9 أخطاء ترتكبها كل يوم تؤثر سلباً في إنتاجيتك
نريد جميعنا أن نزيد إنتاجيتنا، لكن حين يتعلق الأمر بالإنتاجية في بعض الأحيان، لا يكون الحل هو اتِّباع نصيحة أخرى أو اكتساب عادة جديدة أو استخدام تطبيق مفيد؛ بل تحتاج أحياناً إلى التخلُّص من الأشياء التي تعوقك، وهذا ما سنحاول مساعدتك على فعله.
إليك 9 أخطاء ترتكبها كل يوم تؤثر سلباً في إنتاجيتك يجب أن تتوقف عنها حالاً.
ما هي الأخطاء التي تؤثر سلباً في إنتاجيتك؟
1. عدم استثمار فترة الصباح إلى أقصى حد:
ربما تضغط كل يوم صباحاً على زر الغفوة مراراً وتكراراً وتحاول البقاء في السرير حتى اللحظة الأخيرة قبل أن تضطر إلى النهوض، لكنَّ البشر مخلوقات محكومون بالعادة والروتين، ويمنحنا روتين الصباح نظاماً في حياتنا نحتاج إليه بشدة، وفي المقابل، عند الالتزام بروتين صباحي، ستكون صحتك أفضل وإنتاجيتك أعلى، وإليك بعض الاقتراحات التي يمكنك إضافتها إلى روتينك الصباحي:
- الاستيقاظ قبل الآخرين في المنزل؛ كي تتمكن من قضاء بعض الوقت بهدوء لوحدك.
- عدم تفقُّد هاتفك المحمول بمجرد استيقاظك.
- تجنُّب القهوة في الصباح، فاشرب بدلاً عنها كوباً من الماء.
- تناول وجبة فطور صحية.
- القراءة وتدوين اليوميات وممارسة التأمل والتمرينات الرياضية.
- تحديد مهامك لهذا اليوم.
- مراجعة تقويمك.
الأهم من ذلك، خطط لنهارك وحضِّر له في الليلة التي تسبقه كي لا يباغتك الوقت في الصباح، على سبيل المثال: يمكنك توضيب حاجياتك واختيار ملابسك قبل أن تنام، ولا تنسَ أن تلتزم بجدول نوم منتظم.
2. إهدار أفضل فترة للإنتاجية خلال اليوم:
قال عالم النفس "دان أريلي" (Dan Ariely) في ردٍّ على سؤال وُجِّه إليه على موقع "ريديت" (Reddit): "أكثر شيء محزن بشأن موضوع إدارة الوقت هو ميل الناس إلى تضييع أهم ساعتين للإنتاجية في النهار، وقضائهما في القيام بأشياء لا تتطلب استخدام قدرات معرفية كبيرة، مثل تصفُّح مواقع التواصل الاجتماعي، لكن إذا تمكنَّا من استثمار تلك الساعات الثمينة، فسوف يتمكن معظمنا من تحقيق ما نريده بنجاح أكبر"، وجواباً عن سؤال "متى هي تلك الساعات الثمينة؟" قال "أريلي": "عموماً، يكون الناس قادرين على تقديم إنتاجية أعلى في الصباح، ومن المرجح أن تكون أول ساعتين بعد الاستيقاظ هما أفضل وقت للعملِ بإنتاجية"، وفي حين قد يختلف ذلك من شخص إلى آخر.
لكنَّ المعالج النفسي "ستيفن بورغمان" (Stephen Borgman) كتب في مجلة "سايكولوجي تودي" (Psychology Today): "يحتاج كل شخص إلى روتين صباحي قوي لتخفيف التوتر وزيادة إنتاجيته إلى أقصى حد"، يعرف معظمنا متى نكون منتجين ومتى لا نكون كذلك، وإذا لم تعرف، فتتبَّع وقتك وإنتاجيتك على مدار اليوم لتُحدِّد أفضل ساعات إنتاجيتك، ثم اقضِ هذا الوقت في العمل على أصعب المهام في اليوم.
3. مكافأة نفسك بطريقة خاطئة:
كتبت المدونة "إيمي جونسون" (Amy Johnson) على موقع "لايفهاك" (Lifehack): "يُقرِّر الناس غالباً مكافأة أنفسهم إذا كانوا يفعلون شيئاً يجدونه صعباً، مثل اتِّباع نظام غذائي أو ادِّخار المال أو ممارسة الرياضة أو العمل، لكن إذا كافأ الشخص نفسه بشراء قطعة ملابس جديدة بعد الادِّخار لمدة أسبوع، فسوف يمحي ذلك فائدة الإنجاز الذي حققه"، والأسوأ من ذلك أنَّه قد: "يشجعك ذلك على التخلي عن خطتك تماماً؛ وذلك لأنَّك لم تلتزم بها وخذلت نفسك"، كحلٍّ لذلك تقترح "إيمي": "حاول أن تفكر في تحقيق أهدافك على أنَّه المكافأة بحد ذاته، فهدفك هو تحسين نفسك، وعند تحقيق ذلك الإنجاز ستقترب من تحقيق هدفك".
شاهد بالفديو: 9 قواعد أساسية لزيادة الإنتاجية في العمل
4. السماح لنفسك بالوصول إلى درجة الإرهاق الذهني:
يجب أن تستثمر ساعاتك الإنتاجية في العمل على المهام التي تتطلب طاقة ذهنية عالية، وتذكَّر أنَّ هذه الطاقة وعزيمتك محدودتان؛ لذلك من الأفضل الاحتفاظ بهما لبذلهما في النشاطات الهامة، والأفضل أكثر هو زيادة مخزون طاقتك خلال النهار، فإحدى طرائق تعزيز طاقتك خلال اليوم وفقاً لرائد الأعمال "ديب باتيل" (Deep Patel) هي التخلص من "عدوى المشاعر" (emotional contagions).
وطريقة أخرى للحفاظ على طاقتك وتعزيزها على مدار اليوم هي حظر التطبيقات على هاتفك ومصادر الضوضاء التي قد تُشتِّت انتباهك في أثناء التركيز على عمل هام، وأخذ فترات استراحة بانتظام، افعل خلالها أيَّ شيء يناسبك لإعادة شحن طاقتك وتجنُّب الإرهاق الذهني، وإذا كنت تعاني من الإرهاق الذهني دائماً، فيمكنك تطبيق "تقنية بومودورو" (Pomodoro)؛ وهي طريقة لإدارة الوقت عبر تقسيم وقت العمل إلى فترات زمنية مدة الواحدة منها 25 دقيقة من العمل بتركيز، تفصُل بينها فترات استراحة تدوم لمدة 5 دقائق.
5. عدم ترتيب أولوياتك:
أهم فكرة يجب أن تتذكرها من هذا المقال هي أنَّ هناك أموراً أهم من أمور أخرى، وبالطبع لديك مهام ومسؤوليات كثيرة، لكنَّك لن تتمكن من إنجازها إذا استمررتَ في زيادة عددها، وإحدى طرائق تجنب ذلك هي إنشاء قائمة لكل ما يجب أن تنجزه أو تريد إنجازه، واستخدام مبادئ إدارة الوقت لتقليل عددها وترك الأساسيات فقط، ثم ضع المهام التي يجب عليك إنجازها مباشرةً؛ وذلك لأنَّ مواعيدها النهائية اقتربت أو يمكنك الانتهاء منها بسرعة أو تساهم في أهدافك في أعلى القائمة، أما بالنسبة إلى المهام الهامة وغير العاجلة، فيمكنك تأجيلها إلى وقت لاحق، بينما يمكنك تفويض المهام العاجلة لكن غير الهامة، وأيَّة مهمة أخرى لا تنتمي إلى هذه التصنيفات يجب حذفها من قائمتك.
6. عدم رفض الالتزامات الإضافية:
تخيَّل أنَّك في حالة ذهنية عالية الإنتاجية، وتسمع فجأة أحدهم يطرق بابك، ثم يدخل زميلك بالعمل إلى مكتبك ويسألك إذا كنت متفرغاً لدقيقة، في تلك الحالة، إذا لم تكن حاجته هامة للغاية، فيجب أن ترفض طلبه مهما كان، وبالطبع يجب أن تفعل ذلك بطريقة لبقة، على سبيل المثال: يمكنك إخباره أنَّك مشغول وسؤاله ما إذا كان في إمكانه العودة في غضون ساعة حين تكون متفرغاً.
تنطبق هذا الفكرة على أي نوع من الطلبات يستنزف وقتك، على سبيل المثال: إذا تلقَّيتَ دعوة لحضور اجتماع غير ضروري فجأة، فارفضها، وإذا وافقت بالفعل على حضور حفلة في نهاية الأسبوع، فتذكَّر أنَّه لن يكون لديك الوقت لحضور مناسبة اجتماعية أخرى، ولا تلتزم بغيرها؛ لذا إذا لم تكن مضطراً أو راغباً بفعل شيء، فارفضه، وهكذا ستتمكن من التركيز على أولوياتك وتتجنب تحمُّل مسؤوليات تفوق قدراتك.
7. محاولة العمل على مهام عدَّة معاً:
كتب خبير إدارة الوقت "هاوي جونز" (Howie Jones) في أحد المقالات: "قد يكون تعدد المهام طريقتك المفضلة للعمل على مهامك اليومية، ومنطقياً قد يبدو خياراً ذكياً، فمن الأفضل دائماً إنجاز مهمتين بدلاً من مهمة واحدة"، لكنَّ المشكلة هي أنَّ فاعلية تعدد المهام هي كذبة، ويوضح "هاوي" السبب: "يبدو أنَّ الدماغ البشري مُصمَّم للتعامل مع المهام واحدةً تلو الأخرى، ومن المستحيل تغيير طريقة عمل أدمغتنا؛ لذلك من الأفضل قبول الواقع وتجنُّب تعدد المهام"؛ ونتيجة لذلك، عندما تعمل على مهام عدَّة في الوقت نفسه، ستُكبِّد نفسك خسائر لا تُعوَّض في الوقت والكفاءة؛ لذا ركِّز على شيء واحد وأنجزه، ثم انتقل إلى مهمتك التالية.
8. التركيز على الوقت وليس النتائج:
في كثير من الأحيان نركز على عدد الساعات التي عملناها، وليس على ما أنجزناه، لكن إذا كنت تعتقد أنَّك أنتجتَ أكثر لمجرد أنَّك عملت لوقت أطول، فأنت مخطئ، ففي الواقع، ووفقاً لدراسة أجرتها "جامعة ستانفورد" (Stanford University)، تبدأ الإنتاجية بالانخفاض بعد العمل لمدة 50 ساعة في الأسبوع، وتنخفض بشكل حاد بعد العمل لمدة 55 ساعة لدرجة أنَّ متابعة العمل بعدها يكون عديم الفائدة.
علاوة على ذلك، وجد بحث أجراه موقع "بيهانس" (Behance): "يُسبِّب الاهتمام بعدد الساعات والوجود في المكان أكثر من العمل والنتائج بنشوء ثقافة من عدم الكفاءة والقلق"، ويخلق الجلوس خلف مكتبك حتى وقت محدد ثقافة شبيهة بتلك الموجودة في المصانع، والتي تغفل عن هذه القوانين الأساسية للوصول إلى الأفكار والطبيعة البشرية:
- لا يؤدي الدماغ وظيفته جيداً حين يكون متعباً.
- لا يمكن للشخص الوصول إلى الأفكار متى يشاء.
- يبدأ الشخص الشعور بالكره تجاه ما يفعله حين يشعر أنَّه مُجبَر على العمل أكثر من طاقته.
بدلاً عن ذلك، فكِّر فيما أنجزتَه خلال اليوم وانظر له بعين التقدير، ويمكنك القيام بذلك بسهولة عبر إنشاء قائمة بالأمور التي أنجزتَها كي ترى أنَّك كنت منتجاً حقاً ولم تكن مشغولاً فقط وتعمل دون نتيجة.
9. السعي إلى التوازن بين حياتك المهنية والشخصية:
ربما أكبر اعتقاد خاطئ حول التوازن بين الحياة المهنية والشخصية هو أنَّك تستطيع تقسيم وقتك بالتساوي بينهما؛ حيث تقضي قدراً متساوياً من الوقت بين العمل والمنزل، لكنَّ الحقيقة أنَّ هذا غير واقعي، يتعلق التوازن بين الحياة المهنية والشخصية بفعل الشيء الصحيح في الوقت المناسب، على سبيل المثال: إذا كان لديك مشروع يجب أن تنتهي منه بحلول نهاية الأسبوع، فيجب أن تُركِّز معظم وقتك وطاقتك على ذلك المشروع، لكن إذا احتاج طفلك إلى دخول المشفى، فيجب أن يكون لذلك الأسبقية على أي شيء آخر.
في بعض الأحيان، إذا كنت ترغب في تحقيق التوازن بين الحياة المهنية والشخصية، فيجب أن تعثر على شيء في الحياة يستحق ذلك، ويمثِّل حافزاً قوياً بما يكفي ليشجعك على ذلك، على سبيل المثال: إذا كنت ترغب في أن تجري في ماراثون، فسوف يعزز التدريب ثقتك بنفسك وسيجبرك على تغيير حياتك للأفضل، أو إذا كنت تريد تعلُّم لغة جديدة، فسوف يوازن برنامج تعلُّم اللغة حياتك بشكل أفضل مما هي عليه الآن.
كتبت المُتحدِّثة التحفيزية والكوتش "أماندا أبيلا" (Amanda Abella) في أحد المقالات: "الهدف الأفضل من تحقيق التوازن بين الحياة المهنية والشخصية هو تحقيق التكامل بينهما؛ مما يعني دمج عملك وحياتك؛ حيث يُكمِّل كل منهما الآخر عوضاً عن تنافسهما على وقتك".