إلى أولئك الذين يشعرون أنَّ الموظف الذي يحتاج إلى خطةٍ لتحسين الأداء لن ينجح أبدأ في منظمتهم، إليكم هذه القصة الناجحة:

فَشِلَ مدير المصنع الحاصل حديثاً على ترقية والذي يعمل في منظمةٍ تضمُّ 150 شخصاً فشلاً ذريعاً في تحقيق النتائج الأساسية التي توقع منه رئيسه الوصول إليها. حيث لم يَبْدُ أنَّ الكوتشينغ الذي تلقاه لتحسين التواصل والأداء كان له أيُّ تأثير، ولم يبدُ أنَّ المدير كان قادراً على التحسُّن. نتيجةً لذلك جرى تطوير خطة لتحسين الأداء تضم 11 هدفاً بالإضافة إلى معايير لقياس مدى نجاح تلك الأهداف. وبما أنَّ هذه الأهداف لم تكن قصيرة المدى وكانت ذات طبيعةٍ صعبة فقد وُضع لها إطارٌ زمني من 19 يوماً.

أُحيط المدير ببيئةٍ قويةٍ وداعمة، فقد توقع له المشرفون النجاح وكان ذلك من بين العوامل الرئيسة التي ساعدته على تحقيق نجاحٍ منقطع النظير. فلم يحتج سوى إلى توجيهٍ جديٍّ نحو ما يحتاج إلى القيام به من أجل تحقيق النجاح. ومع وجود التوجيه المذكور بشكلٍ رسمي في خطة تحسين الأداء، قام المدير بجمع أعضاء فريقه، وشاركهم خطة تحسين الأداء، وطلب منهم مساعدته على تحقيق النجاح. وبالفعل لم يخيبوا ظنَّه.

لذلك أنا أؤمن بالقوة التي تحملها خطة تحسين الأداء المنظمة بشكلٍ جيد والقابلة للقياس والتي تحظى بدعمٍ إيجابيٍّ وواضح من قِبَل المشرفين.

 

اقرأ أيضاً: 6 طرق تُحفّز الموظفين على العمل

 

إدارة الأداء: خطة تحسين الأداء

صُمِّمت خطة تحسين الأداء لتسهيل النقاش البنَّاء بين الموظف والمشرفين عليه، ولتوضيح جوانب الأداء التي يجب تحسينها. فهي تُنفَّذ، بقرارٍ من المشرف، عندما يصبح من الضروري مساعدة الموظف على تحسين أداءه. حيث يُطوِّر المشرف، بمساعدةٍ من الموظف المعني، خطة تحسين يكون الهدف من الأنشطة المدرجة ضمنها هو مساعدة الموظف على الوصول إلى مستوى الأداء المرجو.

تختلف خطة تحسين الأداء عن عملية التخطيط لتحسين الأداء (Performance Development Planning) من حيث كمية التفاصيل ونوعيتها. فلنفترض أنَّ موظفاً يشارك بالفعل في عملية التخطيط لتحسين الأداء على مستوى الشركة، فإنَّ صيغة خطة تحسين الأداء والنتائج المُتوقعة منها يجب أن تُمكِّن المشرف والموظف من التواصل بشكلٍ أوضح فيما يخص التوقعات المحددة. وبشكلٍ عام فإنَّ الأشخاص الذين يؤدون أعمالهم بفعالية ويلبون توقعات عملية التخطيط لتحسين الأداء لن يكونوا في حاجةٍ إلى المشاركة في خطة تحسين الأداء. وفي جميع الأحوال من الأفضل أن يطلع مشرف المشرف وقسم الموارد البشرية على الخطة. فهذا سيضمن التناسق والتعامل بإنصاف مع الموظفين في الشركة. فالمشرف سيراقب الموظف ويقدم له التغذية الراجعة حول أداءه في خطة تحسين الأداء وقد توكل إليه إجراءات تأديبية إضافية، إذا كان هناك حاجة إلى ذلك، من خلال عملية التأديب التدريجي في المنظمة.

يجب أن يطَّلع المشرف على العناصر الستة الآتية مع الموظف في أثناء استخدام الوثيقة:

  1. تحديد جوانب الأداء التي يجب تحسينها، وليكن اختيارك محدداً مع ذكر الأمثلة.
  2. تحديد المستوى المتوقع للأداء وبأنَّه يجب أن يؤدى بشكلٍ متناسق.
  3. تعريف المصادر التي ستقدمها لمساعدة الموظف وتحديدها.
  4. توضيح خطتك لتقديم التغذية الراجعة إلى الموظف. وتحديد أوقات الاجتماعات، ومع من ستكون، وكم مرة ستعقد. وتحديد المقاييس التي ستأخذها في حسبانك في أثناء تقويم التقدم.
  5. تحديد النتائج المحتملة في حال لم تُلبَّ معايير الأداء.
  6. تقديم مصادر لمعلومات إضافية مثل دليل الموظف.

لقد أصبحت الآن ملتزماً بشكلٍ رسمي بمساعدة موظفك على تحسين أداءه، استخدم من فضلك النموذج الآتي لتوثيق هذا الالتزام.

نموذج خطة تحسين الأداء

اسم الموظف:

اللقب:

القسم:

التاريخ:

الأداء الذي يحتاج إلى تحسين: (ضع قائمة بالأهداف والأنشطة التي سيبدأ بها الموظف لتحسين أداءه. حيث تتضمن هذه الأنشطة تطوير المهارات والتغييرات اللازمة لتلبية توقعات أداء العمل).

التاريخ المتوقع لتحقيق التحسين:

النتائج المتوقعة – ضع قائمة بالمقاييس، إذا كان ذلك ممكناً:

تاريخ مراجعة التقدم من قِبَل الموظف والمشرف:

التقدم المنجز في تاريخ المراجعة:

توقيع الموظف:

التاريخ:

توقيع المشرف:

التاريخ:

 

المصدر: هنا


المقالات المرتبطة