الدوران الوظيفي: مفهومه، وأنواعه، وأسبابه، وطرق تخفيضه

مفاهيم حول نقل الموظفين:

في عالم الأعمال كثيراً ما نسمع عن أشخاص تقلدوا مناصب جديدة، فهناك من يكون مديراً تنفيذياً، ويصبح مديراً عاماً، وآخر قد يكون مشرف فريق، فيصبح مشرف فرق المشروع، وهذا كله يندرج تحت إطار انتقال الموظف ضمن الهرم الوظيفي.

ما هو نقل الموظف؟

يحدث نقل الموظفين عندما تختار الشركة نقل موظف جديد أو موجود من موقع إلى آخر، وغالبًا ما تغريهم بفوائد معينة للمساعدة في جعل الانتقال أكثر سلاسة وبأسعار معقولة، ويمكن أن تشمل أسباب نقل الموظف فتح موقع جديد، وملء وظيفة مفتوحة في موقع آخر، والتطوير الوظيفي، والمزيد من الأسباب الآخرى.

ويعد نقل الموظفين، ذو أهمية؛ إذ يسمح لأصحاب العمل بالبقاء قادرين على المنافسة في البحث عن أفضل المواهب. كما تساعد عملية نقل الموظفين على تأطير المواهب واستثمارها بأفضل طريقة ممكنة من أجل زيادة الأداء الشخصي وإيرادات الشركة.

غالبًا ما تشمل مزايا النقل المشورة قبل اتخاذ القرار (أي هل هذه الخطوة مناسبة لهم؟)، من ناحية منزل الموظف المنقول، ونقل أغراضه في حال كان النقل لمنطقة جغرافية أخرى والعمل على اختيار مستوى المزايا التي سيحصل عليها كل موظف منتقل بناءً على معايير مهمة بالنسبة له.

مفهوم الدوران الوظيفي وأشكاله:

في البداية لا بد من الإشارة إلى مصطلح قريب من الدوران الوظيفي أو دوران العمل للموظفين، وهو مصطلح التدوير الوظيفي.

التدوير الوظيفي:

هو واحد من الأساليب الإدارية الحديثة، والذي تلجأ إليه المؤسسات من أجل التطوير الوظيفي، والتغيير التنظيمي في هيكل المؤسسة، وبذلك تتيح فرصة لكل عامل لممارسة أكثر من عمل ضمن المؤسسة؛ إذاً هو نقل الموظف من موقع إلى آخر لكسب مهارات جديدة، ومشاركة خبراته مع الموظفين الآخرين.

الدوران الوظيفي أو دوران العمل:

هو مصطلح إداري يُشير إلى حركة العاملين ضمن المؤسسة، وهذه الحركة قد تكون دخولاً أو خروجاً، وقد يكون هذا الخروج إجبارياً أو إرادياً.

الفرق بين الدوران الوظيفي والتدوير الوظيفي:

• في حالة التدوير الوظيفي، يتم نقل العمال من عمل إلى آخر ضمن المؤسسة بناءً على خطة من الإدارة، أما في حالة الدوران الوظيفي، فإن العمال يتركون العمل نهائياً.
• الدوران الوظيفي يركز على التغيير الحاصل في أعداد الأفراد العاملين في منظمة ما، وعلى الفترة التي يقضيها الموظف في العمل، والتي قد تكون سنة وقد تكون مجرد أيام فحسب.
• المؤسسات التي يتم فيها تغير العمالة بشكل دائم، تكون مؤسسات ذات معدل دوران مرتفع. وعلى العكس، المؤسسات التي يبقى فيها الموظفون فترة طويلة، يكون معدل دوران عمالتها منخفض.

شاهد بالفيديو: 5 خطوات لتعزيز ولاء الموظفين

أشكال الدوران الوظيفي:

يمكن تمييز شكلين للدوران الوظيفي، وهما:

1. الدوران الوظيفي الخارجي:

حركة انفصال العاملين وخروجهم عن المؤسسة نتيجة لاختيارهم، كما في الاستقالة أو الانفصال المؤقت، أو نتيجة لفصلهم تأديبياً، بسبب قلة كفاءتهم أو عجزهم الكلي أو الجزئي.

ويشمل هذا النوع أيضاً حركة الالتحاق بالمؤسسة من قبل موظفين جدد. هذا الشكل هو الأكثر خطورة على المؤسسة، وعلى سير العمل في داخلها.

2. الدوران الوظيفي الداخلي:

هو انتقال العاملين وحركتهم داخل المؤسسة نفسها، سواء كان الانتقال عمودياً من خلال الترقية، وبهذه الحالة فإن الموظف ينتقل من وظيفة إلى أخرى أفضل منها ضمن المؤسسة نفسها نتيجة لتحسن أدائه وكفاءته، أم كان من خلال تخفيض الموظف ونقله إلى وظيفة أدنى بسبب قلة كفاءته، أو نتيجة رغبته في الحصول على الراحة، فيختار تخفيض عمله مقابل موقع أدنى لكن أكثر راحة.

ويشمل أيضاً هذا النوع حركة العمالة الأفقية، أي انتقال الموظفين من وظيفة إلى أخرى بنفس الدرجة. وهو الشكل الأقل تأثيراً وضرراً في المؤسسة.

معدل دوران العمل:

يعد معدل الدوران الوظيفي مصدر قلق كبير للشركات من جميع الأحجام. ولكن ماذا يعني معدل دوران الموظفين حقاً وماذا يمكن فعله حيال ذلك؟

يقدر المحللون أن ردم الأدوار الناتج عن الدوران الوظيفي يكلف أصحاب العمل ما يقرب من 20٪ من راتب هذا المنصب في تكاليف التوظيف والتوظيف والإلحاق، وتستغرق عملية التوظيف 36 يوماً في المتوسط.

إن التعريف الشائع لدوران العمل هو فقدان المواهب في القوى العاملة بمرور الوقت، وهذا يشمل أي مغادرة للموظفين، بما في ذلك الاستقالات أو تسريح العمال أو إنهاء الخدمة أو التقاعد أو نقل الموقع أو حتى الوفيات.

غالباً ما تحسب الشركات معدل دوران العمل كوسيلة للتنبؤ بالتأثير على الإنتاجية أو خدمة العملاء أو حتى الروح المعنوية.

ولكن ماذا لو كان معدل دوران الموظفين في عملك أعلى من المتوسط؟ إذا كان أفضل الأشخاص لديك يتركون مؤسستك كثيرًا من أجل وظائف أفضل، فعليك أن تسأل نفسك لماذا؟

أهم الأسباب التي يقدمها الموظفون لترك الوظيفة هي:

1. عدم وجود فرصة للتقدم الوظيفي.
2. سوء الإدارة من المشرفين عليها.
3. الافتقار إلى الملاءمة التنظيمية.
4. نقص التدريب أو الدعم أو الموارد اللازمة لأداء وظائفهم بشكل جيد.

أنواع الدوران الوظيفي:

يُقسم الدوران الوظيفي إلى أربعة أنواع:

1. الدوران الطوعي:

يُقصد به ترك الموظف للعمل برغبة منه ولأسباب تعود له، ويُعدُّ هذا المصطلح مرادفاً لمصطلح نهاية الخدمة، وتوجد عدة أسباب له، مثل انتقال الموظف إلى شركة أخرى، أو الانتقال للعمل في منطقة جديدة، أو بسبب مشاكل شخصية مع صاحب العمل تجعل الاستمرار فيه أمراً مستحيلاً. في هذا الدوران يخبر الموظف صاحب العمل رغبته في المغادرة شفهياً أو كتابياً.

2. الدوران غير الطوعي:

هو قرار الفصل الذي تتخذه المؤسسة أو الشركة من دون علم الموظف ومن دون أخذ رأيه، وهو الإنهاء أو الفصل أو التسريح؛ حيث إنَّه قد توجد عدة أسباب له، كانخفاض القوة، والأداء الضعيف للموظف، أو لانتهاكه سياسات العمل.

3. الدوران السلبي:

المقصود به الدوران الذي يُسبب آثاراً سلبية وسيئة في الشركة أو المؤسسة. ويحدث هذا الدوران في ظل ظروف سيئة في مكان العمل، كالصراع أو التسريح الجماعي أو الاستقالة الجماعية.

4. الدوران الإيجابي:

الدوران الذي يُحسن أداء الشركة، ويرفع إنتاجها، وينشِّط حركتها. يقوم بهذا الدوران الموظفون الجدد الذين حلوا محل الموظفين الذين تم فصلهم أو تسريحهم أو تركوا العمل.

أسباب دوران العمل:

هناك كثير من الأسباب التي تؤدي إلى الدوران الوظيفي، وحركة الانتقال الدائمة للموظفين، ومن هذه الأسباب:

1. أسباب قاهرة خارجة عن إرادة الموظف:

كالتعرض لحادث أو بلوغ سن التقاعد أو الوفاة.

2. أسباب متعلقة بالمؤسسة نفسها:

ويُمكن للمؤسسة معالجتها؛ إذ إنها تتعلق بضعف رواتب الموظفين، وعدم وجود مكافآت، وعدم وجود حوافز أو ترقيات، إضافةً إلى إهمال العاملين وعدم مراعاة ظروفهم، والاستبداد الذي تمارسه الإدارة عليهم.

3. أسباب متعلقة بالتنظيم:

هذه الأسباب متعلقة بنظام المؤسسة الذي قد يكون معتمداً على العمل الموسمي، أو قد تحدث هذه الأسباب نتيجة انتقال مكان العمل إلى مكان آخر، فيضطر صاحب العمل إلى إقالة جميع الموظفين، أو بسبب العلاقة السيئة بين الإدارة والموظفين، أو نتيجة تغير في القيادة داخل المنظمة، وبالتالي حدوث تغييرات جذرية في المكان كله، أو قد تكون نتيجة لتقليل حجم المنظمة، وبالتالي تقليل عدد الموظفين، وفي بعض الحالات قد تتوجه المؤسسة إلى استخدام التكنولوجيا بدلاً من العمالة البشرية.

4. أسباب متعلقة بتصرفات الموظفين:

كالسلوك غير الجيد للعامل، وعدم الالتزام بالعمل، والتغيب الدائم، والتأخر وعدم احترام الوقت، أو لكون الموظف مخادعاً متمرداً؛ جميعها أسباب تضطر صاحب العمل إلى طرد الموظفين واستبدالهم. وقد يكون الموظف غير سعيد وغير مرتاح في جو العمل فيتركه أيضاً.

5. التعامل السيئ من قبل الإدارة مع الموظفين:

تتعامل بعض الإدارات بلؤم ووقاحة مع موظفيها، فلا تقدر مشاعرهم بل وتسخر منهم، وهذا طبعاً سيزيد معدل الدوران في الشركة أو المؤسسة، فلا أحد يحب البقاء والعمل في ظل مثل هذه الظروف.

6. عدم مراعاة الشركة لحياة الموظفين الشخصية:

قد تطالب الشركة الموظف، نتيجةً للوضع الاقتصادي السيئ، بإنجاز عمل شخصين، أو بإنجاز ساعات عمل إضافية، مما يبعده عن حياته الشخصية ويحرمه حياته الاجتماعية، فيضطر إلى اختيارها على حساب العمل المجحف الذي يقوم به، فيترك العمل.

7. عدم توافق الوظيفة مع تصورات الشخص عنها:

إذ إنه في كثير من الأحيان يكون وصف المهنة أو الوظيفة مغايراً تماماً لحقيقتها أو كيفيتها في الواقع، وهذا ما يدفع الموظفين إلى ترك العمل حالما يكتشفون هذا الاختلاف.

8. عدم إجراء صاحب العمل لمقابلة عمل:

ينتج عن هذا توظيف أشخاص غير مؤهلين لطبيعة العمل، وغير متوافقين مع أهداف المنظمة.

9. عدم تقديم الملاحظات، وغياب التغذية الراجعة:

قد يؤجل المدراء تقديم ملاحظاتهم إلى الموظفين، وهذا أمر سيئ يؤثر في نجاح العمل وإتقانه من قبل الموظفين.

10. عدم إشراك الموظفين باتخاذ القرارات:

هذا يشعر الموظف بعدم الانتماء إلى الشركة والمؤسسة، فلا يرتبط بها عاطفياً؛ الأمر الذي يجعل عملية تركها واستبدالها لصالح فرصة أفضل، عملاً سهلاً.

شاهد بالفديو: 7 علامات تدل على ضرورة ترك عملك والبحث عن عمل جديد

العوامل المؤثرة في دوران العاملين في المؤسسات:

1. دعم المنظمة:

يُقصد بدعم المنظمة، الجهود التي تبذلها مؤسسة أو منظمة ما لمكافأة الموظفين على جهودهم في العمل، ومدى تطابق هذه المكافآت ومناسبتها لاحتياجات الموظفين؛ إذ إن لدعم المنظمة علاقة كبيرة بمدى التزام الموظفين بمؤسساتهم، وبدوران العاملين، وتؤثر في رغبتهم في الانتقال إلى وظيفة أخرى؛ أي إن الموظف ستكون لديه رغبة في الاستمرار في العمل ضمن مؤسسة جاهزة دائماً لدعمه وتقدير ظروفه واحتياجاته.

وقد أشارت الدراسات إلى أن إحساس الموظفين بالدعم من قبل منظمتهم، سيحفزهم ويشجعهم ويزيد من الروح الإيجابية بشكل عام في العمل.

2. الإجهاد العاطفي:

هو حالة الإرهاق الذهني لدى الفرد والتي تؤثر في أدائه الوظيفي؛ لذا فإن زيادة الإجهاد الوظيفي سيؤدي إلى رفع معدل الدوران والغياب.

وتظهر مثل هذه الحالات أكثر عند الموظفين الذين يتعاملون مع العملاء بشكل مباشر، أو مع الموظفين في مجال الخدمات، فهؤلاء أكثر رغبة في ترك وظائفهم نتيجة لما يعانونه من إرهاق عاطفي وعقلي ونفسي.

وبالنظر إلى ما سبق، فإنَّ على الشركة القيام بدراسة هذه الظروف، والعمل على الحد منها للتخفيف من الدوران الوظيفي. يحضرنا هنا مصطلح التدوير الوظيفي الذي سبق وتكلمنا عنه في بداية المقال، والذي قد يكون أحد الحلول في مثل هذه الحالة، فهو يعتمد على تبديل وتغيير مواقع عمل الموظفين كل فترة، ممَّا يخفف عبء الإرهاق عنهم فيتناوب على هذا العمل أغلب موظفي الشركة أو المؤسسة.

3. الرضا الوظيفي:

يرتبط الرضا الوظيفي بعديد من العوامل المؤسسية الأخرى ومنها الدوران.

الرضا الوظيفي هو شعور الموظف الإيجابي أو السلبي تجاه العمل، وله تأثير مباشر في عملية الدوران والالتزام الوظيفي؛ إذ إن انخفاض الرضا الوظيفي لا يدفع الموظفين إلى ترك العمل فحسب، بل يشجع الآخرين إلى عدم الانضمام أساساً إلى هذه الوظيفة.

طرائق تخفيض دوران العمل:

يمكن معالجة جميع هذه المشكلات من خلال تحسين ممارسات التوظيف والاستيعاب والإدارة، من خلال اتباع الخطوات الآتية:

1. التوظيف:

أحد أهم الأسباب التي تجعل الموظفين يغادرون هو أنهم ليسوا مناسبين لمؤسستك، لهذا السبب من الأهمية بمكان أن توظف أشخاصًا يتماشون مع ثقافة شركتك ومهمتها وقيمها.

بالطبع من المهم أن يتمتع موظفوك بالمهارات اللازمة للقيام بعملهم، لكن إن لم تكن مطابقة لمنظمتك، فسوف ينفصلون قريبًا، فالموظفون الذين يشعرون بأنهم في غير مكانهم يفقدون الدافع والشعور بالهدف

2. المشاركة:

تظهر الأبحاث أن الموظفين الذين يمرون بعملية تشغيل منظمة هم أكثر عرضة بنسبة 58٪ للبقاء مع المنظمة لمدة ثلاث سنوات أو أكثر. لماذا؟ لأن برنامج الإلحاق المصمم جيدًا يزيد من مشاركة الموظفين ويساعد الموظفين الجدد على الشعور بأنهم جزء من الفريق.

عندما تبذل الوقت والجهد في إشراك موظفيك الجدد، فهذا يظهر اهتمام الشركة بهم. إن إظهار الامتنان وتسجيل الوصول وجعل الناس يشعرون كما لو كانوا يساهمون كلها طرق رائعة لضمان شعور الموظفين الجدد بأنهم مناسبون.

كما يطمئن فريقك إلى أنك ملتزم بتزويدهم بالتدريب والموارد التي سيحتاجون إليها لتحقيق النجاح، سواء مع شركتك أو في حياتهم المهنية.

3. الإدارة:

وفقًا لاستطلاع أجرته مؤسسة غالوب عام 2008، فإن 75 بالمائة من الأشخاص الذين استقالوا يفعلون ذلك لسبب كان يجب على المديرين رؤيته قادمًا، لكنهم لم يفعلوا ذلك.

بالنسبة لـ 17 بالمائة من هؤلاء الأشخاص، السبب ببساطة هو أنهم لا يتفقون مع رئيسهم. إذا شعر موظفوك أن توقعات مديرهم غير واضحة، أو أنهم لا يعاملون باحترام، أو أنك لا توفر التدريب والموارد الكافية، فيمكنك توقع مستوى عالٍ من الدوران.

الحل لهذه المشكلة هو إعطاء الأولوية للعلاقات الإشرافية في مؤسستك. وينبغي للمديرين أن يهدفوا إلى معاملة جميع الموظفين باحترام، بغض النظر عن مركزهم في المنظمة. يجب عليك بناء الثقة مع موظفيك من خلال الوفاء بالوعود ومشاركة المعلومات كلما أمكن ذلك. وامنح شعبك فرصًا لاستخدام مهاراته والمساهمة في نجاح المنظمة. عندما يشعر الناس أنهم يحظون بالاحترام، سواء كأشخاص أو كمهنيين مهرة، فإنهم يكونون أكثر انخراطًا ورضا عن وظائفهم.

حلول تخفيض دوران العمل:

تبدأ الحلول دائماً بمعالجة الأسباب؛ لذلك على المديرين دراسة الأسباب جيداً لوضع الحلول المناسبة والملائمة لظروف العمل، وسنعرض فيما يلي أهم طرائق تخفيض دوران العمل:

1. توفير بيئة عمل داعمة للموظفين:

خفض الدوران الوظيفي مرتبط بإجمالي بيئة العمل، حيث يتطور الموظفون عند وجودهم في بيئة عمل داعمة لأهدافهم واحتياجاتهم وطموحاتهم، وعندها يتشاركون مع صاحب العمل في رؤيته ورغبته في تحقيق أفضل النتائج.

2. اختيار الأشخاص المناسبين للعمل منذ البداية:

على صاحب العمل إجراء مقابلة، وفحص كفاءة من يريد العمل معه، ومن خلال هذه المقابلة يعرف صاحب العمل إذا ما كان الشخص ملائماً لهذه الوظيفة. الشخص المناسب في المكان المناسب يعني استمرارية أطول في العمل.

3. اختيار الأشخاص الموهوبين:

يجب اختيار الأشخاص الذين يتمتعون بالمواهب والذكاء، فهم بهذه الطريقة سيحصلون على فريق عمل قادر على العمل في أي وضع، ثم إنَّ معدل الدوران الوظيفي سينخفض عند اختيارك الأشخاص الأذكى والأكثر موهبة.

4. توفير مجموعة من المميزات للموظفين:

مثل التأمين على الحياة، والعمل على تحقيق الفائدة للموظفين. تذكَّر دائماً، فائدة أكثر معدل دوران أقل.

5. إقامة دورات تدريبية:

وإتاحة الفرصة للموظفين لتبادل معارفهم وخبراتهم مع غيرهم، ولهذا دور في تخفيف العبء في حالة الوظائف المجهدة، وسدِّ الفراغ عند غياب أحد الموظفين لظرف قاهر.

6. احترام الموظفين:

لا يجب الاستخفاف بالموظف أو الاستهزاء به وبأفكاره ومشاعره، بل على العكس، يجب الاستماع إليهم، وتقديم النصائح، والأخذ بالأفكار البنَّاءة والجيدة.

7. الاعتراف بنجاح الموظفين:

شكر الموظفين والاعتراف بإنجازاتهم طريقة مهمة لتعزيزهم، وتشجيعهم على العمل، والتقليل من رغبتهم في تركه، وبالتالي انخفاض معدل الدوران.

8. جعل العمل ممتعاً:

جوُّ العمل الممتع والمسلي، وشعور الموظف أنَّه لا يقوم بالعمل فحسب، بل أيضاً يستمتع بوقته، سيربطه أكثر بعمله ويقوي علاقته به، ولا ضير من إقامة حفلات عند تحقيق إنجاز أو هدف ما.

9. مراعاة ظروف الحياة للعاملين:

عدم التزمُّت لصالح نظام عمل معيَّن، فالسماح بأوقات بدء دوام مرنة، وأوقات نهاية مرنة أمر مهم؛ إذ غالباً ما يضطر الموظف إلى الخروج من العمل بسبب ظرف عائلي يمر به.

10 إشراك الموظفين في اتخاذ القرارات:

عندما يرى الموظف القرارات معلقة على الحائط، أو تصل إليه كبريد إلكتروني وعليه التقيد بها فحسب، عندها سيشعر بأنَّ هذه القرارات لا تعنيه. في حين أنَّه إذا شارك في صنع هذه القرارات، سيعمل جاهداً لتنفيذها، ويشعر أنَّ المؤسسة مؤسسته والقرارات تخصُّه ونابعة منه.

11. ربط الأداء بالأجر:

من يعمل جيداً وبجهد كبير، سيكون في انتظار مكافأة أو تقدير مالي لجهوده وعمله؛ لذلك لا تجعل المال سبباً في خسارة الموظف الجيد.

12. تعريف كل موظف بما هو مطلوب منه:

وتقديم الملاحظات بشكل دائم، حتى لا يشعر بحالة من الضياع وعدم الإنجاز؛ ما يدفعه إلى ترك العمل بسبب ذلك في ظل غياب التوجيه من قبل الإدارة.

في الختام:

أن نبدأ عملاً أو مشروعاً ما ليس بأمر شديد الصعوبة، لكنَّ الاستمرار في هذا العمل هو الصعب، فإذا كان الموظفون غير راضين عن العمل سيتركونه بالتأكيد ويبحثون عن عمل أفضل، وهذا سيوقع الإدارة في كثير من المشاكل، ويضعها في حالة دائمة من عدم الاستقرار، ويُخفض إنتاجيتها.

ونتيجة لذلك، على كل شركة أو مؤسسة أن تبحث عن الطرائق والأساليب التي تضمن استمرار عمل الموظفين معها أطول فترة ممكنة، وهذا سينعكس إيجابياً على العمل ويُضيف جواً عاطفياً لطيفاً.

لا شيء يمنعك أن تكون من الشركات القليلة التي تحترم وتُكرِم موظفيها. ولتكن على ثقة بأنَّ تعاملك مع موظفيك بشكل رائع، يعني أن تُخفِّض معدل الدوران داخل شركتك، وتبدو كصاحب عمل عظيم.