7 نصائح لإدارة البريد الإلكتروني بفاعلية
إنَّنا نعيش اليوم في عالمٍ مشبعٍ بالمعلومات، فصناديق البريد الوارد لدينا ممتلئةٌ أكثر من أي وقت مضى؛ فقد أصبحت الاتصالات الرقمية طريقتنا الأساسية في التواصل مع أي أحد، ولأنَّ أكثر من نصف سكان العالم يستخدمون البريد الإلكتروني الآن؛ فمن غير المرجح أن يفقد أهميته قريباً في حياتنا وأعمالنا، مع ذلك فإنَّ البريد الإلكتروني هو مجرد أداةٍ لإنجاز المهام، وليس مقياساً لإنتاجيتك.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذٌ من المدونة "سيلستين تشوا" (Celestine Chua)، وتتحدَّث فيه عن طرائق تقليل الوقت الذي نستهلكه يومياً في استخدام البريد الإلكتروني.
في هذا المقال أشارك معكم 7 نصائحَ لإدارة البريد الإلكتروني إدارة فعالة:
1. تفقَّد بريدك الإلكتروني مرتين أو ثلاث مرات يومياً:
تذكَّر دائماً قاعدتين هامتين فيما يخص بالبريد الإلكتروني، وهما:
- الوقت الذي لا تقضيه في استخدام البريد الإلكتروني هو وقتٌ لإنجاز المهام.
- الوقت الذي تقضيه بتصفح بريدك الوارد مخصص لتجيب فيه على الطلبات، وتسير أمور عملك بالعموم.
لأنَّ لكلِّ قاعدةٍ استثناء فيُستثنى من هاتين القاعدتين الحالة التي يكون فيها البريد الإلكتروني مقياساً مباشراً لنتاج عملك (مثل مجال خدمة العملاء)، أو عندما تكون في منصبٍ إداريٍّ يتطلب منك تفويض مهامك عبر البريد الإلكتروني.
تُعدُّ القاعدة الثانية هامةً بالقدر الذي تساعدك فيه للالتزام بالقاعدة الأولى، فتبدأ المشكلة عندما تقضي ساعاتٍ طويلةٍ في الاطِّلاع على بريدك الوارد ظانَّاً أنَّك بذلك تنجز أعمالك، إليك هذه القائمة بوصفها قاعدة عامة التزم بها:
- أوقف تنبيهات الرسائل الإلكترونية الواردة؛ فهذه التنبيهات تجعلك تتصرف بحماقةٍ، فتشغلك بالنوافذ المنبثقة التي تعلمك بأنَّك قد تلقيت بريداً إلكترونياً، أوقف هذه التنبيهات؛ فأنت لست بحاجة إلى أن تعرف بأنَّك تلقيت بريداً إلكترونيَّاً في كل لحظة.
- لا تستهلك أكثر من خمس دقائق من وقتك صباحاً في الاطِّلاع على بريدك الإلكتروني؛ ففي الصباح تكون طاقتكَ في أوجها، فتحقَّق من بريدك تحققاً سريعاً إن لزم الأمر، ولكن لا تهدر أفضل ساعات صباحك عليه، بحيث يحدد مسار يومك كاملاً، ويخفِّض من إنتاجيتك، ابدأ صباحك بتنفيذ مهامك الأكثر تأثيراً عوضاً عن ذلك.
- عالج بريدك بمعدل مرتين إلى ثلاث مرات يومياً؛ تعني معالجة البريد فرز الرسائل الواردة، وقراءتها بتمعن، ثمَّ الرد عليها، يمكنك التحقق من بريدك عدة مرات في اليوم إن كانت طبيعة عملك تفرض عليك أن تكون على اطلاعٍ ومتابعةٍ دائمين، لكن لا تعالج الرسائل سوى مرتين أو ثلاث خلال اليوم الواحد.
تُستثنى من ذلك حالة تلقيك بريداً طارئاً وذا أهميةٍ، عندها أجب في الحال، ثمَّ عد لمتابعة أعمالك خارج البريد الإلكتروني، ومن ناحيتي فأنا أتفقد بريدي مرةً واحدةً في اليوم، وأحياناً مرةً كل يومين أو ثلاثة؛ وذلك لأنَّ البريد الإلكتروني ليس المكان الذي أنجز فيه أكثر أعمالي أهميةً، بالنسبة إليك اجعل أوليتك محصورةً دائماً في إنجاز المهام الأكثر تأثيراً وأهميةً.
2. أعطِ الأولوية للرسائل الهامة التي قد لا تكون جديدةً:
ليست كل الرسائل الواردة إلى بريدك الإلكتروني هامَّة؛ فبعضها يكون لا صلة له بكَ؛ لكنَّ الناس يميلون إلى الاطلاع على الجديد لا الهام، ومن ثمَّ يعطون الأولوية للرسائل الجديدة ويقرؤونها أولاً، حتى إنَّهم يردون عليها أسرع مُهمِّشين بذلك مهامهم الأكثر إلحاحاً التي يجب عليهم إنجازها؛ ولهذا السبب أصبحت اليوم وسائل التواصل الاجتماعي عبارةً عن غرفة تعج بالفوضى، فينجذب الناس لتلبية العاجل لا الهام.
لذا قبل أن تفتح بريدك الإلكتروني ضع في حسبانك أهمية الرسائل الواردة إليك، وبالعموم يمكننا تقسيم الرسائل في بريدك المخصص للعمل إلى ثلاث فئات:
- الفئة أ: رسائلك الإلكترونية الأشد أهميةً التي ستحدُث فرقاً كبيراً في أهدافك النوعية والمتعلقة بتطوير الذات، وتكون هذه الرسائل عادةً نسبة تتراوح بين 10-20% من بريدك.
- الفئة ب: الرسائل الهامة، ولكن ليس بمقدار أهمية رسائل الفئة أ، تحافظ هذه الرسائل على السير العام للأشياء؛ لكنَّها لا تُحدِث تغييراً جذرياً في هدفك أو حياتك، وتمثل القسم الأكبر من بريدك بنسبة تتراوح بين 40-60%.
- الفئة ت: الرسائل غير الهامة التي تحمل معلومات لا تقدِّم ولا تؤخِّر، أو رسائل مزعجة، أو مهدِرة للوقت، وبحسب عملك تكون هذه الرسائل ما بين 20-30% من بريدك.
يمكن تطبيق التصنيف ذاته على البريد الشخصي؛ فرسالةٌ من صديقٍ مقربٍ يمكن أن توضع في الفئة أ، وكذلك الأمر بالنسبة إلى رسالةٍ من شخص سبق وقدَّم لك مساعدةً، أما شخص يمكن أن يستفاد من مساعدتك فيمكن تصنيف رسالته بحسب الحالة في الفئة (أ) أو (ب).
يجب أن تولي رسائل الفئة (أ) عنايةً قصوى، وأن تعامل رسائل الفئة (ب) معاملة طبيعية، وأن تتجاهل رسائل الفئة (ت).
تندرج 10% من رسائلي تحت الفئة (أ)، و60% منها في الفئة (ب)، و30% تحت الفئة (ت)، وأردُّ على رسائل الفئة (أ) سريعاً، أمَّا رسائل الفئة (ب) فأتأخر بالرد عليها، وفقاً لتقديري للوقت الذي يتطلبه الرد عليها، ودرجة إلحاحها، وإلى أي حد يمكنني تأجيل الأمر، أما رسائل الفئة (ت) فأحولها إلى سلة المهملات أو الأرشيف.
استخدم أساليب معالجةٍ مختلفةٍ لرسائل بريدك الإلكتروني بالانطلاق من أهميتها، فإن نفَّذت هذا الشيء سترتفع إنتاجيتك بقوة.
شاهد بالفيديو: ما هي أفضل طريقة لإدارة بريدك الوارد؟
3. استخدم المجلدات، والفلاتر (Filters) لفرز رسائلك:
في مكان عملي السابق كان لدي زملاء لا ينظِّمون بريدهم الإلكتروني أبداً، فكانوا يردون على الرسائل فقط ويتركونها جميعاً في مجلدٍ واحدٍ، وفي حين أنَّ هذا الأمر يسهِّل الوصول إلى الرسائل في البداية، إلا أنَّهم يقضون كثيراً من الوقت وهم ينقرون ويبحثون ويعيدون البحث عن تلك الرسائل لاحقاً، لن يتمكنوا من تنظيم رسائلهم وفقاً للقسم الذي تندرج تحته؛ بل اضطروا للبحث عن كل رسالةٍ بدورها بحثاً حثيثاً، ويزداد الأمر سوءاً عندما يرتفع عدد رسائلك الإلكترونية.
لذا خذ وقتك الكافي لإعادة هيكلة بريدك الإلكتروني بمجلدات مساعدةٍ، واستعن بفلاتر جيدةٍ:
- المجلدات (أو التصنيفات وفقاً لتطبيق جيميل (Gmail)): حدِّد الفئات الرئيسة لرسائلك متبوعةً بالفئات الفرعية، ثمَّ أنشئ مجلداتٍ لها، وبهذه الطريقة يمكنك ببساطة أن تضغط على مجلدٍ أساسي أو فرعي لتعثر على كل الرسائل التي تندرج تحت هذا البند.
- فلاتر البريد (أو القواعد وفقاً لتطبيق آوت لوك (Outlook)). فلتر البريد الإلكتروني هو نظام تقوم بتعيينه في برنامج البريد الخاص بك، بحيث يفرز الرسائل الجديدة تلقائياً ما إن تدخل إلى بريدك، لكل فلتر جزأين: الأول هو المعايير التي يجب أخذها في الحسبان في الرسالة، والثاني هو الإجراء الذي يجب أن يقوم به برنامج البريد خاصتك في حال استيفاء المعايير؛ على سبيل المثال:
- إن وصلت رسالة من شركة لتحويل الأموال نقل إلى مجلد المدفوعات + الأرشيف (ومن ثمَّ لا تراها حتى في بريدك).
- إن وصلت رسالة من زوجك وزوجتك نقل إلى مجلد العائلة.
- إن احتوت رسالة على الكلمات "تحديثات الفريق" في العنوان نقل إلى مجلد التحديثات + نجمة (لتمييزها عن الرسائل الأخرى).
- إن وصلت رسالة من عنوان بريدي ضمن قائمة المحظورين (الذين يستمرون بإرسال البريد العشوائي) حذف (كما يمكنك أن تحظر عنوان المرسل في تطبيق جيميل).
لدي أكثر من أربعين فلتراً في بريدي، وتقوم بتنظيم بريدي على نحو أوتوماتيكي، تسمح لي بالوصول مباشرةً إلى قراءة الرسالة والرد عليها عندما أسجل الدخول إلى بريدي الوارد، في كل مرة يصلني فيها بريد لا يطابق أي فلتر لدي؛ بل يحمل نمطاً جديداً (كما يحدث عندما أشترك في خدمةٍ جديدةٍ)، أنشئ فلتراً جديد لأفرز هذا البريد إلى المجلد المناسب.
لم أوفر بذلك الوقت فقط؛ بل الطاقة الذهنية اللازمة للتفكير أيضاً، وفرز الرسائل المتوافدة، إنَّني أستثمر الوقت الذي وفرته في إنجاز مهامي الكبيرة.
4. أنشئ قوالب جاهزة لرسائل البريد الإلكتروني الشائعة:
إن كنت تعيد إرسال بعض الرسائل ذاتها مراراً وتكراراً مثل إعطاء توجيهات للعملاء، أو الرد على رسائل الزبائن، شكِّل أنموذجات جاهزة لتعيد استخدامها.
يحتوي تطبيق جيميل على ميزة الردود التلقائية من أجل هذا الغرض، بالنسبة إلي فأنا أحفظ أنموذجات الردود الخاصة بي في لوحة مفاتيح تنبؤية تُدعى "بيرفكت كيبورد" (Perfect Keyboard)؛ وهي أداة لاستبدال النص، وأقوم بتفعيل كل أنموذج من خلال إدخال مفتاح الاختصار المرتبط به.
5. جدوِل رسائل بريدك الإلكتروني:
أحياناً أرد على الرسائل بسرعةٍ؛ لكنَّني لا أريد أن أعلق في حلقةٍ من الصد والرد؛ كأن أرد على رسالة ليجاوبني المرسَل إليه خلال عشر دقائق (ويتوقع رداً مني)، وبذلك تخرج محادثة البريد الإلكتروني عن مسارها لتتحول إلى دردشة، في حين أنَّ كل ما كنت أرغب فيه هو أن أسجل الخروج من بريدي الوارد، وأعمل على إنجاز مهامي ذات القيمة الأعلى.
يعالج مجدوِل الرسائل هذه المشكلة، وهو إضافة للبريد الإلكتروني، وقد أصبح شائعاً في السنوات الماضية، فيسمح لك بالتحكم بالوقت الذي ترغب في إرسال الرسالة فيه، إنَّني أستخدم إضافة "رايت إنبوكس" (Right Inbox)، وهي تعمل على نحو ممتاز.
إن أنهيت كتابة رسالة؛ لكنَّني أرغب في إرسالها بعد يومين أستطيع تنفيذ هذا الأمر باستخدام "رايت إنبوكس" (Right Inbox)، وإن وصلني بريد هام لكنَّني لا أستطيع الرد عليه حالاً ولا أريده أن يضيع في بريدي الوارد أجدوله لأن يعود إلى سجل بريدي الوارد، ويظهر في الأعلى بعد أسبوع، إن أردت أن أذَكَّر في حال لم أحصل على ردٍّ من أحدهم بعد مرور عددٍ محددٍ من الأيام فيمكنني فعل هذا أيضاً، يمكنك أيضاً إرسال بريد دوريٍّ من خلاله، على الرغم من أنَّني لا أستخدم هذه الميزة.
ثمة أدوات مثل "ميل باتلر" (Mail Butler) المستخدمة في تطبيق آبل ميل (Applemail)، و"سيند ليتر" (Send Later) في برنامج آوت لوك (Outlook)، و"بومرنغ" (Boomerang) في تطبيقَي جيميل وآوت لوك، وجميعها تؤدي الوظائف ذاتها.
لم يسبق لي أن استخدمت أول اثنتين من هذه الأدوات؛ بل استخدمت "بومرنغ" (Boomerang)؛ لكنَّه كان يحتوي على أخطاء؛ لذا استعضت عنه بأداة "رايت إنبوكس" (Right Inbox) التي أثبتت حتى الآن أنَّها ممتازة، وجميعها مجانية لعدد معين من الرسائل شهرياً.
شاهد بالفيديو: 9 علامات تدل على إدمانك للإنترنت
6. قلِّل الفوضى من خلال منعها من الدخول إلى بريدك الإلكتروني:
أفضل طريقة لتقليل فوضى البريد الإلكتروني هي بمنعها من الوصول إليه أساساً، ولفعل ذلك:
1. ألغِ اشتراكك في الخدمات التي لا تحتاجها:
أبقِ اشتراك بريدك الإلكتروني سارياً فقط في المدونات التي تحبها، أمَّا تلك التي ترسل الرسائل البريدية بإفراط ولم تعد تتابعها حقاً، فألغِ اشتراكك بها.
2. أوقف الإشعارات التي لا ترغب فيها:
ترسل الشركات لنا اليوم ما لا يعد ولا يحصى من الإشعارات؛ للفت انتباهنا إلى خدماتها؛ لكنَّنا لا نحتاجها، فلا يجب أن تستخدم خدمة ما إلا عندما ترغب بذلك لا عندما تُبلَّغ بها؛ لذا استرجع انتباهك، وأوقف تلك الإشعارات.
3. احذف الرسائل غير المرغوب فيها باستخدام فلاتر:
ستواجه دائماً خدمات لا تسمح لك بإلغاء اشتراكك، أو شركات تفرض وصولها إلى معلوماتك، ولا تسمح لك بالانسحاب؛ لذا أنشئ فلتر ليحذف أوتوماتيكياً مثل هذه الرسائل.
4. قلِّل من عدد الرسائل التي ترسلها:
إنَّها قاعدة بسيطة؛ فإن كنت تريد أن يقل عدد الرسائل التي تتلقاها في البريد الإلكتروني فقلل عدد التي ترسلها، وإن كنت تستطيع أن تتصل بالشخص وتسأله مباشرةً دون أن يكلفك ذلك أي نوع من المخاطرة بفرصة فافعله، إن كنت ترغب بإعلام الطرف الآخر باستلامك لبريده فاكتفِ برسالةٍ قصيرةٍ للغاية، مثل "استلمت الرسالة"، أو "حسناً، أشكرك"، إن لم يكن لديك ما تضيفه، ولست مجبراً على الرد فلا تبعث أيَّ رد.
5. عدم الإجابة يمكن أن يكون نوعاً من الرد:
لأنَّني أتلقى العديد من الرسائل غير المرغوب فيها على مدونتي تعلمت أهمية أن أعطي اهتمامي فقط للأشياء التي تعنيني، عندما ترد على شيء مثل رسالةٍ سلبيةٍ، أو أسلوب كتابةٍ غير مرغوب فيه حتى وإن كان ردك عبارة عن كلمة "لا" فقط، لا ينبغي عليك أن تتبعها بشيءٍ، سيكون هناك دائماً مجموعة من الأشخاص الذين سيجيبون إما:
- بالمزيد من الإزعاج أو السلبية.
- سيبذلون جهدهم لمحاولة الحصول على المزيد من المعلومات، والمزيد من الوقت، والأجوبة ليقتحموا فضاءك العقلي، ويُلزموك ببرامجهم.
لذا احمِ مساحتك الذهنية بالسماح فقط للأشياء التي تهمك بالدخول إليها، واحظر المواقع التي ترسل إليك رسائل غير مرغوب فيها وعشوائية.
7. أبقِ رسائلكَ موجزةً:
الإيجاز أمر مستخفٌّ به في اقتصادنا الذي يلهث خلف لفت الانتباه، في حين أنَّ تطبيق فيسبوك (Facebook) يفعل كل ما في وسعه ليبقي عقولنا منشغلةً بالمحتوى الذي يقدمه لمدة خمس دقائق أخرى؛ وذلك من أجل رفع قيمة المستثمرين فيه وزيادة الأرباح، فيمكننا التحكم بوقتنا من خلال الإيجاز والدقة.
كن دقيقاً في رسالتك المتعلقة بالعمل بقدر ما تستطيع، أبقها مختصرةً، وملمةً بجوانب الموضوع، ثمَّ امضِ قدماً، عندما تكون رسائلك موجزةً فإنَّك:
- تساعد الآخرين في التركيز على إنجاز المطلوب.
- تحدُّ من احتمالية تلقي ردود طويلة.
- تستطيع تركيز انتباهك على ما يهم حقاً.
في الختام:
تذكر أنَّ البريد الإلكتروني هو أداة لمساعدتك على التواصل، وإنجاز بعض الأمور، لا العمل بذاته، أي من النصائح السابقة يمكنك تطبيقها لتتقن استخدام البريد الإلكتروني؟