المساعد الإداري في الشركات: مسؤولياته، ومهامه، وأهم عوامل نجاحه

إنَّ الدقة والاهتمام وحسن الأداء في تنفيذ الأعمال المطلوبة أساس العمل الإداري الناجح، لذا سنشرح في هذا المقال لكم بالتفصيل عن مهام المساعد الإداري في الشركات: ما هي مسؤولياته؟ وكيف يمكن لمن أراد العمل بهذا المجال أن يكون مساعداً إدارياً ناجحاً؟

من هو المساعد الإداري Administrative Assistant؟

هو الشخص الذي يقوم بتقديم أنواع الدعم المختلفة كافة لمن هم أعلى منه رتبة وظيفية، من أفراد وجماعات في الشركة التجارية، وكلَّما ازداد التعقيد في بيئة العمل، ازدادت الحاجة لوجود المساعد الإداري؛ حيثُ أنَّ الأعمال التي تقع على عاتقه -والتي قد تبدو صغيرة وبسيطة- تؤدي إلى تعطل عمل الذين يتولون مناصب إدارية عليا إن لم تُنجز تلك الأعمال كما يجب، فهو يقوم بتقديم الدعم والعون لهم، أو يقوم بالأعمال لصالحهم؛ لأنَّ كبار التنفيذيين والمدراء يقومون بالأعمال المهمة جداً، ولا يملكون الوقت الكافي للقيام بما يقوم به المساعد الإداري، وهنا تتجلى فكرة التفويض في العمل.

أي يمكن تعريف المساعد الإداري (Administrative Assistant) بأنه الشخص الذي تتمثل وظيفته في دعم مسؤول تنفيذي أو مجموعة أو إدارة أو منظمة، ولا سيما عن طريق الاضطلاع بالمهام الإدارية (مثل إدخال البيانات والمراسلات والإيداع وتحديد المواعيد، وغيرها من المهمات الإدارية الأخرى...).

ماهي أنواع المساعدين الإداريين؟

1. مساعد مشروع:

يُقدم الدعم الخاص بمشروع معين في الشركة (الأنشطة والمهام التي لها هدف محدد ونقطة نهاية).

2. الموظف المكتبي:

يُقدم الدعم المكتبي المحدد في مهمة واحدة أو مهمتين فقط؛ على سبيل المثال: (إدخال البيانات، وحفظ الملفات).

3. مساعد الإنتاج:

يُقدم الدعم للمجموعات والأفراد في مجال الإنتاج التلفزيوني والسينمائي.

4. مساعد الحسابات:

يجب أن يكون لديه معرفة في مجال المحاسبة والمالية إضافة إلى خبرته الإدارية. مهمته تقديم الدعم لأقسام الشركة الخاصة بالموارد المالية، وحساب المديونيات والمدفوعات.

5. موظف الاستقبال:

مهمته الرئيسة استقبال زوار المكتب، والرد على المكالمات، وأخذ الرسائل لقسم أو مكتب آخر.

6. المساعد التنفيذي أو السكرتير:

يُقدم المساعد التنفيذي أو السكرتير الدعم للموظفين التنفيذيين في الشركة، أو للمجموعات التنفيذية الصغيرة، وتتضمن مسؤولياته التعامل مع البيانات الشخصية الأكثر حساسية أو خصوصية من غيره من الموظفين، أو التعامل مع المعلومات الخاصة بالشركة.

ما هي مهام ومسؤوليات المساعد الإداري؟

يقوم المساعد الإداري بأداء وتنفيذ العديد من الوظائف الأساسية في المكتب؛ نذكر لكم منها:

1. إدارة الملفات.
2. إرسال الفاكسات.
3. استلام وإرسال الطرود والبريد، وفرز البريد.
4. القيام بالدعم المكتبي متعدد الأوجه.
5. استلام وإرسال استمارات الشركة.
6. أداء كافة المهام المتعلقة بجدولة الاجتماعات، وتجهيز مواد الدعم الداخلي.
7. البحث وتحديد مصادر البيانات الرئيسة.
8. تنسيق وجدولة المقابلات والاجتماعات، وغيرها من الأحداث والأنشطة المشابهة.
9. المساعدة في جميع أمور التنظيم الإداري، وصيانة الدليل.
10. استخدام برنامج معالجة النصوص، وجداول البيانات، وبرامج عرض الكمبيوتر في إعداد المراسلات التجارية.
11. العمل على التنسيق بين الوحدات العاملة والمكاتب الإدارية، وإيجاد الحلول بشكل مستمر لمختلف المشاكل الإدارية، والمشاكل بين العمال.
12. توفير المصادر للموردين.
13. رصد المستوى الحرج للأسهم.
14. إدارة جرد الأصول والإمدادات، وتقديم الفواتير.
15. مسؤول عن جميع الأوراق المهمة التي تحتاج إلى تعديل.
16. مسؤول عن البريد الإلكتروني وجميع الأوراق الخاصة بالمكتب، بالإضافة إلى المستندات التي يجب إرسالها إلى الإدارة العليا باستمرار.
17. حلُّ المهام المباشرة طويلة الأجل.
18. إدارة التواصل بين الشركة وكافة العاملين والعملاء.
19. أن يكون مسؤولاً عن صيانة جميع المُستلزمات المكتبية.
20. أن يمتلك مستوى عالياً ومعرفة جيدة جداً بجميع المعدات التقنية المستخدمة في المكتب، ولديه القدرة على إجراء العديد من الإصلاحات البسيطة للمعدات في حال تعطلها.
21. الاحتفاظ بجميع سجلات الدفاتر.
22. أن يمتلك مهارة التعامل مع الجميع، حيثُ أنَّ هذا المنصب يتطلب الكثير من التفاعل مع جميع العملاء وأصحاب المكاتب.
23. أن يقوم المساعد الإداري بجميع ترتيبات السفر لمديره.
24. متابعة عقود الصيانة المُوقَّعة بين الشركة وشركات الصيانة التي تقوم بصيانة الآلات والتجهيزات في الشركة.

مهام مساعد إداري في الجامعة:

يدير وينفذ أنشطة الدعم الإداري والمشاريع والتنفيذية، ويكون المسؤول مباشرة أمام الموظف التنفيذي الرئيسي للجامعة، فهو بمثابة نقطة الاتصال الإدارية الرئيسية والاتصال بالدوائر الداخلية والخارجية. يوفر و/أو يشرف على توفير الدعم المباشر للموظفين من توفير خدمات إدارية متخصصة حسب الاقتضاء في مجالات مثل الإدارة المالية، والعلاقات العامة/المجتمعية، وشؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب، وإدارة الأعمال العامة، و/أو التنمية والعلاقات، حسب المجال الوظيفي المدعوم. 

مهام المساعد الإداري في التعليم:

كثيرة هي المهارات التي يجب أن تتوفر في شخص المساعد الإداري في قطاع التعليم، فيجب أن تكون لديه مهارات في التواصل الفعال سواء من الناحية اللفظية أم الكتابية إضافة على امتلاك مهارات العمل بدقة وبتنظيم، ومواكبة التطور التكنولوجي الحديث في التعليم، وامتلاك مهارات إدارة الوقت وحسن غدارة الأولويات، كما يجب ان تتوفر في شخص المساعد الإداري في التعليم ميزة هامة وهي المرونة والقدرة على التعامل مع المتغيرات، وأما الوظائف والمسؤوليات التي يقوم بها المساعد الإداري في التعليم فهي كالآتي:

• الترحيب بزوار المدرسة والتعامل مع استفساراتهم.
• الرد على الهاتف، وعلى وسائل التواصل الموجودة داخل المدرسة.
• الإدارة المتعلقة بحضور التلاميذ.
• إدارة البريد الإلكتروني/البريد.
• استخدام أنظمة تكنولوجيا المعلومات لصياغة الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والرسائل الإخبارية.
• رصد اللوازم المدرسية.
• الاحتفاظ بسجلات مالية.
• تحديث السجلات الورقية والإلكترونية.
• طلب الموارد اللازمة للمدرسة، ودفع الفواتير والنقدية المصرفية.
• إرسال بيانات تعليمية رئيسية عن المدرسة إلى وزارة التعليم أو ما يعادلها من الجهات المختصة. 

مهام المساعد الإداري في الموارد البشرية:

غالباً ما يكون البحث عن وظيفة مساعد إداري للموارد البشرية لأداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية المتعلقة بالموظفين؛ إذ يقوم المساعد الإداري في قسم الموارد البشرية بواجبات متنوعة مثل نشر إعلانات الوظائف، وتحديث قاعدة بيانات الموارد البشرية ومعالجة طلبات الموظفين.

تتطلب وظيفة المساعد الإداري للموارد البشرية مهارات تنظيمية ممتازة والقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية، طالما أن هناك تعاملا مع البيانات الشخصية وبيانات العمل التي لا يجب على أي أحد الاطلاع عليها سوى الأشخاص المتاح لهم هذا الأمر.

وبناء على ما سبق فإن مسؤوليات المساعد الإداري في الموارد البشرية تنحصر في المجالات الآتية:

1. الاحتفاظ بسجلات للموظفين.
2. تحديث قواعد بيانات الموارد البشرية (مثل الموظفين الجدد، وحالات انتهاء الخدمة، والإجازات، والإجازات المرضية).
3. المساعدة في إعداد كشوف الرواتب والأجور، من خلال توفير البيانات ذات الصلة، مثل حالات الغياب والمكافآت والإجازات.
4. إعداد الأوراق لسياسات وإجراءات الموارد البشرية.
5. معالجة طلبات الموظفين وتقديم المعلومات ذات الصلة.
6. تنسيق مشاريع الموارد البشرية والاجتماعات والحلقات الدراسية وحلقات التدريب والتطوير.
7. نشر إعلانات الوظائف على صفحات الوظائف ومعالجة السير الذاتية الواردة.
8. إدارة مركز الهاتف والبريد الالكتروني التابع للإدارة ومعالجة الاستفسارات وفقًا لذلك.
9. إعداد التقارير والعروض للبلاغات الداخلية.
10. توفير توجيهات للموظفين الجدد من خلال مشاركة حزم الإعداد وشرح سياسات الشركة، ونظامها العام.

وظائف المساعد الإداري:

مع تطور الأعمال في العصر الحالي، واتساع نطاقها، بات من المهم وجود كادر قادر على حمل مسؤوليات العمل، ومن أهم الكوادر التي يمكن للشركات والمؤسسات أن تبحث عنها هي وظيفة المساعد الإداري، بدون المساعد الإداري المناسب، قد يجد حتى أنجح المديرين وأكثر الفرق موهبة بأنهم مرهقون في العمل وغير منظمون، لذا من المهم جدا لكل من يرغب في توظيف مساعد إداري أن يكون على دراية بالوصف الوظيفي لهذا المنصب المهم، ونستعرض معا أهم وأكثر مسؤوليات المساعد الإداري من خلال التالي:

1. يقدم الدعم الإداري لضمان كفاءة تشغيل المكتب.
2. يجيب على المكالمات الهاتفية ويضع جداول الاجتماعات ويستقبل الزوار.
3. يضطلع بواجبات إدارية مثل الإيداع، والطباعة، والنسخ، وما إلى ذلك.
4. يستكمل المتطلبات التشغيلية عن طريق جدولة وتعيين المشاريع الإدارية والتعجيل بنتائج العمل.
5. اتخاذ ترتيبات السفر لكبار الموظفين مثل حجز الرحلات الجوية والسيارات وحجز الفنادق أو المطاعم.
6. يكون محترفا في الرد على الهاتف والبريد الالكتروني ووسائل التواصل بطريقة مهنية واحترافية عالية.
7. يدعم الفريق من خلال أداء المهام المتعلقة بالتنظيم والتواصل القوي.
8. تطوير الموظفين الإداريين من خلال توفير المعلومات والفرص التعليمية وفرص النمو التجريبي.
9. يكفل تشغيل المعدات عن طريق إكمال متطلبات الصيانة الوقائية، واستدعاء الإصلاحات، وصيانة مخزونات المعدات، وتقييم المعدات والتقنيات الجديدة.
10. يوفر المعلومات من خلال الإجابة على الأسئلة والطلبات.
11. يحتفظ بمخزون الإمدادات عن طريق التحقق من المخزون لتحديد مستوى المخزون، وتوقع الإمدادات اللازمة، وتقديم طلبات الإمدادات والتعجيل بها.
12. يساهم في جهود الفريق من خلال تحقيق النتائج ذات الصلة حسب الحاجة.

نصائح لتكون مساعداً إدارياً ناجحاً:

1. مهارة التواصل الفعَّال:

يُعد التعاون حجر الأساس الذي يقوم عليه هذا الدور الوظيفي، فالمساعد الإداري يجب أن يكون متعاوناً مع العملاء والموظفين والإدارة والمسؤولين الآخرين في الشركة بشكل جيد ومنتظم ومستمر.

2. مهارة الكتابة:

يجب أن يتمتع المساعد الإداري بجميع أشكال التواصل سواء الشفهي، أم التواصل المكتوب، لذلك يجب أن تكون لديه الخبرة الكافية في تركيب الجمل، ويجب أن يكون ملماً بجميع القواعد الإملائية والنحوية ومواضع علامات الترقيم، كما يجب على المساعد الإداري أن يمتلك القدرة على الكتابة وفق أنماط وأساليب مختلفة؛ بهدف إيصال المعلومات بشكلها الصحيح، ولكي يعزز التواصل الفعال مع جميع الجهات والأفراد التي قد يُطلب إليه التحدث والاتصال والتعامل معها.

3. مهارة صنع القرار:

يجب على المساعد الإداري اتخاذ العديد من القرارات، والتي يُعتبر اتخاذها من ضمن المهام الموكلة إليه؛ نذكر منها على سبيل المثال لا الحصر:

• تحديد أفضل السبل والوسائل لتنفيذ المهام المختلفة.
• تخطيط جدول الأعمال بشكل يومي.
• طريقة وأسلوب التعامل مع الآخرين يحتاجان إلى قرار.

4. المهارات التنظيمية:

يُعد تحديد المهام والتنظيم من المهام الأساسية الموكلة للمساعد الإداري، فيجب على المساعد الإداري أن يعرف كيفية المحافظة على إدارة ذاته، وإدارة الموظفين الآخرين، وكيفية تحديد المهام الأكثر أهمية في القوائم المختلفة للعمل، إضافة إلى مهارة تنظيم الوقت.

5. مهارة حل المشكلات:

يجب على المساعد الإداري أن يكون قادراً ومستعداً لحل جميع أنواع المشكلات التي يمكن أن تصادفه خلال يومه الوظيفي، إضافة إلى ضرورة أن يكون المساعد الإداري قادراً على التعامل مع جميع من يحيطون به في الشركة، أو من العملاء خارج الشركة.

6. المعرفة التقنية:

من المهارات التي يجب أن يتحلى بها المساعد الإداري معرفته الجيدة جداً وخبرته في التعامل مع برامج MS Word و MS Excel و MS PowerPoint وغيرها من الأدوات والوسائط التقنية الأخرى، والتي تساعده في أداء مهامه المطلوبة على الوجه الأمثل بسرعة وكفاءة عالية.

7. مهارة المرونة في التعامل مع الواجبات الإدارية:

تُعَد المرونة في التعامل مع الواجبات الإدارية المتعددة من أهم مفاتيح الحفاظ على الجدول الزمني المناسب للأعمال المطلوبة، والتنقل بين المهام الإدارية المختلفة، وتُعَد من المهارات المهمة التي يجب أن يتمتع بها المساعد الإداري، لما لها من دور مساعد بالحفاظ على الأداء في العمليات والمهام المكتبية.

مهام المساعد الإداري في المدارس:

 تختلف مهام المساعد الإداري في المدارس حسب حجم المدرسة ونوعها، ولكن بشكل عام تشمل هذه المهام ما يلي:

• المساعدة في إدارة الأعمال اليومية للمدرسة، مثل إعداد التقارير والجداول الزمنية والميزانيات.
• المساعدة في تنسيق الأنشطة المدرسية، مثل الرحلات المدرسية والفعاليات الرياضية.
• المساعدة في رعاية الطلاب، مثل الرد على أسئلة أولياء الأمور وتوفير الدعم الإداري للمعلمين.
• المساعدة في الحفاظ على سلامة المدرسة، مثل الإشراف على الطلاب في الممرات والملاعب.