7 طرق لمساعدة الموظفين على التأقلم مع التغييرات
تعلَّمنا من العام الماضي أنَّ التغيير لا مفرَّ منه، وحتى لو كان للأفضل، سيكون مؤلماً وغير مريح، وربما تعلَّمَت شركتك درساً هاماً أو غيَّرَت تركيزها لتلبية المتطلبات الجديدة، لكن لم تكن الشركات الأخرى محظوظة؛ إذ اضطرت العديد منها للإغلاق مؤقتاً أو دائماً، وكان من المُجهِد مواكبة تقلُّب الإرشادات التوجيهية مثل أعداد الناس الذين يمكن أن تستقبلهم المطاعم وغيرها من الأمور.
سار موظفوك المخلصون بجانبك خلال هذه الطريق الوعرة، والتي كانت صعبة عليهم كما عليك، لكن من الآن فصاعداً، يمكنك أن تُسهِّل التكيُّف عليهم؛ لذا إليك 7 طرائق لمساعدة الموظفين على التأقلم مع التغييرات:
1. تقديم مبرر مقنع:
هل تتذكر تلك المرات حين طلب منك والداك أن تفعل شيئاً، مثل تنظيف غرفتك؟ كنت دائماً تسألهما "لماذا؟"، وكان جوابهما يحدد ما إذا كنت ستفعل ما طلباه أم لا، فإذا قالا: "لأنَّنا قلنا إنَّه يجب عليك فعل ذلك"؛ فستنفذ طلبهما على مضض، ولكن لو شرحا أنَّ هناك ضيوفاً سيزورونكم، فعلى الرغم من أنَّك لن تكون متحمساً للقيام بالأعمال المنزلية، لكن على الأقل سيكون هناك سبب وجيه للقيام بها.
ينطبق الوضع نفسه على موظفيك، فعند إجراء تغيير ما، يجب أن تقدِّم لهم سبباً وجيهاً، على سبيل المثال: ربما قررتَ الانتقال إلى نموذج العمل عن بُعد للامتثال لتعليمات ملازمة المنزل بسبب الجائحة، والأهم من ذلك أنَّ في إمكانك توضيح أنَّك تفعل ذلك حرصاً على صحتهم وصحة عائلاتهم، وعلى الرغم من وجود بعض الجوانب السلبية للعمل عن بُعد، فمن المحتمل أن تزيد إنتاجيتهم.
2. التركيز على الإيجابيات:
قليلون هم الذين يمكنهم قبول التغيير، حتى أنَّ معظمنا يقاومونه، وهناك أسباب عدة لذلك، مثل عدم قدرتنا على التحكم به والخوف من المجهول؛ لذا لتحرص على ألا تتملك هذه المشاعر السلبية موظفيك، ساعدهم على التركيز على الإيجابيات، وناقش فوائد التغيير مقارنة بالمخاطر المحتملة، على سبيل المثال: يعني العمل عن بُعد الاستغناء عن الحاجة إلى التنقل من وإلى المكتب وجدول عمل أكثر مرونة.
وإذا لاحظتَ أنَّ موظفيك يبذلون قصارى جهدهم، سواء فردياً أم جميعهم عموماً، فأخبرهم بذلك بكلماتٍ بسيطةٍ مثل: "أعلم أنَّ استخدام هذا البرنامج الجديد لم يكن سهلاً، ولكن، شكراً لكم لتعلُّم كيفية استخدامه على الرغم من ذلك".
3. بناء الثقة وتمكين فريقك:
تقول خبيرتا المادة "جيليان أندرسون" (Gillian Anderson) و"مارا هوغيرهويس" (Mara Hoogerhuis) من شركة "غالوب" (Gallup): "يستطيع القادة تشجيع الموظفين لتسريع التغيير عبر صقل أفكارهم ودمجها، ولجمع هذه الأفكار يجب على القادة توسيع شبكات علاقاتهم داخل الشركة، والاستماع لآراء الموظفين والمديرين، وتطوير الموظفين على جميع المستويات".
وتضيفان: "يجب أن يثق القادة أيضاً بموظفيهم ويسمحوا لهم بالتصرف باستقلالية؛ إذ يحتاج الموظفون إلى أكثر بكثير من المعلومات لتوجيه التغيير ضمن الشركة، فهم بحاجة إلى القدرة على التصرف بحرية والتدريب وتحمُّل المسؤولية".
إنَّ تقلُّد زمام الأمور هو حافز قوي أثبت فاعليته؛ حيث تتابع "هوغيرهويس" و"أندرسون": "على سبيل المثال: يجب على القادة إشراك المديرين والموظفين الذين سيؤثر فيهم التغيير في العملية في أقرب وقت ممكن، والتأكد من فهم الموظفين لأهمية دورهم في التغيير، وفي النهاية، يمكن للقادة تطوير الموظفين ليصبحوا مناصرين للتغيير عبر إثبات أهمية أفكارهم ومساهماتهم".
كما تقترحان استخدام التحليلات لفهم طريقة تفكير الموظفين وعواطفهم؛ وذلك لأنَّ "70% من عملية صنع القرار تعتمد على العاطفة و30% على التفكير العقلاني؛ لذا يجب على القادة استخدام قنوات متعددة لفهم مشاعر الموظفين ووجهات نظرهم، بما في ذلك الحوار المستمر وتحليلات الموظفين وآليات جمع التغذية الراجعة.
وباستخدام هذه المعلومات المتعمقة يمكن للقادة تعديل استراتيجياتهم، وزيادة تأييد الموظفين للتغير ونشر أفضل الممارسات، على سبيل المثال: يمكن للقادة استخلاص استراتيجيات النجاح من أوائل الأشخاص الذين أيَّدوا التغيير والذين قاوموه أيضاً؛ وذلك عبر خوض محادثات فردية مع أصحاب المصلحة الرئيسين، ويمكن لهم أيضاً اكتشاف طرائق لتشجيع الموظفين على تقبُّل ودعم مبادرة التغيير؛ وذلك باستخدام البيانات النوعية والكمية عن استعداد الأفراد للتغيير".
4. سؤال فريقك كيف يمكنك مساعدتهم:
إذا كنت تريد مساعدة فريقك على التأقلم، فلا يمكنك أن تخبرهم ما هو التغيير الذي تريده أن يحصل وتترك لهم اكتشاف كيفية التصرف وحدهم، فهم بحاجة إلى التوجيه؛ لذا عند جمع التغذية الراجعة، اسألهم ما الذي يمكنك فعله لتسهيل الوضع عليهم.
ويمكنك استخدام استطلاع رأي ورقي أو عبر الإنترنت، أو اجتماعات فردية أو جلسات عصف ذهني، حتى أنَّك تستطيع الاستعانة بالتطبيقات المصممة لجمع التعليقات في الوقت المناسب، وفي معظم الحالات، ستكون قادراً على مساعدة فريقك عبر:
- كونك واضحاً تماماً بشأن أهداف ونتائج الأداء المتوقعة، ولا تنسَ التواصل معهم دائماً وطلب التغذية الراجعة.
- تقديم التدريب عند بدء استخدام عمليات أو مهارات جديدة، إما عبر الإنترنت أو شخصياً.
- استضافة أحداث غير رسمية، مثل غداء افتراضي؛ حيث يمكنك مناقشة العملية الجديدة في مكان غير رسمي، ويمكن لموظفيك ذكر مخاوفهم.
- استخدام العروض التوضيحية أو المحاكاة أو التعلم التطبيقي.
- الاستفادة من أدوات التعاون والشبكات الاجتماعية كي يتمكن الموظفون من مساعدة بعضهم، والتواصل معك وفيما بينهم.
5. ممارسة التكيُّف الحازم:
كتب المؤسس والمستشار "جاك ماكجينيس" (Jack McGuinness) في مجلة "تشيف إكزيكيوتيف" (Chief Executive): "أخذَت هذه الأزمة معظم الشركات على حين غرة، ويستمر الوضع في التغير أسبوعياً وأحياناً يومياً، فكان هناك الكثير من المعلومات المتضاربة وغير الكاملة عن كيفية الاستجابة بشكل صحيح والعمل في ظل هذه الظروف والاستقرار على وضع طبيعي جديد، وأحياناً تتعارض الأولويات والمصالح، ويتملكنا القلق والمشاعر القوية".
لكنَّ هذا ساعد على تمييز القادة العظماء عن القادة العاديين؛ حيث يضيف "ماكجينيس": "عوضاً عن السماح لعواطفهم بالتحكم بهم أو الاستجابة بتهور أو المبالغة في تحليل المعلومات، تمكَّن القادة العظماء من معالجة المعلومات المتاحة وإجراء المقارنات وتحديد الأمور الأهم بسرعة، واتخذوا القرارات عن قناعة، وتصرفوا على الفور عوضاً عن التحسر على الأخطاء أو المعاقبة عليها".
والأهم من ذلك وفقاً لـ "ماكجينيس": "القادة العظماء لا يستكينون أبداً؛ بل يسابقون التغيير ويكونون مستعدين لإجراء التعديلات بسرعة ودون قلق"، وهذا صحيح خاصةً خلال التعامل مع الجائحة، ففي حين أنَّ هناك بالتأكيد العديد من الأشياء المجهولة حالياً، لكن لا يمكنك الانتظار حتى يهدأ الوضع، فقد حان الوقت لاتخاذ القرارات الهامة، مثل:
5. 1. التقدُّم مع استمرار الجائحة:
حتى الآن يبدو أنَّ الأمور تسير في الاتجاه الصحيح، مع توفر اللقاح أكثر فأكثر وانخفاض أعداد الإصابات بالفيروس، لكن يخشى بعض الخبراء أنَّ هذا قد يؤدي إلى التراخي، إضافة إلى السلالات المختلفة التي يجب أن نحذر منها، ولهذا حتى المستقبل المنظور، من الأفضل أن نأخذ حيطتنا.
إذا كان ذلك ممكناً، فاسمح لفريقك بمواصلة العمل عن بُعد، وإذا كنتَ تبحث عن موظفين، فأجرِ المقابلات وعملية تهيئة الموظفين افتراضياً أيضاً، ولا تخطط لرحلات عمل في المستقبل القريب للحد من السفر، وهذا لا يعني أن تستغني عن اللقاءات الشخصية تماماً.
على سبيل المثال: بعد فرز المرشحين وبقاء عددٍ قليلٍ منهم وإجراء المقابلة الأولى عبر الإنترنت، يمكنك بالنسبة إلى المقابلة النهائية طلب الاجتماع بهم وجهاً لوجه، لكن حتى تعود الأمور تحت السيطرة، قلل من الاتصال الشخصي قدر الإمكان.
5. 2. الإدارة خلال الحجر الصحي المستمر:
كانت إدارة فريق يعمل عن بُعد بمنزلة صراع حقيقي أكبر عقباته العزلة، ولحل هذه المشكلة انشر ثقافة "الاتصال" من خلال تعزيز التواصل الواضح والمفتوح والمتكرر، على سبيل المثال: يمكنك:
- تخصيص وقت قبل الاجتماع الافتراضي ليتحدث فيه الجميع باختصار عن عطلتهم أو عن نجاح حققوه حديثاً.
- استضافة جلسة أسبوعية للاستفسارات.
- تشجيع المحادثات والتواصل الاجتماعي بين أعضاء الفريق.
- إنشاء قنوات مختلفة على تطبيقات التواصل الافتراضي للتحدث عن اهتمامات غير متعلقة بالعمل، مثل الحيوانات الأليفة أو الموسيقى.
- إنشاء نادٍ للكتب أو بدء تحدٍّ للياقة البدنية أو فعاليات خارج ساعات العمل مثل ليلة ألعاب.
- تحديد موعد فردي مع كلٍّ من أعضاء الفريق للاطمئنان عليهم.
5. 3. العودة إلى المكتب:
على الرغم من أنَّك قد تكون متردداً في تحديد تاريخ محدد للعودة إلى العمل من المكتب مجدداً، لكن ابدأ بالاستعداد الآن، وربما أفضل مصدر لمعرفة كيف يجب أن تستجيب الشركات للجائحة هو مراكز السيطرة على الأمراض والوقاية منها (CDC)، في حين أنَّ هذا سيختلف من شركة لأخرى، لكن إليك بعض النصائح عموماً:
- نظِّف وطهِّر مكان العمل.
- أعد تصميم المكتب للامتثال لإرشادات التباعد الاجتماعي، مثل ترك مسافة مترين بين المكاتب.
- وفِّر معقم لليدين وكمامات لفريقك.
- لا تسمح بالتجمعات الكبيرة في الأماكن العامة.
- كن مرناً بشأن العمل عن بُعد والجداول الزمنية والإجازات المَرضية.
6. الاستعداد المسبق وتجنُّب الإحباط:
قد يكون التغيير صعباً، وإذا لم تتكيف بسرعة، فأنت تستسلم قبل أن تبدأ؛ لذا لتجنُّب شعور فريقك بالإحباط لدرجة الاستسلام، حاول:
- تشجيع الحوار المفتوح والحر دون تداعيات.
- تعديل كمية العمل والجداول الزمنية.
- منحهم إحساساً بأنَّ الأمور طبيعة وأنَّهم يتحكمون بالوضع.
- تقديم التغذية الراجعة والثناء والتقدير.
- الإصغاء لهم والتعاطف مع وضعهم.
- بعث الأمل عبر الاحتفاء بالنجاحات الصغيرة وتشجيع وتمكين موظفيك.
شاهد بالفيديو: 8 أمور عليكَ القيام بها عندما تشعر بالإحباط
7. الاطمئنان على صحة فريقك النفسية والجسدية:
قالت "ميكايلا موراي" (Michaela Murray) مديرة التسويق في منصة "هاكر بارادايس" (Hacker Paradise): "تساقط الشعر واضطرابات النوم وتعرُّق غير عادي، كلها أعراض التوتر الناجم عن التغيرات في أدمغتنا، وخاصةً في أنظمتنا الحوفية، وهو الجزء من أدمغتنا المسؤول عن ردة فعل الكر أو الفر.
ونظراً للوضع الحالي فإنَّ أنظمتنا الحوفية تعمل بأقصى استطاعتها، ومن الهام معرفة كيف يؤثر هذا التغيير البيولوجي فينا حتى نتمكن من فهم مستويات توترنا والمخاطر الصحية المرتبطة به بشكل أفضل، كما من الهام جداً أن تثقف الشركات موظفيها حول هذا الموضوع كي يتمكنوا من تحديد التوتر بأنفسهم وإدارته بشكل أكثر فاعلية خلال هذا التغير الهائل".
إضافة إلى ذلك، تأكد من الاطمئنان على موظفيك، وخلق بيئة عمل أكثر إيجابية وإنتاجية، وعدم استخدام الخوف كمحفز، ويمكنك أن توفر لهم:
- اشتراكات في تطبيقات التأمل مثل تطبيق "كالم" (Calm) وتطبيق "هيدسبيس" (Headspace).
- مكتب وأثاث مريح.
- عضوية في صالة الرياضية.
- وجبات خفيفة صحية.
- أن تكون مرناً خلال الأيام التي يعانون فيها من الإرهاق النفسي.
- تشجيع الموظفين على أخذ إجازاتهم.