كيف تجعل الاجتماعات الفرديَّة فعَّالة؟
كثيراً ما يُستهان بالاستعداد لمقابلات العمل الفرديَّة، وغالباً ما يتم هذا النوع من الاجتماعات بين المدير ومرؤوسه المباشر أو بين الزملاء.
يتمُّ في هذه الاجتماعات توضيح الاستفسارات المتعلقة بالعمل، أو تقديم تغذية راجعة بنَّاءة، أو العمل على بناء الألفة وتوطيد العلاقات الشخصية من خلال الحديث عن الزيارات العائليَّة في عطل نهاية الأسبوع مثلاً.
يستكشف المقال التساؤلات والأفكار الآتية:
- ما هي الاجتماعات الفرديَّة؟
- ما هي فوائد الاجتماعات الفرديَّة؟
- كيف تستعد للاجتماعات الفرديَّة بصفتك مديراً؟
- كيف تستعد للاجتماعات الفرديَّة بصفتك عضو فريق؟
- الأسئلة التي يجب طرحها في الاجتماعات الفرديَّة.
- نماذج للاجتماعات الفرديَّة.
ما هي الاجتماعات الفرديَّة؟
تتيح المقابلات الفرديَّة للمديرين ومرؤوسيهم المباشرين إمكانية إجراء محادثة خاصَّة غير رسمية، وتهدف بشكل أساسي إلى بناء الثقة وتحديد المشكلات، وعلى الرغم من أنَّ مراجعة الأداء تندرج ضمن إطار الاجتماعات الفرديَّة، فإنَّها ليست محط تركيزنا في هذا المقال.
يتعيَّن على المديرين عقد اجتماعات فرديَّة بانتظام، بمعدل اجتماع على الأقل في الشهر.
يجب أن يحضِّر كل من طرفي الاجتماع المحاور التي سيتم تناولها ومناقشتها خلال الجلسة، ونقدم فيما يأتي بعض الموضوعات:
- الأعمال التي سارت على ما يرام.
- مراجعة الأهداف.
- الإلمام بالأحداث والتطورات في سير العمل.
- المجالات التي تستدعي التحسين.
- المسائل المتعلقة بالمشاريع المقبلة.
تُستخدم الاجتماعات الفرديَّة بشكل أساسي لمراجعة الأهداف طويلة الأمد وتقديم تغذية راجعة؛ وذلك لأنَّها توفِّر بيئة حوار صريح يتيح لكلا الطرفين حرية مشاركة الأفكار والاقتراحات.
لماذا تعدُّ الاجتماعات الفرديَّة مفيدة؟
ثمة فوائد عديدة للاجتماعات الفرديَّة الناجحة على مستوى المدير وأعضاء الفريق، ونذكر منها:
- تتيح للمدير إمكانية التعرف إلى الموظفين بشكل شخصي، والاطلاع على مجريات حياتهم، وشعورهم تجاه العمل، وتسهم مناقشة المسائل الشخصية في بناء الثقة مع الموظفين.
- تتيح الاجتماعات الفرديَّة للمديرين إمكانية معرفة أهداف وطموحات الموظفين بشكل أفضل، أي الإلمام بخططهم المستقبلية والإنجازات التي يودون تحقيقها.
- تتيح الاجتماعات الفرديَّة للموظفين إمكانية طرح القضايا والمشكلات التي يتعرضون لها دون الخوف من أي عقاب؛ ذلك لأنَّ هذا النوع من الاجتماعات يؤمن حيزاً آمناً للموظفين للإعراب عن قلقهم ومعالجة المشكلات التي يواجهونها في التعامل مع زملائهم، والإشكاليات ضمن مكان العمل، الأمر الذي يسهم في زيادة الإنتاجية.
- تتيح الاجتماعات الفرديَّة للموظفين إمكانية تقديم تغذية راجعة عن أداء المدير، مما يساعد المدير على تحسين أسلوب إدارته، وتحديد النواحي التي تتطلب تأمين مزيدٍ من الدعم والتوجيه لأفراد الفريق.
- تعزز الاجتماعات الفرديَّة من شعور الموظفين بالتقدير والأهمية والاحترام، لأنَّ مديرهم يخصص وقتاً للاجتماع بهم بانتظام.
كيف تستعد للاجتماعات الفرديَّة بصفتك مديراً؟
بصفتك مديراً، توجد بعض العوامل التي يجب وضعها في الحسبان في أثناء التحضير للاجتماع الفردي لضمان نجاحه.
إليك فيما يأتي 5 عوامل عليك وضعها في الحسبان في أثناء التحضير للاجتماع الفردي لضمان نجاحه:
1. تحديد الهدف من الاجتماع:
عليك تحديد أهداف الاجتماع مسبقاً؛ إذ قد تهدف لتجديد التواصل مع الموظف، أو توضيح مسألة معينة، أو تقديم تغذية راجعة أو غيرها؛ لذا عليك أن تحدد هدفك بدقة لتحقق أكبر استفادة من الاجتماع، على سبيل المثال:
استخدام افتتاحيات غير رسمية للحديث:
يجب أن تتجنَّب خوض المسائل الجدية مباشرةً، فقد يكون عضو الفريق متوتراً جراء الحديث معك، مما يتطلب بدء الاجتماع بمناقشة موضوعات لا تتعلق بالعمل.
نقدِّم فيما يأتي بعض الأسئلة الافتتاحية التي يمكن وضعها في الحسبان:
- كيف أمضيت عطلتك؟
- ما هو رأيك ببيئة العمل ضمن الشركة؟
- هل حضرتَ حدث الشركة الأخير؟ وهل قضيت وقتاً طيباً؟
- أن تكون حاضراً حضوراً كاملاً
يجب ألا تعدَّ اجتماعك مع موظفك أحد الواجبات الرتيبة المفروضة عليك، وإنَّما يجب أن تضع نصب عينيك مهمة التواصل معه تواصلاً كاملاً، والابتعاد عن جميع مصادر التشتيت كهاتفك المحمول أو حاسبك الشخصي؛ وذلك لأنَّ إجراء الاتصالات الهاتفية أو إرسال الرسائل يمكن أن يثير شعوراً بعدم الأهمية لدى الموظف.
2. وضع برنامج للاجتماع:
بعد تحديد هدف الاجتماع، ينبغي تجزئته إلى مجموعة بنود تندرج ضمن جدول أعمال، فإذا افترضنا أنَّك تهدف إلى بناء الثقة مع موظف جديد، فعندها يتعين عليك أن تسأله عن خبراته الحياتية السابقة ودوافعه، أما إذا كان هدفك مساعدة أحد أفراد الفريق على خوض مشروعٍ ما بسلاسة أكبر، فعندها عليك أن تمضي مزيداً من الوقت في الاطلاع على الأعمال المنجزة ومقارنتها مع خطة العمل لاكتشاف العراقيل.
لا بأس بأن تقود الاجتماع بمرونة، بمعنى أن تخرج قليلاً عن برنامجه بما يتماشى مع سير النقاش ويخدم الأهداف الأساسية، مع الحرص على تعديل مجرى النقاش عندما يخرج عن أهدافه.
شاهد بالفيديو: 10 وسائل لإنجاح الاجتماعات
3. ترتيب اجتماعات منتظمة:
من الضروري ترتيب اجتماعات فردية مع أعضاء الفريق بصورة منتظمة وفق جدول زمني محدد بمعدل مرة كل أسبوع أو أسبوعين، فتساعد هذه الاجتماعات المنتظمة على توطيد علاقتك مع الموظف، لذلك عليك أن تحرص على الالتزام بها وإضافتها إلى جدول أعمالك.
في حال استجدَّ أمر طارئ قبل أحد الاجتماعات الفرديَّة، عليك أن تحاول تحديد موعد آخر بدلاً من إلغاء الاجتماع؛ لأنَّ إلغاءه يمكن أن يترك انطباعاً لدى الموظف بأنَّ الاجتماع غير هام.
4. دراسة ترتيبات واستراتيجيات الاستفادة من الموارد المتاحة:
من الشائع إجراء اجتماعات فردية خارج إطار المكتب، كإجراء محادثة في مقهى أو في أثناء تناول الغداء، إذ يميل الموظفون للشعور بالراحة خارج مكان العمل، ويبدو الاجتماع أشبه بمقابلة صديق، وسيتسنى لك بناء علاقة وثيقة مع الموظف بهذه الطريقة، كما يمكنكما الذهاب للمشي في حال كنت تتعامل مع عضو فريق نشيط.
من يجب أن تدعو للاجتماع أيضاً؟
نحن نناقش مسألة الاجتماعات الفرديَّة في هذا المقال، لكن إذا كنت تتوقع طرح موضوعات معينة، عليك التفكير في الأشخاص الذين يجب دعوتهم إلى الاجتماع، فإذا كنت تناقش مسائل حساسة كزيادة الراتب، أو تعويض نهاية الخدمة، أو إجازة التسريح، أو ترقية استثنائية، ولست واثقاً من إلمامك بالتفاصيل، فعندها يمكنك التفكير بدعوة أحد موظفي الموارد البشرية.
في حالات أخرى، عندما تتوقع أنَّ عضو الفريق يواجه صعوبة بالتأقلم مع بيئة العمل الجديدة، أو أنَّه يخجل من مقابلة أشخاص جدد، فعندها يمكنك إحضار موظف آخر من خلفية مشابهة (من بلده الأصلي، أو يشاركه هواياته واهتماماته)؛ فقد يتحمس الموظف لفكرة التحدث مع أقرانه.
عليك أن تحرص على إعلام الموظف مسبقاً بنية إحضار شخص آخر للاجتماع، حتى لا تفاجئه، فقد يكون لديه بعض التحفظات تمنعه من مشاركة أفكاره مع شخص غيرك.
تحضير التجهيزات اللازمة لإجراء الاجتماع:
عليك أن تحرص على تأمين جميع الأدوات اللازمة لإجراء الاجتماع الفردي، كاختيار تطبيق الاتصالات المرئية في حالة الاجتماعات الافتراضية، أو تجهيز أدوات مثل السبورة البيضاء في حالة الاجتماعات الشخصية عند الحاجة إلى مزيد من التوضيح.
5. ىإنهاء الاجتماع بطريقة ناجحة ومُرضية:
إفساح المجال والوقت لطرح الأسئلة:
قد تكون مهتماً بمعرفة مدى التزام موظفك بموعد التسليم النهائي الأسبوع المقبل، ومع ذلك عليك أن تحرص على إفساح المجال له لطرح الأسئلة حتى لو لم تكن متعلقة بالمهام؛ إذ بوسع المدير أن يكون كوتش حياة ومهنة على حدٍّ سواء لأعضاء الفريق.
اختتام الاجتماع بإجراءات فعلية:
للحصول على أفضل نتائج من الاجتماع، عليك الاختتام بإجراءات فعلية محددة، على سبيل المثال:
- في حال معاناة الموظف من الإجهاد الوظيفي، يجب إعادة توزيع العمل أو مساعدته على ترتيب مهامه بحسب الأولوية.
- في حال كان يشعر عضو الفريق بعدم الدعم والارتباك، فعندها عليك اقتراح الاستفادة من موارد الشركة كاستخدام تطبيق للتأمل، أو اللجوء إلى معالج نفسي أو ربما إعطائه إجازة مدفوعة.
- في حال لم يكن عضو الفريق واثقاً من الخطوة التالية، عندها يمكنك اقتراح بعض الكتب المفيدة، أو تعريفه إلى أناس سبق أن واجهوا نفس المشكلة، أو تخصيص اجتماعك المقبل للتحقيق في نفس المشكلة.
عليك اتخاذ هذه الإجراءات الفعلية بأسرع ما يمكن حتى لا يظن الموظف أنَّ إفصاحه عن مشكلاته بلا جدوى.
بنود الإجراءات:
- تحديد مواعيد الاجتماعات الفرديَّة مع مرؤوسيك المباشرين بمعدل مرة كل أسبوع أو أسبوعين وإدراجها ضمن جدول أعمالك.
- تخصيص 5 دقائق لدراسة برنامج الاجتماع الفردي المقبل.
كيف تستعد للاجتماع الفردي مع مديرك؟
تساعدك الاجتماعات الفرديَّة على إحراز تطور وظيفي، ونقدم فيما يأتي بعض الإرشادات لتحقيق أقصى استفادة ممكنة من هذه الاجتماعات:
عدُّ الاجتماعات الفرديَّة بمنزلة فرصة بالنسبة إليك:
عليك أن تستثمر اجتماعاتك مع مديرك في استعراض مواهبك، أو مشاركة أفكارك، أو التقرب منه، وعليك أن تحدِّد هدفك من الاجتماع، وتدرس الأمور التي تتيح لمديرك تقدير منصبك وفهمك على نحو أفضل.
عليك دراسة الأسئلة الآتية قبل الاجتماع:
- هل لديك أمر تريد أن يعرفه مديرك؟
- ما هي الجوانب الشخصية التي تود إبرازها لمديرك؟
- هل تحتاج إلى مساعدة أو نصيحة من مديرك؟
إرسال تحديثات دورية قبل الاجتماعات:
يجب ألا يتمحور الاجتماع حول مستجدات سير العمل، فمن الهام تناول مسائل التخطيط الوظيفي، وتحديد الأهداف، وتوطيد العلاقات، وعدم الاكتفاء بسرد الأعمال التي تم تنفيذها أو المهام القادمة؛ لذا احرص على إرسال مستجدات سير العمل مسبقاً وبانتظام حتى لا تناقشها في أثناء الاجتماع، ويمكنك مشاركة مستجدات سير العمل باستخدام أحد الخيارين الآتيين:
- يمكنك إطلاعهم على المستجدات عبر إرسال بريد إلكتروني قبل موعد الاجتماع: يمكنك إرسال المستجدات عبر البريد الإلكتروني بانتظام، إضافة إلى بعض الرسائل التذكيرية عند اقتضاء الضرورة، ويمكنك إرسال بريد إلكتروني لتفقد الأحوال أسبوعياً.
- إجراء اجتماعات وجيزة وقوفاً بصورة يومية أو أسبوعية، حتى يُتاح لك ولفريقك إطلاع مديرك على مستجدات سير العمل.
عليك تحديد الخيار الأنسب لك ولمديرك.
يسهم إطلاع الموظفين على المستجدات في امتناعهم عن الخوض فيها خلال الاجتماع الفردي، ويتيح إمكانية مناقشة مسائل مهنية هامة كالأهداف والمجالات التي تستدعي التحسين على الأمد الطويل في أثناء الجلسة.
يمكنك إرسال أهداف الاجتماع الفردي أو الأسئلة قبل الاجتماع، يمكنك الاستعانة بالأمثلة الآتية:
أودُّ مناقشة… في اجتماعنا الفردي المقبل.
أرغب في مناقشة فرص التنمية المستقبلية في الشركة، وأود أن نعمل أكثر على مسائل…
في حال كنت تعدُّ برنامجاً لاجتماعنا الفردي المقبل، من فضلك أضِف بنود العمل عن بُعد/ أوقات العمل المرنة/ استراتيجية إدارة وقت جديدة/… أود مناقشة هذه الأمور معك.
شاهد بالفيديو: كيف تتجنب إضاعة الوقت في اجتماعات العمل التي تجريها من منزلك؟
تدوين محاور النقاش:
عليك تدوين قائمة بالمحاور التي تنوي مناقشتها في الاجتماع عند تحديد موعده، ونقدم فيما يأتي بعض الأفكار التي يمكن وضعها في الحسبان:
- أهدافك المهنية.
- مسار النمو الشخصي.
- العراقيل.
- أفكار لتحسين وضع الفريق.
- موضوعات شخصية، وقضايا اجتماعية.
لن يعرف المدير بما يحدث ما لم تخبره بنفسك، فغاية الاجتماعات الفرديَّة تكمن في التواصل ومناقشة المسائل الشائكة مع المدير.
الاحتفاظ بسجل للملاحظات:
حذارِ أن تقحم نفسك في موقف يسألك فيه المدير عن أمور تمت مناقشتها في الاجتماع السابق وأنت لا تتذكرها، لأنَّ هذا سيجعل مديرك يعتقد أنَّك لا تقدِّر قيمة هذه الاجتماعات.
عليك اصطحاب دفتر أو برنامج يتيح إمكانية تدوين الملاحظات المستخلصة من الاجتماع لتجنُّب أي إحراج مستقبلي، أو يمكنك استخدام النموذج الآتي لتسجيل محاور النقاش بانتظام:
- أهداف العمل في ربع السنة السابق.
- الأهداف المستقبلية.
- ما هو تقييم أدائي الحالي في العمل؟
- الأسئلة والقضايا التي تم تناولها.
يجب الاحتفاظ بمحاور حديثك في كل اجتماع وإحضارها معك للرجوع إليها عند الحاجة؛ يساعدك هذا على إظهار التقدُّم الذي أحرزته للمدير.
الإشارة إلى التقدُّم المحرَز ومشاركة أعمالك بثقة:
يمكنك أن تستثمر الاجتماعات الفرديَّة لإبراز ثقتك والتقدُّم الذي تحرزه في العمل، ومشاركة إنجازاتك في الربع الأخير من الشهر أو السنة أو فترة تثبيتك الوظيفي.
عليك أن تحرص على مشاركة تقدُّمك بثقة مع الابتسام، والامتناع عن إظهار التوتر، حتى تترك انطباعاً بثقتك بنفسك، وهذا أمر هام في اجتماعات العمل.
طلب تحديد موعد جديد للاجتماع بدل إلغائه:
أحد العوائق التي تحول دون إجراء اجتماع فردي مع مديرك، عندما يستمر الأخير في إلغائه، فكثيراً ما يحدث هذا في العالم المهني، وخاصة إذا كان مديرك يتعامل في معظم وقته مع عملاء خارجيين.
ليس عليك أن تتعامل مع إلغاء أو تأجيل الاجتماع بشكل شخصي، بل عليك أن تطالب بتحديد موعد جديد، لتُظهِر أنَّك شخص مبادر وجدِّيٌّ في العمل، أو أنَّك تود مناقشة مسألة هامة مع المدير، وفي حال سألك عن موعد يناسبك، احرص على الاطلاع على جدول أعماله مسبقاً واقتراح موعداً يناسبه.
بنود العمل:
- تخصيص 5-10 دقائق في دراسة المحاور التي تود مناقشتها في اجتماعك المقبل.
- إدراج إنجازاتك وتساؤلاتك.
- إحضار دفتر/ تطبيق لتدوين ملاحظات الاجتماع المقبل.
نماذج اجتماعات فردية:
توجد مجموعة من الأسئلة التي تستدعي النقاش اعتماداً على أهدافك والشخص الذي تُجري الاجتماع معه، ونقدِّم فيما يأتي بعض النماذج:
أول اجتماع فردي مع موظف جديد:
إذا كنت تعتزم بناء علاقة مع موظف جديد، عليك وضع الأسئلة الآتية في الحسبان لإجراء محادثة ناجحة:
- هل يمكنك أن تحدِّثني قليلاً عن نفسك؟
- ما الذي دفعك لاختيار هذه الوظيفة؟
- ما هي طموحاتك؟
- ما هي طموحاتك المهنية؟
- كيف يمكنني أن أدعمك على نحو أفضل؟
- ما هي دوافعك؟
- ما هي عادات العمل الخاصة بك؟ وهل تفضِّل الاستيقاظ باكراً أم أنَّك تميل للسهر ليلاً؟ وهل لديك نشاطات ضرورية أو تقاليد عائلية تحرص على تخصيص الوقت لها؟
- ما هي هواياتك؟
- هل يوجد موضوع آخر تود مناقشته اليوم؟
تفقُّد دوري:
يهدف اجتماع التفقد الدوري إلى تنمية الثقة والتغلب على العراقيل المحتملة، ويمكنك طرح الأسئلة الآتية:
- هل يمكنك أن تطلعني على مستجدات الأسبوع الفائت؟
- ما هي الأمور التي تشعر بالفخر حيالها؟
- هل ثمة ما يحول بينك وبين تحقيق هدفك؟
- هل تحتاج إلى الدعم؟
- كيف يمكنني مساعدتك؟
- هل ثمة محاور أخرى تود مناقشتها اليوم؟
اجتماع تحديد الأهداف:
يجب أن تشترك جميع الأطراف في عملية تحديد الأهداف، فعليك تناول هذه المحاور خلال اجتماع تحديد الهدف:
- فهم السبب وراء تحديد الأهداف.
- ما الذي يميز الهدف الصحيح؟
- كيف تم تحقيق الهدف الذي سبق أن وضعناه؟
- لننظر في أولويات العمل.
- لننظر في كيفية إسهام الهدف الحالي في تنمية الفريق وتلبية أهداف العميل.
- ما هي الخطوة التالية التي يجب اتخاذها لتحقيق أهدافنا؟
بنود العمل:
اختيار أحد النماذج السابقة وتعديلها بحيث تتوافق مع اجتماعك الفردي المقبل.
في الختام:
نقدِّم فيما يأتي نصائح ضرورية لإجراء اجتماع فردي ناجح:
- دوِّن برنامج الاجتماع مسبقاً، حتى تضمن مناقشة القضايا الهامة والحساسة زمنياً.
- استخدم الاجتماع الفردي لتأكيد الالتزام بالهدف، وتقديم تغذية راجعة، ولا تستخدمه لمناقشة مستجدات العمل.
- حدِّد مواعيد الاجتماعات الفرديَّة مع مرؤوسيك المباشرين بانتظام، ويُفضَّل مرة كل أسبوع أو أسبوعين.
- حدِّد موعداً جديداً للاجتماع الفردي إذا اضطررت إلى إلغائه.
تسهم الاجتماعات الفرديَّة في زيادة الإنتاجية وتوطيد العلاقات؛ أي إنَّها تستحق بذل الوقت والجهد في تنظيمها والمبادرة في إعدادها.