كيف تساعد موظفيك على العمل من المنزل بوجود أطفالهم؟
أتذكر عندما كنت طفلاً أنَّني كنت أكره الإعلانات التجارية التي تصف العودة للمدرسة بأنَّه "أجمل وقت في العام"؛ وذلك لأنَّها كانت تذكرني أنَّ الصيف على وشك الانتهاء، ممَّا يعني أنَّه لن يكون هناك مزيدٌ من المرح؛ وبالطبع، كان والداي يتفقان تماماً مع الإعلان.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن الكاتب جون هول (John Hall) الذي يُحدِّثنا فيه عن استراتيجيات العمل من المنزل في زمن الجائحة.
في بداية العام الدراسي العام الماضي، كان الآباء يشعرون بعدم اليقين بشأن كوفيد-19 وما سيحدث، أمَّا هذا العام، فكلنا أملٌ أن يكون الوضع تحت السيطرة، وأن يكون كل شيء على ما يرام، لذا نأمل أن تعود هذه السنة الدراسية بالمتعة المعهودة والتعلم لأطفالنا وأمتنا.
كيف تساعد موظفيك على العمل من المنزل بوجود الأطفال؟
بصفتك رب عمل، يمكنك أن تبدأ هذا الصيف تنظيم عمليتي الانتقال إلى العام الدراسي والعودة إلى العمل على نحو أفضل، كيف؟ حسناً، ابدأ تنفيذ الأساليب التسعة الآتية:
1. دعم عملية الانتقال إلى العمل من المنزل:
على الرغم من أنَّ العمل من المنزل كان بازدياد، إلا أنَّه في الحقيقة، كان يمثل ما يزيد قليلاً عن 5% من القوى العاملة قبل الجائحة، ومن الواضح أنَّ ذلك تغيَّر في أعقاب الجائحة؛ إذ إنَّه خلال فترة الإصابة بفيروس كورونا، كان أكثر من نصف الأمريكيين يعملون عن بُعد، ويريد الكثيرون للأمر أن يبقى على هذا النحو، وخاصةً الآن بعد أن أصبح خيار العودة للعمل متاحاً.
حصل معظم الموظفين على الأدوات والمعرفة للعمل بنجاح من المنزل حتى الآن، ولكن إذا كانت شركتك تنتقل إلى وضع عمل من النوع الهجين، فخصص جزءاً من الوقت لمناقشة المشكلات التي يواجهها فريقك مع عائلاتهم والعودة إلى المكتب؛ لذا اعمل على إيجاد طريقة لتسهيل الانتقال.
إن كانت أمامهم أيام عمل كثيرة سيقضونها في المنزل، اسأل عمَّا إذا كانوا قد جعلوا المكتب المنزلي جزءاً من عملية الانتقال؟ وهل أُعِدَّ إعداداً صحيحاً؟ إن لم يكن الأمر كذلك، فقد ترغب في منحهم راتباً للقيام بذلك، ففي شركة كالندر (Calendar)، ذهبنا إلى أبعد من ذلك، من خلال إرسال مكاتب عمودية لأعضاء فريقنا الذين يعملون عن بعد.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تزويدهم بالنصائح أو الموارد حول كيفية تحقيق أقصى استفادة من العمل من المنزل، حتى الخطوات البسيطة، مثل تقسيم الوقت في التقويم وتخصيص وقت للاسترخاء، يمكن أن تُحدِث فارقاً كبيراً.
قررنا تقديم خدمات البث، مثل قناة ديزني (Disney)، للمساعدة على ترفيه أطفال الموظفين هذا الصيف، وكنت أتمنى لو أنَّنا فكَّرنا في هذا الأمر خلال الجائحة، لكن لا بأس فلم يفت الأوان.
كان علينا إنشاء روتين وجداول زمنية جديدة والتأقلم معها في زمن الجائحة، ثم جاءت الإجازات الصيفية والعطلات، والآن، العودة للمكتب، وفي غضون ستة أسابيع أخرى، سيعود الأطفال للمدرسة، ويمكن أن تؤدي جميع التغييرات إلى جدول زمني مشوش، وقد تُعطِّل الإنتاجية في المكتب، وهناك الكثير من التوتر عليك تجاوزه؛ كن مرناً في أولويات جدولك لتُقدِّم للذين لديهم عائلات تسهيلات أكثر قليلاً، ولن يحل هذا كل شيء، ولكن يمكن أن يساعد في إدارة التزامات المنزل والعمل عملاً أفضل.
2. تحديد أوقات العمل:
لنكن واقعيين هنا؛ قد لا يكون جدول العمل التقليدي من الساعة 9 إلى 5 فعَّالاً على الإطلاق؛ إذ ما لم تكن لديك رعاية جيدة للأطفال في فصل الصيف، فليس هناك طريقة تستطيع من خلالها إنجاز العمل وأداء واجباتك الأبوية في الوقت نفسه.
الحل؟ تحديد أوقات العمل
توضِّح جينيفر دينارد (Jennifer Dennard)، الشريك المؤسس لشركة رينج (Range): "ما وجدناه، أنَّه عليك في بعض الأحيان العمل بالتزامن مع أشخاص آخرين، لا سيما فيما يتعلق بالتعاون، ولكن يمكن في الواقع إنجاز معظم العمل إنجازاً غير متزامن، وهذا في الحقيقة يمنح الأشخاص فرصة كبيرة للعمل في جداول زمنية مختلفة، خاصة إذا كان لديهم أطفال أو أشخاص آخرين يحتاجون إلى العناية بهم".
إذن، إليك كيفية عمل ذلك؛ ستحدد أنت وفريقك أوقاتاً للالتقاء والتعاون افتراضياً، تماماً كما فعلت خلال الجائحة، على سبيل المثال، يمكن للجميع الاتصال بالإنترنت من الساعة 9 حتى 11 صباحاً، للرد على رسائل البريد الإلكتروني أو رسائل تطبيق سلاك (Slack)، أو يمكنك تحديد موعد لاجتماع الفريق كل يوم أربعاء الساعة 1 ظهراً.
خارج تلك المواعيد، يمكن للجميع قضاء وقتهم كما يحلو لهم؛ لذلك، فمن الساعة 7 حتى 9 صباحاً، يمكنهم تناول وجبة الإفطار وتهيئة أطفالهم لهذا اليوم من دون الحاجة إلى القلق بشأن العمل، وبعد الاجتماع الأسبوعي للفريق، يمكنهم العمل مع أطفالهم في نشاطاتهم الصيفية والعمل باستقلال.
يضيف دانيال بوبيوس (Daniel Pupius)، أحد مؤسسي رينج: "إذا كان من المتوقع أن أعمل من 9 إلى 5 يومياً، فستكون مستويات قلقي عالية جداً؛ ذلك لأنَّني سأسمع ما يجري في غرفة معيشتنا، ولن أكون قادراً على التركيز، وسيكون يوماً مرهقاً للغاية لبقية أفراد الأسرة، وأعتقد أنَّه من خلال العمل في مجموعات، فإنَّك تخفف في الواقع بعض التوتر والقلق والضغط الذي تواجهه الأسرة كوحدة متكاملة".
يقول دينارد (Denard) الذي طوَّر هذا المفهوم، إنَّه يجب تقسيم العمل ضمن المواعيد المحددة إلى الخطوات الأربع الآتية:
- إنشاء "كتيبات" مشتركة مع فريقك، حتى يكون الجميع على دراية بمشاريع وأولويات بعضهم بعضاً.
- تسجيل الحضور يومياً.
- تحديد موعدٍ للاتصال، مثل وجبات الغداء الافتراضية.
- تنظيم أهداف الفريق.
عاد معظم فريقنا إلى المكتب الآن، لكن بعضنا يواجه صعوبة في العودة، نحن نجرب فكرة العمل من المنزل لمن طلبوا هذا التغيير ممَّن لديهم أطفال، وسنستمر خلال الصيف ونرى كيف تبدو الإنتاجية في نهاية الصيف.
3. التفهُّم:
حتى قبل الجائحة، كنت أؤمن بشدة أنَّ التعاطف هو أحد أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها القائد؛ وذلك لأنَّ التعاطف سمة إنسانية، وعلاوة على ذلك، فإنَّه يخلق بيئة عمل أكثر إيجابية وإنتاجية.
إنَّ محاولة إبقاء العمل على المسار الصحيح وزيادة الدعم، تجعل التعاطف أكثر صعوبة على الجميع، لكن يمكن للقادة انتهاز هذه الفرصة لإظهار مهاراتهم القيادية.
- كن داعماً قدر الإمكان.
- كن مرناً في الجداول الزمنية الصارمة.
- استمع بتفاعل واطرح أسئلة لإحلال التعاطف مثل "كيف حالك؟".
- كن قدوةً لعادات العمل الصحية، مثل الاستفادة من أوقات الراحة.
- عوِّد نفسك كي تكون أكثر صبراً.
- اجعلهم على اطلاع دائم بعملك، ومجال عملك، وخطط التأمين الخاصة بك، وتأكد من أنَّ كل شخص في عملك قد حصل على اللقاح ضد فيروس كورونا.
- امنح فريقك شيئاً يتطلع إليه في الأيام التي يعود فيها للعمل في الشركة.
- ساعدهم حين تستطيع، والآن بعد انتهاء حقبة الجائحة، استمر في منح الفريق إمكان الوصول إلى تطبيق مثل كالم (Calm) والذي يمكن أن يساعدهم على العثور على دقيقتين من العزلة والتأمل.
شاهد بالفيديو: كيف تستخدم التعاطف بفاعلية في العمل؟
4. مناقشة أهداف العمل:
عاد معظم الموظفين إلى المكتب، وحتى موظفوك من المنزل يبدو أنَّهم قادرون على أن يكونوا بأقصى طاقتهم، ونحن نرى أنَّه حتى أولئك الذين يوازنون بين عبء العمل الحالي، ومسؤوليات تربية الأطفال في المنزل، يبدون قادرين على التعامل مع أعباء العمل الكاملة، وبأخذ ذلك بالحسبان، أصبحنا قادرين على تعيين مهام جديدة والعودة لروتين منتظم، على الرغم من أنَّ لدينا العديد من الآباء والأطفال الذين يحاولون موازنة الصيف والعمل معاً.
شجع فريقك على التركيز على أولوياتهم والبقاء بصحة جيدة هذا الصيف.
5. إعادة تعيين توقعات التواصل:
كما ذكرنا آنفاً، يجب تخصيص فترات زمنية من الاتصال المتكرر والمفتوح، حتى لو كانت ساعة أو ساعتين فقط في اليوم، وعلى الجانب الآخر، عليك أيضاً وضع توقعات واقعية هنا.
يمكنك الاستعداد أيضاً لما هو غير متوقع، أنا متأكد من أنَّك شاهدت العديد من مقاطع الفيديو لأزواج الموظفين وهم يظهرون في مكالمة زووم (Zoom)؛ لذا لا تفقد أعصابك إذا حدث هذا؛ بل قل: "مرحباً"، وامنح الموظف دقيقة أو دقيقتين ليستعيد تركيزه وأفكاره، لقد اكتشفنا أخيراً حلولاً لكل شيء في زمن الجائحة، لكن استمر في المضي قدماً، وتعلَّم طرائق جديدة وأفضل للتواصل، على الرغم من أنَّ الأمور أصبحت أكثر روتينية ويمكن التنبؤ بها.
6. مساعدة الموظفين للحصول على الرعاية اللازمة لأطفالهم:
ليس كل شخص محظوظاً بما يكفي بوجود أحد أفراد الأسرة أو الجيران للمساعدة، على سبيل المثال، أمي متاحة لمجالسة طفلي عند الحاجة، ولديَّ أيضاً أصدقاء لديهم الأموال اللازمة لتوظيف مربيات أو مدرسين.
إن كان ذلك في حدود إمكاناتك، ساعد موظفيك في حل مشكلات رعاية الأطفال الخاصة بهم هذا الصيف؛ حيث يمكنك توفير خيارات الرعاية المنزلية لهم من خلال برنامج (Care) أو (Flexable)، وحتى لو لم تدفع الفاتورة بالكامل، يمكنك المساعدة على تحمُّل بعض التكاليف، أو يمكنك تقديم سياسة إجازات سخيَّة حتى يحل الموظفون مشكلة رعاية الأطفال.
7. إحياء الصداقة:
لطالما واجه العاملون عن بعد عقبتان، فضلاً عن العديد من المواقف التي لا تزال جماعة "تجربة العمل الهجين" تكتشفها الآن؛ الأولى الشعور بالوحدة، والثانية عدم القدرة على بناء علاقات مع الزملاء والحفاظ عليها كما كانوا يفعلون من قبل.
لحسن الحظ، من الممكن حل هاتين المشكلتين معاً.
يمكنك تحديد موعد للتواصل الاجتماعي، مثل استراحة قصيرة أسبوعية لتناول القهوة في أثناء الدردشة عبر تطبيق زووم (zoom)، لقد فعلنا ذلك حتى قبل جائحة (Covid) وهذا مفيد، ويمكن أن تكون الأفكار الأخرى استراحة شهرية بشكل افتراضي، بعد ساعات العمل أو نشاطات بناء الفريق، خاصة للموظفين الجدد بالعمل الهجين.
8. تسهيل الخروج من العمل:
لا عجب أن يعمل الموظفون الأمريكيون فعلياً أكثر خلال الجائحة؛ وهي زيادة ساعتين في المتوسط على وجه الدقة، وأحد الأسباب هو أنَّهم يكرسون هذا الوقت للعمل بدلاً من هدره في الطريق إلى العمل؛ لذا اذكر هذا للموظفين حتى يتمكنوا من فهم توقعاتك فهماً أفضل.
ذكِّرْ موظفيك العاملين من المنزل أو عملاً هجيناً، أنَّه من الصعب معرفة وقت انتهاء الدوام، وأنَّه من السهل الاستمرار في العمل حتى الليل، وشجع فريقك على وضع الحدود، مثل عدم العمل بعد ساعة معيَّنة، والأهم من ذلك، كن قدوة لهم من خلال عدم اتصالك بالإنترنت وعدم الرد على الرسائل فوراً، وتعيين حالة تطبيق سلاك (Slack) على وضع غير متوفر.
9. التفكير على الأمد الطويل:
على الرغم من شعورنا بأنَّنا ربما هزمنا كوفيد-19 في الوقت الحالي، إلا أنَّ ذلك غير أكيد؛ حيث يتصرف الكثير في مكتبنا كما لو أنَّ كل شيء انتهى ولم يحدث أبداً، في حين لا يزال بعضنا الآخر خائفاً، وبصفتنا قادة، يمكننا أن نتطلع للمساعدة على تحقيق التوازن بين الطرفين.
توصي ليندا جراتون (Lynda Gratton) من معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا (MIT Sloan) لتحقيق ذلك عن طريق الآتي:
- الاجتماعات الافتراضية وُجدت لتبقى؛ لذا اعثر على الأدوات التي تفضِّل استخدامها، وزِد من آداب الاجتماع عن بُعد.
- ستصبح الجداول الزمنية المرنة هي القاعدة أيضاً؛ لذا جرب العمل مدة أربعة أيام أسبوعياً وكن أكثر لطفاً.
- كن متقبلاً لفكرة العمل في المكتب على الأمد الطويل؛ إذ لا شيء يضاهي المقابلات الشخصية الفعلية، وضع في حسبانك الطرائق التي يمكنك من خلالها إظهار الأمان لأعضاء فريقك الخائفين، لا يزال جميع موظفي المطاعم والمتاجر لدينا يرتدون الأقنعة، ويمكنك تطبيق هذا أيضاً في الأيام التي يعود فيها مزيدٌ من أعضاء الفريق المترددين إلى المكتب.
ماذا يحدث الآن؟
لقد أصبحنا مهووسين بغسل اليدين في المنزل والمكتب، وأكثر حرصاً بشأن تحية الكوع بدلاً من العناق، ولن نعود إلى كوفيد-19 إن اتخذنا الاحتياطات اللازمة حيال ذلك، فنحن نتبنَّى قرارات العمل الهجين في الوقت الحالي، خاصة بالنسبة إلى صيف هذا العام؛ حيث لم يكن الأمر سيئاً.
نأمل أن نتمكن من التريث، ومساعدة بعضنا بعضاً على التعامل مع المشكلات والتحرك نحو بناء الفريق معاً، سواء مع الجائحة أم العمل من المنزل أم الصيف أم الأطفال.