تعد الاجتماعات من الوسائل الهامة لإدارة أعمال الشركات فمن خلالها يتم عقد الصفقات، لذلك يجب أن يتمتّع الموظف المسؤول عن عقد الاجتماع بكفاءات عالية حتى يتمكّن من إدارة الاجتماع بفعالية وإنجاز جميع المهمات بنجاح، فيما يلي سنعرفك على أهم الطرق لإدارة الاجتماعات بنجاح.

1. خطّط مسبقاً للاجتماع:

قبل أن تعقد أي اجتماع يجب أن تخطط مسبقاً له، كأن تُحدّد من هم العملاء الذين تريد أن تتفاوض معهم، وماهي النقاط التي تريد أن تتفاوض عليها، كما يجب أن تُحضّر جدول الأعمال وكل الأوراق المفيدة والمتعلقة بموضوع الصفقة.

2. حدّد إطار زمني للاجتماع:

يجب أن تُحدّد مسبقاً وقت الاجتماع والمدة الزمنية المخصصة له، ولا يجوز أن تتجاوز الوقت المحدد للاجتماع لأن العملاء لديهم أعمال ومهمات أخرى، واحرص على وضع مدة زمنية معينة لكل بند من أجل مناقشته حيث يضمن لك هذا مناقشة كل البنود والإحاطة بكل الأمور.

3. ضع محاضر موجزة للاجتماع:

من الضروري جداً أن تكون محاضر الاجتماع موجزة، فمن غير الجيد أن تكون طويلة لأن العميل يحتاج لوقت طويل حتى يقرأها خلال الاجتماع، لذلك يجب أن تكون المحاضر موجزة تحتوي على أهم النقاط، ويفضل تجزئة المحاضر لأقسام سيسهل هذا إدراك وقراءة كل البنود.

4. اذكر نتائج عقد الصفقة:

لا يجوز أن تكتفي بعرض البنود وآلية تنفيذ البنود فقط، فمن المهم أن تذكر خلال الاجتماع النتائج التي سيحصل عليها كل الأطراف من جراء عقد الصفقة، أي يجب أن تُركّز على المواطن الإيجابية دائماً لأن التذكير الدائم في النتائج التي سيجنيها كل طرف من جراء توقيع الصفقة يساعد على إقناع العميل فيتشجع على الموافقة وقبول الصفقة.

5. كن قائد الاجتماع:

أنت كموظف مسؤول عن إدارة الاجتماع يجب أن تكون قائد للاجتماع وإلا سار الاجتماع بشكل عشوائي، لذلك من المفترض أن تدير الاجتماع بشكل يضمن لجميع الأطراف فرصة التعبير عن آرائهم وأفكارهم، كما يجب أن توزع النقاش بشكل متساوي بين الجميع ولا بأس من طرح بعض الأسئلة فيما يخص موضوع الصفقة لكي تعرف ما هي آراء العملاء.

6. قم بالمتابعة بعد الاجتماع:

لضمان نجاح الاجتماع يحب أن تتابع تنفيذ البنود التي توصل لها الاجتماع، كما يجب أن تكتب محضر الاجتماع وتدوّن فيه أهم البنود وأهم البيانات التي تم ذكرها بالإضافة للنتائج التي تم التوصل إليها ثم أرسله لجميع العملاء.
 
هكذا تعرفنا على أهم الطرق التي تساعد في إدارة الاجتماعات بنجاح، إذا كنت موظف مسؤول عن إدارة الاجتماعات احرص على اتباع الطرق التي قدمناها لك حتى تضمن إدارة الاجتماع بنجاح.