يؤدي السكرتير دوراً مهماً في أي مؤسسة أو شركة، فهو المسؤول مثلاً عن تنظيم أمور الإدارة، كترتيب جدول الأعمال، تنظيم الوقت، وحفظ العديد من الأسرار التي تخص العمل والمؤسسة، ولكي تنجح في أداء هذهِ المهمة الوظيفيّة بشكلٍ جيد ومتقن لا بُدّ من أن تتمتع ببعض المهارات الشخصيّة والعمليّة التي سنُعرفك عليها من خلال السطور التاليّة.

أولاً: أهم المهارات الشخصيّة التي يجب أن يتمتّع بها السكرتير الناجح

  1. الاهتمام بالشكل الخارجي وارتداء الملابس النظيفة والأنيقة والرسميّة التي تتناسب مع جو العمل والإدارة.
  2. قوة الشخصيّة والتمتع بثقةٍ كبيرة في النفس.
  3. حسن التصرف والتعامل مع الناس بشكلٍ لائقٍ ومهذب.
  4. الطلاقة بالحديث والتكلّم مع الآخرين بلغةٍ واضحة ومفهومة، وبصوتٍ منخفض بعيداً عن الصراخ.
  5. القدرة على إدارة العمل بانتظام ودقة.
  6. التمتّع بالهدوء والإلتزام والمرونة في التعامل مع الآخرين.
  7. الولاء للشركة أو المؤسسة التي يعمل بها.
  8. التمتّع بهدوء الأعصاب والابتعاد عن التعصيب والتوتر.
  9. الإلتزام بقوانين المؤسسة وعدم مخالفتها، كالامتناع عن الضحك بصوتٍ مرتفع، عدم التدخين أو تناول الطعام في المكتب.

ثانيّاً: أهم المهارات العمليّة التي يجب أن يتمتع بها السكرتير الناجح

  1. تعلّم العديد من اللغات التي تساعد على التعامل الجيد مع مختلف الشركات المنتشرة في العالم.
  2. القدرة على التعامل الجيد مع مختلف تطبيقات الكومبيوتر الذي تساعد على تنظيم العمل والوثائق الرسميّة لسهولة الوصول إليها وقت الحاجة.
  3. التمتع بالمهارات العامة التي تُساعد على التعامل مع الموظفين والمراجعين وضيوف المؤسسة أو الشركة بشكلٍ جيد.
  4. التمتع بقدرةٍ كبيرة على التعامل مع مختلف الأدوات التي تتواجدُ في مكتب الإدارة كالطابعة، الفاكس، برامج الانترنت، وأخذ معلومات عامة عن كيفيّة إصلاحها بشكلٍ سريع في أوقات الضرورة.
  5. تنفيذ إجراءات البريد الصادر والوارد، وكيفيّة إدارة وتداول المراسلات الداخليّة بين الإدارات بالمنظمة.
  6. امتلاك مهارات كبيرة في إعداد التقارير الضرويّة لتنظم أمور المؤسسة والتي يطلبها المدير بشكلٍ دائم.
  7. القدرة على التفاوض الفعّال مع الآخرين بشكلٍ جيد وتقبّل الرأي الآخر.
  8. التمتع بقدرةٍ عاليّة على أرشفة كافة المعلومات التي تخص العمل للرجوع إليها وقت الضرورة.
  9. امتلاك مؤهل علمي في نفس المجال.

ثالثاً: أهم المهارات الأخلاقيّة التي يجب أن يتمتع بها السكرتير الناجح

  1. التمتّع بالصدق التام الذي يُعتبرسمة من سمات السكرتير الناجح.
  2. الأمانة وعدم إفشاء الأسرار التي تخص العمل.
  3. العمل بنزاهةٍ كبيرة وإخلاص.
  4. الإلتزام بالمواعيد الدقيقة وعدم التأخّر عن العمل.
  5. التعامل بموضوعيّة مع الآخرين.
  6. القدرة على تحمل مسؤوليّة العمل.

هذه هي الصفات الأساسيّة والضرورية التي يجب أن يلتزم بها السكرتير ليكون ناجحاً في أداء مهمتهِ ومتقناً لها.