّح المدير النتائج المطلوبة من الموظفين، ويسعى الموظف جاهداً لتحقيق النتائج المطلوبة، ولكنَّه يتفاجأ باستمرار بالتغييرات والتعديلات التي يطلبها المدير، ويمكن أن يؤدي هذا التدخُّل والإشراف الزائد عن الحدِّ إلى إرباك الموظفين وإحباطهم.

يشرح "هنري ستيوارد" (Henry Steward) المؤلِّف والمدير التنفيذي لشركة تقديم الاستشارات في مكان العمل "هابي" (Happy) أنَّ الإدارة التفصيلية هي المشكلة الرئيسة التي تتسبَّب في إحباط الموظفين، وينصح بإعداد أدلة عمل تفصيلية وإعطاء الموظفين الصلاحيات التي يحتاجون إليها لتطبيق التوجيهات وإنجاز المطلوب، ويمكنك أن تستعلم عن النتائج المطلوبة على الشكل الآتي:

• "لقد واجهت بعض الصعوبة في فهم النتائج المطلوبة من المشروع السابق، فهل يمكنك أن تطلعني على الأهداف الرئيسة والنتائج المطلوبة من المشروع الحالي؟".
• "هل يمكنك أن تشرح لي عن النتائج المتوقَّعة؟ سوف أبذل ما بوسعي للتقيُّد بالتعليمات وتحقيق المطلوب".
• "حبَّذا لو تزوِّدني بتوجيهات وتعليمات مفصَّلة حتَّى أتوقَّف عن إزعاجك وهدر وقتك باستفساراتي وأسئلتي".
• "متى تودُّ أن تتواصل معي بخصوص هذا الأمر؟".
• "ما هي الخطة الزمنية المثالية لهذا المشروع؟".

4. إثبات جدارتك أمام المدير:

تكمن مشكلة المدير التفصيلي في عجزه عن تفويض المهام بسبب قلَّة ثقته بإمكانات الموظفين ومهاراتهم، وتنجم أزمة الثقة عن تجارب المدير السابقة مع موظفين خذلوه ولم يحقِّقوا النتائج المطلوبة، أو بسبب خوفه من عدم التزام الموظفين بالمعايير التي يفرضها عليهم، ولا يمكنك أن تطلب من المدير مباشرةً أن يثق بك ويمنحك مزيداً من الصلاحيات، ولكن بوسعك أن تثبت جدارتك وتقنعه بأهليتك، ويمكن بناء الثقة مع المدير من خلال الخطوات الآتية:

أولاً: التحلِّي بالشفافية

التواصل الصريح والهادف هو عماد العلاقة بين المدير والموظف، ومن هذا المنطلق عليك أن تنقل للمدير كافة تفاصيل ومجريات أيام العمل خلال الاجتماعات الأسبوعية، فيكوِّن المدير في هذه الحالة فكرةً واضحة ومفصَّلة عن مجريات العمل ويحصل على كافة المعلومات التي يحتاج إليها ويتوقَّف عن ملاحقتك ومتابعتك في أيام الدوام.

ثانياً: طلب النصيحة من المدير

يحبُّ الفرد أن تتاح له فرصة توجيه الآخرين ومشاركة خبراته وتجاربه السابقة معهم، ويمكنك أن تساعد المدير على تطوير مهاراته القيادية عن طريق طلب نصائحه وتوجيهاته في العمل على المهام.

يمكنك أن تقول له مثلاً: "إنِّي أواجه بعض الصعوبة في إعداد العرض الخاص بالعميل الجديد، وأعرف أنَّك تمتلك خبرة جيدة في مجال طرح وتقديم الأفكار، ويسعدني أن تقدِّم لي بعض النصائح والإرشادات لأنجز المطلوب".

ثالثاً: الالتزام بمواعيد تسليم المهام والمشاريع

ينبغي أن تلتزم بمواعيد التسليم ولا تؤجل العمل على المهام الضرورية، وقد تكتشف أنَّ المَهمَّة تحتاج لوقت أطول من المتوقَّع، وعندها يجب أن تتواصل مع المدير بأقصى سرعة ممكنة وتشرح له الوضع لكي يعرف أنَّك ملتزم بالعمل وتبذل ما بوسعك لإنجاز المطلوب منك.

رابعاً: إثبات ولائك للشركة

يجب أن تثبت للمدير أنَّك موظَّف موثوق يمكن الاعتماد عليه، وذلك عن طريق الإشادة بأفكاره المُلهمة في إلقاء العروض التقديمية أمام فريق العمل، أو الإشارة إلى مساهماته عند التواصل مع العملاء، وتنمُّ هذه التصرفات عن ولائك للفريق والشركة، وإيَّاك أن تتحدَّث بسوء عن مديرك أو زملائك في العمل، أو تفصح عن المعلومات السرية أمام الآخرين.

5. ترسيخ السلوكات الإيجابية:

يجب أن تكون التغذية الراجعة متبادلة بين المدير وموظفيه على خلاف ما يعتقده بعضهم، فيتعيَّن على الموظَّف أن يقدِّم التغذية الراجعة لمديره، ويُعرِب عن تقديره للجهود التي يبذلها للحدِّ من سلوكات الإدارة التفصيلية، ويشرح له عن تحسُّن فاعلية العمل وإنتاجيته في ظلِّ هذه الظروف الجديدة.

يمكنك أن تقول مثلاً:

• "إنِّي أقدِّر الثقة التي منحتني إيَّاها في العمل على المشروع السابق، فقد ساعدتني على زيادة تركيزي وقدرتي على استثمار إمكاناتي".
• "أشكرك على توضيح النتائج المطلوبة في المشروع السابق، فلقد ساعدتني هذه المعلومات على تأدية دوري على أكمل وجه دون أن أستعين بأحد".
• "لقد استمتعت بالفرصة التي أتيحت لي لاتِّخاذ القرارات وحدي في المشروع الحالي، وأشكرك على هذه الصلاحيات التي ساعدتني على إبراز مهاراتي وخبراتي في العمل".

التغلُّب على سلوكات الإدارة التفصيلية:

التعامل مع المدير المتسلِّط صعب جداً، وهو يتطلَّب منك أن تحدِّد مصدر هذه السلوكات والأسباب الكامنة خلفها، وتنتبه لممارسات الإدارة التفصيلية، فيما يأتي 3 خطوات للتعامل مع المدير التفصيلي:

1. تحديد أمثلة دقيقة عن ممارسات الإدارة التفصيلية:

ينبغي أن تحدِّد أمثلة دقيقة تدل على سلوكات الإدارة التفصيلية، لأنَّ الملاحظات المبهمة والاتهامات التي لا تستند إلى دليل فعلي تؤدِّي إلى تفاقم المشكلة، وينبغي أن تذكر أمثلة محدَّدة في محادثتك مع المدير على النحو الآتي: "لقد أشرف المدير خلال تحضيرات الفعالية على إجراءات التخطيط، وترتيب المقاعد، وألوان العرض التقديمي، كما أنَّه تدخَّل في اختيار لباسي أيضاً، وشعرت بأنِّي غير مخوَّل لاتِّخاذ أي قرار في المشروع".

2. بناء الثقة:

تنجم معظم ممارسات الإدارة التفصيلية عن الخوف وقلَّة الثقة بمؤهلات الموظفين، ويفتقر بعض المديرين للمهارات القيادية اللازمة لتفويض المهام وتوزيعها على الموظفين، ويمكن التغلُّب على هذه المشكلة عن طريق إثبات الجدارة والأهلية والولاء للشركة والإشادة بمساهمات المدير وتجنُّب التحدُّث بسوء عنه.

3. مصارحة المدير بالمشكلة:

قد لا ينتبه المدير لتصرفاته حتَّى تصارحه بها؛ ولهذا السبب ينبغي أن تطلب مقابلته وتوضِّح له المشكلة بكل احترام وتهذيب، فتساعد هذه الشفافية على بناء الثقة مع المدير.

في الختام:

لا بدَّ من مناقشة مسألة الإدارة التفصيلية مع المدير أو قسم الموارد البشرية إذا كانت تؤثر في إنتاجيتك؛ لكي تصبح بيئة العمل صحية ومريحة، ومن حقِّ الموظف أن يعمل في بيئة مريحة تحافظ على صحته النفسية خلال أيام الدوام الطويلة.