10 استراتيجيات فعالة لقياس إنتاجية الموظفين ومراقبتها

كان أرباب العمل قبل جائحة فيروس كورونا (Covid-19) يزيدون مجهوداتهم لمراقبة إنتاجية موظفيهم، ووفقاً لتقرير أجرته شركة "غارتنر" (Gartner) لعام 2018، اعترفَت 50% من 239 شركة كبيرة بأنَّها كانت تراقب موظفيها، وعلى وجه الخصوص؛ محتوى رسائل البريد الإلكتروني وحسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بهم. علاوة على ذلك، ذكرَت هذه الشركات أيضاً أنَّها تراقب مع مَن يتفاعل موظفوها وعلاقاتهم معهم.

ووفقاً لاستطلاع أجرته شركة "أكسنتشر" (Accenture) للمديرين التنفيذيين بعد عام واحد، فإنَّ 62% من مؤسساتهم تجمع بيانات حول موظفيهم، وبالطبع، أدت الجائحة إلى زيادة عملية مراقبة الموظفين، ولم يكن الأمر سلساً تماماً، كما وجد استطلاع "إكسبرس في بي إن" (ExpressVPN) ما يلي:

• على الرغم من أنَّ 83% من أرباب العمل يعتقدون أنَّ مراقبة الموظفين أمر غير أخلاقي، إلا أنَّ 78% منهم يستخدمون برامج المراقبة.
• يعتقد أكثر من ثلث الموظفين أنَّ أرباب العمل لا يراقبون نشاطاتهم عبر الإنترنت، و15% لا يعرفون أنَّ ذلك ممكن.
• يشعر 56% من الموظفين بالتوتر والقلق بشأن قيام رب العمل بمراقبة اتصالاتهم، وعلاوة على ذلك، يتساءل 41% عما إذا كانوا مراقَبين، و32% يأخذون فترات راحة أقل بسبب ذلك.
• غالبية الموظفين 48% على استعداد لخفض رواتبهم لمنع مراقبتهم، ففي الواقع، كان ليقبل 1 من كل 4 موظفين بتخفيض رواتبهم بنسبة 25%.
• يقرُّ الموظفون بأنَّ 41% من مكالمات العمل المسجلة تحتوي على أدلة يمكن أن تؤدي إلى إنهاء وظائفهم، وبالإضافة إلى ذلك، يزعم 37% من أرباب العمل أنَّهم استخدموا التسجيلات المحفوظة كدليل لطرد موظفيهم.
• علاوة على ذلك، يستخدم أرباب العمل رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل أو المكالمات المحفوظة لاتخاذ قرارات بشأن مراجعات الأداء بنسبة 73%.

إذاً، ما هو الحل؟ ففي نهاية الأمر، وخلال هذه الجائحة، قد تعيد الشركات التفكير وتضع خططاً لإعادة افتتاحها من جديد، ولكن حتى عندما تعود الأمور إلى طبيعتها، فإنَّ العمل عن بُعد، أو على الأقل المكاتب الهجينة ستستمر، وفي الوقت نفسه، سيحتاج أرباب العمل إلى قياس وتتبُّع إنتاجية فِرقهم دون الشعور بالقلق؛ حيث إنَّه بالتأكيد وضع محفوف بالمخاطر، ولكن يمكنك استخدام الاستراتيجيات العشر التالية لجعل الأمر ممكناً:

1. وضع توقعات واضحة ومواعيد نهائية معقولة:

قد تتعجب من عدد مديري المشاريع الذين ما زالوا يقعون في فخ عدم تحديد توقعات واضحة ومواعيد نهائية معقولة؛ حيث يجب أن تكون هذه الموضوعات دائماً على رأس النقاشات بغض النظر عما إذا كان فريقك يعمل في المكتب أو عن بُعد، فإذا أخبرتَ موظفيك بما تتوقعه منهم، خاصةً في بيئة العمل عن بُعد، فسوف يكونون أكثر سعادةً وإنتاجيةً، وإذا كنتَ تواجه صعوبةً في التحدث مع فريقك، فحاول تطبيق ما يلي:

• ركِّز على أهداف محددة بوضوح.
• يجب أن تكون الأهداف محددةً، وقابلة للقياس، ويمكن تحقيقها، وذات صلة، ومحددة زمنياً.
• اشرح "السبب" وراء توقعاتك حتى يعرفوا أنَّ عملهم مفيد.
• قدِّم الأمثلة والأدوات والمصادر المناسبة.
• اتفِق معهم على مواعيد نهائية معقولة.

2. استخدام التكنولوجيا المناسبة:

كتبَت الكاتبة "ديانا ريتشي" (Deanna Ritchie) "إنَّ وجود فائض من أدوات التواصل والتعاون أمر رائع، ولكن في الوقت نفسه، لا يتعين عليك جمعها كلها"، وتوصي "ديانا" بدلاً من ذلك بتحديد الأدوات التي تستخدمها، وبالإضافة إلى تقليل عوامل التشتيت، فإنَّ ذلك يمنع الجميع من التبديل باستمرار بين الأدوات، كما يمكن أن يساعد أيضاً على تقليل فيض المعلومات؛ حيث تتضمن بعض الأدوات المقترحة لقياس وتتبُّع إنتاجية فريقك ما يلي:

• يمكن للتقويم جدولة الاجتماعات تلقائياً، والأهم من ذلك، مع ميزة التحليلات الخاصة به، يمكنك معرفة المكان الذي تقضي فيه وقتك الثمين.
• تطبيق "سلاك" (Slack) هو وسيلة مراسلة مشهورة تتيح لك ولفريقك التواصل والتعاون في الوقت الفعلي.
• "بيس كامب" (Basecamp) هي أداة لإدارة المشاريع مصممة لإبقاء الجميع على اطلاع بتقدُّم العمل.
• يوجد في تطبيق "هاب ستاف" (Hub Staff) ميزات مثل تتبُّع الوقت، وتسجيل الشاشة، ومراقبة الموظفين، والجدولة، وبرامج الرواتب.
• سيتيح لك "غوغل درايف" (Google Drive) التعاون مع الموظفين والعمل على المستندات معاً عبر الإنترنت.
• "كيكيدلر" (Kickidler) هو أكثر من مجرد برنامج لمراقبة الموظفين؛ حيث يوجد فيه ميزة تتبُّع الوقت وتحليل إنتاجية الموظفين وكفاءتهم؛ إذ تُعلِم ميزة "أوتو كيك" (Autokick) الموظفين بنسبة إنتاجيتهم أو إذا كانوا على الإنترنت لفترة طويلة جداً.
• "تايم دكتور" (Time Doctor) هو تطبيق لتتبُّع الوقت، كما أنَّه يقسم مقدار الوقت الذي يتم قضاؤه في مهمة أو مشروع معيَّن.
• يتيح لك تطبيق "تيم وورك" (Teamwork) تتبُّع كل شخص من فريقك.

3. التحلي بالثقة:

تقول "جين فيشر" (Jen Fisher) كبيرة مسؤولي السلامة في الولايات المتحدة لشركة "ديلويت" (Deloitte) الاستشارية: "الثقة هي أساس كل علاقة في حياتنا، وكل علاقة إيجابية تبدأ من الثقة"؛ حيث إنَّ بيئات العمل المبنية على الثقة تتسم بالصحة والإنتاجية، وعلاوة على ذلك، ربما تكون الثقة أكثر أهميةً من أي وقت مضى خلال هذا الوقت المضطرب الناجم عن الجائحة، فتقول: "لقد دفعَتنا الجائحة إلى المستقبل بطرائق عدَّة، وفي ظل حالة انعدام اليقين الذي نعيشه، نحتاج إلى الثقة والعلاقات الهادفة والداعمة"، ويمكنك بناء الثقة مع فريقك الذي يعمل عن بُعد عن طريق الخطوات التالية:

• تقليل توتر فريقك من خلال عدم إدارتهم بصورة تفصيلية واحترام الحدود والتواصل باستمرار.
• مساعدتهم على التعلم والنمو من خلال تقديم ملاحظات متكررة.
• التعرف إلى كل فريق على حدة، حتى لو كان ذلك من خلال اجتماع افتراضي بين شخصين.
• تحديد أهداف وتوقعات واضحة تماماً.
• مشاركة خبراتك، والاعتراف أيضاً أنَّه ليس لديك الإجابات جميعها.
• تحديث مناسباتك واجتماعاتك الافتراضية، مثل مشاركة الإنجازات أو الذهاب في رحلة ميدانية افتراضية.
• الاتساق، مثل أن تحترم وقت فريقك دائماً.

وقبل كل شيء، تحلَّ بالشفافية، فإذا كنتَ تراقب فريقك، فأخبِرهم بذلك مسبقاً، واشرح لهم أنَّهم لا يخضعون للمراقبة للتجسس عليهم؛ بل تحتاج إلى هذه البيانات للتخلص من ضياع الوقت وتعزيز الإنتاجية.

4. التركيز على قياس النتيجة وليس العملية:

يقول المدير التنفيذي "ريان وونغ" (Ryan Wong): "كانت مراقبة الموظفين منتشرةً قبل الجائحة، وفي عام 2018، وجدَت الأبحاث أنَّ 50% من الشركات الكبيرة كانت تستخدم مراقبة البريد الإلكتروني وتحليل المواقع، ولكن في الأشهر الأولى من الإغلاق، ارتفعَت نسبة استخدام برامج المراقبة ارتفاعاً كبيراً؛ حيث أبلغ رواد الصناعة مثل شركة "تيرامايند" (Teramind) و"أكتيف تراك" (ActivTrak) عن زيادات قياسية في طلبات المبيعات".

كما يضيف قائلاً: "بالنسبة إلى أرباب العمل، قد تبدو أدوات المراقبة حالةً مؤقتة مفيدة في وقت لا تكون فيه الفِرق في المكتب"، ولكنَّ المشكلة هي أنَّ الوقت الذي تقضيه تعمل على لوحة المفاتيح أو تظهر أمام كاميرا الويب لا يدل تماماً على الأداء أو الإنتاجية".

إنَّ المراقبة بهذه الطريقة ضارة في الواقع للحصول على النتائج التي تريدها؛ حيث يسارع الموظفون الذين يدركون بأنَّهم مراقَبون إلى إنتاج عمل كبير ذي قيمة تجارية قليلة، ويقول "وونغ": "المسألة الأعمق هي أنَّنا من نواحٍ عديدة قِسنا الإنتاجية كلها بشكل خاطئ، فخلطنا بين الإجراءات والنتائج، وحتى عملية تتبُّع ساعات العمل، والتي هي من أقدم المقاييس المستخدَمة في مكان العمل، كانت في الأساس مُربِكة، ومجرد معرفة أنَّ شخصاً ما قد عمل لمدة 40 ساعة في الأسبوع لا يدل على ما أنجزه بالفعل".

لذا فإنَّ أفضل نهج هو قياس ومكافأة نتائج الأعمال، ويوضح قائلاً: "ستختلف هذه العملية من شركة إلى أخرى ومن موظف إلى آخر، وهذه هي النقطة تحديداً؛ حيث إنَّ تخصيص الوقت لتحديد معايير النجاح أولاً، ثمَّ إيجاد طرائق للقياس، هو أضمن طريقة لزيادة الإنتاجية.

5. مكافأة جودة العمل وليس كميته:

عندما يتعلق الأمر بعمل موظفيك، فمن الهام إيجاد طريقة لقياس جودة عملهم، وكمثال، فكِّر في خدمة العملاء التي تقدِّمها؛ حيث تعتمد سمعة علامتك التجارية على ذلك، ولكن من الصعب قياسها، ومع وضع ذلك في الحسبان، فكِّر في الجودة عند وضع الأنظمة لتتبُّع إنتاجية الموظفين، واسأل نفسك: "ماذا يمكنك أن تفعل به لتتبُّع الأداء الوظيفي؟" فعلى سبيل المثال: هل هناك أيَّة تغذية راجعة تلقيتَها من موزع بخصوص موظف قصَّر في واجبه تجاهه؟ وعلى الرغم من أنَّ الموظف ربما احتاج إلى مزيد من الوقت لإكمال هذا المستوى من العمل، فإنَّ القيمة التي تلقيتَها لا تُقاس، وهذا بالتأكيد ما يجب قياسه ومكافأته.

6. استخدام التعزيز الإيجابي:

لا ينبغي أن يكون مفاجئاً أنَّ الموظفين السعداء يكونون أكثر إنتاجيةً، ومع ذلك، فإنَّ السعادة لا تعني دائماً منحهم علاوة، فبينما يمكن أن يساعد ذلك، يمكنك زيادة سعادة الموظفين من خلال التعزيز الإيجابي، مثل:

• إظهار التفهم والتعاطف والامتنان.
• التركيز على العمل الهادف.
• معاملة الموظفين باحترام.
• عدم لوم الآخرين على الفشل.
• تقديم ملاحظات بنَّاءة.
• مكافأة العمل الجيد بالتقدير أو الترقيات.

7. إدارة توزيع المهام:

يمكن تحديد نقاط القوة والضعف لكل موظف من خلال تحليل البيانات، فعلى سبيل المثال: قد تلاحظ أنَّ أحد أعضاء الفريق يكمل مهمةً بشكل أسرع من أي شخص آخر، فمن الناحية المثالية، يجب أن تمنح هذا الموظف هذه المسؤوليات كلها للمضي قدماً لزيادة إنتاجية فريقك، ومن خلال القيام بذلك، سيكون لدى الجميع المزيد من وقت الفراغ في جداولهم؛ مما سيزيد من الإنتاجية.

وعليك أن تفهم لماذا بعض موظفيك الأضعف أداءً لديهم إنتاجية أقل من أعضاء الفريق الآخرين، فعلى سبيل المثال: ربما يواجهون صعوبةً في استخدام بعض البرامج أو التطبيقات أو المهام المتعلقة بعملهم، وفي هذه الحالة، قد تفكر في تدريبهم على تحسين مهاراتهم وزيادة إنتاجيتهم.

8. القياس على الأمد القصير والطويل:

إدراك الإنجازات الصغيرة سيبقي الموظفين متحمسين للعمل نحو أهداف أكبر، وعلاوة على ذلك، يقدِّم هذا صورةً رائعة عنك، ففي حين أنَّه قد لا يبدو الأمر واضحاً، إلا أنَّ الأشياء الصغيرة يمكن أن يكون لها تأثير كبير في دفع فريقك نحو الهدف الكبير.

9. القضاء على أسباب ضياع الوقت:

حلِّل البيانات لمعرفة المكان الذي يقضي فيه موظفوك الكثير من الوقت، فعلى سبيل المثال: قد ترغب في تقييد وصول الموظفين إلى مواقع الويب أو التطبيقات هذه خلال يوم العمل حتى لا يتشتت انتباههم، وقد تشير البيانات أيضاً إلى أنَّ بعض العملاء يستهلكون الكثير من وقت موظفيك؛ مما يجعلهم أقل إنتاجيةً مما ينبغي.

شاهد بالفديو: 10 طرق لتحسين مهارات إدارة الوقت لديك

10. التركيز على الأرباح النهائية:

تركز الشركات الصغيرة على نحوٍ متزايد على أرباحها النهائية بدلاً من ساعات عمل الموظفين، وهذا يسمح لهم بتتبُّع التقدم مع ضمان أنَّ موظفيهم يتمتعون بمزيد من المرونة، وعلاوة على ذلك، هناك العديد من الفوائد المالية لوجود فريق يعمل عن بُعد، ويشمل ذلك تخفيض الإيجار والمرافق وخدمات التنظيف والطعام والضرائب.

وفي الواقع، متوسط ​​المدخرات العقارية عند العمل عن بُعد بدوام كامل هو 10,000 دولار لكل موظف في السنة، وبالإضافة إلى ذلك، تميل الفِرق التي تعمل عن بعد إلى أن تكون أكثر إنتاجيةً، فهم أيضاً أقل تغيُّباً، ومن المرجح أن يستمروا في العمل مع شركتك، ويفضلون العمل من المنزل على قبول زيادة في الراتب.

المصدر