كيف ترفع مستوى إنتاجيتك؟
أحياناً نعرف بالضبط ما الذي نفعله، وننجز المهام كلها التي نصادفها، فنشعر بأنَّنا نقدم مستوى عالٍ من الإنتاجية، ثم يتبع ذلك فترات يحصل خلالها العكس تماماً.
يوجد على الأرجح مجموعة من الأسباب لذلك، مثل مشاهدة الأخبار لوقت طويل والمعاناة من الأرق بسبب المخاوف المتعلقة بالعمل، لكن مهما كان السبب، يتغير روتيننا الإنتاجي تماماً للأسوأ، فلا نستطيع التركيز ونميل إلى المماطلة، وتجذبنا مشتتات الانتباه كذريعة لتجنُّب العمل.
ذلك الأمر سيِّئ من غير شك؛ لذا إن كنتَ تعاني من حالة مشابهة، وقبل أن تسوء الأمور، إليك 5 طرائق للعودة إلى تقديم إنتاجية عالية بسرعة:
1. ممارسة عادات تُعزِّز الإنتاجية:
يلاحظ "فرانسيسكو سايز" (Francisco Sáez) المؤسِّس والرئيس التنفيذي لشركة "فاسايل ثينغز" (FacileThings): أنَّ "شخصيتنا تُكوِّن عاداتنا وتوجِّه حياتنا، وتنعكس باستمرار على سلوكنا اليومي واستجابتنا لأيِّ موقف غالباً دون أن نلاحظ؛ وهي التي تحدد مدى كفاءتنا أو عدم كفاءتنا"؛ أي باختصار، الإنتاجية الشخصية مرتبطة بقوة بالعادات، مثل:
- استخدام الأدوات المناسبة والتعامل مع الأشخاص المناسبين.
- اتِّباع روتين صباحي ومسائي.
- عدم العمل لمجرد العمل.
- تنظيم مساحة عملك.
- تقليص قائمة مهامك.
- العمل على كل مهمة على حدة.
- ممارسة التمرينات الرياضية.
- تحسين مهاراتك.
- التفكير والتعلُّم من الأخطاء.
- التفويض والاستعانة بمصادر خارجية.
ولكن لكي تصبح هذه العادات جزءاً من روتينك اليومي، يجب أولاً أن تضيفها إلى جدولك، ووفقاً لرائد الأعمال "جيمس كلير" (James Clear)، هناك طريقتان لتحقيق ذلك:
1. إضافتها إلى تقويمك:
برأي "كلير" إذا أردتَ اكتساب العادة، فيجب أن تلتزم بممارستها مهما حصل وتواظب على ذلك؛ لذا حدد لنفسك الوقت والمكان والتزم بهما، على سبيل المثال: إذا أردتَ أن تعود إلى ممارسة الرياضة، فالتزم بالذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية كل يوم اثنين وخميس في الساعة السابعة مساءً.
2. ربطها بسلوك حالي:
يوضِّح "كلير": "لن يناسب الالتزام بإطار زمني محدد عاداتك جميعها، ولكن يجب أن يكون لها جميعاً محفز يذكِّرك بممارستها، على سبيل المثال: إذا كنتَ تريد أن تعتاد تنظيف أسنانك بالخيط، فافعل ذلك كل يوم بعد تنظيف أسنانك بالفرشاة، وافعل ذلك بالترتيب نفسه والطريقة نفسها كل مرة، وإذا كنتَ تريد أن تكون أسعد، فتذكَّر شيئاً تشعر بالامتنان لامتلاكه كلَّما توقفتَ على إشارةٍ حمراء وأنت تقود السيارة؛ حيث يؤدي الضوء الأحمر دور التذكير، فيكون دائماً الحافز نفسه وتسلسل الأحداث نفسه".
ويتابع: "المغزى هو أنَّ التفكير بينك وبين نفسك في أنَّك ستتغير أمر جيد، لكنَّ التحديد هو الذي سيحوله إلى حقيقية ويمنحك سبباً وتذكيراً للعودة إلى المسار الصحيح عندما تُخطِئ، فكلمة "قريباً" ليست وقتاً، وكلمة "بضع" ليست عدداً، ويجب أن تحدد متى وأين بالضبط ستفعل ذلك، وقد تنسى ذات مرة، لكن يجب أن يكون لديك نظام لتذكيرك تلقائياً؛ حيث لا تنسى مجدداً".
شاهد بالفديو: 9 تقنيات لزيادة الإنتاجية الشخصية
2. مراجعة نفسك:
تقول "لين كريستيان" (Lyn Christian) مؤسِّسة شركة "سول سالت" (SoulSalt): "يميل الناس إلى تطوير أنماط سلوكية يكررونها غالباً دون أن يدركوا ذلك، لكن بملاحظة عاداتك السيئة، قد تتمكن من معرفة كيفية كسر النمط والعودة إلى المسار الصحيح"، ولفعل ذلك توصي "كريستيان" بطرح الأسئلة التالية على نفسك:
- متى حدث هذا من قبل؟
- كيف يشبه ما حصل الآن المرات السابقة؟
- هل هذا بالفعل نمط متكرر أم أنَّه حدث فريد يحصل لأول مرة؟
- كم مرة في السنة يتكرر هذا النمط؟
وتضيف أنَّ من الهام دائماً أن تتذكر "عندما تخرج عن المسار الصحيح، فلستَ أنت السبب دائماً؛ إذ إنَّ هناك أنماطاً أيضاً لكيفية استجابتنا للعقبات التي قد نواجهها في الحياة، ويمكنك طرح الأسئلة نفسها لفهم أنماط استجاباتك للتغيير والأزمات، على سبيل المثال: هل تعمل على تجنُّب الأزمة آنفاً أم تحاول التعامل معها بعد وقوعها؟ وهل تبالغ في رد فعلك وتصاب بالذعر، أم تتوقف عن التفكير ولا تفعل شيئاً؟".
نظراً لأنَّ معظمنا يواجه صعوبة في مصارحة نفسه، يجب أن تسعى إلى الحصول على آراء الآخرين، مثل شريكك أو صديقك أو زميلك أو المنتور؛ حيث تنصح "كريستيان": "اطلب منهم مشاركة انطباعاتهم، وإذا شعرتَ أنَّ سبب المشكلة أكبر من مجرد مصادفة، فابحث عن متخصص مثل كوتش أو معالج يمكنه مساعدتك على التخلص من العادات الضارة"؛ أي باختصار، إذا كنتَ تريد تغيير طريقة سَير الأمور، فلستَ مضطراً إلى الاعتماد على نفسك فقط، فلو كان في إمكانك فعل ذلك بنفسك، لكنتَ فعلتَه.
3. تشجيع نفسك عوضاً عن تحطيم معنوياتك:
من السهل أن تلوم نفسك، خاصةً عندما يتعلق الأمر بالخسائر أو الأخطاء أو تراجع الأداء، وهذا ما يحصل أيضاً عندما لا نكون منتجين كما نريد، فمن منا لم يلُم نفسه عندما ماطل أو فشل في الالتزام بموعد نهائي، لكن لا يجب أن نكون قساة إلى هذا الحد على أنفسنا.
تقول خبيرة الأداء الدكتورة "ميشيل كليير" (Michelle Cleere): "إنَّنا نعيش في عصر المثالية، وارتكاب خطأ واحد أو زلة أو خسارة كافية لتحطيم كبريائك وهويتك، فيقلُّ قدرك في نظر نفسك، والمشكلة هي أنَّ هذا الأثر يزداد تدريجياً حتى لا تعرف في النهاية من أنت أو لماذا تفعل ما تفعله"، والأسوأ هو إذا أصبحَت تلك هي الحالة الطبيعية"، تضيف الدكتورة "كلير": "تصبح طريقة تفكيرك الثابتة هي أنَّك لن تكون أبداً جيداً بما يكفي ولن تكون قادراً على الاستمتاع بما تفعله".
بدلاً من أن تكون قاسياً على نفسك، انظر إلى النكسات على أنَّها تجارب تعليمية ستساعدك على النمو، وركز على ما حدث كما يجب وما لم يحدث كما يجب، وإضافة إلى ذلك، ابحث عن طرائق لإعادة بناء ثقتك بنفسك، وإليك بعض الأفكار التي يمكنك تجربتها:
- التفكير في الإنجازات الماضية.
- التركيز على بذل قصارى جهدك كل يوم.
- تعلُّم شيء جديد ومشاركته مع الآخرين.
- إحاطة نفسك بنظام دعم إيجابي.
- تعزيز المهارات التي تتمتع بها بالفعل.
ممارسة التعاطف الذاتي:
والأهم من ذلك: كن ألطف مع نفسك؛ حيث تقول الطبيبة النفسية "سوزان ديفيد" (Susan David): "في الأبحاث، يكون الأشخاص الذين يتمتعون بمستويات أعلى من التعاطف الذاتي أكثر حماسة وأقل كسلاً وأكثر نجاحاً مع مرور الوقت"، وإحدى طرائق تنمية التعاطف الذاتي هي التوقف عن محاربة نفسك؛ ويعني ذلك عدم تصنيف مشاعرك وتجاربك على أنَّها "جيدة" أو "سيئة".
عوضاً عن ذلك، تنصح "ديفيد": عند الشعور بعاطفة يصعب التعامل معها مثل الحزن أو خيبة الأمل، لا توبِّخ نفسك؛ بل ببساطة قُل: "أشعر بالحزن"، ثم اسأل نفسك "ما هو سبب هذا الحزن؟ وما الذي يشير إليه ويحمل أهمية بالنسبة إليَّ؟ وما الذي يمكن أن أتعلمه منه؟".
4. إجراء تغيير:
إذا كنتَ تبحث عن طريقة بسيطة وفعالة لزيادة إنتاجيتك، فتقترحُ المدوِّنة "أنجيلا روث" (Angela Ruth) في أحد مقالاتها تزيين مساحة عملك؛ حيث إنَّ هذه المساحة لها تأثير مباشر في إنتاجيتك؛ وهذا صحيح تماماً، ففكِّر كم ستكون منتجاً لو كنتَ تعمل في قبو مظلم وقذر أو إن كنتَ محاطاً بأكوام من الأوراق وفناجين القهوة الفارغة، ناهيك عن الإلهاءات مثل التلفزيون والضجة التي يسببها مَن حولك مثل الزملاء في العمل أو الأشخاص الذين يعيشون معك، وذلك إذا كنتَ تعمل من المنزل.
وتضيف "أنجيلا": "لا عجبَ أنَّ 46% من المحترفين قالوا إنَّ مساحة عملهم الحالية أثرت في إنتاجيتهم"، ولحسن الحظ، حتى لو كانت ميزانيتك محدودة أو كانت مساحة عملك أصغر من أن تجري فيها أي تغييرات، فهناك طرائق لتحسين مكان عملك، وإليك بعض الخيارات:
- شراء أثاث مريح.
- الترتيب وإزالة الفوضى.
- إضفاء الطابع الشخصي باستخدام الفن والصور.
- اختيار الألوان المناسبة، على سبيل المثال: يؤثر اللون الأزرق في ذهنك.
- الاستفادة من الإنارة الطبيعية، والحفاظ على درجة الحرارة بين 20-25 درجة مئوية، والاستماع للضوضاء البيضاء، واستخدام الروائح.
إضافة إلى تغيير مساحة عملك، قد ترغب في تغيير جدولك الزمني؛ إذ يُفضَّل أن تعمل خلال وقت ذروة إنتاجيتك، فإذا كنتَ تُفضِّل العمل خلال الليل، فليس من المنطقي أن تُجبِر نفسك على الاستيقاظ للعمل صباحاً.
5. تبسيط الأمور:
إذا سبق لك وحاولتَ إنقاص وزنك، فعلى الغالب مررتَ بفترة خرجَت الأمور عن سيطرتك، ويحدث ذلك مع معظمنا، فمن الصعب الالتزام دائماً بالحمية الغذائية أو متابعة ممارسة التمرينات الرياضية خلال العطلات، وماذا كان رد فعلك حين حصل ذلك؟ هل قررتَ فوراً الذهاب إلى الصالة الرياضية والتمرُّن لمدة ساعتين كل يوم واتِّباع نظام غذائي، حتى تصل إلى الوزن الذي تريده؟ المشكلة في ذلك هي أنَّ محاولة القيام بالكثير من الأشياء بسرعة كبيرة أمر غير واقعي ومُربِك؛ أي إنَّك تحكم على نفسك بالفشل منذ البداية.
ينطبق الشيء نفسه على إنتاجيتك؛ لذا عوضاً عن المبالغة في استخدام الأدوات ومحاولة اتباع كل نصيحة تسمع بها، عُد إلى الأساسيات وانطلق من هناك، وقد تتطلب العودة إلى الروتين الصحيح أمراً بسيطاً مثل تحديد أولوياتك أو إطفاء هاتفك أو إنجاز المهام واحدةً تلو الأخرى.