هناك أداة من أهم أدوات المراقبة والتحكم وهي تقييم الأداء، إذ تعتمد فاعليتك كمدير على كيفية أداء مرؤوسيك للمسؤوليات التي قمت بتفويضها لهم، ولكي يقوموا بالأداء المناسب لابدّ أن تكون لديهم باستمرار تغذية راجعة مستمرة من جانبك لمعرفة كيفية أداء هذه المسؤولية، أو ما الذي يمكنهم عمله لزيادة فعاليتهم؟
وعلى ذلك فالحاجة إلى تقييم الأداء ليس فقط لأنه تقييم رسمي يعطي لهم تغذية راجعة عن عملهم ويعطي معلومات خاصة عن العلاوات والترقيات التي سيحصلون عليها، بل لأنه أيضا مراجعة للأداء. وعملية مراجعة الأداء هي عملية مزدوجة يجب إعطاء الموظفين إخطاراً مسبقاً بأن عندهم الفرصة لتقييم أنفسهم وتبادل المعلومات والأفكار وإيضاح نقاط عدم الموافقة أو عدم الفهم والاشتراك في وضع أهداف المستقبل، وإذا لم تحدد وقتاً محدداً لهذه المراجعة، فلن تحدث هذه الفرصة أبداً. على ذلك فالقول المأثور بضرورة إخبار الموظف عن سلوكه في الحال مازال صحيحاً، سيؤدي ذلك إلى عدم حدوث أي مفاجآت عند مراجعة الأداء السنوي له.
الرقابة الداخلية (الذاتية) للموظفين:
أي أن تنبع الرقابة منهم، من داخلهم، وهي على المدى الطويل ستنمي فيهم أهم صفة من صفات القيادة.
نستنتج: "أن تكون أدوات الرقابة والمتابعة، موجهة للحصول على النتائج، وتطوير أداء الموظفين والثقة فيهم، وزيادة تنمية الرقابة الداخلية (الذاتية) لديهم".
مشاكل المراقبة الزائدة عن الحد:
لابدّ من تذكر الحقائق التالية:
- الفوائد التي تعود من المراقبة الزائدة عن الحد لا تضاهى تكاليفها، لأن أساليب هذه الرقابة ستكلفك الوقت الكثير.
- التحكم الزائد سيقضي على الفوائد الأساسية لعملية التفويض، وهي تشجيع الابتكار، الاستقلالية، واتخاذ القرارات للمرؤوسين.
- التحكم الزائد سيشجع السلوك الذي تحاول تجنبه.
السلوك الذي تحاول تجنبه: فعلى سبيل المثال إذا عرف المرؤوس المُفوَّض له مهمة إعداد التقرير الذي يحوي إحصائيات الإنتاج بأنك ستراجع كل رقم من أرقام الإحصائيات في التقرير، ماذا تتوقع منه؟ نستطيع أن نتوقع: أنه سيحاول أن يكون دقيقاً في المستقبل، أو ربما لا يبالي ولا يهتم بتصحيح الأخطاء، لأنه يعرف أن شخصاً ما سيراجعها من بعده ويصححها!
المصادر:
- الإدارة والقيادة - الأدوات فعالية الأساليب والنتائج - دافيد ويتون وتيم كاميرون - مركز الخبرات المهنية للإدارة - بميك
- صديقي المدير والتفويض - د. بسيوني البرادعي - بميك
تنويه: يمنع نقل هذا المقال كما هو أو استخدامه في أي مكان آخر تحت طائلة المساءلة القانونية، ويمكن استخدام فقرات أو أجزاء منه بعد الحصول على موافقة رسمية من إدارة النجاح نت.
