14 طريقة بسيطة تزيد من كفاءتك في العمل
لقد فاجأ عام 2020 الجميع؛ إذ غيَّر أسلوب حياتنا كلياً بدءاً من الالتزام بتعليمات التباعد الاجتماعي وارتداء الكمامة، ووصولاً إلى طريقة عملنا؛ فقد كان نموذج العمل التقليدي في الأعوام الماضية يزدهر بخطىً ثابتة إلى أن ضرب فيروس كورونا (coronavirus) البلاد قاطبةً؛ فاضطرت الشركات إلى التحول إلى نموذج العمل عن بعد؛ وإذا ما ألقينا نظرة مستقبلية إلى الأعوام القادمة، نجد أنَّ إمكانية العودة إلى الأساليب القديمة في العمل لن تكون متاحة في وقت قريب؛ وهذا ما أدى إلى ظهور مفهوم جديد للكفاءة في العمل.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن الكاتب أدريان شيفرد (Adrian shepherd) والذي يُحدثنا فيه عن أساليب زيادة الكفاءة في العمل.
في وقت ليس ببعيد، كان الملايين من الناس يستيقظون كل صباح، ويركبون في سياراتهم، ويتوجهون إلى مكاتبهم ليقضوا 8 ساعات في العمل من أجل كسب لقمة عيشهم؛ لقد كانوا يقضون تلك المدة في عقد اجتماعات متنوعة مع العملاء المحتملين، والتحدث مع الزملاء، وكتابة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها، والتفاوض على الصفقات، وتنظيم الأحداث. وما كان مألوفاً في السابق استُبدل الآن بالجلوس أمام الشاشة على طاولة غرفة المعيشة أو في مكتبنا المؤقت في المنزل.
يوضح الكاتب كينيث بلانتشارد (Kenneth Blanchard) في كتابه الأكثر مبيعاً "مدير لدقيقة واحدة" (The One-Minute Manager)، أنَّه لا ينبغي لنا إدارة كل موظف بالطريقة نفسها؛ وذلك لأنَّ كل شخص لديه مستوى مهارات مختلف عن الآخر؛ حيث يزدهر الموظفون الأكثر خبرة مع إشراف أقل بينما يحتاج الموظفون الجدد إلى المساعدة والتشجيع المستمر لأنَّهم ليسوا على دراية بمحيطهم الجديد.
في ظل نموذج العمل من المنزل، ازدهر الموظفون الأكثر خبرة؛ حيث تمكنوا من استخدام وقت تنقلهم بشكل أكثر فعالية، وبدلاً من الاضطرار إلى حضور مجموعة من الاجتماعات غير الضرورية، بات يُطلب الآن من الموظفين حضور الضرورية منها فقط.
وعلى المقلب الآخر، تعاني الشركات من أجل تحديد أفضل السبل لتدريب العمال الأقل خبرة حتى يتمكنوا من اكتساب جميع المهارات اللازمة لعملهم؛ ومن خلال عملي كرائد أعمال لأكثر من 20 عام، وإدارتي ثلاث شركات وعملي في شراكات متعددة، تعلمت أنَّه لا يوجد سوى القليل لدى رب العمل ليعلمه لموظفيه، والباقي متروك لهم، ولأنَّنا نعيش في ظروف صعبة، يجب علينا جميعاً العمل على تطوير أنفسنا ومعرفة كيف يمكننا زيادة كفاءتنا في العمل، حتى لو كان ذلك في المنزل.
في حين أنَّ بعض المهارات قد تكون خاصة بمهنة معينة، إلا أنَّ الطرائق الـ 14 التالية يمكن أن تزيد من كفاءتنا في العمل بغض النظر عن مجال عملنا:
1. وضع أهداف يمكن تحقيقها:
يُعد تحديد الأهداف أمراً جيداً؛ فهو طريقة فعالة لتحسين كفاءتنا في العمل؛ حيث تشكل الأهداف إجراءاتنا وقراراتنا، لكن ليست كل الأهداف متساوية.
من خلال العمل مع روَّاد الأعمال، وجدت أنَّ الكثيرين يرغبون في تحديد أهداف لا تتعدى أن تكون مجرد أحلام مُقنَّعة؛ وقد أوضح نابليون هيل (Napoleon Hill) الفرق بين الاثنين عندما قال: "الأهداف هي أحلام ينبغي تحقيقها في موعد نهائي".
إنَّ مفتاح تحديد الأهداف هو تحديد أهداف قصيرة الأمد وقابلة للإنجاز بحيث تكون الكلمة المفاحية هنا هي "قابلة للإنجاز"، ومن ناحية أخرى، تؤدي الأهداف غير القابلة للإنجاز إلى المزيد من خيبة الأمل؛ كما يجب أن يكون الهدف واضحاً أيضاً حتى يفهم كل شخص بدقة كيفية تحقيقه.
2. تقليص قائمة المهام:
كثيرون منا مهووسون بإنجاز كل شيء، ويبدو الأمر كما لو أنَّنا مجبرون على التأكد من أنَّه لم يعد لدينا شيء لإنجازه.
لقد شاهدت مؤخراً حلقة من برنامج ماستر تشيف: ذا بروفيشنالز (MasterChef: The Professionals) حيث قام أحد الطهاة الذي يتمتع بخبرة 20 عام بطهي بعض أطباق الطعام الرائعة، وقد كان هناك مشكلة واحدة فقط، إذ كان هناك الكثير من الأشياء في الطبق، مما كلفه مركزه في مسابقة نصف النهائي.
العبرة هي: في بعض الأحيان، علينا أن نعرف متى نتوقف؛ فعندما نقلص قائمة مهامنا، يمكننا التركيز أكثر على تلك المهام التي تحتاج إلى اهتمامنا، وبالتالي، تتحسن جودة هذه المهام جذرياً.
3. تخصيص فترات استراحة:
أصبحت حياتنا خاملة أكثر فأكثر، وهذا ليس بالأمر الجيد؛ إذ يجلس الكثير من الناس أمام شاشات الكمبيوتر ولا يتزحزحون عن كراسيهم لساعات متواصلة، وهذا غير صحي على الإطلاق.
لذا خذ استراحة وامشِ لمسافات قصيرة من وقت لآخر؛ إذ إنَّه لأمر مدهش كيف يمكن للمشي لمسافة قصيرة كل 90 دقيقة أو نحو ذلك أن يحسن من كفاءتنا في العمل؛ فهو يُنعش أعيننا وعقولنا وأجسادنا في آنٍ واحد.
4. تقليل الاهتمام بالبريد الإلكتروني:
شارك بريندون بوشارد (Brendon Buchard) شيئاً في مدونة صوتية لم أنساه أبداً؛ حيث قال: "إنَّ صندوق البريد الإلكتروني ليس سوى نظام تنظيم مناسب لأجندات الآخرين". كان ذلك بمثابة تغيير لقواعد اللعبة بالنسبة لي؛ وتابع موضحاً أنَّه إذا فعلنا أي شيء آخر غير التحقق من بريدنا الإلكتروني خلال أول ساعتين بعد استيقاظنا، فسنحسن إنتاجيتنا بنسبة 30٪ فالأمر بهذه البساطة.
5. الحفاظ على ترتيب مكان العمل:
احتفظ فقط بما تحتاجه على مكتبك، وتخلص من كل الأشياء غير الهامة؛ إذ تميل الأشياء إلى التراكم بمرور الوقت، مما يصرف انتباهنا أو يخلق لدينا شعوراً بالارتباك؛ لذا حافظ على نظافة مكتبك، وستلاحظ تحسناً في إنتاجيتك بسرعة كبيرة.
6. تناول طعام صحي:
الغذاء هو الوقود الذي نستمد منه طاقتنا، وينبغي لك تشغيل جسمك بوقود عالي الجودة.
اعتدت أن أصاب بنزلة برد مرة واحدة على الأقل في السنة وفي كل مرة، كنت أمرض لمدة يومين إلى ثلاثة أيام، لقد كنت أعيش على نظام غذائي ثابت من اللحوم والكربوهيدرات في السابق، لكن لحسن الحظ، أصلحت زوجتي هذه المشكلة.
لقد استغرق الأمر وقتاً حتى يتكيف جسدي مع التغيير، لكن في سن 46، أصبحت أشعر بصحة أفضل من أي وقت مضى؛ حيث لم أصب بنزلة برد منذ أن كنت في منتصف الثلاثينيات من عمري، وقد وفرَ لي ذلك حوالي شهر من العمل في وقت الركود الاقتصادي ناهيك عن تحسن مستوى أدائي وعدم اضطراري إلى تناول الدواء.
إن كنت لا تجيد الطهي، فاستعن بيوتيوب (YouTube)، أو ابحث عن الطهاة الشباب الذين يدرسون في مدارس الطهي ويحتاجون إلى التدريب.
7. التنمية الشخصية:
"ألا تتمنى لو كان الأمر أسهل، أو لو كنت أفضل؟"، هي عبارات حكيمة استخدمها جيم رون (Jim Rohn) في كل محاضراته واقتباساته؛ لذا يجب على الجميع وضع هذه العبارات في الحسبان عند التفكير في طرائق لزيادة الكفاءة في العمل؛ فكلما اكتسبنا المزيد من الخبرة والمعرفة، أصبحت المهام أسهل، ولهذا السبب يجب أن نعمل دائماً على تحسين قدراتنا.
شاهد بالفديو: 8 طرق لتحقيق التنمية الذاتية باستمرار
8. التأمل:
بينما يعتقد معظم الناس أنَّ مفتاح بناء عمل ناجح هو التسويق الذكي والمنتجات الرائعة، فإنَّ ما يتجاهله الناس غالباً هو التأثير الذي يمكن أن يُحدثه التوتر فينا، فأنا أعرف الكثير من أصحاب الملايين الذين لديهم ما يكفي من المال لبقية حياتهم، ولكن كان ثمن ذلك صحتهم.
لقد لعب التوتر دوراً كبيراً في ذلك، وهذا هو السبب في أنَّه من الهام أكثر من أي وقت مضى إعادة ضبط عقولنا مرة واحدة يومياً، والتخلص من الضوضاء، وإعادة تنظيم أفكارنا من خلال التأمل.
9. إنجاز المهام الهامة:
معظم الناس ليسوا كسالى، ولكن تكمن المشكلة في أنَّهم لا يريدون أن يفعلوا ما يجب عليهم فعله، وبدلاً من ذلك يملؤون يومهم بنشاطات تمنحهم إحساساً بالإنجاز دون إحراز أي تقدم حقيقي في الأمور التي ينبغي عليهم القيام بها.
10. تتبع الوقت:
أحد الأخطاء الكبيرة التي يرتكبها الناس هو اعتقادهم بأنَّهم بارعون في إدارة وقتهم، ولكنَّهم لا يقدرون على تحليل كيفية استخدامهم لوقتهم.
من أول الأشياء التي أطلب من العملاء القيام بها هو تتبع الوقت، فأنا أريد أن أعرف مقدار الوقت الذي يقضونه وأين يقضونه؛ مما يجعلهم يدركون حقيقة كانوا يجهلونها عن إدارة الوقت، فبغض النظر عن مدى براعتنا في استخدام وقتنا، يمكننا دائماً أن نكون أفضل.
11. استثمار وقت التنقل:
بما أنَّنا انتقلنا إلى نموذج العمل من المنزل، لم يعد هناك مشكلة كبيرة في التنقل، ومع ذلك ما زلنا نقضي الكثير من الوقت في سياراتنا (أو القطارات حسب المكان الذي نعيش فيه)، سواء كنا في رحلة، أم متجهين إلى العمل، أم مقابلة عميل، أم ببساطة متجهين إلى السوبر ماركت.
في بعض الأحيان، تكون مدة التنقل 10 دقائق فقط، لكنَّها في أحيان أخرى تستغرق ساعة أو أكثر، وهذا الوقت الضائع يتراكم مع الأيام؛ حيث نقضي وقتاً طويلاً للغاية في وسائل النقل التي لا نستخدمها بفعالية؛ مع أنَّنا نستطيع استخدام وقت التنقل في التعلم، إذ يمكنك على سبيل المثال الاستماع إلى متحدثين مُلهمين أو حتى تعلُّم لغة في أثناء ركوبك في أي وسيلة نقل.
12. الجلسات المكثَّفة لمدة 90 دقيقة:
يُعد دارين هاردي (Darren hardy) أحد أبرز خبراء الإنتاجية في العالم، لقد أجرى بصفته ناشراً في مجلة النجاح (Success magazine) مقابلات مع المئات من رواد الأعمال والرياضيين والفنانين الأكثر نجاحاً، وأحد الأسرار التي تعلمتها منه هو حاجتنا أن نتعلم كيف نركز طاقتنا في "جلسات عمل دون تحضير" لمدة 90 دقيقة -كما يحب أن يشير إليها- لأنَّها تعود بالنفع على طاقتنا.
13. التركيز على مهمة واحدة فقط:
سيؤدي التركيز بعزيمة وإصرار على مهمة واحدة إلى تحسين إنتاجيتك بشكل لا مثيل له، ولسوء الحظ، لا يدرك معظمنا مدى عدم اعتيادنا على ذلك ونعتقد أنَّ تعدد المهام هو مفتاح إنجاز الأمور، وهذا خطأ فادح، فالحقيقة معاكسة لذلك تماماً؛ حيث يمنعنا القيام بعدة مهام من الوصول إلى التركيز الفعَّال؛ مما يؤثر سلباً في كفاءتنا في العمل.
14. تعطيل إشعارات الهاتف:
إن لم تكن جراحاً يحتاج الناس إلى الاتصال بك في أي لحظة لأنَّها مسألة حياة أو موت؛ فعطِّل تشغيل الإشعارات؛ إذ تُشتت هذه الإشعارات انتباهنا كل 4 دقائق في المتوسط، وهذه المشتتات هي بالتأكيد قاتلة للإنتاجية؛ ذلك لأنَّها تقطع سلسلة أفكارنا وتُعيق استمراريتنا.
في الختام:
إنَّ زيادة كفاءتك في العمل ليست أمراً صعباً، في الواقع، الأمر بسيط للغاية، وهذه البساطة هي ما يجعل الناس تتعثر، فكثيراً ما يبحث الناس عن إجابات ذكية وجديدة في الوقت الذي تكون فيه الإجابات أمامهم مباشرة.
لقد غيرت هذه المفاهيم حياتي وحياة العديد من رواد الأعمال في جميع أنحاء العالم؛ لذا اغتنم الفرصة وطبقها في حياتك على الفور، ولكن تذكر، فإنَّ تطبيق هذه الطرائق مرة واحدة وتوقُّع نتائج كبيرة لن يحدث، ولكن بمرور الوقت، سيحقق تطبيقها المتكرر والمستدام نتائج مذهلة.