تعقد الاجتماعات لأسباب كثيرة ومختلفة. ويراعى مقدماً توضيح أسباب عقد الاجتماع لكل من رئيس الاجتماع والأعضاء المشاركين, ولا شك أن ذلك يساعد على إنجاح الاجتماع.

 

تدبر الغرض من الاجتماع

يكون الغرض من وراء معظم الاجتماعات لأحد الأسباب التالية:

·        نقل المعلومات والنصيحة وتوصيلهما.

·        إصدار التعليمات.

·        بحث الشكاوى أو الفصل في المنازعات. 

·        إصدار القرارات أو مباشرتها.

·        استحداث أفكار مبتكرة.

·        تقديم أطروحات للمناقشة عادة ما تتعلق بالحلول النهائية.

 

تصنيف التفاصيل

عند الانتهاء من تحديد الغرض الأساسي من الاجتماع, يمكنك الالتفات إلى التفاصيل الأخرى, عندئذ يجب التفكير في طول الوقت الذي قد يستغرقه الاجتماع, مع الوضع في الاعتبار الموضوعات الأولى بالمناقشة, وكيف يتم توزيع الوقت وتخصيصه لكل موضوع من الموضوعات. وتذكر تخصيص وقت للمهمات التي يتم إنجازها بالتفويض. ولا بد من جدولة الاجتماع بحيث تتهيأ الظروف للأشخاص المناسبين والضروريين لحضور الاجتماع. وإذا لم يستطع هؤلاء الحضور, فيتعين إعادة ترتيب الاجتماع وجدولته لينعقد في الوقت المناسب. أما الاجتماعات التي تعقد بانتظام فعليك بالتدقيق في توالي الفواصل الزمنية, ومدى إفادتها للغرض من الاجتماع دون تضييع الوقت سدى.

 

أسئلة لتطرحها على نفسك:

س : هل الهدف من الاجتماع واضح لكل فرد ؟

س : هل يقتضي الأمر حضور كل الأشخاص حتى نهاية الاجتماع؟

س : هل هناك طرق أفضل من عقد اجتماع لمواجهة الموضوعات والمشكلات؟

س : هل هناك أفراد اعتادوا عدم حضور اجتماعات, ولكنهم قد يقدمون إسهامات مفيدة إذا حضروا هذه المرة؟

س : هل من الممكن أن يستفيد الاجتماع من استخدام أي وسائل بصرية معاونة؟

 

تقييم الأهداف الشخصية

سواء أكنت مترئساً للاجتماع أم كنت مجرد أحد الحضور, فلا شك أن ذلك ينعكس على الأهداف المرجوة من عقد الاجتماع, كما هو الأمر مع أهدافك الشخصية. وقد يتضمن جدول الأعمال بعض المفردات ذات الاهتمام الخاص بالنسبة لك, وعلى سبيل المثال يجب أن يكون لديك تصور جلي فيما يتعلق بالنتائج التي تعتبرها مقبولة, وحينئذ يمكن لك أن تبدأ في الإعداد للاجتماع طبقاً لذلك. كما تواجهنا مسألة أخرى تتعلق بمدى إمكان خفض معدلات الوقت الذي يستغرقه الاجتماع. وإذا عقدت العزم على عدم حضور الاجتماع كله, فإنه يتعين عليك إخطار رئيس جلسة الاجتماع بذلك مسبقاً.

 

تعزيز الأهداف

إذا ما ترأست اجتماعاً, فابدأ محاضر الاجتماع بتلخيص الأهداف حتى يمكن للمشاركين استيعابها على مدار وقت الاجتماع.

 

كما يجب عليك تذكير المشاركين بالقرارات التي يجب اتخاذها وأنسب توقيت لذلك بالإضافة إلى المعلومات التي سوف توضع قيد التداول. وإذا لاحظت أن المشاركين يحيدون عن صلب الموضوع المطرق للبحث, فاعمل على لفت أنظارهم إلى مدى محدودية الوقت المخصص لمناقشة كل موضوع. وعند حضورك أحد الاجتماعات, تأكد أنك على أهبة الاستعداد للانخراط في النقاش حول الموضوعات المطروحة, ولا سيما ما يعنيك منها.

 

الموضوعات السرية

ينصح بإحاطة كل الأطراف المشاركة في الاجتماع بطرح أي موضوعات سرية على طاولة الاجتماع, حيث أن ذلك يؤثر على مفاهيم المشاركين. ويجب التعامل مع الموضوعات السرية بشكل مناسب, كما يتعين احترام عنصر السرية حتى خارج غرفة الاجتماعات. وفي حالة احتواء جدول الأعمال على مزيج من الموضوعات السرية وغير السرية, فإنه يتوجب عليك التأكد من أن كل موضوع واضح مقدم للمشاركين.

 

مسارك الحاسم

حتى قيامك بتحديد أهدافك لا يمكنك تحديد نوع الاجتماع الذي تحتاجه. لذلك حدد أهدافك وطول مدة الاجتماع, ثم قم بدعوة المشتركين.

 

إدارة الاجتماعات, دورلنغ كندرسلي, مكتبة لبنان ناشرون, ص 8-9, الطبعة الأولى 2001.