تنظيم التراكمات: فوائده وأدواته وخطواته

لا يُفترَض أن يكون الفرد منظماً طوال الوقت، وهذا ليس واجباً مفروضاً عليك، بل ينبغي أن تمارس نشاطاً مَرِحاً تتطلع إليه وتستمتع بتأديته بدل أن تشعر بالضيق والضغط بسببه، ولا توجد طريقة محددة للتنظيم، بمعنى أنَّ الأفكار الواردة في المقال هي مجرد اقتراحات مُجرَّبة وبوسعك أن تبحث أكثر عن موضوع التنظيم وتختار التقنيات التي تناسبك.

6 فوائد للتنظيم:

• زيادة شعور الراحة.
• زيادة شعور الاستقرار.
• تعزيز القدرة على التركيز.
• الاستمتاع بتنظيم الأشياء وتصنيفها بحسب الترتيب.
• تصفية الذهن.
• تعزيز شعور الصفاء والمحبة تجاه العالم بعد الانتهاء من عمليات التنظيم.

تجربة التنظيم:

تبدأ التجربة عندما تلاحظ كم الفوضى والتراكم في حياتك، وعندها إياك أن تنتقد نفسك، بل ينبغي بكل بساطة أن تجيب عن السؤال الآتي: "ماذا أود أن أفعل بشأن الأمر؟"، وعندها ستكتشف أنَّك تود تنظيم أمور حياتك.

يساعد هذا السؤال على عقد العزم والنية، وتبدأ بعد ذلك مرحلة إنشاء الوحدات المخصصة للتجميع، واختيار الأدوات والوسائل المستخدمة في التنظيم والفرز.

يُنصَح بالقيام بالتنظيم بشكل تدريجي؛ أي لا يجب أن تحاول التخلص من كل الفوضى والتراكمات دفعة واحدة، وينبغي أن تبذل ما بوسعك للاستمتاع بعملية التنظيم وتتصرف كالأطفال الصغار في أثناء اللعب، وإياك أن تعدها مهمة شاقة تؤديها رغماً عنك.

قد تشعر في البداية أنَّك لن تقدر على ترتيب كل هذه الفوضى، ولا بأس بذلك، فأنت تستمتع بالتنظيم، ولا ينبغي أن تركز على النتيجة النهائية بل يجب أن تندمج بتجربة التنظيم وتستمتع بها، ويمكنك أن تخصص للعملية 10-15 دقيقة، وذلك لعدة مرات في اليوم الواحد.

حاول أن توزع العملية على عدة أيام، ولا تقم بها دفعة واحدة، وستبدأ الأمور بالتحسن بشكل تدريجي، وسوف تشعر وقتئذٍ أنَّ حياتك منظمة، وينبغي أن تستمتع بهذا الإحساس المريح فهو لا يدوم، ويمكن تشبيهه بأشعة الشمس الدافئة خلال فصل الربيع.

الأدوات المستخدمة في التنظيم:

فيما يأتي 4 أدوات أساسية مستخدمة في التنظيم:

1. تطبيقات الملاحظات:

تُستخدَم تطبيقات الملاحظات لتخزين وفرز جميع المهام والتفاصيل التي تجري في حياتك مثل خطط المشاريع، والأفكار العشوائية، والاهتمامات، وما إلى ذلك، ويتوفر عدد كبير من تطبيقات الملاحظات، ويُذكَر منها "نوشن" (Notion)، و"روم ريسيرش" (Roam Research)، و"أوبسيديان" (Obsidian)، و"آبل نوتس" (Apple Notes)، و"جوجل كيب" (Google Keep)، و"إيفرنوت" (Evernote).

ثمة تطبيقات مفيدة أصغر حجماً مثل "بير" (Bear)، و"سوبر نوتس" (Supernotes)، و"ميم. إيه آي" (Mem.ai)، و"ليزي. إس أو" (Lazy.so)، ويُنصَح عموماً باستخدام تطبيقات "روم ريسيرش"، أو "سوبر نوتس"، أو "آبل نوتس"، أو "جوجل كيب" وذلك بحسب نوع الهاتف المحمول.

2. تطبيقات إدارة المهام:

تُستخدَم تطبيقات إدارة المهام لتخزين جميع الالتزامات في العمل والحياة الشخصية، ويمكن استخدام تطبيق الملاحظات لتجميع المهام المتشابهة ضمن فئات منفصلة ولتكن "صندوق الوارد"، "مهام اليوم"، "المهام اللاحقة"، وثمة تطبيقات مفيدة خاصة بتنظيم المهام ويُذكَر منها "تودويست" (Todoist) أو "ثينغس" (Things)، وهي تعمل على أجهزة "ماك" (Mac)، و"آي أو إس" (iOS).

3. البريد الإلكتروني:

تجدر الإشارة هنا إلى أنَّ البريد الإلكتروني ليس أداة للتجميع بل هو صندوق للبريد الوارد، ويُنصَح باستخدام برنامج يتيح إمكانية فرز وتصفح الرسائل ضمن صندوق الوارد بسهولة وسرعة مثل "جي ميل" (Gmail) أو "سوبر هيومان" (Superhuman).

4. علامات تبويب المتصفح:

يجب أن تعثر على طريقة فعالة لإرسال علامات التبويب المفتوحة إلى تطبيقات المهام والملاحظات، ويمكنك أن تستخدم متصفح "أرك" (Arc) الذي يقدم ميزة تنظيم عمليات التصفح وفرزها في مجموعات منفصلة خاصة بالعمل، والحياة الشخصية، والمسائل المالية، والرسائل، وما إلى ذلك.

5. المجلدات:

يُنصَح بتنظيم الملفات على جهاز الحاسب ضمن مجلدات خاصة بالتحميلات، والمسائل المالية، ومشاريع العمل، والملفات الشخصية وما إلى ذلك.

شاهد بالفديو: 7 خطوات من أجل تنظيم ناجح

التعامل مع التراكمات:

لا تكمن صعوبة التنظيم باختيار الأدوات وتوزيع العناصر على المجموعات، بل بشعور الفرد بالضيق والضغط بسبب تراكم الفوضى وهو ما يدفعه للتأجيل، وغالباً ما يكون هذا التأجيل هو السبب الرئيس لتراكم الفوضى وخروجها عن السيطرة.

فيما يأتي 3 نصائح للتعامل مع التراكمات:

1. اعمل على دفعات قصيرة:

يُنصَح بالعمل على دفعات عندما تزداد الفوضى والتراكمات، أي يمكنك أن تنظم 5 عناصر على سبيل المثال وتأخذ استراحة، ثم تعاود العمل مجدداً.

2. لا تركز على النتيجة النهائية:

يمكن أن تشعر بالإحباط عندما تعمل لمدة طويلة ويتبقى أمامك كثير من المهام لتنظمها، لأنَّك تربط فكرة النجاح بالتخلص من جميع التراكمات دفعة واحدة؛ لهذا السبب يُنصَح بالاستمتاع بالتنظيم بحد ذاته وعدم التركيز على النتيجة النهائية.

3. استمتع بتجربة التنظيم بحد ذاتها:

يستمتع الإنسان بالفطرة بالتنظيم والفرز، ويشعر بالإحباط جراء التراكم والفوضى لأنَّها تُعد غير طبيعية بالنسبة إليه، ولكن ألا يمكنك أن تعد هذا التراكم فرصة للاستمتاع بالتنظيم؟

عليك أن تستعد، وتعمل لفترة قصيرة ثم تستريح لبعض الوقت وتعاود العمل مجدداً وأنت مفعم بالحيوية والمحبة.

صندوق الوارد:

ينبغي أن تختار أدوات تجميع المهام والعناصر قبل فرزها، ويُذكَر من هذه الأدوات:

1. البريد الوارد:

كل تطبيقات المراسلة بما فيها البريد الإلكتروني هي بريد وارد، ويُستخدَم صندوق البريد الوارد لتجميع الملاحظات، والمهام، وعلامات التبويب في المرحلة الأولى، وإجراء عمليات الفرز والتنظيم في المراحل اللاحقة.

2. فرز صندوق الوارد:

يُستخدَم صندوق الوارد لتجميع العناصر المتشابهة قبل تنظيمها وفرزها، فلا تشغل بالك بالتخلص من التراكم بشكل نهائي، بل عليك أن تركز على التجميع والفرز الدوري، وحاول أن تركز على تنظيم الفوضى المتراكمة في كل صندوق وارد، واحرص على إجراء عمليات فرز دورية بشكل يومي أو أسبوعي.

3. وحدات التجميع:

يجب إنشاء وحدات لتجميع رسائل البريد الإلكتروني، وعلامات التبويب، وغيرها من المهام التي تحتاج إلى إنجازها، فلا يمكنك أن تغلق علامة التبويب على سبيل المثال قبل أن تنقلها إلى تطبيق إدارة المهام، ويجب أن تجمع المهام المتشابهة مع بعضها في مكان واحد وليكن ضمن ملاحظة في تطبيق الملاحظات.

يمكنك أن تستخدم الملاحظات، أو المستندات، أو المجلدات لتجميع صفحات الويب، وكافة الأبحاث والتفاصيل في أثناء العمل على المشاريع، فيستخدم بعض الأشخاص تطبيقات الملاحظات لتجميع التفاصيل المتعلقة بخطط اللياقة البدنية والاهتمامات على سبيل المثال.

خطوات الفرز:

فيما يأتي 4 خطوات لعملية الفرز:

1. إجراء التنظيم على دفعات:

يمكنك أن تبدأ بتنظيم أي مهمة يقع اختيارك عليها وتكمل العمل بالتدريج الواحدة تلو الأخرى.

2. تحديد المهام التي تحتاج إلى الفرز:

يشرح المؤلف "ديفيد ألين" (David Allen) قاعدة الدقيقتين التي تُلزم الفرد بالقيام بالمهام التي تحتاج إلى دقيقتين على الأكثر في الحال، وفرز البقية، وينبغي أن تفرز المهام التي تتطلب أكثر من 10 دقائق وتؤجلها لوقت لاحق.

3. الفرز:

يتم في هذه المرحلة فرز المهمة إلى وحدة التجميع المناسبة وحذفها من صندوق البريد الوارد، ويمكنك على سبيل المثال أن تفرز رسالة البريد الإلكتروني إلى تطبيق إدارة المهام وتنقلها إلى الأرشيف بعد ذلك، وتخزن النشرات الإعلامية التي تنوي قراءتها لاحقاً في خدمات القراءة اللاحقة مثل "ماتر" (Matter)، أو "إنستا بيبر" (Instapaper)، أو "بوكيت" (Pocket)، أو تنقلها إلى الأرشيف إذا كنت لا تحتاج إليها.

تُستخدَم برامج الملاحظات لتجميع وفرز المهام الخاصة باللياقة البدنية، واليقظة الذهنية، والمشاريع الجارية، والقراءات والمشاهدات اللاحقة، ويمكن تخصيص بضع دقائق للقيام بهذه العملية كل يوم.

4. الانتقال للمهمة التالية:

يجب أن تحذف المهمة من صندوق الوارد بعد أن تفرزها، وتنتقل إلى المهمة التالية.

المواظبة على التنظيم:

لا بد أنَّك تتساءل عن كيفية الحفاظ على هذا التنظيم، واستخدام الوحدات المصممة للتخزين والفرز.

لا يمكنك أن تفرغ وحدات التجميع بشكل نهائي وتحافظ على التنظيم طوال الوقت، لأنَّك ستتلقى رسائل بريد إلكتروني، وتتسلم مهاماً جديدة باستمرار، فالتراكم والفوضى من طبيعة الحياة، ولا داعي للبحث عن المثالية والسعي إلى الحفاظ على التنظيم والترتيب طوال الوقت حتى لا تعاني من التوتر في حياتك، فتهدف الأفكار الواردة في المقال إلى تشجيعك على الاستمتاع بالتنظيم دون أن تشعر بأنَّك مُلزَم بالحفاظ على هذه النتيجة طوال الوقت.

فيما يأتي 4 خطوات للعمل على تنظيم صناديق الوارد ووحدات التجميع والفرز:

1. تخصيص بعض الوقت كل يوم لفرز البريد الوارد:

لا داعي لأن تشغل بالك بفرز البريد الوارد طوال الوقت، وإنَّما عليك أن تتفقده بين الحين والآخر للاطلاع على الرسائل الهامة وتكتفي بالقيام بالفرز والتنظيم مرة أو اثنتين كل يوم، ولا تحاول أن تفرغ صندوق الوارد بشكل كامل، بل يكفي أن تقوم ببعض التنظيم كل يوم، مع الحرص على إجراء الفرز على نطاق أوسع مرة أسبوعياً.

2. تخصيص بعض الوقت للاطلاع على وحدات التجميع:

ينبغي أن تخصص بضع دقائق في بداية اليوم لتحديد المهام التي يجب أن تركز عليها خلال اليوم وتنقلها إلى "قائمة مهام اليوم"، وتتيح لك هذه الطريقة إمكانية التركيز على المهام اليومية والانتقال من واحدة إلى أخرى بالترتيب.

3. التركيز على وحدات التجميع الخاصة:

تحتاج بعض الوحدات المستخدمة إلى تجميع الملفات الخاصة مثل تفاصيل المشاريع والإجراءات المالية لتركيز منتظم، وتتطلب بعض المهام المالية والإدارية، والأعمال المنزلية، والاحتياجات الشخصية متابعةً يومية وأسبوعية.

4. المواظبة على التنظيم:

من الطبيعي أن تتراكم الفوضى بين الحين والآخر، وعندها ستضطر إلى استخدام تقنيات التجميع والفرز؛ لذا حاول أن تستمتع بإجراءات التنظيم والفرز دون أن تعدها عبئاً مفروضاً عليك.

في الختام:

لا يُفترَض أن تبقى منظماً طوال الوقت، لقد قدم المقال مجموعة من المعلومات التي تحفز على تنظيم التراكمات بحماسة ومتعة، فإياك أن تجهد نفسك بالتنظيم أو تحاول إنهاء التراكم دفعة واحدة، بل عليك أن تتعامل مع الموضوع بمحبة ومرح ومتعة.