100 نصيحة لإدارة الوقت وزيادة الإنتاجية كل يوم

تشكل إدارة الوقت والإبقاء على معدلات عالية من الإنتاجية صراعاً يومياً بالنسبة إلى معظمنا؛ فإذا لم تقم بالمهمات الموكَلة إليك في وقتها المحدد، ستؤجلها إلى وقتٍ آخر، ثم تدفع بها إلى موعدٍ جديد؛ وهكذا حتى تتراكم المهمات تباعاً، وتتناقص الإنتاجي%

ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المدون جون رامبتون (John Rampton)، والذي يخبرنا فيه عن أهم نصائح إدارة الوقت.

1. تنفس وحسب:

إليك حقيقة مثيرة للاهتمام من "توم إيفانس" (Tom Evans)، مضيف المدونة الصوتية "زون شو" (Zone Show): يبلغ متوسط ​​عمر السلحفاة نحو 120 إلى 140 سنة، بينما يعيش الفيل نحو 80 إلى 90 سنة؛ ورغم أنَّ متوسط أعمارنا المتوقع آخذ في الازدياد، إلَّا أنَّه كان يتراوح بين 50 إلى 60 عاماً فقط.

في حين أنَّ هناك عدداً من العوامل التي تؤثر في متوسط ​​العمر لهذه الحيوانات، لكنَّ (إيفانز) لاحظ أنَّ "السلحفاة تتنفس نحو أربع مرات كل دقيقة، بينما يتنفس الفيل نحو ثماني مرات كل دقيقة، ونتنفس نحن نحو 12 إلى 15 مرة كل دقيقة"؛ وبناء عليه، يقترح (إيفانز) أنَّك إذا كنت تريد تغيير علاقتك مع الوقت، فعليك أن تتنفس ببطء أكبر؛ إذ يمكننا "تمديد" الوقت عن طريق التنفس ببطء.

في الواقع، لست مضطراً إلى القيام بذلك طيلة الوقت، ولكن مجرد أخذ 7-9 أنفاس عميقة وبطيئة في بداية اليوم يكفي ليشعرك بالحماسة ويجدد طاقتك؛ كما يمكنك القيام بذلك قبل أي مَهمَّة إبداعية، أو إذا كنت تشعر بالضغط أو التوتر.

2. تحقق من دقة العمل:

كان والدي يقول لي: "قِس مرتين، واقطع مرة واحدة"؛ ويعني هذا المثل تحري الدقة في العمل، والتحقق من القيام بالأشياء بصورة صحيحة منذ البداية حتى لا تضيع الوقت في تصحيح أخطائك.

3. أغلق التلفاز:

لقد تبين أنَّنا نقضي ثمانية أعوام وعشرة أشهر في مشاهدة التلفاز، بالإضافة إلى ثمانية أشهر أخرى نناقش فيها الحبكات والشخصيات؛ لكن بدلاً من مشاهدة التلفاز بهذا القدر، اقضِ هذا الوقت في إنجاز مَهمَّات تعود عليك بالنفع.

4. ابدأ بأصعب مَهمَّة:

يقول مارك توين (Mark Twain): إذا كان أول شيء تقوم به كل صباح هو تناول ضفدع حي، فيمكنك أن ترتاح لبقية اليوم؛ ذلك لأنَّك تدرك أنَّ أسوأ ما قد يحدث لك قد انقضى".

لا يعني هذا بالتأكيد أن تأكل ضفدعاً حياً، بل يعني أن تبدأ يومك بإنجاز أكبر وأهم مَهمَّة بالنسبة إليك، والتي من المرجح أن تؤجلها إذا لم تبدأ العمل عليها.

5. جدول وقتك حسب طاقتك:

يرتبط معدل إنتاجيتك بمستوى طاقتك؛ فعندما تكون طاقتك في أوجها، تزداد إنتاجيتك وقدرتك على إنجاز المهمات؛ لذا حاول أن تنجز أكبر قدر من مهماتك في الوقت الذي تكون فيه طاقتك وتركيزك في أعلى مستوياتها، أي في ما يُعرَف بـ (الساعات السحرية)، والتي عادة ما تكون بعد ساعتين ونصف من استيقاظك.

يمكنك إنشاء روتين يضمن لك تحقيق أقصى إنتاجية ممكنة من خلال إنشاء جدول زمني يعتمد على طاقتك؛ لذا احرص على جدولة الوقت في تقويمك.

شاهد: 10 طرق لتحسين مهارات إدارة الوقت لديك

6. استيقظ مبكراً:

هل تريد مزيداً من الوقت؟ إذاً استيقظ مبكراً، حيث ستمتلك بهذه الطريقة الوقت لقراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها، والتخطيط ليومك بطريقة صحيحة.

7. احتفظ بدفاتر زمنية:

يعدُّ الاهتمام بتدوين الوقت في مذكرات زمنية طريقة بسيطة لتعرف كيف تقضي وقتك، وعلى ماذا تهدره؛ لذا افعل ذلك لمدة شهر أو اثنين، وحدد الأمور التي تهدر وقتك عليها، والأخرى التي تؤثر في إنتاجيتك.

8. استغل أوقات الانتظار:

لنفترض أنَّ لديك موعداً مع الطبيب، وعليك أن تنتظر لبعض الوقت قبل المعاينة.

يمكنك أن تستغل وقت الانتظار هذا في فعل شيءٍ ما دون أن تهدره سدى؛ لذا اصطحب معك كتاباً يمكنك قراءته، أو جدوِل وقت الانتظار هذا لقراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها، أو استمع إلى كتاب صوتي أو مدونات صوتية مفيدة؛ كما بإمكانك استغلال هذا الوقت لكتابة الرسائل الإلكترونية التي كان من المفترَض أن ترسلها، سواء لشريكك أم أصدقائك أم عملائك.

9. دوِّن المهمات في قائمة ولا تفكر فيها:

لا تشغل تفكيرك بكل ما عليك القيام به، ودوِّنه حتى تُصفِّي ذهنك ولا تشعر بالارتباك.

10. فكر في "نصف الوقت":

إذا كنت تطهو العشاء مثلاً، فحضِّر ضعف الكمية التي تتناولها، وخزِّن ما يتبقى من وجبتك في الثلاجة؛ حيث يمكنك بهذه الطريقة أن توفر على نفسك الوقت الذي تهدره في تحضير وجبة عشاء لليوم التالي، وتستغله في فعل أشياء أخرى.

11. تخلص من الالتزامات التي تهدر وقتك وطاقتك واهتمامك:

واحدةٌ من أكثر الطرائق فاعلية للحفاظ على الوقت هي التخلص من الالتزامات التي تهدر وقتك؛ لذا حدد هذه الالتزامات غير المنتجة، واحذفها من جدولك الزمني.

12. كن حاسماً:

يمكنك الاستفادة من الوقت الذي تقضيه في التفكير المفرط قبل اتخاذ قرار ما، واستغلاله للقيام بشيء مفيد حقاً؛ لذا اتخذ القرار بحسم، وتعايش معه، وامضِ قدماً.

13. ألغِ شيئاً ما:

نحن معتادون على تخطي بعض المهمات في قوائمنا؛ ولكن، يجب أيضاً أن تشطب المهمات التي لن تفعلها أبداً؛ حيث يجنِّبك هذا عدم السيطرة على قوائم مهماتك، ويبعدك عن المبالغة في الالتزام.

14. قلِّل الوقت الذي تستغرقه في التنظيف:

أنت تريد أن يكون منزلك ومكتبك نظيفين ومنظمين بالتأكيد؛ ولكن ستوفر لك إزالة الأوساخ بدلاً من المبالغة في التنظيف الكثير من الوقت والطاقة في نهاية المطاف؛ فعلى سبيل المثال: بدلاً من تنظيف حوض الاستحمام كل أسبوع، نظِّفه في كل مرة تستخدمه.

15. حدد أيام الأعمال المنزلية:

حدد أياماً معينة للتنظيف والغسيل والأعمال المنزلية، بحيث لا تتداخل وأوقات عملك على أمور أكثر أهمية.

16. جدوِل عملك على دفعات:

ابدأ جمع المهمات المتشابهة معاً؛ فعلى سبيل المثال: خصص يوماً واحداً لقضائه في الكتابة، ويوماً آخر للاجتماعات، وهكذا.

17. وحِّد جهودك:

إذا كنت تذهب إلى مكان ما أو تقابل أحد العملاء لتناول الغداء مثلاً، فأنجز جميع المهمات التي يجب إنجازها في الأماكن القريبة من المكان الذي تتواجد فيه؛ حيث ستقلل بهذه الطريقة من الوقت الذي تقضيه في التنقل طيلة اليوم.

18. تعلَّم اختصارات لوحة المفاتيح:

يقضي المستخدمون الذين تتراوح أعمارهم بين 18 و24 عاماً (​​1979 دقيقة) في المتوسط على الإنترنت شهرياً؛ لذا، من المنطقي تعلم اختصارات لوحة المفاتيح والكتابة السريعة، بحيث يمكنك توفير بعض الوقت عند التصفح عبر الإنترنت.

19. اختصر رسائل بريدك الإلكتروني:

اجعل رسائل بريدك الإلكتروني قصيرة ومباشرة، وحاول ألَّا تتخطى رسائلك خمس جُمل.

20. فوِّض المهمات:

بدلاً من القيام بجميع المهمات بنفسك، فوضها إلى شخص آخر للقيام بها؛ وذلك لكي تتمكن من التركيز على المهام الأكثر أهمية.

شاهد: 7 خطوات لتفويض المهام وفق نصائح مديري غوغل

21. أتمت المهمات المتكررة:

هناك أيضاً مهمات معينة يمكنك تنفيذها تلقائياً عبر برامج مخصصة لذلك، كجدولة الاجتماعات والفواتير المتكررة.

22. قلِّل المهمات المجدولة:

راجع جميع أنشطتك، وحدد تلك التي لا تساعدك على تحقيق أهدافك، واحذفها؛ كما عليك أيضاً النظر في الأنشطة التي لم تعد تناسب جدولك الزمني، وحذفها أو إعادة جدولتها في مواعيد أخرى جديدة.

23. اعمل لمدة أربع ساعات في اليوم:

لقد ثبت علمياً أنَّ عليك العمل لأربع ساعات فقط في اليوم، إذ يتعلق الأمر بالتركيز على أهم مهماتك عندما تكون أكثر إنتاجية؛ ولكن لا يعني هذا أنَّ بإمكانك إضاعة وقتك المتبقي سدى، بل حاول قضاءه في ممارسة مهاراتك وإكمال المهمات الأقل تحدياً.

24. تجنَّب تعدد المام:

لا ينجح تعدد المهام في إدارة الوقت، إذ تستغرق عقولنا وقتاً أطول في التفكير عند محاولة القيام بمهام متعددة، حيث تنتقل من فكرة إلى أخرى ومن عمل إلى آخر؛ ممَّا يُضعِف تركيزنا.

لذا، بدلاً من القيام بمهمات متعددة، ركز على مَهمَّة واحدة حتى تنتهي منها، ثم انتقل إلى المَهمَّة التي تليها.

25. لا تجلد ذاتك:

كُفَّ عن إضاعة وقتك في التفكير والشعور بالذنب حيال الوقت الذي ضيَّعته، إذ إنَّ هذه الأمور تحدث أحياناً؛ لذا حاول ألَّا تجعلها عادة فحسب، وامض قدماً بدلاً من الاستغراق في الماضي.

26. طبِّق تقنية بومودورو:

تعدُّ تقنية "بومودورو" تقنية تحث على استخدام جهاز ضبط الوقت وجدولة فترات راحة قصيرة لا تتجاوز 5 دقائق بعد كل 25 دقيقة من العمل المركز.

27. طبِّق طريقة سينفيلد (Seinfeld) "لا تكسر السلسلة":

كان جيري سينفيلد (Jerry Seinfeld) يستخدم تقويماً جدارياً وقلماً أحمر اللون، ويشطب كلَّ يوم من التقويم إذا عمل فيه على إنجاز مَهمَّة ما.

يقول جيري: "ستشكل هذه العلامات سلسلة بعد بضعة أيام، وتنمو كلَّما أنجزت شيئاً ما، وتزداد طولاً بعد عدة أسابيع؛ وستكون وظيفتك الوحيدة هي عدم كسر هذه السلسلة".

28. جرِّب قاعدة ديفيد آلين (David Allen) "دقيقتين":

وفقاً لديفيد آلين (David Allen)، وهو مؤلف الكتاب الأكثر مبيعاً "إنجاز المهمات" (Getting Things Done): "إذا استغرق إنجاز المَهمَّة أقل من دقيقتين، فافعلها الآن؛ وذلك لكي تزيحها عن طريقك".

29. قسِّم يومك إلى فترات من خمس دقائق مثل إيلون ماسك (Elon Musk):

كيف يدير إيلون ماسك (Elon Musk) كلَّاً من تسلا (Tesla) وسبيس إكس (SpaceX)؟ يقسِّم يومه بالكامل إلى فترات مدتها خمس دقائق، حتى موعد غدائه.

من شأن هذا أن يبقي على معدل إنتاجيته مرتفعاً؛ ذلك لأنَّه يضمن بقاءه على المسار الصحيح وعدم إهدار وقته.

30. جرِّب طريقة جاي شيرلي (Jay Shirley) "اللزوم، والوجوب، والإرادة":

إليك تمريناً بسيطاً من جاي شيرلي (Jay Shirley): ابدأ يومك كل صباح بالإجابة عن ثلاثة أسئلة:

• ما الذي عليك فعله لإحداث أكبر تأثير اليوم؟
• ما الذي عليك فعله لبناء مستقبل أفضل؟
• ما الذي تريد فعله لتستمتع باليوم والحياة على أكمل وجه؟

يساعدك هذا على بدء يومك بداية صحيحة، ويزيد من إنتاجيتك وسعادتك.

31. استخدم مصفوفة آيزنهاور (The Eisenhower Matrix):

إنَّ استراتيجية آيزنهاور لاتخاذ الإجراءات وتنظيم مهماتك بسيطة للغاية، حيث يمكنك باستخدام هذه المصفوفة ترتيب مهماتك استناداً إلى أربع احتمالات هي:

1. عاجل وهام: المهمات التي ستقوم بها على الفور.
2. هام ولكنَّه ليس عاجلاً: المهمات التي ستجدولها لاحقاً.
3. عاجل ولكنَّه ليس هاماً: المهمات التي ستفوضها إلى شخص آخر.
4. ليس عاجلاً ولا هاماً: المهمات التي ستلغيها.

يمكن استخدام هذه المصفوفة لخطط إنتاجية واسعة مثل: "كيف أقضي وقتي كل أسبوع؟"، أو لخطط يومية أصغر مثل: "ما الذي عليَّ فعله اليوم؟".

32. استغل رحلة الطيران للعمل:

كتب بريان تريسي (Brian Tracy): "لقد وظفت شركة الطيران هيوز إيرويست (Hughes AirWest) قبل بضع سنوات شركة استشارية للمقارنة بين كفاءة العمل في أثناء الطيران على متن الدرجة الأولى، والطيران على متن الدرجة الاقتصادية، وفي مكتب عادي؛ وما وجدوه هو أنَّ ساعة واحدة من وقت العمل غير المنقطع في الطائرة يعادل ثلاث ساعات من العمل في بيئة عمل عادية، وكانت الكلمة المفتاحية هي (غير منقطع)".

إذا كنت تخطط مسبقاً وتنظم عملك قبل ذهابك إلى المطار، فيمكنك زيادة الإنتاجية عن طريق تحقيق قدر هائل من الإنجاز في أثناء وجودك في الطائرة.

بالطبع، يمكنك تطبيق هذا على حياتك اليومية أيضاً؛ نظراً إلى أنَّه يسلط الضوء على أهمية التخطيط والتنظيم.

33. اتبع تسلسلاتك الزمنية:

لقد صاغ عالم النفس بيرتس لافي (Peretz Lavie) التسلسلات الزمنية على أنَّها الدورات الطبيعية التي يمر بها الجسم بين كل 90 إلى 120 دقيقة.

قد يكون الأمر معقداً، لكنَّ الفكرة هي أنَّه ينبغي عليك التركيز عندما تكون مستويات طاقتك أعلى، وأن تأخذ قسطاً من الراحة عندما تشعر بالتعب.

34. اتبع "نظام الصخور الكبيرة":

استناداً إلى المبادئ التي حددها ستيفن ر. كوفي (Stephen R. Covey) -مؤلف العادات السبع للناس الأكثر فاعلية (Seven Habits of Highly Effective People)- فإنَّه لمن الهام تحديد جدول زمني لأهم أولوياتك، وذلك عن طريق تخيلها على أنَّها "صخور كبيرة" تملأ دلواً؛ فإذا بدأت بـ "الصخور الكبيرة" أولاً، ثم وضعت الرمل أو الصخور الأصغر حجماً بعدها، فستملأ الدلو بسرعة أكبر، وتشغل أكبر حيز منه؛ ينطبق ذات الأمر على المهمات.

35. تبنَّ شعار "لا اجتماعات في أيام الأربعاء":

تنص شركات مثل فيسبوك (Facebook) وآسانا (Asana) على عدم إجراء أي اجتماعات في أيام الأربعاء، في حين تضع شركات أخرى القاعدة نفسها ولكن في أيام أخرى من الأسبوع؛ ولكنَّ الفكرة واحدة، حيث يمكنك التركيز على المهمات الفردية الهامة بدلاً من إهدار وقتك في الاجتماعات.

36. ضع قائمة بالمهمات المنجزة:

بدلاً من إنشاء قائمة مهمات فقط، أنشئ قائمة أخرى تدوِّن فيها كل ما أنجزته بالفعل؛ حيث تعدُّ هذه طريقة قوية لإبقائك متحفزاً عندما تحتاج إلى التحفيز.

37. تحديد المهمات قبل يوم من بدء العمل:

هناك بعض رجال الأعمال والرؤساء التنفيذيين الذين يوزعون المهمات ويحددونها مع فرقهم قبل يوم من بدء العمل عليها، حيث يصبحون بهذه الطريقة جاهزين لمباشرة العمل في اليوم التالي.

إذا كنت تعمل بمفردك، فيمكنك تحديد موعد مع نفسك لجدولة مهمات اليوم التالي؛ وذلك للتأكد من أنَّ كل شيء سيسير على ما يرام ويُنجَز في الموعد المحدد والوقت المخصص له.

38. جِد البيئة المناسبة:

يجب أن تكون بيئة عملك منظمة ومريحة وخالية من مصادر التشتيت والإلهاء، وأن تتوفر فيها جميع الأدوات والموارد اللازمة لإنجاز العمل بسهولة.

39. أوقف تشغيل الإشعارات:

أوقف تشغيل جميع إشعارات البريد الإلكتروني وفيسبوك (Facebook) وتويتر (Twitter)، وغيرها من وسائل التواصل الاجتماعي الأخرى.

40. ضع خطة للمقاطعات:

مهما حاولت، سيكون هناك أحياناً مقاطعات تلهيك عن العمل؛ لذا خطط لهذه الأمور مقدماً من خلال الحصول على بعض المرونة في جدولك الزمني، حتى لا تتكدس مهماتك الهامة.

41. قلِّص المواعيد النهائية في ذهنك:

إذا كنت تعتقد أنَّ أمراً ما سيستغرق منك ساعة، فامنح نفسك 40 دقيقة بدلاً من ذلك؛ إذ إنَّك ستعمل بسرعة أكبر من خلال تقليص الموعد النهائي في ذهنك، ويتحسَّن تركيزك على المَهمَّة التي بين يديك.

42. ضع قائمة تسويف:

هذه قائمة بالأنشطة التي يمكنك التخلص منها في أي وقت تماطل فيه أو يكون لديك وقت فراغ، وقد تشمل: قراءة المجلات، أو تنظيم المجلدات، أو مراجعة قوائم معينة، وغيرها من الأمور غير الهامة.

43. أنشئ قائمة إيقاف المهمات:

تتضمن هذه القائمة تلك العادات السيئة التي تهدر وقتك أو تعيق إنتاجيتك؛ لذا دوِّن هذه العادات حتى تتمكن من وضع خطة واقعية لاستبدال هذه العادات السيئة بأخرى جيدة.

44. استخدم تزامن الموجات الدماغية:

يستخدم تزامن الموجات الدماغية نغمات وأصواتاً خاصة للتأثير في أنماط الموجات الدماغية للفرد، وقد أُثبِتت قدرته على تغيير الحالة الذهنية للشخص.

45. استخدم تطبيق فوكوس @ ويل (Focus @ Will):

 فوكاس @ ويل (Focus @ Will) تطبيق لا يلغي مصادر الإلهاء فحسب، بل يزيد الإنتاجية أيضاً؛ فهو يكتشف نوع الموسيقى التي من شأنها وضع عقلك في "حالة تدفق".

46. استخدم إدارة كلمة المرور:

لدى الشخص العادي نحو 27 تسجيل دخول منفصل عبر الإنترنت، ويتطلب هذا الكثير من التفكير والاستذكار؛ إذ تستغرق محاولة استعادة عمليات تسجيل الدخول المفقودة وقتاً طويلاً؛ لذا استخدم تطبيقاً لإدارة كلمة المرور -مثل لاست باس (LastPass) أو وان باسوورد (1Password)- لحل هذه المشكلة.

47. احمِ عينيك:

قد تؤدي الأطوال الموجية الزرقاء الناتجة عن المصابيح الفلورية والأجهزة الإلكترونية إلى إرهاق عينيك وإضعاف بصرك.

يمكنك البدء بخطوتين صغيرتين لتجنب هذه المشكلة، وذلك من خلال الرمش بمعدل أكبر، وتقليل التعرض إلى الضوء الأزرق قبل النوم؛ كما من الجيد أيضاً استخدام عدسات واقية في أثناء العمل على الأجهزة الإلكترونية.

48. أصغِ بفاعلية:

الإصغاء الفعال هو صبُّ كل انتباهك وتركيزك على ما يقوله المتحدِّث في أثناء المحادثة؛ ممَّا يعزز الإنتاجية؛ وذلك نظراً إلى تجنبك سوء الفهم، وعدم حمل الطرف الآخر على التوقف أو تكرار الحديث.

49. حدد وقت الانتهاء:

عيِّن وقتاً محدداً لانتهاء العمل، حيث يضمن لك ذلك أن تكون نشطاً تماماً في اليوم التالي.

50. تمرَّن:

يقول ريتشارد برانسون (Richard Branson): "يمكنني بالتأكيد تحقيق ضعف ما أحققه من خلال الحفاظ على لياقتي؛ ذلك لأنَّ اللياقة تحافظ على عمل الدماغ".

51. تناول الطعام بحكمة:

تقول رييفا ليسونيسكي (Rieva Lesonsky): "أبقِ طاقتك عالية من خلال تناول الأطعمة المناسبة التي تغذي جسمك بدلاً من أن تضره، وتجنب السكر والكربوهيدرات. قد تمنحك الأطعمة الغنية بالسكريات والكربوهيدرات طاقة عالية، لكنَّ هذه الطاقة سرعان ما تتلاشى، ليراودك الإحساس بالكسل من جديد".

شاهد بالفيديو: 8 بدائل طبيعية يمكن استعمالها عوضاً عن السُكّر

52. اشرب الكافئين بذكاء:

يقول ليسونسكي (Lesonsky): "تناول الكافئين باحترافية، فمثلاً: يستغرق فنجان قهوة نحو 20 دقيقة ليبدأ مفعوله؛ لذلك اشربه قبل 20 دقيقة من حاجتك إلى الطاقة، وستصبح مستعداً".

53. احصل على قسط كافٍ من النوم:

تذكر أنَّ الحصول على قسط كافٍ من النوم يحسن انتباهك وتركيزك وإبداعك وصحتك وطريقة اتخاذك للقرار، ويقلل من الضغط والاندفاع والتوتر.

54. لا تتناول المشروبات الكحولية:

يمنعك شرب الكحول قبل النوم من الحصول على راحة ليلية جيدة.

55. توقف واستنشق رائحة الليمون:

وجدت الأبحاث التي أجرتها جامعة ولاية أوهايو أنَّ استنشاق رائحة الليمون أدى إلى تحسين الحالة المزاجية للناس ورفع مستويات النورإبينفرين، وهي مادة كيميائية في الدماغ مرتبطة باتخاذ القرار التنفيذي والتحفيز.

كما وجدت دراسة أخرى أنَّ رائحة الليمون قد أدت إلى تحسُّن دقة الكتابة لدى الموظفين الخاضعين إلى الدراسة، حيث ارتكب هؤلاء الموظفون أخطاء أقل بنسبة 54%".

56. تأمل:

يُعرَّف التأمل بأنَّه القدرة على التركيز على نقطة واحدة فحسب، ألا وهي: أنفاسك؛ فمن أجل التأمل حقاً، تحتاج إلى إزاحة كل شيء آخر من تفكيرك.

57. تحكَّم بجسدك:

قد يساعدك التحكم بجسدك على الشعور بالثقة بالنفس، وتقليل الضغط، وتحمل قدر أكبر من المخاطر.

58. خذ قيلولة:

عندما تشعر أنَّك مرهق، خذ غفوة قصيرة، ويُفضَّل أن يكون ذلك في فترة ما بعد الظهر؛ إذ لا تنعش القيلولة عقلك فحسب، بل من شأنها أيضاً أن تحسِّن الذاكرة واليقظة والإبداع.

59. اضبط درجة الحرارة المناسبة:

تنخفض الإنتاجية عندما تشعر بالحر الشديد أو البرودة الشديدة، وهذا منطقي، إذ إنَّك تركز على مقدار التعرق أو الارتعاش الذي تشعر به.

في حين أنَّ هناك عدة عوامل يجب مراعاتها، إلَّا أنَّ الحفاظ على درجة الحرارة بين 70 درجة إلى 72 درجة فهرنهايت (21-22 درجة مئوية) يكون مثالياً عادة.

60. تعرض إلى أشعة الشمس:

يزيد الضوء الطبيعي من مستويات طاقتك، ويساعدك على التركيز، ويقلل من الإجهاد، ويساعدك على النوم.

61. ابتسم:

وفقاً لموقع (A Life of Productivity): يجعلك الابتسام أكثر إنتاجية؛ ذلك لأنَّه يعزز مناعتك، ويجعلك أكثر سعادة، ويتعامل مع الضغط والإجهاد بصورة أفضل، ويساعدك على التركيز على الصورة العامة.

62. اعقد الاجتماعات في أثناء الوقوف أو المشي:

بعض الاجتماعات ضرورية؛ ولكن بدلاً من الجلوس كما تفعل طيلة اليوم، ابدأ عقد الاجتماعات في أثناء الوقوف أو المشي.

لا تقتصر أهمية هذه الأنواع من الاجتماعات على تعزيز الصحة فحسب، بل إنَّها تقلل من مصادر الإلهاء وتعزز التعاون وتوفر الوقت.

63. ضع خطة:

لنفترض أنَّك تبني منزل أحلامك؛ لا شكَّ أنَّك تمتلك تصميماً هندسياً له، وجميع المواد اللازمة لبنائه في الوقت المحدد؛ وكذلك الأمر بالنسبة إلى أهدافك، إذ يجب أن تخطط لها بتأنٍ، وتحددها بدقة، وتعمل على توفير كل المستلزمات الضرورية لتحقيقها.

64. فكّر لخمس دقائق:

لا نقصد هنا استراحة لمدة خمس دقائق، بل نعني استغراق خمس دقائق للتفكير قبل أي مكالمة أو مَهمَّة لتحديد ما تريد تحقيقه؛ حيث يساعدك هذا على معرفة كيف يبدو النجاح قبل أن تبدأ.

بعد إنهاء المكالمة أو المَهمَّة، حدد ما إذا حققت النتيجة المرجوة أم لا؛ فإذا لم يكن الأمر كذلك، فاكتشف ما هو مفقود؛ بغية العمل عليه في المرة القادمة.

65. طور عقلية النمو:

اكتشفت عالمة النفس في ستانفورد "كارول دويك" (Carol Dweck) أنَّ الأشخاص الذين يتمتعون بعقلية النمو يعتقدون أنَّ قدراتهم الأساسية يمكن تطويرها من خلال التفاني والعمل الجاد؛ والواقع أنَّ هذه النظرة تخلق حباً للتعلم والمرونة الضرورية لتحقيق إنجازات عظيمة.

66. راجع مهمات الأسبوع الماضي بانتظام:

هذه عادة إدارة الوقت التي ينتهجها "ديفيد آلين" (David Allen) من خلال اتخاذ الخطوات الآتية:

• أفرغ رسائل بريدك الوارد لتتحرر منها، وأنهِ أي مشتتات عن طريق تنظيمها ضمن نظام منطقي.
• حدد ما عليك القيام به من خلال مراجعة الجداول والمشاريع، وإعادة تنظيم الإجراءات المقبلة، وحذف المهمات غير الضرورية.
• وأخيراً، كن مبدعاً، وابحث عن طرائق مميزة لإنهاء المشاريع التي كنت تؤجلها.

67. دوِّن ما تمتن له:

دوِّن كل ليلة الأشياء الثلاثة التي تشعر بالامتنان لها، والتي حدثت خلال الـ 24 ساعة الماضية؛ حيث يجعل هذا عقلك أكثر توازناً، ويعيد تدريب عقلك حتى يبدأ رؤية مزيد من الاحتمالات.

كما يمكنك أيضاً تدوين تجربة إيجابية واحدة عايشتها خلال الـ 24 ساعة الماضية، وتدوين أربعة تفاصيل على الأقل حول هذه التجربة.

يعدُّ هذا مفيداً؛ فعندما تستغرق بعض الوقت لتتذكر تجربة إيجابية، يعتقد عقلك أنَّها حقيقية، ممَّا يعمق البصمة الإيجابية لها.

شاهد بالفيديو: 5 فوائد مثبتة للشعور بالامتنان

68. احصل على نجاح سهل:

في حين ينبغي عليك عادة التركيز على التعامل مع المهمات الصعبة أولاً، إلَّا أنَّك تحتاج أحياناً إلى نجاح فوري، كترتيب سريرك بعد الاستيقاظ؛ إذ إنَّها طريقة بسيطة للشعور بالإنجاز وإبقاء الحافز لبقية اليوم.

69. تعلَّم أن تقول "لا":

عند البدء بحياتك المهنية، فإنَّه من المألوف أن تقول "نعم" للمسؤوليات الجديدة؛ ولكن هناك نقطة لا يمكنك عندها أن تبقى على هذه الوتيرة.

يعدُّ كتاب "قوة الرفض" (The Power of No) الذي كتبه جيمس ألتوتشر (James Altucher) وكلوديا أزولا ألتوتشر (Claudia Azula)، كتاباً ممتازاً لمساعدتك على تعلم كيفية قول "لا" بفاعلية.

70. جِد طريقك:

إنَّ حالة التدفق هي الحالة التي تكون فيها مستغرقاً تماماً فيما تفعله في الوقت الحالي؛ وللوصول إلى حالة التدفق هذه، عليك العمل على الأنشطة التي تمثل تحدياً، وتمتلك أنت مهارات القيام بها.

71. جدول استراحات على مدار اليوم:

كتب رينزو كوستاريلا (Renzo Costarella): "هناك الكثير ممَّا يمكن قوله عن قوة أخذ فترات استراحة في أثناء يوم العمل؛ فإذا كنت تعمل طوال اليوم دون استغراق الوقت الكافي لتخفيف الضغط، فستضر نفسك أكثر ممَّا تنفعها".

إنَّ أفضل طريقة لأخذ فترات راحة هي جدولتها على مدار اليوم، حيث يمكنك بهذه الطريقة التحكم فعلاً بتدفق العمل.

72. انقطع عن التواصل:

تحتاج أحياناً إلى الانقطاع التام عن العالم الخارجي لاستعادة طاقتك وتجنب الإرهاق؛ فعلى سبيل المثال: أغلق هاتفك عصر يوم السبت لبضع ساعات حتى لا ترد على المكالمات الهاتفية أو الرسائل النصية أو رسائل البريد الإلكتروني.

73. قاوم الإغراءات:

إذا كان هناك مطعم يقدم وجبات لذيذة لكنَّها غير صحية على طريق عودتك إلى المنزل، فلا تتردد في تغيير طريق عودتك هذا؛ حيث يمكِّنك ذلك من مقوامة رغبتك في تناول وجبة غير صحية.

74. فاوض نفسك:

يقول مؤسس انستغرام "كيفين سيستروم" (Kevin Systrom): "إذا كنت لا ترغب في القيام بشيء ما، فاعقد صفقة مع نفسك للقيام به لمدة خمس دقائق على الأقل؛ ثمَّ بعد خمس دقائق، سينتهي بك الحال إلى القيام به بأكمله".

75. حدد عاداتك المحورية:

يُعرِّف مؤلف كتاب "قوة العادة" (The Power of Habit) "تشارلز دوهيج" (Charles Duhigg) "العادات المحورية" على أنَّها تلك العادات التي من شأنها تغيير حياتك؛ كالتخطيط لأيامك، وممارسة الرياضة، وامتلاك قوة إرادة عالية.

76. ضع أهدافاً ذكية:

احرص على أن تكون أهدافك محددة، وملموسة، وواقعية، وقابلة للإنجاز، ومقيدة زمنياً؛ إذ من شأن هذا أن يسهِّل عليك تحديدها وتحقيقها.

77. توقف عن تتبع تقدمك في تحقيق الأهداف:

رغم أنَّ هذه الخطوة تتعارض مع كل ما نعتقده حول تحقيق أهدافنا، إلَّا أنَّ التركيز على التقدم يمكن أن يعوقنا عن النجاح؛ لذا بدلاً من ذلك، انظر إلى أفعالك كدليل على التزامك بهدفك، وذكِّر نفسك بسبب رغبتك في تحقيقه.

78. حدد "أهداف العملية":

إنَّ هدف العملية هو ما تحتاج إلى تحقيقه بالفعل من أجل تحقيق هدف أكبر؛ فعلى سبيل المثال: إذا كنت تريد زيادة المبيعات بنسبة 25%، فسيكون هدف العملية الاتصال بـ 5 عملاء يومياً.

79. توقَّع العقبات:

بينما لا يمكنك توقع كل شيء، إلَّا أنَّه ينبغي عليك توقع بعض العقبات؛ حيث يمكنك بهذه الطريقة وضع خطة طوارئ، بحيث تستطيع المضي قدماً بغض النظر عن أي شيء.

80. اعترف بأخطائك، وامضِ قدماً:

نحن جميعاً نرتكب الأخطاء؛ لذا تعلم من أخطائك حتى لا تكررها في المستقبل.

81. أنهِ يومك على نحو جيد:

يشجعك إنهاء يومك على نحو جيد على أن تفعل الشيء نفسه في اليوم التالي.

82. جدول مهمات يومك بالكامل:

يقول بنجامين فرانكلين (Benjamin Franklin): "إذا فشلت في التخطيط، فأنت تخطط للفشل"؛ لذلك، ابدأ كل صباح بالتخطيط لمهمات يومك بالكامل، ويتضمن ذلك كل شيء، بدءاً من أهم المهمات إلى الاجتماعات، وحتى أوقات التنقل.

83. حافظ على نظافة مكتبك:

عندما يكون مكتبك فوضوياً، تُرسَل إشارة بصرية إلى دماغك تسبب الإجهاد والتوتر؛ لذا اقضِ الدقيقتين الأخيرتين من يومك في تنظيف وتنظيم مكتبك حتى يكون نظيفاً في اليوم التالي.

84. استخدم التقويم الإلكتروني:

يتمتع الجدول الإكتروني بإمكانية الوصول إليه من أجهزة متعددة، ويمكِّنك من جدولة الاجتماعات والمواعيد، وإنشاء رسائل التذكير والأحداث المتكررة، وتوفير متسع من الوقت.

كما يمكنك إنشاء روتين يومي باستخدامه، ووضع حدود زمنية للمهمات، وإبقاء وقتك تحت السيطرة، والتخطيط كذلك للاستراحات.

85. أزِل الفوضى من جدول المهمات:

تعدُّ الجداول أمراً أساسياً لإدارة الوقت والحفاظ على الإنتاجية، ولكنَّها ليست فعالة عندما تكون ممتلئة؛ لذا أزل الفوضى من جدول المهمات من خلال إضافة أولويات محددة بالتاريخ فقط، ولا تملأه بالأنشطة أو الأحداث التي لم تعد مناسبة لنمط حياتك.

86. رتِّب أدواتك وتطبيقاتك:

رغم وجود الآلاف من الأدوات والتطبيقات التي يمكن أن تساعدك في إدارة الوقت والحفاظ على الإنتاجية، لكن لا تتعجل؛ إذ إنَّ وجود الكثير من هذه الأدوات والتطبيقات يؤدي إلى نتائج عكسية؛ لذا اهتم بالأساسيات فحسب.

87. شارك جدولك:

شارك تقويمك مع العملاء والزملاء بحيث يمكنك جدولة اجتماعات مثمرة، وأن تكون على دراية بالمواعيد النهائية دون رسائل البريد الإلكتروني المتتالية؛ كما يمكنك أيضاً مشاركة التقويم مع عائلتك، بحيث يعرفون مواعيد عملك والأوقات التي تكون متفرغاً فيها.

88. حدد ثلاث مهمات هامة كحد أقصى يومياً:

قوائم المهمات الطويلة ليست فعالة؛ وذلك لأنَّك ببساطة لا تمتلك الوقت أو الطاقة لإلغاء كل شيء من قائمتك؛ لذا بدلاً من ذلك، أبقِ على قوائم مهماتك قصيرة باختيار أكثر ثلاث مهمات أهمية في اليوم.

89. حدد ثلاث نتائج يومية كل صباح:

هذه ليست قائمة مهماتك، بل ثلاث نتائج تريد تحقيقها بحلول نهاية اليوم.

90. دوِّن "المهمات المعرضة إلى النسيان":

ماذا تفعل عندما يخطر في بالك شيء في أثناء عملك على مَهمَّة هامة؟

ضع ورقة وقلماً بالقرب منك بحيث يمكنك تدوينه؛ حيث يؤدي ذلك إلى تجنب التفكير في هذا الأمر مؤقتاً، والتركيز على عملك الحالي دون إلحاق الضرر بتركيزك.

91. جدوِل الفواصل وأوقات التنقل:

لا تقفز مباشرةً من مَهمَّة إلى أخرى أو من اجتماعٍ إلى آخر، إذ تحتاج إلى وقت لاستعادة طاقتك أو استعادة تركيزك أو التنقل.

92. قسِّم المشاريع الكبيرة إلى مهمات صغيرة:

يكاد يكون من المستحيل التحكم في النتائج بعيدة الأمد في أثناء العمل على مشروع كبير؛ لذا يمكن لتقسيم هذه المشاريع إلى مهمات أصغر أن يجعلها أكثر قابلية للإدارة.

93. حدد المواعيد النهائية:

يعدُّ تحديد المواعيد النهائية خدعة مفيدة لإبقائك على المسار الصحيح وتجنب التسويف والمماطلة؛ فمثلاً: إذا كنت بحاجة إلى نشر مدونة قبل يوم الجمعة، فحدد الموعد النهائي يوم الخميس؛ إذ يخفف هذا من التوتر، ويمنحك الوقت لمراجعته.

94. استفد من قوة التصور الذهني:

يقول آج آدامز (AJ Adams): "قد تقربك الممارسة العقلية من المكان الذي تريد أن تكون فيه في الحياة، وقد تُعِّدك للنجاح".

على سبيل المثال: في دراسة أُجرِيت على مدربي الأوزان، ازداد أولئك الذين نفذوا تمرينات افتراضية في رؤوسهم قوة في العضلات بمقدار النصف تقريباً مقارنة بأولئك الذين لم يفعلوا ذلك.

95. ضع تذكيرات بصرية:

قد تكون هذه اقتباسات ملهمة تطبعها وتضعها في أرجاء منزلك أو مكتبك لإبقاء حماسك.

96. ابحث عن منتور:

سيطلعك المنتور على النصائح والحيل التي نجح في تطبيقها، بالإضافة إلى الأخطاء التي ينبغي تجنبها.

97. طور مهاراتك:

قد يساعدك تعلم المهارات أو تطويرها على إكمال المهمات بسرعة، ويعزز ثقتك بنفسك؛ ليس لأنَّك تمتلك المعرفة فحسب، بل لأنَّك أيضاً تمتلك أساليب جديدة لحل المشكلات.

98. خذ خطوة واحدة في كل مرة:

ربَّما تكون هذه واحدة من أسهل وأقوى نصائح إدارة الوقت والإنتاجية؛ فبدلاً من التركيز على المَهمَّة بأكملها، ركِّز على ما تفعله الآن.

على سبيل المثال: في كتابة مقال كهذا، يجب التركيز على نقطة واحدة في كل مرة، ومن ثم الانتقال إلى النقطة التالية بدلاً من القلق بشأن كتابة 101 نصيحة مرة واحدة.

99. لا تقلق بشأن الكمال:

توقف عن القلق بشأن جعل كل شيء "مثالياً"؛ فالمثالية لا وجود لها، والكمال مجرد جزء مختلَق من خيالك لا يمكن أن يصبح حقيقة؛ لذا ابذل قصارى جهدك، واستمر في المضي قدماً.

100. كافئ نفسك:

ليس سراً أنَّ مكافأة نفسك عندما تحقق هدفاً هاماً طريقة فعالة للحفاظ على حماستك وإنتاجيتك، وتكمن الحيلة في ذكاء اختيارك لمكافآتك.

 

المصدر