ويعدُّ الوقت الذي يستغرقه الانتقال من التركيز على الاجتماع، إلى التركيز مجدداً على العمل الجاد، من العقبات الرئيسة التي تحول دون التعافي من الاجتماعات، فقد تستنزف إنتاجيتك بعد اجتماع مرهق وغير مثمر، فضلاً عن إعادة تخصيص طاقتك المتبقية للتعامل مع الإجهاد العقلي الناتج عنه.
وبذلك تكون النتيجة النهائية هي أنَّه غالباً ما يستغرق الأمر وقتاً أطول، للاندماج بشكل كامل في العمل، فقد تلاحظ أنَّ الأمر يستغرق منك نصف ساعة أو خمساً وأربعين دقيقة، أضف إلى ذلك الاجتماعات المتعددة ضمن الأسبوع، والتي قد تكون ضمن يوم واحد أحياناً، وستجد أنَّك قد تستهلك ساعات من إنتاجيتك الأسبوعية؛ مما يضطرك إلى القيام بعمل إضافي لإنجاز عملك الفعلي.
لذا، إليك سبع تقنيات تستطيع استخدامها للتغلب على متلازمة الاجتماعات، والنهوض مجدداً عندما تشعر أنَّ تلك الاجتماعات تستهلك طاقتك العقلية والبدنية:
1. تقليل الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات:
إنَّ المكان الأمثل للبدء هو الاجتماعات بحد ذاتها، حيث بوسعك تقليل الوقت الذي تقضيه مع فريقك في اجتماعات لا جدوى منها، باتباع بعض المبادئ والاستراتيجيات:
- عقد اجتماعات هامة فقط، فإذا أمكنك التعامل مع الأمر عن طريق المحادثة أو البريد الإلكتروني، فقم بذلك ثم أرسل النتائج إلى الفريق.
- صياغة الاجتماعات بحيث تكون قصيرة وموجزة، مع وجود جدول أعمال يتألف من بندين أو ثلاثة فقط من بنود العمل البارزة.
- تضمين الأفراد اللازمين للمناقشة المخطط لها وحسب، واستخدام البريد الإلكتروني لنشر الاستنتاجات البسيطة وتلخيص القرارات المتخذة ليراها الآخرون.
- توفير طريقة لتسجيل مَحاضر الاجتماعات، إما باستخدام التقنيات التكنولوجية أو عن طريق فرد معين.
- وأخيراً، وضع قواعد جدية وسريعة بشأن طول الاجتماع، فإذا كان الاجتماع سيستغرق ثلاثين دقيقة فذلك يعني بأنَّه عليه أن ينتهي في غضون ذلك دون وجود استثناءات.
2. تبنِّي عادة استخلاص المعلومات بنفسك بعد الاجتماع:
يساعد استخلاص المعلومات بموضوعية بعد الاجتماعات، على تحديد ما الذي يجري بشكل صحيح وما يمكن تحسينه، ولذا تستطيع طرح أسئلة مثل:
- من الذي شارك في الاجتماع، ومن ذا الذي بقي صامتاً نسبياً؟
- هل كانت هناك فترات تشتيت مصحوبة بمناقشات جانبية؟
- هل كان هناك خروج عن موضوع المناقشة الرئيسي كثيراً؟
مع أخذ الأمور التي سارت على ما يرام في الحسبان؛ مثل:
- ما هي النقطة التي أدت إلى مشاركة الأفراد بشكل فعال؟
- ما الموضوع الذي كنت تناقشه حينها، وما الذي كان يجري بالضبط؟
يساعدك طرح هذه الأسئلة على معرفة ما الذي نجحت فيه، وما الذي لم تحقق فيه نجاحاً، ثم على استخدام هذه المعلومات؛ لتحديد كيفية إدارة الاجتماعات المقبلة، بحيث تكون أقصر وأكثر كفاءة.
3. تخصيص وقت لا تُجرِي فيه أي اجتماعات:
حدِّد فترات زمنية معينة للعمل بجد، ويفضل أن تكون الأوقات التي تكون أنت فيها في ذروة إنتاجيتك، واحرص على عدم تحديد مواعيد الاجتماعات أثناء هذه الفترات؛ حيث يساعد هذا الفعل البسيط على الاسترخاء، فضلاً عن تركيزك على عملك، دون الالتفات إلى الأنشطة الأخرى، والتي من شأنها أن تشتتك.
4. ممارسة التأمل يومياً:
تساعد ممارسة التأمل بشكل منتظم وثابت، على بقائك مركزاً ومنتبهاً على مدار اليوم. وقد أظهرت العديد من الدراسات بأنَّ التأمل يحسن من القدرات الإدراكية، فضلاً عن إبطاء وتلافي التدهور العقلي المرتبط بالعمر.
5. بدء اليوم بممارسة التمرينات الرياضية:
أثبتت الأبحاث أنَّ التمرينات المجدولة بانتظام، تساعد على بناء الفطنة العقلية والتركيز طوال اليوم، كما تساعد التمرينات الرياضية المنتظمة والحركة، على تحسين المهارات الإدراكية والتركيز بطرق مباشرة وغير مباشرة؛ بما في ذلك الحد من الالتهابات، وتحسين النوم، وزيادة تدفق الأكسجين إلى دماغك، عن طريق تشكيل أوعية دموية جديدة.
يساعد أيّ نشاط مهما كان بسيطاً وقليل التأثير على بناء التركيز، حيث يمكنك تجربة المشي، أو ركوب الدراجة، أو حتى الرياضات التي تجمع بين العقل والجسد مثل اليوغا.
شاهد بالفديو: فوائد الرياضة على الصحة النفسية
6. الصيام المتقطع:
تتلخص الفرضية الكامنة وراء الصيام المتقطع في امتناعك عن تناول أي شيء على الإطلاق لعدد معين من الساعات في اليوم - وتتراوح هذه الساعات بين أربع عشرة إلى ثماني عشرة ساعة - وتوزيع جميع السعرات الحرارية في الساعات المتبقية من اليوم.
وعلى الرغم من أنّ هذا قد يبدو منافياً للمنطق، إلا أنَّ الصيام المتقطع قد يساعد بالفعل على التركيز في النهار؛ لأنَّ جسدك لن يخصص طاقة بدنية كبيرة للعملية الهضمية، وبذلك تحتفظ بمزيد منها للتركيز الواعي والعمل الدؤوب.
وهناك الكثير من الاختلافات على هذه الطريقة، وقد لا تكون الطريقة الصحية للجميع؛ ولذا فمن المهم أن تجري أبحاثاً وتناقش هذه الطريقة مع طبيبك إذا كنت مهتماً بكيفية تأثير الصيام المتقطع.
7. الحصول على استراحات منتظمة على مدار اليوم:
قد يبدو هذا البند غير منطقي، ولكنَّ اتخاذ عادات؛ مثل الوقوف لبضعة دقائق كل ساعة أو الابتعاد عن الكومبيوتر الخاص بك أو ممارسة تمارين التمدد أو حتى شرب الماء؛ سوف تساعدك بالمحافظة على التركيز العميق طوال اليوم.
ينبغي عليك المشي لعدة دقائق كل ساعة على أقل تقدير، وذلك لتغيير وضعيتك البدنية والعقلية، وذلك أنَّ الابتعاد لفترات قصيرة له دور في الحفاظ على التركيز خلال يوم العمل.
في الختام:
لا أحد ينكر أنَّ الاجتماعات ضرورية لنجاح شركتك، ولكنَّها يمكن أن تؤثر سلباً في إنتاجيتك مع مرور الوقت؛ لذا تعلم السَّيطرة على تركيزك وانتباهك، وسوف تجد أنَّه من الأسهل التعمق في مهام عمل ذات معنى.
أضف تعليقاً