نصائح هامة لتحقيق أقصى استفادة من الوقت:
1. استخدم التقويم:
إذا كنت لا تستخدم تقويماً لجدولة مهام حياتك اليومية، فابدأ من هذه اللحظة، فيعدُّ التقويم واحداً من أسهل الموارد التي يمكن استخدامها والاحتفاظ بها، ومن المحتمل أن يكون من أرخص الموارد، وسواء كان تقويماً ورقياً أم رقمياً، فمن دون تقويم من المرجح أن تنسى المهام التي يتعين عليك إنجازها أو توقيت إنجازها.
يساعدك إدراج جميع المواعيد النهائية أو المهام أو الاجتماعات في تقويم واحد على تصور ما يجب القيام به، ويمكنك أيضاً تحديد أهم هذه المهام بناءً على تاريخ استحقاقها المدوَّن أمامك مباشرةً في التقويم، وبوسعك أيضاً جدولة مهامك اليومية، فعندما تبدأ العمل لهذا اليوم سجِّل كل ما تحتاج إلى إنجازه، ومن ثم أنشئ جدولاً يومياً بناءً على كل مهمة تحتاج إلى إكمالها، ولكن لا تنس إدراج فترات استراحة للترويح عن نفسك قليلاً.
يذكِّرك التقويم أيضاً بالمهام التي يتعين عليك إنجازها من خلال الإشعارات، فعندما تضيف مهمة معينة إلى التقويم بتاريخ محدد سيصلك إشعار على هاتفك أو جهاز الحاسوب يذكرك بالمهمة أو الاجتماع على سبيل المثال؛ لذلك يعدُّ التقويم أداة فعَّالة لحياتك بصرف النظر عما إذا كنت تستخدمه للعمل أو المدرسة أو الحياة الشخصية.
2. رتِّب المهام حسب أهميتها:
تتمثل طريقة أخرى لاستثمار وقتك في ترتيب مهامك حسب الأهمية أو تاريخ الاستحقاق، وطبيعة عملك هي من يحدد ذلك.
حسب الأهمية:
إذا كان لديك مشروع كبير قادم، فمن المفيد إعطاء الأولوية له عوضاً عن المشاريع الصغيرة الأخرى، فما من شيء مرهق في الحياة أكثر من الاضطرار إلى الإسراع لإكمال مهمة كبيرة في فترة زمنية محدودة، وعندما تحدد أولويات عملك بناءً على المهام الأكثر أهمية، فلن تضع نفسك في مثل هذا الموقف، وهذا لا يعني أنَّك يجب أن تؤجل أو تتجاهل المهام الصغيرة؛ بل عليك تنظيم سير العمل بحيث تتوقف مؤقتاً في أثناء إنجاز المشاريع الكبيرة لإنجاز المشاريع الصغيرة.
على سبيل المثال إذا كانت لديك مهمة بسيطة مستحقة غداً، فاحرص على تخصيص وقت لها غداً، ومن ثم عد إلى مشروعك الكبير، يتعلق الأمر كله بالحفاظ على التوازن على أساس الأهمية، كما أنَّ هذه الطريقة تؤدي إلى التنوع في عملك؛ إذ يمكنك إنجاز عدة مهام صغيرة في أثناء عملك على مشروعك الكبير، وبذلك تضمن عدم شعورك بالضجر من العمل على مشروع واحد.
شاهد بالفيديو: 13 تقنية فعّالة لتحديد الأولويات
حسب تاريخ الاستحقاق:
تفيد هذه الطريقة إذا كنت ترغب في بدء المشروع دون إنجاز أي مهمة أخرى ريثما تنتهي منه، ولا سيما إذا كانت معظم مهامك بنفس الحجم أو الأهمية.
نظِّم يوم عملك بناءً على ما يجب إكماله أولاً، وعلى سبيل المثال أنجز المهام المستحقة أولاً إذا كانت لديك مهمة مستحقة كل يوم من هذا الأسبوع، فالانتقال من مهمة إلى مهمة أخرى مختلفة تماماً غير محبذ ما لم تنتهِ مبكراً أو كنت بحاجة إلى بعض التنوع، لذا فقط احرص على الرجوع باستمرار إلى جدولك الزمني حتى لا تنسى ترتيب المهام المستحقة.
3. خصِّص وقتاً للتركيز:
يعدُّ تخصيص الوقت من أكثر الطرائق فاعلية لتحقيق أقصى استفادة من يوم عملك المكتظ بالمهام، وتستلزم هذه التقنية إلى حد ما جدولة يومك مقدماً، ومن أجل تخصيص الوقت لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية، ما عليك سوى تخصيص وقت محدد خلال اليوم للعمل المركَّز، وستستخدم هذه الساعة للتركيز على مشروعك دون تشتيت انتباهك؛ أي عليك إجبار نفسك على الاستمرار في المهمة مدة زمنية محددة سابقاً، لذا احرص على الانضباط الذاتي والحفاظ على التركيز قدر الإمكان خلال هذا الوقت المخصَّص من يومك.
إضافة إلى ذلك فأنت تحفز نفسك من خلال ضبط مؤقت وإرغام نفسك على العمل الجاد ضمن هذه القيود، لذا أخبر نفسك أنَّك يجب أن تنهي هذه المهمة أو خطوة محددة ضمن المشروع خلال وقت التركيز هذا، وستتعلم كيفية استخدام وقت أقل لإكمال عملك بسرعة أكبر.
4. استخدم تقنيات العمل القائمة على الوقت:
يمكنك استخدام عدة تقنيات أخرى لجعل يوم عملك أكثر كفاءة كونها مصمَّمة للاستخدام في ظل ضيق الوقت، مثل تخصيص الوقت، وأفضل تقنيتين هما؛ "البومودورو" والتأطير الزمني.
تقنية "بومودورو" (Pomodoro):
تؤكد تقنية بومودورو على أهمية تحقيق توازن بين العمل وفترات الاستراحة، فمن غير المرجح أن تكون منتجاً أو قادراً على الاحتفاظ بالمعلومات عندما تشعر بالإرهاق بسبب العمل المستمر، وصدِّق أو لا تُصدِّق ما يزال بإمكانك تحقيق هذا التوازن في فترة زمنية محدودة.
تستخدم هذه التقنية عادةً فترات زمنية مدة كل منها 25 دقيقة من العمل المركَّز وفترات استراحة مدة كل منها 5 دقائق، وفي أثناء وقت الاستراحة يُستحسن المشي أو الدردشة مع زميل في العمل بدلاً من تصفح هاتفك الذي قد يستحوذ على تفكيرك.
إذا كنت تنوي العمل مدة طويلة بإمكانك أخذ استراحة أطول من 15 إلى 30 دقيقة بعد أربع فترات زمنية متتالية يستغرق كل منها 30 دقيقة، ومع ذلك إذا كنت مندمجاً في عملك، فلا بأس في الاستمرار في فترات الاستراحة القصيرة، ولا سيما إذا كنت تعاني ضيق الوقت.
التأطير الزمني (Time Box):
يستخدم محترفو الأعمال طريقة التأطير الزمني، وذلك على غرار طريقة تخصيص الوقت؛ إذ عليك تخصيص قدر محدد من الوقت للعمل دون انقطاع، وميزة التأطير الزمني هي أنَّها تفرض عليك إنهاء المهام في فترة زمنية قصيرة.
هل تتذكر تمرينات السرعة في حصة مادة الرياضيات في المرحلة الابتدائية؟
كانت هذه التمرينات مؤطرة زمنياً وتتضمن مسائل الجمع أو الطرح أو الضرب أو القسمة التي يمكن حلها بسرعة في المتوسط؛ إذ كان عليك حل هذه المسائل الرياضية على ورقة الإجابة في مدة وجيزة لا تتعدى بضع دقائق، ومع أنَّه لا يمكن لأي شخص حل كل المسائل في الوقت المحدد، فقد كان اندفاع الأدرينالين الناتج عن ضيق الوقت يمثل حافزاً ليس لإنهاء المهمة وحسب؛ بل لبذل قصارى جهدك خلال تلك الفترة الزمنية أيضاً.
تعمل تقنية التأطير الزمني على نحو مشابه لمفهوم تمرين السرعة؛ إذ عليك ضبط المؤقت على مدة زمنية قصيرة تبلغ نصف ساعة على سبيل المثال لإنجاز مهمة محددة، وفي سباقك مع الزمن ستشعر بالتحفيز لإكمال مهمتك في الوقت المحدد.
قد لا تتمكن من إنهاء مهمتك بالكامل في الفترة الزمنية المحددة في البداية، ومع ذلك فإنَّ الهدف على الأمد الطويل هو تحسين قدرتك على العمل بكفاءة في فترات زمنية قصيرة، لذا لا بأس في زيادة الوقت 5 دقائق إضافية لإنهاء مهمتك، فالهدف هو إنجاز المهمة في أقصر مدة ممكنة.
إقرأ أيضاً: 10 نصائح يتبعها الأشخاص السعداء لترتيب الأولويات في قوائم مهامهم
في الختام:
على الرغم من أنَّ الوقت هو مورد في حدِّ ذاته، فلا تنس أنَّ كثيراً من الموارد الأخرى يمكن أن تساعدك على استخدام الوقت بكفاءة أكبر؛ إذ يعدُّ استخدام تقويم، وإعداد رسائل التذكير، وتخصيص وقت للتركيز، واستخدام تقنيات العمل القائمة على الوقت من أهم أساليب الاستثمار الناجح للوقت، لذا ما دمتَ تبذل جهدك، فسوف تحقق النتائج التي تصبو إليها، وربما توفر مزيداً من الوقت للاستراحة.
أضف تعليقاً