9 قواعد أساسية لزيادة الإنتاجية في العمل
نمر جميعاً بمرحلة في حياتنا نكمل فيها مهام معينة كانت تبدو بعيدة المنال فيما مضى؛ وبالمقابل، ومع إغراءات وسائل التواصل الاجتماعي، وألعاب الهاتف المحمول، والإنترنت بشكل عام، ناهيك عن الصخب المستمر للأشخاص في المكتب؛ يصبح من السهل الوقوع فريسة عوامل التشتت والمقاطعات في أثناء العمل في أغلب الأوقات.
ماذا يمكننا إذاً أن نفعل بهذا الشأن؟ وكيف نكون منتجين في العمل؟
رغم عدم وجود استراتيجية مضمونة تمكِّنك من التخلص من الاضطرابات والإلهاءات في مكان العمل، إلَّا أنَّ لدينا 9 قواعد أساسية يمكن تطبيقها للمساعدة في تعزيز مستويات الإنتاجية لديك؛ لذا تابع معنا عزيزنا القارئ لمعرفة نصائحنا حول تحسين الإنتاجية في العمل.
ماذا يعني أن تكون منتجاً؟
يعدُّ سؤال: "كيف تكون منتجاً في العمل؟" السؤال الأزلي الذي يقض مضجع الموظفين وأرباب العمل على حد سواء في جميع أنحاء العالم؛ فبغض النظر عن مكان عملهم وما يفعلونه، يبحث الجميع عن طرائق جديدة ليكونوا أكثر كفاءة وفاعلية في عملهم؛ ولكن، ما الذي تنطوي عليه الإنتاجية في الواقع؟
لا يعني إكمال مزيد من المهام في قائمتك أو العمل لساعات أطول بالضرورة أنَّك أكثر إنتاجية، بل يعني أنَّك أكثر انشغالاً؛ ويجب عدم الخلط بين هذين المفهومين.
تعني الإنتاجية تحقيق نتائج فعالة في أقصر وقت ممكن، ممَّا يمنحك مزيداً من الوقت للاستمتاع بالحياة بحرية؛ فهي تنطوي على العمل بذكاء، وليس ببذل جهد إضافي؛ ويعني هذا تحسين العمليات، وتسريع سير العمل، وتقليل فرص حدوث المقاطعات.
يمكن تحسين الإنتاجية من خلال التفكير في طريقتك الحالية في العمل، وتحديد المعوقات والعيوب والعقبات التي تنطوي عليها، ثمَّ إيجاد طرائق لتحسينها.
9 قواعد أساسية لتحسين الإنتاجية في العمل:
1. تجنُّب تعدد المهام:
يمكن أن يعطي تعدد المهام انطباعاً بأنَّه يمكن إنجاز مزيد من المهام في أثناء قيامك بأمور متعددة في وقت واحد؛ ومع ذلك، فإنَّ العكس هو الصحيح، حيث أظهرت الأبحاث أنَّ القيام بعدة أمور في الوقت نفسه يؤثر سلباً في الإنتاجية، وأنَّ الانتقال بين المهام يمكن أن يهدر ما يصل إلى 40 % من وقت شخص ما؛ وذلك لكون تركيزك وتفكيرك يتأثران بالتبديل المتكرر بين المهام.
إذا كان لديك الكثير من المهام في قائمتك، فحدد أولوياتك، وخصص وقتاً كافياً لكل مَهمَّة؛ ويمكنك بهذه الطريقة العمل على الأمور العاجلة أولاً، وكسب الوقت الكافي لإكمال بقية مهامك.
2. إيقاف الإشعارات:
وفقاً لاستطلاع أجرته مؤسسة غالوب (Gallup)، فقد أقرَّ أكثر من 50 بالمئة من مالكي الهواتف الذكية في الولايات المتحدة أنَّهم يتفقدون هواتفهم بضع مرات في الساعة.
يُعدُّ إغلاق الهاتف، أو على الأقل إيقاف الإشعارات في أثناء ساعات العمل طريقة جيدة لمنعك من تفقد هاتفك طوال الوقت؛ وينطبق الأمر نفسه على جهاز الكمبيوتر خاصتك؛ فإذا كان لديك امتياز الوصول إلى وسائل التواصل الاجتماعي على جهاز الكمبيوتر في عملك، فأوقف تشغيل الإشعارات عليه.
تتمثل نصيحة أخرى جيدة في تسجيل الخروج من حساباتك على وسائل التواصل الاجتماعي؛ فعندما تشعر بالرغبة في التحقق منها، قد تتخلى عن الفكرة لأنَّ صفحتك لا يمكن الوصول إليها بسهولة.
3. إدارة المقاطعات:
هناك بعض المشكلات التي لا يمكن تجنبها في المكتب مثل: طلب المدير عقد اجتماع سريع، أو مقاطعات زملاء العمل التي لا تنتهي؛ ولكي تتعامل مع هذا الأمر، فإنَّ أفضل طريقة هي التعرف على كيفية التعامل مع المقاطعات مثل المحترفين.
كن استباقياً، وأعلِم الأشخاص حولك أنَّك تحتاج إلى التركيز، وعدِّل حالتك إلى "مشغول/غير متوفر" في تطبيق المحادثة الخاص بالعمل.
إذا كنت تقوم بمهمة ذات موعد نهائي صارم، فأخبر زملاءك أنَّك بحاجة إلى التركيز، وأنَّك تقدِّر حقاً عدم مقاطعتك في الوقت الحالي؛ أو اطلب العمل من المنزل إذا كان ذلك خياراً ممكناً لك.
من خلال وجود خطة لإدارة المقاطعات والتعامل معها، تقل فرص تأثرك بها بشكل كبير.
شاهد بالفيديو: كيف تتحكم بوقتك وتدير مقاطعاتك اليومية؟
4. مبدأ "التهام الضفدع" (ابدأ بالمَهمَّة الأصعب):
قال مارك توين (Mark Twain) ذات مرة: "إذا كان عملك يقتضي أكل ضفدع حي، فعليك أن تفعل ذلك قبل أي شيء آخر في الصباح الباكر؛ وإذا كان عليك أكل ضفدعين، فمن الأفضل أن تأكل الضفدع الأكبر والأقبح أولاً ".
ما يعنيه هذا بشكل أساسي هو أنَّ عليك إنجاز أكبر مَهمَّة وأكثرها إلحاحاً، وإزاحتها عن طريقك أولاً. لدينا جميعاً تلك المَهمَّة الكبيرة والهامة التي لا نريد القيام بها، ولكنَّنا نعلم أنَّنا ملزمون بها لأنَّ عدم إكمالها يحمل عواقب أكبر.
إنَّ مفهوم "أكل الضفدع" تقنية إنتاجية تشجعك على القيام بمَهمَّتك الأكثر أهمية وغير المرغوب فيها أولاً؛ حيث يمنحك إتمام هذه المَهمَّة المحددة قبل أي شيء آخر شعوراً عارماً بالإنجاز، ممَّا يجعل مهامك لبقية اليوم أسهل، ويحفزك على إكمالها بفارغ الصبر.
5. تقليل الاجتماعات:
يمكن أن تهدر الاجتماعات الكثير من الوقت الذي يمكن استخدامه للقيام بشيء مفيد، إذ عليك الانتظار حتى يصل الجميع، وانتظار انتهاء تبادل الإطراءات حتى يبدأ الاجتماع الفعلي؛ وأحياناً، قد يستغرق الأمر ساعة كاملة لحل قضية واحدة.
البديل هو ألَّا ترتب اجتماعاً على الإطلاق، وستندهش من عدد الأمور التي يمكن حلها عبر البريد الإلكتروني أو مكالمة هاتفية سريعة.
لا يعني هذا بالطبع أنَّ عليك إلغاء جميع الاجتماعات تماماً؛ فهناك ظروف معينة تحتم إجراء المناقشات والمفاوضات المباشرة وجهاً إلى وجه، وما عليك إلَّا أن تتأكد فقط من الموازنة بين الخيارات المتاحة مسبقاً.
إذا كان الأمر متعلقاً بمشاركة المعلومات فحسب، فمن الأفضل أن ترسل بريداً إلكترونياً؛ ولكن إذا كان العصف الذهني أو المناقشة المتعمقة مطلوبة، فسيكون الاجتماع الشخصي خياراً أفضل.
6. توظيف الأدوات:
يُعدُّ امتلاك الأدوات المناسبة للعمل أمراً بالغ الأهمية، حيث إنَّك تكون جيداً بقدر جودة الموارد المتاحة لك.
لن تساعدك هذه الأدوات على إكمال المهام بأكبر قدر ممكن من الكفاءة والجودة فحسب، بل يمكنها أيضاً تبسيط العمليات التي تقوم بها؛ حيث تعدُّ العمليات المذكورة ضرورية للأعمال لأنَّها تدير المهام، وتبقي الموظفين على تواصل فيما بينهم، وتحتفظ ببيانات هامة.
إذا كنت مديراً أو مالك نشاط تجاري، فاحرص على أن يمتلك فريقك جميع الأدوات المناسبة؛ وإذا كنت موظفاً وتعتقد أنَّ الأدوات التي يتعين عليك العمل بها ليست مناسبة أو غير متوفرة لديك أصلاً، فأخبر مديرك بذلك، حيث يفهم قائد الفريق الجيد أهمية امتلاك الأدوات المناسبة وكيف يمكن أن يؤثر ذلك في إنتاجية الموظف.
إليك بعض الأمثلة على الأدوات التي يمكن استخدامها لتحسين الإنتاجية في عدد من المجالات:
أدوات التواصل:
- تطبيق "سلاك" (Slack) لمحادثات الفريق والتعاون بين أعضائه.
- تطبيق "سيمبيج" (Samepage) لمؤتمرات الفيديو.
- تطبيق "زينديسك" (Zendesk) للمشاركة في خدمة العملاء.
أدوات إدارة المهام:
- تطبيق "زينكيت" (Zenkit) للتعاون في المهام والمشاريع.
- تطبيق "وندر ليست" (Wunderlist) لإعداد قوائم المهام.
- تطبيق "ويكان" (Wekan) للخيارات مفتوحة المصدر.
أدوات إدارة قواعد البيانات:
- تطبيق "زوهو كرييتر" (Zoho Creator) وهو قاعدة بيانات مجانية على الإنترنت.
- تطبيق "نينوكس" (Ninox) لمجموعة متنوعة من القوالب.
- تطبيق "كوينتا داتابيس" (QuintaDB) لمنشئ نموذج ويب وإدارة علاقات العملاء.
أدوات تتبع الوقت:
- تطبيق "كلوكفي" (Clockify) للتعقب المجاني.
- تطبيق "تايميتريك" (TMetric) لعمليات التكامل في العمل.
- تطبيق "تايم كامب" (TimeCamp) لمراقبة الحضور والإنتاجية.
7. ترتيب مكان عملك وتنظيمه:
يمكن أن يحد وجود مساحة عمل غير منظمة ومزدحمة من قدرتك على التركيز؛ ووفقاً للباحثين، يمكن أن تؤثر الفوضى سلباً في قدرتك على التركيز والحصول على المعلومات، وهذا هو السبب في أهمية الحفاظ على بيئة عملك منظمة بشكل جيد وخالية من الفوضى.
ضع خطة مناسبة تعرفك ماذا تفعل عندما تتراكم أعمالك الورقية، كما سيضمن تنظيمك أن تعرف مكان العثور على القرطاسية أو الأدوات أو المستندات المطلوبة عندما تحتاج إليها، حيث كشفت دراسة أمريكية أنَّ العامل العادي يمكن أن يهدر ما يصل إلى أسبوع عمل واحد سنوياً في البحث عن عناصر موضوعة في غير مكانها المخصص.
8. أخذ فترات استراحة:
إنَّ أخذ فترات استراحة منتظمة أمر ضروري للحفاظ على الإنتاجية في العمل، ويمكن أن يؤدي العمل الدائم على جهاز الكمبيوتر إلى نمط حياة خامل؛ ممَّا قد يعرضك إلى خطر الإصابة بأمراض القلب والسكري والسمنة؛ كما يمكن لفاصل بسيط لمدة 30 ثانية فقط أن يزيد من مستويات الإنتاجية حتى 30 بالمئة.
بالإضافة إلى صحتك الجسدية، فإنَّ فترات الراحة ضرورية أيضاً لصحتك العقلية والعاطفية، حيث يمكن تشبيه دماغك بالعضلات نوعاً ما؛ فكلَّما عمل دون انقطاع، كان من السهل أن يتعرض إلى الإرهاق والأذية. إنَّ التأكد من أنَّك تأخذ فترات راحة فعلية يمكن أن يمنعك من المعاناة من "ملل اتخاذ القرارات"، ويمكن أن يساعد أيضاً في تعزيز الإبداع.
9. شرب الماء:
رغم علمنا جميعاً بأهمية ذلك، إلَّا أنَّنا ننسى شرب كمية كافية من الماء خلال يوم العمل.
يلجأ الكثير منَّا إلى الشاي أو القهوة كي يظلوا متيقظين؛ ومع ذلك، فإنَّ مياه الشرب ضرورية للحفاظ على مستويات الإنتاجية في العمل، ويعدُّ هذا فعلاً بسيطاً وفعالاً. يمكن لعدم شرب كمية كافية من الماء أن يؤدي إلى الجفاف والصداع والإرهاق وزيادة الوزن؛ ولتجنب الشعور بالجفاف، عليك الاحتفاظ بزجاجة ماء في مكتبك، فقد تكون بمثابة تذكير لك لشرب الماء باستمرار؛ وإذا كنت لا تحب الماء دون إضافات، فأضِف الخيار أو الليمون لإضفاء طعم أفضل عليه.
الخلاصة:
إنَّ القواعد الأساسية التسعة السابقة حول إنتاجية العمل ليست خطوات سحرية، وقد يكون لديك أنت والشركة التي تعمل معها نصائح أخرى حول أفضل طريقة لزيادة الإنتاجية والحفاظ عليها؛ لكن في النهاية، إنَّه شيء يمكن إدراكه بشكل مختلف اعتماداً على نوع الوظيفة وبيئة العمل.
ومع ذلك، تشكل هذه القواعد الأساسية التسعة أساساً جيداً لأي شخص يجد نفسه في مواجهة المقاطعات وعوامل التشتيت، ويبحث عن طرائق للتغلب عليها.
هناك نصيحة جيدة يجب وضعها في الاعتبار، وهي أنَّ التغيير لا يحدث بين عشية وضحاها؛ لذلك، ابدأ بتغيير بسيط؛ وإذا فشلت، فشجع نفسك وحاول مرة أخرى؛ حيث تُحدِث عادات التطوير تأثيرها تدريجياً؛ وطالما أنَّك مواكب لها، ستبدأ ملاحظة التغييرات التي تجريها، وتستمتع بثمار عملك رويداً رويداً.
شاهد: زيادة الإنتاجية في العمل