تقنيات إدارة الوقت للموظفين المشغولين

سنُسلِّطُ الضَّوء في هذا المقال على هذه الفئة المُجتهِدة، والتي ينقصُها فقط القليل من التَّنظيم من أجل أن تُنجزَ مهامها على أكملِ وجهٍ، وسنُقدِّمُ لهم أهمَّ تقنيات إدارة الوقت للموظَّفين المشغولين؛ ليتمكَّنوا من تقسيم ساعات عملهم بعدالةٍ بين المهام، وبطريقة تضمن لهم الرَّاحة بعيداً عن القلق والأفكار المُزدحِمة.

تقنيات إدارة الوقت للموظفين المشغولين:

يمتلكُ جميع النَّاس على الكرة الأرضيَّة 24 ساعة في يومهم، ويُحقِّقُ قسمٌ منهم المُعجِزات، بينما يتسرَّبُ الوقت من بين أصابع القسم الآخر، فلا يُحسِنُ استثماره، ويُضيِّعُ ساعات يومه وسنينه كلِّها في الدَّوران ضمن حلقةٍ مُفرَغة، ويكمنُ الفرقُ بين الفئتين في امتلاك الفئة الأولى مفاتيح وتقنيَّات إدارة الوقت.

 سنستعرضُ معكم هذا اليوم هذه التقنيَّات ونقوم بتلخيصها كما يأتي:

1. تحديد الأهداف وترتيب الأولويات:

يُعدُّ تحديدُ الأهداف وترتيبُ الأولويَّات من أهمِّ تقنيَّات إدارة الوقت الفعَّالة للموظَّفين المشغولين، وذلك للأسباب الآتية:

• عندما تُحدِّدُ أهدافَكَ بوضوحٍ، يكون لديك فهمٌ أفضل لما تُريدُ تحقيقه، ويساعدك ذلك على التَّركيز على المهام الأكثر أهميَّة، بدلاً من تضييع الوقت في الأشياء غير الهامَّة.
• يُحفِّزُك تحديدُ الأهداف وترتيبُ الأولويَّات على العمل بجدٍّ وإنجاز المهام، وستشعرُ بمزيدٍ من الدَّافع للاستمرار عندما ترى تقدُّمك وتُحقِّقُ أهدافك الصَّغيرة.
• يُساعدُك ترتيب الأولويَّات على استخدام وقتك بفاعليَّةٍ أكبر، فستتمكَّنُ من إنجاز مزيد من المهام في وقتٍ أقل عندما تُركِّزُ على المهام الأكثر أهمية أوَّلاً.
• عندما تشعرُ أنَّك تتحكَّمُ في وقتك، وأنَّكَ تُنجزُ مهامك ستشعرُ بتوتُّرٍ أقل، وهذا يساعدُك على الحفاظِ على صحَّتك العقليَّة والجسديَّة.
• ستشعرُ بإنجازٍ كبير ورضى عن نفسك عندما تُحقِّقُ أهدافك، وسيساعدُك ذلك على تعزيز ثقتكَ بنفسك، وتحسين نظرتك الإيجابيَّة للحياة.

نصائح لتحديد الأهداف وترتيب الأولويات:

• حدِّد أهدافاً واقعيَّة، وقابلةً للتَّحقيق.
• قسِّم الأهداف الكبيرة إلى أهدافٍ صغيرة.
• حدِّد مواعيدَ تحقيقٍ لكلِّ هدف.
• استخدِم قائمة مهام؛ لتتبُّع تقدُّمك.
• كُن مرناً، وكُن مستعدَّاً لتغيير أولويَّاتك حسب الضُّرورة.

شاهد بالفديو: 4 نصائح لتجنُّب تضييع الوقت وتحقيق أهدافك

2. الاستعانة بقائمة المهام:

نذكرُ لكم تقنية قائمة المهام من بين تقنيَّات إدارة الوقت، وتُطبَّقُ هذه التقنيَّة كما يأتي:

• تخصيصُ بعض الوقت في بداية كلِّ أسبوعٍ؛ لتحديد أهدافك، وكتابة قائمة بالمهام التي يجبُ إنجازها، ثُمَّ ترتيب هذه المهام حسب الأهميَّة والإلحاح مع مراعاة التَّركيز على إنجاز المهام الأكثر أهميَّة أوَّلاً.
• استخدام قائمة المهام؛ لتدوين جميع المهام التي يجب إنجازها، والتأكُّد من تحديد مواعيد استحقاق كلِّ مهمَّةٍ، وتحديث هذه القائمة بانتظام.

3. تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر:

قد تبدو المهام الكبيرة مُخيفة ومثبِّطة للهمم؛ ولذلك يكون تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر أكثر سهولة في الإدارة، وستشعرُ بإنجازٍ أكثر عندما تُكملُ كلَّ مهمَّةٍ صغيرة.

يمكنك فعل ذلك مع مراعاة الأمور الآتية:

• تحديدُ المهمَّة الكبيرة التي تريد تقسيمها بوضوحٍ واختصار، والتأكُّد من فهمك لجميع متطلَّبات المهمَّة وغاياتها.
• التَّفكيرُ في الخطوات الرَّئيسة التي يجب إنجازها لإكمال المهمَّة الكبيرة، وكتابةُ كلِّ مرحلةٍ على حدة كأنَّها مهمَّةٌ فرعية.
• أخذُ كلِّ مرحلةٍ رئيسة وتقسيمها إلى مهام أصغر وأكثر تحديداً، والتأكُّد من أنَّ كلَّ مهمَّةٍ فرعيَّة قابلةٌ للتَّحقيق، ويمكنُ إنجازها في وقتٍ مُحدَّد.
• تخصيص فترة زمنيَّة معقولة لإنجاز كلِّ مهمَّةٍ فرعيَّة، ومراعاة مدى تعقيد المهام بالتَّفصيل، ومقدار الوقت والمجهود المطلوب لإنجازها.
• تحديدُ المهام الصَّغيرة الأكثر أهميَّة، والتي تُسهمُ بصورةٍ أكبر في تحقيق أهداف المهمَّة الكبيرة، ومن ثَمَّ ترتيب المهام الفرعيَّة حسب الأولويَّة من الأكثر أهميَّةٍ إلى الأقلِّ.
• تسجيلُ جميع المهام الفرعيَّة مع مواعيد استحقاقها في قائمة مهام أيضاً، واستخدامُ قائمة مهام ورقيَّة، أو تطبيقٍ إلكترونيٍّ؛ لتنظيم مهامك وفق ما يناسبك.
• مراجعة قائمة مهامك دوريَّاً، وإجراء التَّعديلات الضُّرورية، فقد تحتاجُ إلى إعادة ترتيب المهام، أو تغيير مواعيد استحقاقها حسب حالتك وتقدُّمك في العمل.

4. تخصيص وقت لكل مهمة:

يُعدُّ تخصيص الوقت لكلِّ مهمَّةٍ من المهام الموكَلة إليك خطوةً فعَّالة، وتقنيَّةً هامَّة من تقنيَّات إدارة الوقت، ويمكن تطبيق ذلك كما يأتي:

• عندما تُخصِّصُ وقتاً مُحدَّداً لكلِّ مهمَّةٍ، ستُركِّزُ بصورةٍ أكبر على المهمَّة الحاليَّة، وستُقلِّلُ من التشتُّت والمُماطلة، وسيُساعدك ذلك على إنجاز مهامك بصورةٍ أسرع وجودةٍ أفضل.
• ستشعرُ بمزيد من السَّيطرة على وقتك وعملك عندما تُخطِّطُ لوقتك بفاعليَّة، وتُخصِّصُ وقتاً كافياً لكلِّ مهمَّةٍ، وسيُساعدك ذلك على التخلُّصِ من الشُّعور بالضَّغط والتوتُّر والقلق المُرتبِط بإنجاز المهام في اللَّحظات الأخيرة.
• ستشعرُ بإنجازٍ كبير ورضى عن نفسك عندما تُكملُ مهمَّةً في الوقت المُخصَّص لها، وسيساعدك ذلك على تحقيق أهدافك بفاعليَّةٍ أكبر، وسيمنحك دافعاً للمضي قدماً.
• يُساعدُك تخصيصُ وقتٍ لكلِّ مهمَّةٍ على تعلُّمِ كيفيَّة تقدير الوقت بدقَّةٍ أكبر، وتنظيم أولوياتك بصورةٍ أفضل، وستصبحُ مع الممارسة أكثر كفاءة في إدارة وقتك، وإنجاز مهامك بنجاح.

5. تجنب المهام الدخيلة وارفضها:

قد يعترضُ طريقك في أثناء عملك وفق خطةٍ ما بعضُ المهام الدَّخيلة على برنامجك، ويكون من اللَّازم عليك أن ترفضَها؛ لتحافظ َعلى سير خطَّتك وفق تقنيَّات إدارة الوقت، فلا تخجَل من رفض المهام التي لا تُضيفُ قيمةً إلى عملك، وتذكَّر أنَّ وقتك محدودٌ، وأنَّ هناك أشياء أكثر أهميَّة يمكنك أن تفعلها.

إنَّ الالتزام بهذه الخطوة يعود عليك بما يأتي:

• ستُتيحُ لنفسك التَّركيز على المهام الأكثر أهميَّة والتي تُسهم بصورةٍ أكبر في تحقيق أهدافك عندما تقول "لا" للمهام غير الضرورية، وسيُساعدك ذلك على إنجاز مهامك بصورةٍ أسرع وبجودةٍ أفضل.
• يُساعدُك قول "لا" للمهام غير الضرورية على التخلُّصِ من الضَّغط والتوتُّر، والشُّعور بمزيد من الرَّاحة والسَّيطرة على وقتك.
• ستشعرُ بمزيد من الإنجاز والرِّضى عن نفسك عندما تُركِّزُ على المهام الهامَّة وتُنجزُها بنجاحٍ، كما أنَّ قول "لا" للمهام غير الضروريَّة يُساعدُك على تحقيق التَّوازن بين عملك وحياتك الشخصيَّة.

ستُصبحُ أكثر ثقة بنفسك، وتقديراً لوقتك واحتياجاتك عندما تتعلَّمُ كيفيَّة قول "لا" بفاعليَّة، وسيساعدك ذلك على الحصول على احترام الآخرين، وتجنُّب استغلال وقتك وطاقتك.

6. أخذ فترات راحة منتظمة:

ستشعرُ بالتَّعب وأنَّ الوقتَ الذي بين يديك لا يكفي في أثناء الالتزام بإنجاز المهام المُزدحِمة؛ لذا قد يخطر في بالك أن تعملَ بصورةٍ متواصلة دون انقطاع، ولكنَّ هذا لن يكون مفيداً كما يبدو لك، وسيسبِّبُ لك الإرهاق والتَّعب؛ لذا يجبُ إدراج فترات راحةٍ مُنتظَمة بوصفها جزءاً ضرورياً من تقنيَّات إدارة الوقت لديك، فهذا سيعودُ عليك بالفوائد الآتية:

• ستُتيحُ لدماغك الفرصة للاسترخاء وإعادة الشَّحن عندما تأخذُ فترات راحةٍ مُنتظَمة، ويساعدُ ذلك على تحسين تركيزك وذاكرتك وقدرتك على حلِّ المُشكلات بفاعليَّةٍ أكبر، كما أنَّ أخذَ فترات راحة يُساعدك على الحفاظ على مستوى عالٍ من الإنتاجيَّة لأطولِ فترةٍ مُمكِنة.
• يمكنُ أن يُسبِّبَ العمل المتواصل لفتراتٍ طويلة الشُّعورَ بالضَّغط والتوتُّر والقلق، فيساعدُك أخذُ فترات راحة على التخلُّص من هذه المشاعر السلبيَّة، والشُّعور بمزيد من الاسترخاء والهدوء، كما أنَّ ذلك يُساعدُ على تحسين صحَّتك العقليَّة والجسديَّة.
• ستمنحُ دماغَك الفرصة للتَّفكير بحريَّةٍ، وستُطلقُ العنان لأفكاره الإبداعيَّة عندما تأخذ فترات راحةٍ مُنتظَمة، وقد تجدُ أفكاراً وحلولاً جديدة لمشكلاتك بعد أخذ قسطٍ من الرَّاحة بعيداً عن العمل.
• يُساعدُك أخذُ فترات راحة على الشُّعور بمزيد من السَّعادة والرِّضى عن نفسك وعملك، فعندما تُعطي جسدك وعقلك الفرصة للاسترخاء والراحة، ستشعرُ بمزيدٍ من الطَّاقة والحماسة للعمل.

في الختام:

كانت هذه أفضل 6 تقنيات لإدارة الوقت، والتي يجب استخدامها من قبل جميع الأشخاص الذين يعانون من ازدحام المهام في حياتهم المهنيَّة والعائليَّة والشخصيَّة، وتناسِبُ هذه التقنيات الموظَّفين المشغولين والطلبة وحتى ربَّات المنازل؛ لأنَّ إدارة الوقت بصورةٍ جيِّدة هو سرُّ النَّجاح في أداء المهام، وتكمنُ تفاصيله في إعطاءِ كلِّ مهمَّةٍ حقَّها في الأداء؛ لتخرج بصورة أكثر كفاءة، مع مراعاة الحفاظ على راحة الموظَّف الذي يؤديها، فهو قد وضعَ خطَّةً محكمةً تضمن خروجها بأفضل صورةٍ، وبطريقةٍ لا تُسبِّبُ له الإرهاقَ والتَّعبَ.

انفوغرافيك: 6 تقنيات لإدارة الوقت للموظفين المشغولين