6 خطوات لجعل العمل عن بعد مناسباً لك
هل تعرض شركتك على الموظفين خيار العمل عن بعد؟ توجد أسباب عدَّة تجعل من هذا أمراً جيداً لعملك، حتى لو كان شيئاً توفِّره لموظفيك في بعض الأحيان. بالإضافة إلى تعزيز التوازن بين العمل والحياة، فإنَّه يمكن أن يساعد أيضاً على زيادة إنتاجية موظفيك زيادة كبيرة.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المدوِّن "تاي كيسل" (Ty Kiisel)، ويُحدِّثُنا فيه عن فوائد العمل عن بعد وكيفية جعل هذا الأمر مناسباً لك ولشركتك.
في عام 2013 أجرَت "جامعة ستانفورد" (Stanford University) دراسةً اقترحَت أنَّ خيار العمل من المنزل كان مفيداً لمركز الاتصال الذي يتَّبعه الباحثون، وأدى إلى زيادة إنتاجية العاملين من المنزل بنسبة 13% وتحسُّن إجمالي بنسبة 20% إلى 30% عندما أدرجَت عوامل أخرى، ومن ثمَّ جعلت الشركة هذا الخيار متاحاً لكل الموظفين؛ وهذا أدى إلى تحسُّن أكبر بنسبة 22% في إنتاجية العمال.
وقد وجدت دراسات أخرى عن "العاملين عن بعد مقابل العاملين في المكاتب" أنَّ أولئك الذين يعملون من المنزل هم أكثر إنتاجية. وبالإضافة إلى ذلك، تشمل بعض الفوائد الأخرى للسماح للموظفين بالعمل من المنزل ما يأتي:
يمكن أن يكون الموظفون الذين يعملون من المنزل مشاركين مشاركة أكبر في العمل:
تشير دراسة أجرتها مؤسسة "غالوب" (Gallup) إلى أنَّ الموظفين العاملين عن بعد يميلون إلى العمل لساعات أطول من زملائهم الذين يعملون في مكتب، ويشاركون بدرجةٍ أكبر في عملهم؛ ويكون ذلك نتيجة لوجود مكان عمل خاص يقلُّ فيه الإلهاء بعيداً عن بيئات العمل المفتوحة والمتوفرة الآن. مع أنَّ بعض الأدوار تتطلَّب بيئةً تُشجع على التعاون، يمكن لكثير من الموظفين المشاركة بشكل أفضل في عملهم مع وجود القليل من المشتتات.
من الممكن أن يشعر العاملون عن بُعد بقدرٍ أعظم من الارتباط بشركاتهم:
تشير الدراسة نفسها التي أجرتها مؤسسة "غالوب" إلى أنَّ العاملين عن بعد يحصلون على نتائج أعلى من نظرائهم الذين يعملون في المكتب عند إجابتهم عن أسئلة في الدراسات الاستطلاعية، في حين أنَّ هذا يبدو غير متوقَّع، إلَّا أنَّ العاملين عن بُعد - على الأقل في هذه الدراسة - يميلون إلى الشعور بالمزيد من الارتباط بشركاتهم، على الرغم من المسافة بين مكان عملهم وزملائهم.
مجموعة مواهب موظفيك المحتملة أوسع بكثير:
اعتماداً على طبيعة عملك؛ تجد أنَّ عدم تقيُّدك بموقع مادي يعني أنَّ قدرتك على الوصول إلى مواهب أعظم وربما أرخص، وبتوسيع شبكتك قد تتمكَّن من إيجاد المهارات التي يحتاج إليها عملك في أنحاء أخرى من البلاد؛ وهذا يُعزز عملك، ويوفِّر لك بعض المال.
العمل عن بعد يمكن أن يعزز شعوراً أكبر بالتوازن بين العمل والحياة
ظاهرياً، قد يبدو تعزيز التوازن بين العمل والحياة أمراً لا يعود بالفائدة إلَّا على موظفيك، ولكنَّه يُشكل أيضاً نعمةً محتملةً لعملك. لطالما كنتُ مؤيداً لفكرة أنَّ التوازن بين العمل والحياة، قد يكون تحدياً كبيراً في عالمنا المترابط، ولأنَّ العديد من الموظفين يعملون على الهواتف الذكية، والأجهزة اللوحية، وأجهزة الحاسوب المحمول على مدار الساعة وطيلة أيام الأسبوع، فأنا أعتقد أنَّ الهدف الحقيقي ربما يتلخص في التكامل الناجح بين العمل والحياة.
ويبدو أنَّ العمال الذين يعملون عن بعدٍ، هم أكثر قدرة على التكامل بسلاسة بين حياتهم العملية وحياتهم المنزلية؛ إذ يرجع ذلك جزئياً إلى أنَّهم لا يضطرون إلى إضافة التنقُّل، أو قضاء الوقت بعيداً عن المنزل في المكتب كل يوم، وهذا يقلِّل من الاحتراق الوظيفي، ومعدل دوران القوى العاملة، والنفقات المرتبطة بإيجاد موظفين جدد وتوظيفهم.
هل يُعَدُّ هذا نافعاً لك؟
هذه الأمور كلها جيدة، ولكن كيف ستنجح في عملك؟ في وقتٍ سابقٍ من مسيرتي المهنية، عملتُ لدى مديرٍ كان ضدَّ الناس الذين يعملون عن بعد، وكان لديه موظَّف من المفترض أنَّه "يعمل" من المنزل ولكنَّه لم يكن كذلك، ولم يكن منتجاً، وفي النهاية، فقدَ وظيفته؛ ونتيجةً لذلك، غضب مديري كثيراً من فكرة العمل عن بعد.
ولأكون منصفاً؛ من الصعب لوم المدير، ولكنَّني مقتنع أنَّ فكرة العمل عن بعد لم تكن المشكلة الأساسية؛ بل كان الموظَّف هو المشكلة الأساسية، فالعامل السيئ الذي يعمل عن بعد، من المرجَّح أن يكون موظفاً سيئاً أينما عمل سواء في المنزل، أم في موقع العمل نفسه.
شاهد بالفديو: كيف تعمل عن بعد في منزلك؟
ستساعدك الاقتراحات الستة التالية على تحديد ما إذا كان هذا الأمر سينجح في عملك، كما ستساعدك على اتخاذ خطوات لضمان خلقِ بيئةٍ يمكن فيها لعملائك الذين يعملون عن بعد تعظيم مساهمتهم في عملك، والتمتع بفوائد التكامل بين العمل والحياة.
إليك ست خطوات لنجاح العمل عن بعد:
1. تحديد أهدافك:
توجد بعض الأشياء التي تمثِّل مشكلة بالنسبة إلى الموظَّف الذي يعمل عن بعد، ومع توفُّر المزيد من التكنولوجيا أكثر من أي وقت مضى لجعل التعاون سهلاً، فإنَّه من الهام معرفة ما تريد أن ينجزه عمالك الذين يعملون عن بُعد، وتحديد ما إذا كان من الممكن لهم القيام بذلك من موقع عمل بعيد أم لا؛ إذ إنَّ الحفاظ على أهدافك واضحة لك ولموظفيك على حد سواء هو أمرٌ هام، وسوف يضع جميع الموظفين على طريق النجاح.
2. إعادة النظر في آلية عملك:
كان من المعتقد منذ فترة طويلة أنَّ عدد الساعات التي يعمل فيها الموظَّف هي طريقة جيدة لقياس أدائه، ولكن من المؤسف أنَّ هذه ليست الطريقة المثلى لقياس الإنتاجية.
على سبيل المثال؛ كانت عائلتي تملك شركة أعمال تجارية، وكان أبي يتوقع من موظفيه أن يصلوا باكراً إلى موقع العمل، ويبقوا إلى وقت متأخر يومياً، وإذا رأى أي شخصٍ يغادر الشركة الساعة الخامسة مساءً عند انتهاء العمل، فكان يسأله: "لِمَ الاستعجال؟" فقد خلط بين ساعات العمل والأشياء المنجزة، وخسر أكثر من موظف عظيم كان منتجاً للغاية؛ وذلك لأنَّ الموظف لم يرغب في "العيش" في المكتب.
وإذا كان مديروك يرغبون في مراقبة الموظفين من أجل التأكد من أدائهم لوظيفتهم، فإنَّ فكرة وجود قوة عمل تعمل عن بعد قد لا تكون فكرة جيدة بالنسبة إلى العمل التجاري؛ بل من المرجح أن يقودهم ذلك إلى الجنون. كما أنَّ إعطاء موظفيك المرونة اللازمة للعمل من المنزل - على الرغم من عدم وجودهم الدائم في مكان عملهم - قد يجعلهم أكثر إنتاجية من الموظفين الموجودين في الموقع.
وفقاً لدراسة مؤسسة "غالوب" المذكورة آنفاً؛ فإنَّهم قد يعملون لساعاتٍ أطول من زملائهم الموجودين في موقع العمل. وإنَّ الإدارة التفصيلية والمراقبة الشديدة لأيِّ موظف هي فكرة سيئة، وستكون فاشلة تماماً عند تطبيقها على فريق كامل يعمل عن بعد.
3. التركيز على أهمية التواصل:
احرص على ألَّا يكون الشخص البعيد عن ناظريك بعيداً عن عقلك، ومع أنَّ تجنُّب إغراء الإدارة التفصيلية هام للغاية، فإنَّ هذا لا يعني أنَّه يجب تجاهل موظفيك الذين يعملون عن بعد لأيام.
وبالحديث عن الخبرة - سواء بصفته عاملاً يعمل عن بعد، أم مديراً للعمال الذين يعملون عن بعد - فإنَّ التواصل المنتظم هو جزء هام من الحفاظ على تفاعل الموظفين الذين يعملون عن بعد. ويختلف عدد مرات التواصل تبعاً للموظف، أو دوره الوظيفي، ولكن بالنسبة إليَّ يبدو أنَّ كلَّ يومين أو ثلاثة أيام تُعَدُّ وتيرة جيدة للدردشة غير الرسمية، والزيارة الرسمية الأسبوعية تبدو كأنَّها التواتر المناسب بالنسبة إليَّ أيضاً، وتحدث المحادثات غير الرسمية في أثناء الدردشة، والأمر الهام هنا هو أن تتأكد من أنَّ العامل الذي يعمل عن بعد، وتتعامل معه يشعر وكأنَّه جزء من الفريق مع أنَّه يعمل خارج الموقع.
4. الاستفادة من التكنولوجيا لتيسير التواصل والتعاون بشكل أفضل:
لقد تحسَّنت الأدوات المتاحة لجعل العمل عن بعد أيسر، وأكثر قابلية للتطبيق على مرِّ السنين، وبقدر جودة المحادثات الهاتفية، فإنَّ "ويب إكس" (WebEx)، أو أي شكل آخر من أشكال الاجتماعات عبر مكالمات الفيديو يُعَدُّ الأفضل.
بصفتي شخصاً يعمل عن بعد، من الأسهل بكثير فهم سياق المحادثة إذا كنتُ أستطيع أن أرى لغة الجسد المرتبطة بما يُقال، فنحن بصفتنا بشراً تساعدنا الإشارات البصرية المرتبطة بتعابير الوجه في المحادثات على فهم ما يُقال. كما تجعل تطبيقات الدردشة الداخلية والبريد الإلكتروني التعاون ممكناً مع الأشخاص من أي مكان في مختلف أنحاء البلاد، أو في مختلف أنحاء العالم، ولكن تذكَّر أنَّ لغة الجسد غير موجودة في الرسائل النصية، أو في البريد الإلكتروني؛ لذلك يتعيَّن عليك التأكُّد من وضوح تعليقاتك.
إنَّ استعمال التكنولوجيا المناسبة يمكن أن يُحدِث الفارق بين الموظف الذي يشعر بالتفاعل مع بقية الفريق، والموظف الذي يشعر بالعزلة، وعدم الاهتمام.
5. إنشاء القياسات وإدارة بطاقة النتائج:
يُعَدُّ هذا تذكيراً بالخطوة الأولى المذكورة آنفاً، وبمجرد تحديد أهدافك، ومعرفة ما تريد تحقيقه، أنشِئ مجموعة من القياسات لتتبُّع الأداء الذي من شأنه أن يسمح لعاملك الذي يعمل عن بعد بأن يكون أكثر إنتاجية؛ إذ إنَّني وجدت هذا الأسلوب التكتيكي مفيداً جداً عند إدارة العمال الذين يعملون عن بعد، كما يمكن أن يكون مفيداً لقياس أداء البائعين الذين يعملون خارج موقع العمل.
فحين يدرك الموظَّفون ما هو المتوقَّع منهم، ويفهمون كيف يُقاس أداؤهم، وكيف قد يبدو النجاح الذي أحرزوه، فمن المرجَّح أن يحالفهم النجاح. على مدى 35 سنة أو نحو ذلك من حياتي المهنية؛ لم أُقابل أشخاصاً يذهبون إلى العمل بهدف الفشل؛ بل معظمهم - بغض النظر عن مكان عملهم - كان هدفهم النجاح، ومهمتك هي أن تتأكد من أنَّهم يفهمون كيف يبدو النجاح، وبعدها أفسِح لهم المجال للعمل بحرية.
6. القيام بمقابلات شخصية بانتظام:
تختلف وتيرة هذه الزيارات المباشرة باختلاف طبيعة العمل، ولكن بصفتي عاملاً يعمل عن بُعد، أُقدِّر الوقت الذي أقضيه مع زملائي في المكتب، وكثيراً ما تحدِّد إدارتي مواعيد مناسباتٍ خاصة للفِرق، لتحديد الوقت الذي سأكون فيه موجوداً في المدينة لتنظيم جدول السفر، وإنَّني أغادر هذه الاجتماعات، وأنا أشعر بالتحفيز، فأنا أزور موقع العمل كلَّ ستة إلى ثمانية أسابيع - اعتماداً على الحدث الذي يجري في ذلك الوقت - وهذا يُعَدُّ أمراً جيداً بالنسبة إليَّ.
على مدى السنوات القليلة الماضية أصبحت على معرفة بالمزيد من الزملاء الذين يعملون عن بعد، وتحدَّثنا عن شعورهم تجاه أوضاعهم، والشركات التي يعملون لديها، وقدرتهم على إنجاز الأشياء مع مرونة إنجاز العمل من المنزل.
وهذا الأمر ليس لكلِّ عملٍ، أو لكلِّ موظَّفٍ؛ إذ إنَّ نجاح أو فشل قوة عمل تعمل عن بعد يعتمد على قدرتك على توظيف الأشخاص المناسبين، ووضع البنية الأساسية المناسبة للتواصل في المكان المناسب من أجل تعزيز التعاون، والعمل جنباً إلى جنب مع موظَّفيك فيما يتعلَّق بالكيفية التي تقيس بها النجاح. وإذا نجح الموظفون المشاركون، والمنتجون لديك، فسوف يتمتعون بقدر أعظم من التكامل بين العمل والحياة، وهذا الأمر يصبُّ في مصلحة الجميع.