كيف تتغلب على ضيق الوقت وتعزز الإنتاجية؟

لست وحدك من يشعر أنَّك لا تمتلك ما يكفي من الوقت خلال 24 ساعة، ولكنَّ مسؤولية معالجة هذا الوضع تقع على عاتقك؛ إذ يجب أن تتعلم إدارة الوقت المتاح لك؛ فصحيح أنَّك لا تستطيع إضافة ساعة أخرى إلى يومك، لكنَّك تستطيع استغلال كل دقيقة منها لصالحك؛ وإذا كنت تعاني من ضيق الوقت، فقد وصلت إلى المكان المناسب.

لماذا تشعر بأنَّ وقتك ضيق؟

يشعر المرء بضيق الوقت عندما تسيطر عادات سيئة على روتينه اليومي، وقد تكون هذه العادات غير مقصودة، لكنَّها ترتبط بضَعف إنتاجيتك ارتباطاً وثيقاً؛ وإليك ملخصاً سريعاً عن بعض هذه العادات الأكثر شيوعاً بين الناس الذين يشتكون من ضيق الوقت، والتي يمكنك بمجرد أن تدرك أسبابها العمل على حل المشكلة من جذورها:

1. قلة النوم أو النوم المفرط:

كم مرة توقَّف هاتفك الذكي عن العمل وأعدت تشغيله، فعمل على نحوٍ جيّدٍ مجدداً؟ يترك النوم الأثر نفسه على الإنسان، حيث يعيد نشاطك العقلي والجسدي، ويمنحك الطاقة لتبدأ يومك بانتعاش إذا قمت به بطريقةٍ صحيحة؛ إذ عليك أن تحصل على قدرٍ كافٍ من النوم، ويتراوح عدد ساعات النوم المثالي للبالغين ما بين ست وثماني ساعات كل ليلة.

إذاً، تؤدي قلة النوم إلى ضعف الإنتاجية، كحال النوم المفرط الذي يُشعِرك بالكسل طوال اليوم تماماً؛ لذا، اتبع عادات نوم صحية تساعدك على الشعور بالراحة في أثناء النوم؛ لذا احرص على أن يكون سريرك جيداً ومريحاً لتتمكن من النوم بوضعية مريحة، وأن تكون درجة حرارة الغرفة مثالية كيلا تنزعج في الليل؛ وإذا أزعجتك أشعة الشمس، فضع غطاءً لعينيك في أثناء النوم لحجب الضوء؛ وأمَّا إذا كنت تعاني من وجود جيران مزعجين، فضَع سدادات أذن، وافعل ما بوسعك لتستمتع بنوم هانئ كل ليلة.

2. تعدد المهام:

ربَّما سيفاجئك هذا الأمر، ولكنَّ تعدد المهام لا يُعدُّ طريقةً فعالةً لتعزيز إنتاجيتك، بل على العكس تماماً، فدماغك قادرٌ على التركيز على مَهمَّة واحدة؛ وإذا أجبرته على التركيز على أكثر من مَهمَّة، فلن تتمكن من إنجاز أيٍّ منها بفاعلية.

لقد تبين أنَّ تعدد المهمات يبطِّئ أداء دماغك، ولن يتمكن من التركيز على أيٍّ من المهمات التي تحاول إنجازها في الوقت نفسه، فتقضي مزيداً من الوقت لإنهائها، ولن تكون النتائج مُرضِية تماماً.

يُربِك التعامل مع مهمتين مختلفتين في الوقت نفسه عقلك، حتى لو كانتا مرتبطتين ببعضهما بعضاً؛ ذلك لأنَّ الأفكار والمتطلبات اللازمة لإنجاز المهمتين تختلط مع بعضها، وتخاطربذلك بأدائك وجودة عملك، وتهدر وقتك الثمين في نهاية المطاف؛ وعموماً، لا يستحق تعدد المهمات تلك المخاطرة أبداً.

3. العمل دون توقف:

كيف تنجز الكثير من المهمات في أقصر وقت ممكن؟ قد تجيب أنَّ الاستمرار في العمل دون توقف سيفي بالغرض، ولكنَّ الحقيقة هي أنَّك ستضيِّع وقتك أكثر عندما تعمل بلا انقطاع؛ ذلك لأنَّ إنتاجيتك ودوافعك تتأثر بالإجهاد المستمر الذي يتعرض إليه دماغك، ولن تحقق أقصى استفادة من وقتك بهذه الطريقة، ويصبح دماغك بطيئاً، وتحتاج وقتاً أطول لتنجز المهمات التي كان من الممكن أن تستغرق وقتاً أقل.

يمكنك اتباع نهج أفضل لتحقيق ذلك من خلال أخذ فترات استراحة منتظمة، والتي لا يجب أن تشعرك بالذنب أبداً في أثناء يوم عملك، واعتبارها مصدراً لتجديد نشاط دماغك؛ فأخذ استراحة لمدة خمس دقائق كل ساعتين كفيل بإعادة شحن طاقتك، وتعزيز الدوافع اللازمة لإنهاء عملك.

4. المشتتات:

يُعدُّ العمل ضمن بيئة مليئة بالمشتتات أحد أكبر الأسباب التي تُشعِرك أنَّ الوقت ضيق؛ حيث ينتهي بك الحال وأنت تحدق خارج النافذة، أو تبحث عن قلمك المفضل، أو تفعل أي شيء لا جدوى منه بدلاً من قضاء الوقت في إنهاء ما عليك إنجازه.

لذا، عليك إنشاء مساحة عمل مناسبة لتتخلص من ضيق الوقت، وتعزز إنتاجيتك؛ فإذا كنت تعمل من المنزل، فخصِّص مساحة محددة للعمل فقط، ولا تنم أو تسترح فيها أبداً؛ وأما إذا كنت تعمل في المكتب، فضَع جميع أغراضك الأساسية بقربك، كزجاجة ماء، ووجبة طعام، وقرطاسية، وجميع الأجهزة التي تحتاجها، وأي شيء آخر يمكن أن يلزمك خلال العمل؛ حيث سيمنعك هذا من إضاعة وقتك ومقاطعة سير عملك.

كيف تحقق أقصى استفادة من يومك؟

بالإضافة إلى التخلص من الأسباب التي ذكرناها سابقاً، يمكنك أن تضيف بعض العادات الصحية إلى روتينك اليومي لتحقق أقصى استفادة من يومك، لذا تخلصك هذه النصائح من ضيق الوقت الذي تواجهه:

1. ضع خطة منظَّمة:

يُعدُّ بدء يومك بخطة محكمة نصيحة رائعة لتتجنب ضيق الوقت؛ فإعداد قائمة مهمات محكمة التخطيط هو سر أكثر الأشخاص نجاحاً في العالم.

إذا استطعت وضع جميع مهماتك اليومية والأسبوعية ضمن خطة متقَنة، فستتمكن من استغلال وقتك بفاعلية أكبر؛ ويمكنك استخدام بعض الاستراتيجيات المضمونة لتعدَّ قائمة مهمات تصنع لك المعجزات.

إنَّ الخطة أو قائمة المهمات بمثابة عون لك تماماً؛ فهي تذكرك بما عليك إنجازه بالضبط، وموعد تسليم العمل، والوقت الذي تستغرقه كل مَهمَّة، وكيف بإمكانك تعديل وقتك لإنجاز عمل عاجل أو غير متوقع.

2. حدِّد أولوياتك:

ينبغي أن تحدد أولوياتك حتى وإن كنت لا تعاني من وهم ضيق الوقت؛ وأمَّا إذا كنت تعاني منه بالفعل، فلا يجب أن تهمل هذه النصيحة أبداً.

على سبيل المثال: ابدأ يومك بإنجاز المَهمَّة التي تعرف أنَّ عليك إنهاؤها بانتهاء اليوم، وأجِّل المهمات التي تحتاج وقتاً أقل أو غير المستعجلة إلى يوم آخر؛ كما عليك أن تضيف تحديد الأولويات إلى مجالات حياتك الأخرى؛ لذا امنح الأولوية لعملك وحياتك الشخصية لتحافظ على التوازن، وتجعل حياتك بأسرها مريحة ويسيرة.

3. تجنَّب التسويف:

لعلَّك لا تعتقد أنَّك شخص مسوِّف، ولكنَّك إذا كنت تعاني من ضيق الوقت، فيعدُّ التسويف عاملاً أساسياً لذلك.

لعلَّك تفعل ذلك بلا وعي، ولكنَّك تؤجل إنجاز مهماتك حتى آخر دقيقة، وتخفق في الحفاظ على انتباهك، وتضطر إلى قضاء مزيد من الوقت لإنهاء الأعمال البسيطة أيضاً؛ فالتركيز أمرٌ يصعب تحقيقه، ولكن يسهل فقده.

تعدُّ جميع هذه الأمور إشارات إلى وجود التسويف في حياتك؛ فإذا أردت التخلص من ضيق الوقت الذي يعكر صفو حياتك، عليك أن تتخلص من التسويف أيضاً؛ ولحسن الحظ، يمكنك أن تجد الكثير من النصائح والاستراتيجيات البسيطة لفعل ذلك.

4. طوِّر مهارة إدارة الوقت:

يعتمد كل شيء على إدارة الوقت في نهاية الأمر؛ فهذه المهارة بمثابة عصا سحرية التي تساعدك على استغلال كل ساعة من يومك لصالحك.

لعلَّ هذا يبدو كلاماً بديهياً، فأنت تستخدم جميع ساعات يومك بالفعل؛ ولكنَّك إذا جلست وحسبت مقدار الوقت الذي استفدت منه بالفعل في يومك، فستدرك أنَّك أهدرت أكثر من نصف وقتك؛ لكنَّ مهارة إدارة الوقت هي ما تمنعك من هدر وقتك غير المحسوب، وتمنحك القوة لتزيد إنتاجيتك في كل دقيقة؛ بالإضافة إلى ذلك، عندما تتعلم إدارة وقتك، ستتجنب التسويف تلقائياً أيضاً، وتلاحظ باستخدام هذه المهارة وحدها فرقاً شاسعاً بخصوص ضيق الوقت الذي كنت تعاني منه من قبل.

الخلاصة:

توجد حقيقة واحدة في نهاية الأمر، وهي أنَّ ضيق الوقت لا وجود له أبداً، وأنَّك من تقرر استغلال الوقت فيما يفيدك أو هدره؛ فإذا تمكنت من الامتناع عن هدر الساعات المخصصة لك خلال اليوم في فعل أشياء لا قيمة لها واستغلالها بفاعلية، فستوفر الكثير من الوقت لإنجاز جميع المهمات.

لا مثيل للنصائح التي تعلمتها اليوم؛ ففي عالم مثل عالمنا، يُعدُّ الوقت من ذهب، وستحقق باتباع هذه الاستراتيجيات نجاحاً وإنتاجية متواصلة؛ لذا، ابدأ استخدام هذه النصائح لتحسين حياتك من خلال استغلال كل ثانية من يومك، وامضِ قدماً بأسلوب حياتك الجديد لتتغلب على جميع المصاعب التي قد تواجهك.

 

المصدر