كيف أنجح في التعامل مع ضعيفي الأداء في الفريق؟
تطوَّر مفهوم فريق العمل ليصبح حجر الزاوية في النجاح التنظيمي، فقد يتجاوز فريق العمل الحدود التقليدية للمساهمات الفردية، ويشكِّل كياناً جماعياً يصبح فيه التآزر حافزاً لإنجازات لا مثيل لها.
يمثل فريق العمل في جوهره مجموعة تم تجميعها بشكل استراتيجي من الأفراد ذوي المهارات والخبرات ووجهات النظر المتنوعة، ويوحدهم هدف مشترك أو هدف مشترك ضمن إطار تنظيمي.
السمة المميزة لفريق العمل لا تكمن فقط في أهدافه المشتركة، لكن أيضاً في الترابط بين أعضائه، وبخلاف مجموعات العمل التقليدية، يتميز الفريق بمستوى عالٍ من الاعتماد المتبادل؛ إذ يرتبط نجاح كل عضو ارتباطاً وثيقاً بإنجازات المجموعة.
يعزز هذا الاعتماد المتبادل الشعور بالمسؤولية المتبادلة، ويشجع أعضاء الفريق ليس فقط على الوفاء بمسؤولياتهم الفردية، لكن أيضاً المساهمة بنشاط في المهمة الشاملة للفريق.
لماذا ينخفض أداء الموظف؟
توجد عدة عوامل تؤثر في انخفاض أداء الموظف، ومنها:
1. الإرهاق وعبء العمل:
- قد يؤدي عبء العمل الكبير والضغط المستمر إلى الإرهاق، وهذا بدوره يؤدي إلى انخفاض الأداء.
- قد يشعر الموظفون بالإرهاق، وهذا يؤثر في قدرتهم على التركيز وتقديم عمل جيد.
2. عدم الوضوح في التوقعات:
- قد تؤدي التوقعات غير الواضحة والأدوار الوظيفية الغامضة إلى الارتباك.
- يحتاج الموظفون إلى فهم واضح لمسؤولياتهم حتى يتمكنوا من الأداء بفاعلية.
3. عدم كفاية التدريب والتطوير:
- قد يؤدي الافتقار إلى فرص التدريب والتطوير المناسبة إلى إعاقة نمو المهارات.
- قد يواجه الموظفون صعوبة في التكيف مع التحديات أو التقنيات الجديدة، وهذا يؤثر في أدائهم العام.
4. سوء الإدارة والقيادة:
- تثبط القيادة غير الفعالة عزيمة الموظفين وتؤدي إلى تآكل الثقة.
- قد يساهم الافتقار إلى التوجيه أو الدعم من الإدارة في انخفاض الحماسة والالتزام.
5. القضايا الشخصية والانحرافات:
- قد تؤثر التحديات الشخصية أو عوامل التشتيت خارج مكان العمل في التركيز والإنتاجية.
- يُعَدُّ تقديم الدعم والتفهم خلال الأوقات الصعبة أمراً هاماً جداً للحفاظ على مستويات الأداء.
6. الافتقار إلى الاستقلالية وسلطة اتخاذ القرار:
- قد يعاني الموظفون الذين يشعرون بالإدارة التفصيلية أو يفتقرون إلى الاستقلالية من انخفاض الحافز.
- يعزز تمكين الموظفين من اتخاذ القرارات ضمن أدوارهم المشاركة.
7. قضايا ثقافة مكان العمل:
- قد تؤثر ثقافة مكان العمل السامة أو غير الداعمة سلباً في معنويات الموظفين.
- تعزيز ثقافة إيجابية وشاملة أمر ضروري للحفاظ على مستويات عالية من الأداء.
8. عدم كفاية التوازن بين العمل والحياة الشخصية:
- قد يواجه الموظفون الذين يعانون من عدم التوازن بين العمل والحياة الشخصية الإرهاق.
- يساهم إعطاء الأولوية للتوازن بين العمل والحياة الشخصية في الأداء المستدام والرفاهية.
كيف يتم التعامل مع الموظف غير الملتزم بالدوام؟
1. بناء العلاقة:
تعزيز علاقة إيجابية ومنفتحة مع الموظف؛ إذ إنَّ فهم مخاوفهم ودوافعهم قد يضع الأساس لمحادثة بنَّاءة.
2. وضع جداول مرنة:
- استكشاف إمكانية وجود جداول زمنية مرنة تلائم احتياجات الموظف مع ضمان الوفاء بمسؤوليات الوظيفة.
- مناقشة جدول زمني يتوافق مع تفضيلات الموظف والمتطلبات التنظيمية والاتفاق عليه.
3. مقاييس الأداء:
تحويل التركيز من ساعات العمل إلى مقاييس الأداء القابلة للقياس، ووضع أهداف واضحة ومؤشرات أداء رئيسة (KPIs) لتقييم مخرجات الموظف ومساهماته.
4. محاذاة الهدف:
- التأكد من أنَّ الموظف يفهم كيف يساهم دوره في تحقيق الأهداف الأوسع للفريق والمنظمة.
- تعزز مواءمة الأهداف الشخصية مع الأهداف التنظيمية الالتزام والتحفيز.
5. الاستقلالية والثقة:
- تمكين الموظف من خلال توفير الاستقلالية في كيفية إدارة عبء العمل الخاص به.
- تهيئة بيئة تتسم بالثقة، مع التأكيد على أنَّ النتائج والمساهمات لها أهمية قصوى، ومع تقليل الإدارة التفصيلية إلى الحد الأدنى.
6. التدريب والتطوير:
- توفير فرص التدريب والتطوير لتعزيز مهارات وقدرات الموظف.
- يزيد الاستثمار في نموهم المهني من إحساسهم بالقيمة والالتزام تجاه المنظمة.
7. آلية ردود الفعل:
- إنشاء آلية ردود فعل منتظمة؛ إذ تتم مناقشة الأداء، ويمكن معالجة المخاوف بشأن ساعات العمل بشكل بنَّاء.
- إنشاء حوار مستمر لفهم أي تحديات قد يواجهها الموظف في تلبية التوقعات.
8. التقدير والمكافآت:
تقدير ومكافأة الموظفين الذين يلبون التوقعات باستمرار، وتعزيز ثقافة إيجابية عن الالتزام بالعمل.
شاهد بالفديو: 6 خطوات لبناء فرق العمل الفعالة
كيف تتعامل مع الموظف المتمرد؟
1. الاستماع الفعال:
- ممارسة الاستماع الفعال في أثناء المحادثة، وهذا يسمح للموظف بالتعبير عن مخاوفه وإحباطاته.
- الاعتراف بمشاعرهم ومخاوفهم دون القفز مباشرةً إلى الحلول.
2. الوساطة في حل النزاعات:
- إذا لزم الأمر، يجب إشراك طرف ثالث محايد أو ممثل الموارد البشرية للتوسط في المناقشة.
- يمكن للوسيط أن يساعد على تسهيل التواصل، وهذا يضمن شعور كلا الطرفين بأنَّه مسموع ويعمل على التوصل إلى حل.
3. خطة التنمية الفردية:
- التعاون مع الموظف لإنشاء خطة التطوير الفردية.
- تحديد مجالات التحسين ووضع أهداف واقعية وقابلة للقياس لمعالجة سلوكات محددة تساهم في موقفهم المتمرد.
4. تعزيز إيجابي:
- تنفيذ نظام التعزيز الإيجابي للسلوكات المرغوبة.
- تقدير ومكافأة الموظف عندما يُظهِر العمل الجماعي الإيجابي والتعاون والالتزام بالمبادئ التوجيهية التنظيمية.
5. تنظيم نشاطات لبناء الفريق:
- تنظيم نشاطات بناء الفريق لتعزيز العلاقات الأفضل بين أعضاء الفريق.
- يقلل بناء الشعور بالصداقة الحميمة من مشاعر التمرد من خلال تعزيز ثقافة العمل الإيجابية والتعاونية.
كيف تعالج الأداء الضعيف لموظف الفريق؟
لمعالجة الأداء الضعيف لدى أحد موظفي الفريق، خذ في الحسبان الخطوات الآتية:
1. تحديد المشكلات:
- تحليل مجالات محددة من ضعف الأداء.
- تحديد ما إذا كانت المشكلات مرتبطة بالمهارات أو التحفيز أو التواصل أو عوامل أخرى.
2. التوقعات الواضحة:
- التأكد من توصيل توقعات الأداء بوضوح.
- تقديم وصف وظيفي مفصل ومعايير الأداء.
3. التواصل المفتوح:
- تحديد موعد لعقد اجتماع خاص لمناقشة مخاوف الأداء.
- تشجيع الموظف على مشاركة وجهة نظره عن التحديات التي قد يواجهها.
4. ردود فعل بنَّاءة:
- تقديم أمثلة محددة للأداء الضعيف.
- التركيز على السلوكات بدلاً من السمات الشخصية.
5. تحديد الأهداف:
- وضع أهداف تحسين الأداء القابلة للتحقيق بشكل تعاوني.
- تقسيم الأهداف الأكبر إلى مهام أصغر يمكن التحكم فيها.
6. تسجيلات الوصول العادية:
- جدولة اجتماعات متابعة منتظمة لمراقبة التقدم.
- تقديم ردود فعل وتشجيع مستمر.
7. الاعتراف بالتحسين:
- الاعتراف والاحتفاء بالتحسينات في الأداء.
- تعزيز السلوكات الإيجابية من خلال الاعتراف.
ماذا ستفعل لو أنَّ أداء المشروع متعثر بسبب ضعف الموظفين؟
إذا تعثر أداء المشروع بسبب ضعف الموظفين، فإنَّ معالجة الوضع تتطلب نهجاً استراتيجياً ومدروساً، وهنا شرح مفصل:
أولاً: تخصيص الموارد
1. إعادة التعيين:
فكر في إعادة توزيع المهام أو الأدوار للاستفادة بشكل أفضل من نقاط القوة الفردية داخل الفريق.
2. ميزانية التدريب:
تخصيص الموارد للتدريب الخارجي أو ورش العمل لتعزيز القدرات الشاملة للفريق.
ثانياً: الاستراتيجيات التحفيزية
1. الاعتراف:
الاعتراف ومكافأة الأداء المحسَّن لتحفيز الموظفين.
2. بناء الفريق:
تعزيز بيئة الفريق الإيجابية من خلال نشاطات ومبادرات بناء الفريق.
ثالثاً: المساءلة عن الأداء
تحميل كل من الموظفين والقادة المسؤولية عن تلبية توقعات الأداء.
شاهد بالفديو: 6 نصائح لإدارة فرق العمل بشكل فعال
رابعاً: التوظيف والتأهيل
1. مراجعة عملية التوظيف:
تقييم فاعلية عملية التوظيف لضمان المهارات المناسبة والملاءمة الثقافية.
2. تحسينات الإعداد:
تعزيز إجراءات الإعداد لدمج الموظفين الجدد بسلاسة في الفريق.
خامساً: نمط التدرج
1. بروتوكول التصعيد:
تنفيذ عملية تصعيد واضحة للحالات التي تستمر فيها مشكلات الأداء على الرغم من التدخلات.
2. مشاركة الموارد البشرية:
إشراك الموارد البشرية عند الضرورة للتعامل مع مشكلات الموظفين الأكثر تعقيداً.
سادساً: تعزيز الثقافة
1. توافق القيم:
تعزيز قيم المنظمة لتعزيز ثقافة التميز والتعاون.
2. قنوات الاتصال:
التأكد من وجود قنوات مفتوحة للإبلاغ عن المخاوف وطلب المساعدة.
سابعاً: إعادة هيكلة الفريق
1. إعادة التنظيم:
إذا لزم الأمر، فكر في إعادة هيكلة الفريق ليتوافق بشكل أفضل مع احتياجات المشروع.
2. إعادة التوزيع الماهر:
إعادة توزيع المسؤوليات بناءً على نقاط القوة الفردية لتحسين أداء الفريق.
كيف أنجح في التعامل مع ضعيفي الأداء في الفريق؟
1. عواقب عدم التحسين:
- قم بتوصيل العواقب المحتملة بوضوح لاستمرار الأداء الضعيف.
- كن مستعداً لاتخاذ إجراءات تأديبية إذا لزم الأمر.
- ضمان العدالة والاتساق في تطبيق العواقب.
2. طلب إرشادات الموارد البشرية:
- التشاور مع الموارد البشرية للحصول على المشورة والدعم.
- ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات الشركة.
- استكشاف التدخلات أو الموارد الإضافية المتاحة من خلال الموارد البشرية.
- تشكيل بيئة متعاونة ضمن الفريق الواحد.
- الاستفادة من نقاط قوة الفريق لتعويض نقاط الضعف الفردية.
3. التفكير في الأدوار البديلة:
- تقييم ما إذا كان صاحب الأداء الضعيف أكثر ملاءمة لدور مختلف.
- استكشاف خيارات التنقل الداخلي التي تتوافق مع نقاط قوَّتهم.
- تسهيل الانتقال السلس إذا كان تغيير الدور مفيداً.
4. التوثيق:
- الاحتفاظ بسجلات واضحة لمناقشات الأداء.
- توثيق حالات التحسين أو عدمه.
- ضمان الشفافية والعدالة في عملية التقييم.
5. الحوافز والتقدير:
- تقديم التعزيز الإيجابي للتحسينات.
- تقدير ومكافأة الجهود المبذولة لتحفيز أعضاء الفريق.
- تسليط الضوء على العلاقة بين الأداء المحسن والنمو الشخصي.
في الختام:
في جوهره، فريق العمل هو أكثر من مجرد تجميع للمواهب؛ فإنَّه يجسد قوة تعاونية؛ إذ يكون المجموع أكبر بلا شك من أجزائه الفردية، وقد يؤدي هذا التفاعل المعقد بين الشخصيات والكفاءات إلى تحويل فريق العمل إلى قوة ديناميكية قادرة على التغلب على التعقيدات وحل التحديات والاستفادة من الفرص ببراعة جماعية تتجاوز ما يمكن تحقيقه بمعزل عن الآخرين.