1.     إيضاح الغايات

2.     الاتفاق على المسؤولية

3.     الدعم والتدريب

4.     المراقبة والمراجعة

5.     حرية التصرف

6.     التأكد من قبوله الالتزام بها

7.     إدارة المكافآت

1.    إيضاح الغايات

اذكر المهمة وصف بكل دقة ما تريد من الفرد أداءه، وعليك أيضا أن تحدد التوقيت المناسب لإتمام العمل، وأن تحدد النتائج التي تتوقعها. أعط فكرة عن أهمية المهمة، واشرح له الأسباب التي تجعل أداء المهمة أمرا واجبا، ووضح له أهمية هذه المهمة بالنسبة إلى النظام الإجمالي لمشروعات الشركة، عليك أن توضح له التعقيدات المحتملة التي قد تواجهه أثناء أداء المهمة. واشرح السياسات والإجراءات وهيكليات التواصل.

 

ولا يتم ذلك بأن تقول له فقط كلاماً، بل لابد من التركيز هنا على موضوع تحديد ما تقول، لأن العموميات قد تضيعنا والكلام العام لا يؤثر في أحد.. فهو كلام مبهم وفضفاض وكل إنسان يفسره على ذوقه، وكل إنسان يفسره بشكل نسبي. وبالتالي عليك أن تسأل نفسك مثلاً: ما الذي أريد تحقيقه بالضبط؟ فقبل أن تعطي الموظف المهمة يجب أن تكون واضحة لديك، فما الذي تريد تحقيقه بالضبط؟ ما المطلوب بالضبط لإنجاز هذه المهمة؟ يعني الشيء الذي تريد تحقيقه.. أنت تريد مثلاً أن ترفع حجم المبيعات 20% خلال الستة أشهر القادمة، يجب أن تفوض بشكل أو بآخر مندوبي المبيعات لديك لكي يقوموا بهذه المهمة.. وبالتالي من خلال هذا الأمر يمكن أن توظف الكثير من الناس لكي يقوموا بمهام معينة، ويرجعوا لك من غير أن يعرفوا ماذا يريدون أن يحققوا.. وهنا كان يجب أن تحدد ما تريد بالضبط وتسأل ما المطلوب لإنجاز هذه المهمة؟

 

ما المطلوب من الوقت والجهد والتكنولوجيا والآلات والموارد البشرية؟ متى يجب علينا إنجاز المهمة؟ أين يجب أن ننجز المهمة؟ في أي مكان؟ بأي ...؟ لكي تستطيع أن تصل، يجب أن تعرف أيضاً المكان، ومن هو أفضل من يستطيع القيام بالمهمة أو إنجازها من فريق عملك؟ من يستطيع أن يقوم بهذه المهمة من فريق عملك؟ كيف سيتم إنجاز المهمة؟ ما المصادر المطلوبة؟ عندما تكون لديك الأجوبة عن هذه الأسئلة ستتضح الفكرة أكثر، وبالتالي تستطيع إيصال المهمة للآخرين بشكل أفضل.. يجب أن تعرف أنت ماذا تريد، وتقارن بين ما تريد تنفيذه وبين قدرات الموظفين، مما يعني أنه يجب عليك أن تعرف أول الأمر قدرات الموظفين.

 

2.    الاتفاق على المسؤولية

حدد معايير التقييم (واقعية وقابلة للتطبيق) التي ستستخدمها لتقييم نجاحه في إنجاز المهمة.

 

3.    الدعم والتدريب

وفر الموارد اللازمة وحدد الموارد التي يحتاج إليها فريقك لإتمام المهمة، واعمل على توفير هذه الموارد، إن إنجاز المهمة بنجاح قد يتطلب المال والتدريب والنصح والعديد من الموارد الأخرى، ولابد من معرفة: هل يحتاج المدير إلى تقديم دعم للمهمة التي سيتم التفويض بها على المدى القصير إلى المتوسط؟ إذا كان الجواب نعم، فما هو شكل الدعم اللازم؟ ما هو التدريب المطلوب لضمان تحقيق الغايات؟

فمن المهم جداً أن تعطيه كل الأدوات المطلوبة، فكيف تقول لأحد ما شيّد لي بناء من دون أن تعطيه مطرقة ومسماراً.. وبدون أن تعطيه سيارة.. وبدون أن تعطيه أداة توصله للهدف؟ أحياناً يكون لدى الموظف كل خبرات العالم، كمهندس، كطيار، كسائق ولكن ليس لديه أية أداة يستخدمها، وبالتالي من المؤكد ستكون المشاكل أكبر ومن الممكن أن تتفاقم بشكل كبير جدا.ً

 

تجنب الجمل التالية وأنت تتكلم مع موظفيك عندما تفوض الأعمال لهم: "فهمت أو لا" وكأنك أنت هنا تقول له أنه هناك مجال أن لا تفهم، هذا الشيء يعطيه انطباعا سلبيا.. تجنب هذه الجملة لأنها مزعجة "فهمت أو لا"، أنت تجعله يفهم من خلال لعبه دور معين كيف سيتصرف الموظف، يعني يمكن أن تطلب من موظف ما كمثال، تقول له أنا أريدك أن تحضر النقود من زبون تأخر بالدفع فترة طويلة، لا تقول له "فهمت أو لا"  قل له كيف ستتصرف؟ كيف تستطيع أن تمثل لي الدور إذا كنت أنا الآن الزبون، ماذا ستقول لي؟ اتركه هو يبدأ بالأمر لكي ترى إن كان يفعل هذا الشيء بشكل صحيح، اجعله هو من يخرج بالموضوع، ولا تفرض عليه "صح أو خطأ" .. قل له أنا سأعتبر أني أنا الزبون كيف ستذهب وتخبره؟ سيقول لك سأقول له كذا وكذا، قل لا انتبه هنا لا تقول له هذه الكلمة لا تقول له هذه الجملة، فبذلك تقوم بتوعيته أكثر قبل أن تقع المشكلة. وهكذا ستكون قادراً فعلاً على أن تتعامل معه بوضوح وشفافية، فالأمرليس في أن تفرض عليه "نفذ ولا تعترض" وبعدها في النهاية نعود من البداية ونرى الخطأ وتكون قد فوضت بشكل خاطئ، ومن الممكن أن تتجنب الكثير من الأخطاء من خلال هذا الأمر.

 

4.                المراقبة والمراجعة

مراقبة الاجراءات تضمن تنفيذ المهمة التي يتم التفويض بها بفعالية، وتساعد جلسات المراجعة المتفق عليها بشكل مشترك على تخويل الموظف لتنفيذ المهمة وهو ضامن أن الإشراف اللازم يأخذ دوره.

 

..شجعه دائماً على طلب المساعدة، قل له أنه عندما يحتاج أي شيء أن يكلمك، "أنا أحب أن أساعدك"، "أنا أريد أن نصل إلى القمة"، "أنا أريد أن ننجح سوية"، "نحن نريد النجاح"،...هذا الكلام يؤثر كثيراً في الموظف، ولكن يأتي مدير يقول لك أريدك أن تعمل كذا، أنا.... أنا، البعض عنده عقدة الأنا ولا يقول "نحن"، "نحن" معناها أنا وأنت في نفس القارب، هذا الموضوع يعطي انطباعا جيدا جداً، وتفويضك للعمل لهذا الشخص يكون بنوعية أفضل.. والإنتاجية تكون أفضل.. تستطيع تجريب هذا الأمر وترى النتائج.

 

5.    حرية التصرف

على الموظف الذي توكل إليه المهمة أن يشعر بحرية التصرف واتخاذ القرارات الضرورية لتنفيذ المهمة المعنية، وعلى المدير أن يحترم هذه الحرية مع التوضيح له بأن هناك حدودا لمدى هذه الحرية، والحدود التي يجب ألا يتخطاها، امنحه الصلاحيات اللازمة لإتمام المهمة دون الدخول في تعقيدات مع الموظفين الآخرين.

 

حاول أن تعطي رأيك للموظف ولكن لا تفرضه، فإذا كنت فعلاً أعطيته ساعة حتى يحقق المهمة فمن هذه اللحظة وحتى انقضاء ساعة عليك ألا تتدخل.. وأن يكون عندك ثقة فيه.. لأنك إذا لم يكن لديك ثقة في هذا الإنسان، فلماذا تعطيه هذه المهمة أصلا؟ إذا كانت لديك ثقة فيه أعطه رأيك وقل له "أنا أفضل أن أعمله بهذه الطريقة، ولكن إذا عندك طريقة أفضل وإذا كنت تحب أن تناقشني فيها فلا مشكلة، وإلا فانا أعتمد عليك في تحقيقها". فإذا كنت تريد أن تحقق النتيجة، فاترك الوسيلة للموظف، فأنت بهذه الطريقة تزيد من المساحة التي يتحرك فيها، وبالتالي عضلاته تصبح مرنة أكثر لأنك أعطيته مساحة أكبر للتحرك، وسيشعر بأنه فعلاً عنده ولاء لك لأنك عرفت كيف توجهه بالشكل الصحيح.

 

وبالتالي كل الذي تفوضه -حتى الاجتماعات- يجب أن تكون منتظمة، ولكن إذا حددت اجتماعا بعد ثلاث دقائق، فقاوم رغبتك في التدخل اعتباراً من الآن حتى انتهاء الثلاث دقائق، لأن هذا الأمر يزعج الموظف ولا يسمح له بالإنتاج، وأنت في النهاية تريده أن ينفذ هذه المهمة وأن يكون هناك انطباع جيد بأنه استطاع أن يبذل جهدا،ويشعر بأنه مسؤول، ولكن إذا أعطيته المهمة من الألف إلى الياء لينفذ هو، وكان كل شيء خاطىء فأنت الملام وليس هو.

 

6.     تأكد من قبوله الالتزام بها.

 تأكد من قبوله للتكليف الذي فوضته إليه.. أكد على توقعاتك وعلى فهمه للمهمة والتزامه بإتمامها على خير وجه، حاول قدر المستطاع أن تجعل الشخص الآخر يشعر بأنه مسؤول، لأن المسؤولية تعطيه أهمية، والإحساس بهذه الأهمية يجعله يصل إلى النتائج المرجوة، فاظهر ثقتك فيه وقل له "أنا واثق من أنك تستطيع أن تنهي هذه المهمة"، فمهمة كل مدير أن يظهر ثقته في موظفه حتى لا يخذله، فلدى كل واحد فعلاً عواطف نبيلة.. ومتى وضعت ثقتك فيه فسيبذل كل جهده حتى لا يخذلك. وفي هذا الأمر دائماً قاوم رغبتك في التدخل، فكثيرون هم المدراء الذين يوكلون المهام ويستمرون في متابعة الأمور، هذا لم يعد توكيلا لأنك أنت وهو تعملان على هذه المهمة، فلماذا وكلتها له؟ في هذه الحالة افعلها أنت.

 

7.     إدارة المكافآت

وذلك بإيجاد علاقة واضحة بهيكلية المكافآت، وأن يكون المجال مفتوحا لـ: دفع العلاوات، فرص التطوير الشخصي، وفرص الترقية.

 

إن تفويض الأعمال شيء مهم جداً، وإذا اعتدت عليه وكان لديك فريق العمل المناسب وأهلته بشكل جيد تستطيع أن تحصل بشكل إيجابي على النتائج المطلوب منك أن تنفذها، ومن المؤكد سترفع من قدراتك كمفوض، وترفع من الإنتاجية الموجودة بشكل كبير جداً، وتشعر بها تماماً وتلمسها بيدك لأنها موجودة أمامك واضحة تماماً، وليس هناك أي مجال للشك فيها.. أتمنى أن تفوض الأعمال للأشخاص الأكفاء لكي تعرف كمية الإنجاز وتوفر الوقت، وتوقف ضياعه بشكل غير جيد، وبالتالي يمكن للنتائج التي تحصل عليها أن تكون فائدتها لكل الأطراف الموجودة، وليس لك فقط.

 

وتذكر أنه:

إذا كنت تريد معرفة أن موظفيك قد فهموا ما قمت بتوضيحه من الأعمال التي ستفوضها لهم، عليك بمراجعة هذه القائمة للتأكد من ذلك:

·        التاريخ المحدد الذي يفترض أن يقوم فيه الموظف بأداء المسؤولية الجديدة ومدة هذه المسؤولية.

·        الهدف من العمل المكلف به وعلاقته بتحقيق أهداف المنظمة.

·        القيام بشرحٍ وافٍ لكيفية تأدية هذا الواجب ... تعليق منك في أنك ترحب بأية اقتراحات لتطوير طريقة العمل.

·        شرح الموارد المختلفة ومصادر المعلومات المتاحة التي سيستخدمها الموظف لأداء هذا الواجب

·        ملخص المشاكل التي ظهرت في الماضي أثناء تأدية هذا العمل وكيفية معالجتها.

·        شرح الظروف غير العادية أو للمشاكل التي قد تظهر في المستقبل.

·   حدود مسؤوليات الموظف – أي القرارات التي سيتخذها بنفسه والقرارات التي يجب رفعها للسلطة الأعلى لأخذ الموافقة عليها.

·        أية علاقة إشرافية جديدة وخطوط الاتصالات المطلوبة لإنجاز الأعمال الجديدة.

·        نوعية وتكرار التغذية الراجعة المتوقعة من أداء الموظف للعمل الذي سيكلف به.

·        كيفية تقييم أداء الموظف.

 

ولابد من الاتفاق مع المرؤوس بالحوار المباشر وجهاً لوجه على:

1.     النتائج والأهداف.

2.     الوقت اللازم لأداء المهمة.

3.     الموارد المطلوبة.

4.     أسلوب التغلب على المشاكل.

5.     المساءلة عن إنجاز المهمة

6.     عدم تعارض المهمة مع واجبات وظيفته الأصلية.

7.     قبوله للمهمة.

8.     تزويده بالمعلومات الضرورية.

-         وهناك نصائح عامة للرئيس: وهي ألا يفوض نصف تفويض ولا يفوض نصف مهمة، وأن يساند المرؤوسين ويحفزهم.

رتب حياتك

د. طارق سويدان

قرطبة للإنتاج الفني

2004

صديقي المدير والتفويض

د. بسيوني البرادعي

بميك

1999