9 أخطاء ترتكبها أثناء التعاون مع فريق العمل عن بعد

وفقاً لتقرير مستقبل حيوية القوى العاملة (Future of Workforce Pulse Report) الصادر عن شركة "أبوورك" (Upwork)، بحلول عام 2025، سيعمل 36.2 مليون أمريكي عن بُعد، وهذه زيادة رائعة بنسبة 87% عن مستويات ما قبل جائحة كوفيد-19.

يقول "آدم أوزيميك" (Adam Ozimek)، كبير الاقتصاديين في شركة (Upwork): "يُظهر بحثنا التأثير طويل الأمد المحتمل أن يُحدِثه العمل عن بُعد وكوفيد-19 (COVID-19) في كيفية تفكير مديري التوظيف في مؤسساتهم؛ نظراً لأنَّ الشركات تتكيَّف وتتعلَّم من تجربة العمل عن بُعد هذه، فإنَّ العديد منها تُغيِّر خططها طويلة الأمد، لاستيعاب طريقة العمل هذه، وفي أسواق العمل مثل "أبوورك" (Upwork)، يمكننا بالفعل رؤية هذا التحوُّل بأمِّ أعيننا مع زيادة الطلب على الموظفين العاملين عن بُعد".

بالنسبة إلى الكثيرين، يجب أن يكون دعم العمل من المنزل خبراً جميلاً مُرحَّباً به، فبعد كل شيء، يميل الناس إلى أن يكونوا أكثر سعادة وإنتاجية عند العمل من المنزل، كما يتيح لك ذلك الاستفادة من الأشخاص الموهوبين وتوفير المال؛ نظراً لعدم وجود مكتب كبير تحتاج إلى إدارته، ولكن هناك أيضاً عيوب في العمل عن بُعد، فغالباً ما يُشار إلى الشعور بالوحدة على أنَّه التحدي الأكبر، ومع ذلك، قد يكون من الصعب أيضاً الالتزام بالمواعيد النهائية والتواصل بشكل فعال، فيمكنك حل هذه المشكلات كلها من خلال جعل التعاون أولويتك، وللبدء، تأكَّد من أنَّك لا ترتكب الأخطاء التسعة التالية:

1. إنشاء الفِرق بلا سبب هام:

أظهرت الأبحاث التي أُجرِيَت على مدار ستة عقود أنَّ الأفراد أكثر إبداعاً من الفِرق؛ وهذا يعني أنَّه عندما يتعلق الأمر بالمهام الإبداعية، مثل توليد الأفكار، من الأفضل إلغاء جلسات العصف الذهني، تقول "لي تومبسون" (Leigh Thompson)، أستاذة في مجال الإدارة وحل النزاعات في كلية "كيلوغ" لإدارة الأعمال (Kellogg School): "من فضلك لا تُنشِئ فريقاً من أجل تكوين فريق فقط، فكل الناس يكرهون ذلك"، بالإضافة إلى إثارة الإبداع، فإنَّ قضاء الوقت مع النفس يمكن أن يكون قوياً بشكل لا يُصدَّق، فالعزلة تُخفِّف التوتر وتمنحك فرصة للتفكير وممارسة الامتنان، علاوة على ذلك، فإنَّها تساعد على التخطيط ويمكن أن تُقوِّي علاقاتك.

2. عدم وجود هدف مشترك:

كتبَ "بين بريرلي" (Ben Brearley) الحاصل على درجة الماجستير في إدارة الأعمال: "مثل العديد من أجزاء القيادة الأخرى، هذا ليس عملاً معقداً جداً، فليس المفترض بالهدف أن يكون قائمة مفصلة وشاملة للأدوار والمسؤوليات، بدلاً من ذلك، يعمل الهدف ببساطة كرؤية إرشادية لفريقك"، ويضيف "بريرلي" أنَّ هدف الفريق يجب أن يحتوي على العناصر الثلاثة التالية:

• عبارة تُبيِّن العمل الذي يؤديه أو الوظيفة التي يؤديها الفريق.
• سبب أهمية فريقك ومهامه.
• كيفية تسليم فريقك لمهامه.

عندما تكون الأجزاء الثلاثة جميعها لديك، وعندما تعلنها بوضوح، ستتمكَّن من تحديد ما إذا كنتَ ملتزماً بهدفك أم تُفضِّل عدم السعي إلى تحقيقه، بالإضافة إلى ذلك، فهذه العناصر تساعد على اتِّباع السلوك الصحيح والارتباط بأهداف أسمى.

3. تجاهل المناطق الزمنية وجداول العمل:

لنفترض أنَّك تقيم في شرق الكرة الأرضية، بحلول الساعة 9 صباحاً، تكون جاهزاً للتعامل مع مهام يومك؛ لذلك تبدأ إرسال الرسائل على برامج الدردشة أو رسائل البريد الإلكتروني أو حتى التحضير للاجتماع في الساعة 9:30 صباحاً، ولكنَّ هناك مشكلة؛ إذ يوجد العديد من زملائك في غرب الكرة الأرضية، ومن غير المعقول أن تتوقَّع منهم الرد على رسائلك أو حضور حدث افتراضي عندما تكون الساعة 6:00 صباحاً أو 6:30 صباحاً.

وحتى لو كان أعضاء الفريق جميعهم يعيشون في المنطقة الزمنية نفسها، فكن على دراية بأنَّ العمل عن بُعد يعني وجود جداول زمنية مختلفة، فقد تكون من محبي العمل صباحاً، لكن، قد يُفضِّل الآخرون العمل في الليل وقد لا يكونون متصلين بالإنترنت عندما تكون كذلك، وهناك بعض الأدوات التي تساعدك على التعامل مع توافر الموظفين عبر المناطق الزمنية المختلفة؛ لذلك عندما تُحدِّد الوقت لفعالية ما، يجب عليك أن تعرف الوقت المناسب لأعضاء فريقك قبل إضافته إلى تقويم كل شخص، ويمكنك أيضاً إجراء استطلاع رأي لفريقك لمعرفة أفضل وقت يلتقي فيه الجميع.

4. بناء الحواجز بينك وبين الموظفين:

ألا تُنصِت للآخرين؟ وهل تسمح لأعضاء فريقك بمشاركة آرائهم أو طرح الأسئلة؟ بمعنى آخر، هل أنت عنيد ولا تقبل وجهات النظر المختلفة؟ إذا كان الأمر كذلك، فهذه ليست بيئة داعمة وإيجابية وتعاونية تماماً؛ حيث يبدو الأمر أشبه بالدكتاتورية، فدع الجميع يُعبِّرون عن آرائهم ومعلوماتهم، وشجِّعهم على طرح الأسئلة، واحرص على التجاوب مع مقترحاتهم عوضاً عن الاكتفاء بالاستماع لهم فقط، والأكثر أهمية من كل هذا، امنحهم الاستقلالية ودع فريقك يقوم بالأشياء بطريقته.

5. الإفراط في المشاركة:

كتبت الكوتش والمديرة التنفيذية "سابينا نواز" (Sabina Nawaz) لموقع "هارفارد بزنس ريفيو" (HBR): "يمكن أن تؤدي المشاركة المفرطة والتواصل الكثير داخل الفريق إلى خنق التعاون الجماعي؛ وذلك عن طريق تقليل وقت الراحة وجعل أعضاء الفريق يشعرون بأنَّ آراءهم لا تلقى آذاناً صاغية وبأنَّهم مستبعدون"، لكن يمكنك تجنُّب تجاهل المجموعة باتِّباع الخطوات التالية:

• البحث عن مساهماتهم الفريدة.
• وضع الأشخاص المناسبين في المناصب المناسبة.
• إعادة تعريف معنى أن تكون مفيداً، فعندما يتعلق الأمر بالمجموعات، فعليك أن تكتشف المكان الذي تنتمي إليه، في بعض الأحيان فقد تكتفي بالمراقبة أو المساعدة على إنهاء العمل المُستَعجل.
• البقاء هادئاً ومحاولة الصمت قبل أن تتكلم لترى كيف تسير المناقشة.
• التفاوض على جدول زمني واقعي، يجب أن يتفق الفريق كله على المواعيد النهائية التي تناسبهم؛ حيث لا تكون هناك أيَّة تعارضات.

6. عدم إنشاء قنوات لتبادل الأفكار:

تُعَدُّ مشاركة الأفكار بمنزلة تعاون، لكنَّ هذا ليس هو الحال دائماً في العالم الحقيقي، فأنت لا تحصل على أفضل أفكارك عندما تُجبَر على التفكير أو عندما تكون محط التركيز؛ بل يحدث ذلك عند ممارسة نشاطات جسدية، مثل الركض أو المشي؛ لذلك أنشِئ قنوات متعددة على مدار اليوم لفريقك؛ لمشاركة أفكارهم عندما تخطر في بالهم، ولكي نكون منصفين، سيكون هذا أسهل بكثير في مكان العمل الفعلي، فعلى سبيل المثال: يمكن أن يحدث ذلك في أثناء وجبات الغداء أو عند مرور الأشخاص بمكتبك، ولكن لا يزال في إمكانك القيام بذلك عن بُعد من خلال:

• التخطيط لوجبات غداء افتراضية.
• المستندات المشتركة أو المجموعات المخصصة للأفكار.
• عمليات تدقيق الأفكار.

شاهد بالفديو: 7 نصائح لإدارة فِرَق العمل عن بعد بنجاح

7. استخدام التقنية الخاطئة:

كونك من محبي شركة "أبل" (Apple) لا يعني أنَّ الجميع كذلك، ومع وضع ذلك في الحسبان، لن يكون من المنطقي جدولة جميع مكالمات الفيديو على برنامج "فيس تايم" (FaceTime)، وبدلاً من ذلك، اختر نظاماً أساسياً يستخدمه زملاؤك جميعهم ويشعرون بالراحة تجاهه، علاوة على ذلك، تأكَّد من أنَّك تستخدم أداة الاتصال الصحيح.

كتبت المدوِّنة "ديانا ريتشي" (Deanna Ritchie): "إنَّ وجود فائض من أدوات الاتصال والتعاون أمر رائع، في الوقت نفسه، فلا يتعيَّن عليك جمعها جميعاً، ونحن لا نتحدَّث عن هواية جمع الطوابع هنا، وبدلاً من ذلك، حدِّد الأدوات التي تستخدمها"، بالإضافة إلى تقليل عوامل التشتيت، فإنَّه يمنع الجميع من التنقُّل ذهاباً وإياباً بين الأدوات، ويمكن أن يساعد أيضاً على تجنُّب الإغراق المعلوماتي.

8. الإكثار من الاستراحات:

يمكن أن يقتل الروتينُ الإبداعَ؛ إذ لا يمكن أن يكون فريقك مُبتكِراً عندما يكون الجميع لطيفاً ومريحاً، أو عند العمل مع الأشخاص نفسهم في مهام مألوفة يوماً بعد يوم، فبدلاً من الوقوع في حفرة الملل، ادفع الجميع للخروج من منطقة الراحة الخاصة بهم من خلال:

• خلق مناخ أكثر ابتكاراً: شجِّع فريقك على تولي أدوار جديدة يجدونها مثيرة ومليئة بالتحديات، ويمكنك أيضاً دفعهم إلى العمل في مشاريع جانبية.
• تجميع فِرق متنوعة وشاملة: يمكنك القيام بذلك من خلال وجود فريق يتألف من أشخاص من خلفيات مختلفة وأماكن جغرافية مختلفة أو مجالات عمل مختلفة.
• تجريب أمور جديدة: على العكس من اجتماعات الفريق الافتراضية المُتعِبَة، أجرِ بعض التجديدات، كاستضافةِ فعاليات لزيادة الإبداع مثلاً.

9. تعرُّض فريقَك للمشكلات الطبيعية:

وفقاً للمؤلف الشهير باتريك لينسيوني (Patrick Lencioni): "تفشل الشركات في تحقيق عمل جماعي فعال؛ وذلك لأنَّها تقع دون قصد ضحية لخمسة مآزق طبيعية تتالى مثل سقوط أحجار الدومينو، واحدة تلو الأخرى"، وتشمل هذه الاختلالات الخمسة التالية:

• انعدام الثقة: في هذا السياق، الثقة هي قدرة أعضاء الفريق على التواضع وكشف نقاط الضعف بشكل أساسي دون القلق بشأن التداعيات، ولتحقيق الثقة القائمة على التواضع، استخدِم لمحات عن التاريخ الشخصي وتمرينات فاعلية الفريق وعرض الميزات الشخصية.
• الخوف من النزاعات: لا تهرب من المناقشات الصحية؛ إذ يمكن أن تشجع النزاعات على الانفتاح، وتمنع تفكير الجميع بالطريقة نفسها، ويُقتَرح أن تستخدم أدواتاً مثل أداة أساليب إدارة الصراع التنظيمي حسب نموذج "توماس" و"كولمان" (TKI)، ويمكنك أيضاً تشجيع الموظفين على المشاركة.
• قلة الالتزام: يعني الالتزام ببساطة الوضوح والمشاركة، فيمكنك تحقيق ذلك من خلال مراجعة القرارات الرئيسة وتحديد المواعيد النهائية ومناقشة الخطط البديلة.
• تجنُّب المساءلة: في هذا السياق، تشير المساءلة إلى استعداد أعضاء الفريق لاستدعاء أقرانهم بشأن السلوكات التي قد تضرُّ بالفريق، لضمان حدوث ذلك، فانشر الأهداف والمعايير، وراجع التقدُّم وكافئ فريقك.
• عدم الاهتمام بالتفاصيل: إنَّ تجنب المساءلة يخلق بيئة يضعُ فيها أعضاء الفريق احتياجاتهم الفردية - مثل المهنة - أو حتى احتياجات الأقسام - مثل الحالة - فوق حاجة الفريق إلى النتائج، ولتجنُّب ذلك، أعلِن بصراحةٍ عن النتائج المرجوة ووائِم مكافآت أعضاء الفريق مع نتائج محددة.

المصدر