استراتيجيات العمل عن بعد مع فريق وكيفية إدارته بنجاح
في السنوات الأخيرة الماضية برز مصطلح العمل عن بُعد بوصفه تعبيراً شائعاً عن الوظائف التي أصبحت متاحة للتنفيذ من المنزل، ثم تطور هذا المصطلح ليشهد تنظيماً وتوسعاً أكبر؛ فلم يعد الأمر محصوراً بأفراد معينين يؤدون مهامهم عن بُعد؛ بل تنامى ليشمل فرق عمل بأكملها تتعاون لتخرج بمهمة ما على أكمل وجه وبكفاءة عالية.
لذا إنَّ تطويع جهود الأفراد وتوظيفها في مصلحة مهمة واحدة يتطلب مجموعة من المهارات والخبرات في التنمية وإدارة الموارد البشرية؛ لذا فقد خصصنا هذا المقال لتقديم بعض الاستراتيجيات في مجال العمل عن بُعد مع فريق وكيفية إدارته بنجاح.
استراتيجيات العمل عن بُعد مع فريق وكيفية إدارته بنجاح:
إنَّ التعامل مع الكادر البشري أمر يحتاج إلى كثيرٍ من المهارات القيادية والإدارية، عدا عن مهارات التواصل الفعال التي تساعد الموظفين على إخراج طاقاتهم الكامنة، وبذل جهودهم الحثيثة في العمل وتحسينه.
لا تنطوي تحديات إدارة فريق العمل عن بُعد في تطوير العمل والحصول على نتائج مبهرة فيه فقط؛ بل تشمل إنشاء بيئة عمل مريحة ومناسبة للموظفين على اختلاف ثقافاتهم ومهاراتهم، تضمن لهم جواً من المتعة في أثناء العمل، يكون حافزاً لهم على الاستمرار في تقديم خدماتهم للشركة.
وفيما يأتي بعض استراتيجيات العمل عن بُعد مع فريق وكيفية إدارته بنجاح، التي تضمن الإنتاجية العالية والكفاءة المطلوبة، بالإضافة إلى الولاء للشركة وأحد أسبابه احترام مدير الفريق للجزء الإنساني في موظفيه:
1. الحفاظ على مستوىً مناسب من التواصل:
إنَّ عملية التواصل هي عماد عملية أداء المهام عن بُعد؛ لذا فإنَّ أول استراتيجية من استراتيجيات العمل عن بُعد مع فريق وكيفية إدارته بنجاح تكمن في تخصيص قنوات فعالة للاتصال، تشمل متابعة أداء المهام الوظيفية، وتتطرق إلى الجانب الشخصي بالسؤال عن الأحوال الاجتماعية.
ويجب الحذر من استخدام التواصل استخداماً خاطئاً؛ وذلك لأنَّه سوف يؤتي نتائج عكسية، وتفقُّد سير المهام إذا ما زاد عن حدِّه أصبح إلحاحاً غير مرغوب، والإمعان في الاستفسار عن الأمور الشخصية قد يصل إلى درجات اقتحام الخصوصية.
لذا لا بد من التوازن والحكمة والتفهم بأنَّ الغرض من عملية التواصل مع الموظفين هو إخراجهم من العزلة التي يسببها العمل عن بُعد، وإشعارهم بنوع من المراقبة، وتفقُّد أحوالهم لإرضاء الجانب الإنساني من شخصياتهم، كيلا يتسلل إلى أنفسهم الشعور بأنَّهم مجرد آلات بالنسبة إلى الشركة.
شاهد: 5 نصائح لإدارة فرق العمل عن بعد
2. عقد اجتماعات فردية واجتماعات جماعية:
هذه إحدى أهم استراتيجيات العمل عن بُعد مع فريق، والتي تضمن إدارته بنجاح واستثماره بأفضل صورة، وتشمل هذه النصيحة عقد لقاءات واقعية أو افتراضية بين المدير والموظف، تُتناوَل فيها موضوعات تخص العمل والمهام الموكلة إليه وتتطرق إلى موضوعاته الشخصية.
وقد تتم هذه الاجتماعات عبر برامج مكالمات الفيديو بين المدير وأعضاء فريقه، أو عن طريق تنظيم لقاء في أحد الأماكن المخصصة للاجتماعات، من شأنها أن تعود على العمل بنتائج مذهلة، كونها تقرِّب الموظفين من بعضهم بعضاً، وتسهِّل عملية اكتشاف كل منهم لشخصية زميله، وتجعل منهم كتباً مفتوحة أمام المدير الذي يقتنص فرصة المحادثات العفوية ليكتشف شخصيات موظفين، فيدرك كيف يستطيع التعامل معها وتحفيزها.
3. وضع خطط عمل واضحة:
من مهام الشخص الذي يُدير فريق العمل عن بُعد تتبُّع سير المهام، والإشراف على تنفيذ المهام الجزئية التي تؤدي باجتماعها المهمة الكلية؛ لذا فإنَّ من أهم استراتيجيات العمل عن بُعد مع فريق، تقسيم المهمة الكبيرة إلى مهام أصغر تُوزَّع على الموظفين كلٌّ حسب اختصاصه، بالإضافة إلى تعيين مهلة زمنية لأداء كل مهمة، ومتابعة تنفيذها وخاصة في المهام التي تُبنى عليها مهام أخرى.
فعلى سبيل المثال، إنَّ كتَّاب المحتوى يؤدون مهمة الكتابة التي ينتظر الموظفون الخاصون بالتدقيق انتهاءهم منها ليباشروا مهامهم، والتي تتحول إلى فريق النشر على الموقع المترقب لنتائج فريق التدقيق من أجل تنفيذ المهمة ونشر المقال على الموقع؛ لذا فإنَّ من مهام مدير فريق العمل عن بُعد الإشراف على توزيع المهام وسهولة تنقُّلها بين الموظفين حسب الجدول الزمني المحسوب.
ومن الضروري ذكر أنَّ تعدد المهام الملقاة على عاتق موظف واحد من شأنه أن يرفع لديه معدل التشتت؛ لذا فإنَّ التخصص وتناول المهام واحدة تلو الأخرى من شأنه أن يعزز تركيز الموظف، ويضمن أداءه لأعماله بدقة عالية وإتقان.
ويشير بعضهم إلى ضرورة تنقُّل الموظف بين الأقسام الأخرى من أجل الاطلاع على سير العمل فيها، وكسر الحواجز بينه وبين زملائه، وتكوين فكرة واضحة عن المهمة الكلية، وتقدير جهد الآخرين المبذول في إتمام الأجزاء المخصصة لهم من العمل.
4. التحلي بالمرونة ضمن الحد المعقول:
يوجد فرق شاسع بين المرونة والتراخي، فالمرونة استراتيجية ذهبية من استراتيجيات العمل عن بُعد مع فريق وإدارته بنجاح، وتشمل تقبُّل الظروف الطارئة التي قد تعترض طريق الموظف في أثناء أداء مهمته، والأعذار التي يفرضها العمل عن بُعد من المنزل؛ لذا فإنَّ المرونة التي يُخطَّط لها وتُوضَع في الحسبان في أداء الموظفين لمهامهم، ومنحهم القليل من هامش الوقت، يكون لها تأثير إيجابي في فريق العمل.
وبالطبع، فإنَّ الموظفين كثيري الاعتذار والتنصل من المهام معروفون من قِبل مديريهم، ويحتاجون إلى نوع من الحزم العادل يضبط التزامهم بتنفيذ الأعمال، كما أنَّ التوازن مطلوب أيضاً في هذه النصيحة، فالمرونة هي النقطة الوسطية بين الصرامة والتراخي.
5. مراعاة فروق التوقيت واختلاف الثقافات:
من ميزات العمل عن بُعد أنَّه يتيح تشكيل فريق عمل ينتمي أعضاؤه إلى خلفيات ثقافية متمايزة، ويقطنون في بقاع جغرافية متباعدة؛ لذا لا بد من إدراج هذه الاستراتيجية ضمن مجموعة استراتيجيات العمل عن بُعد مع فريق وكيفية إدارته بنجاح؛ إذ يجب أن تلفت نظر مدير الفريق إلى أهمية تحديد مواعيد للاجتماعات الافتراضية، تأخذ في الحسبان الاختلاف في الوقت الناتج عن توزع الموظفين في بلدان مختلفة.
فإذا كان من الصعب اختيار وقت مناسب للجميع، تُعدَّل مواعيد الاجتماعات بحيث لا يكون الوقت الحرج الذي يضطر فيه الموظف إلى الاستيقاظ في وقت مبكر جداً أو السهر إلى وقت متأخر جداً من حصة أعضاء محددين.
ومن الضروري أن ينتبه المدير إلى دور تنوع الخلفيات الثقافية للموظفين في عملية التواصل فيما بينهم، ليعمل على الشرح والتفسير وتقليص هوة الفروقات في التعامل، وتشجيع الموظفين على التعارف والاختلاط من أجل فهم بعضهم بعضاً.
إذ إنَّ بعض الثقافات تضفي على التواصل بشأن العمل طابعاً رسمياً يقتضي الاختصار والاقتضاب في عرض الحاجة بوصفه نوعاً من احترام وقت الآخرين، بينما يرى بعضهم الآخر هذا التصرف نوعاً من الغلظة والفظاظة.
شاهد أيضاً: 7 نصائح لإدارة فِرَق العمل عن بعد بنجاح
6. ضرورة أن تكون شكوراً ومحفزاً:
إنَّ العمل عن بُعد يقتضي تواصلاً غير متزامن في كثير من الأوقات؛ وهذا يخفف من حماسة الموظفين ويفتر من هممهم، ومن أجل الحفاظ على شعلة متقدة من العزيمة والإصرار والحماسة في أداء المهمات، نقدم استراتيجية ذهبية من استراتيجيات العمل عن بُعد مع فريق تتثمل بضرورة تقديم المكافآت المادية والمعنوية للأعضاء المميزين؛ وذلك لأهمية المكافأة في تقوية الحافز.
وتُعَدُّ محاسبة المقصرين من مهام مدير الفريق ومكافأة المميزين من واجباته أيضاً، ولا تقتضي المكافأة بالضرورة صرف مبالغ مالية باهظة، فشكر الموظف المجتهد أمام زملائه يُعَدُّ مكافأة ثمينة، وتفعيل اختيار أفضل موظف في الشهر يُنشئ جواً من المنافسة والاجتهاد يعود على الشركة بنتائج عظيمة.
إنَّ شكر الموظفين والثناء على جهودهم في نهاية كل مشروع والاحتفاء بالنجاح المشترك الذي حققه المدير والموظفون معاً؛ يعزز أواصر انتماء الموظفين إلى الشركة، ويحفِّز لديهم ولاءً حقيقياً لها.
7. تأهيل الموظفين الجدد ودمجهم مع أقرانهم:
لعلَّ أهم استراتيجية من استراتيجيات العمل عن بُعد مع فريق وكيفية إدارته بنجاح هي التأكيد على أهمية استقطاب الدماء الجديدة، لما يمكن أن تحمله من طاقات وأفكار متنوعة، ومن ثم صهر هذه المستجدات مع سابقاتها للحصول على مزيج متجانس.
ويكون ذلك عن طريق تدريب الموظفين الجدد والإشراف على اندماجهم وظيفياً واجتماعياً مع باقي الفريق، من أجل منع حدوث التكتلات والتحالفات، وتسهيل تبادل الأفكار والاقتراحات بين أعضاء الفريق الذي يملك كل منهم تجربته الفريدة.
ومما لا يمكن إغفاله هو ضرورة الانتباه في أثناء تعيين الموظفين الجدد واختيارهم بحكمة، وفق مجموعة من الاستراتيجيات التي تختلف بين فريق عمل وآخر، وتأخذ في الحسبان المهارات الوظيفية والمهارات الناعمة التي تؤدي دوراً كبيراً في اندماج الموظف مع زملائه، والعمل بروح الفريق، وتحدي المسافات في إنشاء علاقات طيبة مع الآخرين عن بُعد.
في الختام:
ولا يُعَدُّ العمل عن بُعد مع فريق وكيفية إدارته بنجاح مهمة سهلة؛ إنَّها نوع من المهام التي تتطلب شخصاً استثنائياً، يتمتع بدراية مهنية إلى جانب قدر عالٍ من الذكاء العاطفي بحيث يكون قادراً على فصل مشاعره عن العمل بطريقة احترافية، تضمن سير العمل بكفاءة ومهنية وتقديم نتيجة نهائية مُرضية، بالإضافة إلى إدارة كادر بشري ينتمي كل فرد منه إلى بيئة وثقافة مختلفة، تملي عليه أساليب محددة من التواصل وأسلوب الخطاب.
وإنَّنا نأمل أن نكون قد قدمنا استراتيجيات العمل عن بُعد مع فريق وكيفية إدارته بنجاح تقديماً واضحاً وبسيطاً، يعين المديرين الذين يقومون بهذه المهمة على أداء دورهم بفاعلية وكفاءة.