10 نصائح لتعزيز إنتاجية موظفي شركتك

يرتبط نجاح الشركة وإنتاجيتها ارتباطاً مباشراً بإنتاجية موظفيها، فإذا كنت على استعدادٍ لتحقيق طموحاتك وتحديد أهدافٍ كبيرة والحصول على الزخم المطلوب، فأنت بحاجةٍ إلى ضمان أنَّ موظفيك يحققون أهدافهم ويعززون إنتاجية الشركة؛ لذلك يجب على الإدارة تتبُّع إنتاجية الموظفين والعمل على تحسينها.

ونظراً لتغيُّر احتياجات الموظفين تغيراً كبيراً مع مرور الوقت، فقد أصبح من الضروري تلبية احتياجاتهم وتأمين بيئة عمل مواتية لزيادة إنتاجيتهم.

لطالما أدَّتْ مشاركة الموظف دوراً أساسياً في تحديد إنتاجيته داخل المنظمة، إذا كان موظفو شركتك مندفعين للعمل ويتطلَّعون إلى الحضور كل صباح، فمن المرجَّح أن يبذلوا قصارى جهدهم ويعملوا بجد لتحسين إنتاجيتهم، ومن ناحيةٍ أُخرى، يميل الموظَّفون المستاؤون والممتعضون إلى إهمال العمل وتقليل الإنتاجية.

لذلك فإنَّ المنظمة تحتاج إلى تتبُّع إنتاجية الموظف واتِّباع طرائق لتعزيزها مع مرور الوقت، على الرغم من عدم وجود إجراء موحَّد لقياس إنتاجية الموظف داخل المنظمة، فإليك طريقة أساسية تعطيك فكرة عن مدى إنتاجية موظفيك، الطريقة الأكثر شيوعاً لقياس إنتاجية الموظف هي مقارنة أدائه بالتكلفة التي يجلبها لمؤسستك، الهدف هنا هو قياس القيمة التي يقدمها الموظف مقارنةً بالمبلغ الذي تنفقه الشركة لأجله.

إذا كنت ترغب في تحديد إنتاجية الموظف، فيمكنك البدء بتحديد معيار الأداء للموظفين بوضوح، والذي ستقيس على أساسه مستويات إنتاجيتهم، بعد ذلك، احسب المبلغ الإجمالي للساعات أو الدقائق المخصصة التي يقضيها موظفوك العاملون في مؤسستك، على سبيل المثال، إذا كان موظفوك يعملون خمسة أيام في الأسبوع لمدة ثماني ساعات يومياً، فإنَّهم يقضون 40 ساعة أو 2400 دقيقة في العمل كل أسبوع.

بعد حساب الوقت الذي يقضيه مُوظَّفوك في العمل، اطرح منه الساعات أو الدقائق التي لا يقضونها في أعمال مثمرة، مثل استراحات الغداء والاجتماعات والإجازات واستراحات المكتب القصيرة وأوقات أُخرى خارج ساعات العمل.

على سبيل المثال، من إجمالي 2400 دقيقة في العمل، إذا كان الموظف يقضي 30 دقيقة في استراحة الغداء، و30 دقيقة في فترات الراحة القصيرة الأخرى وساعة واحدة في الاجتماعات كل يوم، فيمكنك خصم 500 دقيقة من الوقت الأسبوعي الذي يقضيه الموظف في العمل، هذا يعني أنَّ موظفك مُنتِجٌ لمدة 1900 دقيقة في الأسبوع.

يمكنك توضيح إنتاجية موظفيك عن طريق قسمة صافي دقائق العمل الفعلي على إجمالي وقت العمل المتاح في الأسبوع، بالعودة إلى المثال نفسه، ستكون إنتاجية موظفيك 79%.

الآن بعد أن ناقشنا قياس إنتاجية الموظف، إليك بعض أهم النصائح لجعل موظفيك أكثر إنتاجية في العمل:

1. قدِّم الدَّعم للموظفين باستمرار:

يعتمد قدر كبير من إنتاجية الموظف على الدعم المقدَّم من رب العمل، فمن الشائع أن يواجه الموظفون مشكلات في أثناء العمل، فحاول حلَّها بأفضل طريقة ممكنة، وإذا كنت على استعداد لزيادة إنتاجية موظفيك، فتأكد من بناء مكاتب حديثة داخل مؤسستك.

تُعَدُّ المكاتب الحديثة حلاً شاملاً لمجموعة من التحديات التي يواجهها موظفوك، فهي تُدار بالذكاء الاصطناعي، وتتفهم سياق المشكلات التي يواجهها موظفو الشركة وتزودهم بالحلول المصمَّمة خصيصاً لهم، على عكس مكاتب الخدمة التقليدية التي تُربك الموظفين بنظام التذاكر اليدوي، فإنَّ البديل الذي يعتمد على الذكاء الاصطناعي، يجعل نظام التذاكر بلا أهمية، مما يسمح للموظفين بحل مشكلاتهم تلقائياً.

عندما يتمكن موظفوك من الحصول على حلولٍ سريعة لمشكلاتهم، سيركِّزون أكثر على العمل الذي يتعين القيام به؛ ومن ثم تزداد إنتاجيتهم، علاوة على ذلك، فإنَّ دعم الموظفين المتكامل، يجعل الموظفين يشعرون بالتقدير من قِبل الشركة، مما يؤدي إلى تعزيز المشاركة.

2. أهِّل الموظفين تأهيلاً فعالاً للالتحاق بالمؤسسة:

إنَّ الأسابيع القليلة الأولى في العمل هي دائماً الأسابيع التي تُعرِّف بالموظف الجديد وكذلك المؤسسة؛ حيث تبني هذه الفترة أساساً لمسيرة الموظف في شركتك؛ لذلك من الضروري تأهيل موظفيك بفاعلية لزيادة إنتاجيتهم؛ لذا اقضِ وقتاً كافياً في التخطيط لعملية التأهيل وتقسيمها إلى مراحل مختلفة، وتأكَّد دائماً من جعل الموظفين الجُدُد يشعرون بالراحة في بيئة العمل الجديدة؛ وذلك لأنَّه لن يتمكن الموظفون من تقديم أفضل ما لديهم إلا إذا كانوا مرتاحين لأفراد فريقهم الجديد.

ويتعلَّق قدر كبير من إعداد الموظفين بالترحيب التام بهم؛ لذا تأكد من إرسال ترحيب وِدِّي - سواء شخصياً أم عبر البريد الإلكتروني - إليهم، أرسل بريداً إلكترونياً مخصصاً مع بيانات اعتماد تسجيل الدخول الخاصة بهم للمنصات التي سيعملون عليها، وتفاصيل حول زملائهم وقادتهم، وسياسات الشركة وما تتوقعه الشركة منهم.

كما يجب أن تتأكَّد دائماً من تزويد الموظفين الجدد بالأدوات والموارد اللازمة للعمل منذ يومهم الأول؛ لذا جهِّز أجهزة الحواسيب المحمولة وأجهزة الحواسيب المكتبية وحسِّنها لسهولة التشغيل، ومن الضروري توفير التدريب للموظفين الجدد خلال الأيام والأسابيع القليلة الأولى في الشركة.

شاهد بالفديو: 9 قواعد أساسية لزيادة الإنتاجية في العمل

3. جرِّب تفويض بعض الصلاحيات والمسؤوليات:

من الشائع أن يرغب رواد الأعمال والإدارة في أداء مجموعة من المهام بأنفسهم، خاصةً في الشركات الناشئة والشركات الصغيرة والمتوسطة، تتمثَّل إحدى طرائق زيادة إنتاجية الموظف في تفويضه بالمسؤوليات والسلطات، قيِّم قدرات موظفيك واسمح للموظفين الأكفاء بتحمل مسؤوليات التعامل مع مجموعة من المرؤوسين، وقسم العمل؛ بحيث يتمكَّن موظفون معينون من قيادة الفرق التي تؤدي المهام التي يجيدونها بشكل أفضل، سيؤدي ذلك إلى إعفاء الإدارة الأساسية من أداء عمليات متعددة وإدارة الأعمال إدارةً فعَّالة عبر المؤسسة.

4. تَعرَّف جيداً إلى مهارات موظفيك:

أَسنِد دائماً المهام المناسبة للموظفين المناسبين؛ حيث يقدِّم الموظفون أداءً جيداً بشكل طبيعي إذا كانوا يؤدُّون المهام التي يحبونها ويجيدونها، تماماً مثلما لا يُنصح بالسماح لموظف واحد بأداء مجموعة من المهام، فإنَّ جعل الموظفين يعملون خارج نطاق المهارات الخاصة بهم، سيؤدي إلى انخفاض في الإنتاجية.

5. ركز على التواصل الفعَّال:

تأكَّد من وجود تدابير كافية تسمح للإدارة بالتواصل مع موظفيك، وتسمح للموظفين بالتواصل مع بعضهم بعضاً، على سبيل المثال، أسِّس قنوات تواصل مخصصة، سواء كانت شخصية، أم عبر المكالمات الهاتفية أو البريد الإلكتروني أو مكالمات الفيديو.

سواء من خلال التواصل مع موظفيك بشأن عملهم، أم تشجيع المحادثات غير الرسمية، من الهام إنشاء تواصل فعَّال عبر مؤسستك لتحقيق أقصى استفادة من موظفيك؛ خاصةً إذا كانوا يعملون عن بُعد.

6. حدد الأهداف جيداً:

ما لم يكن موظفوك على دراية بالأهداف المحددة التي يتعين عليهم تحقيقها، فلن يعملوا عملاً مُتفانياً ويقدموا لك النتائج المرجوَّة؛ لذا تأكَّد دائماً من توضيح الأهداف التي ترغب في تحقيقها لموظفيك، سوف يمنحهم هذا دافعاً للعمل عملاً أفضل وتحسين جودة عملهم.

7. امنح الموظفين حوافز كافية:

إنَّ توفير الحوافز المناسبة للموظفين، يشجعهم على العمل بجدية أكبر، ويُحسن إنتاجيتهم، ومع ذلك، من الهام أن نفهم أنَّ الحوافز لا ينبغي أن تقتصر على المكافآت المالية، فيما يلي بعض الحوافز الفعَّالة التي يمكنك تقديمها لموظفيك:

• تقديم إجازة مدفوعة.
• التعبير عن الامتنان كتابياً.
• توفير ساعات عمل مرنة، في أيام محددة.
• توفير برامج رعاية صحية للموظفين كإجراء وقائي لتجنب المرض.
• تخصيص جوائز تذكارية.

8. تجنَّب إرهاق موظفيك:

عندما يشعر موظفوك بالتعب والإرهاق، فإنَّ إنتاجيتهم تتراجع قليلاً - بغض النظر عن الوقت الذي يكرسونه للعمل - لذلك، شجع موظفيك على العمل فقط خلال ساعات عملهم المخصصة، وتجنَّب تكليفهم بمهامٍ تتجاوز قدراتهم.

9. امنح الموظفين تدريباً جيداً:

من أكثر الوسائل فاعليَّةً لجعل موظفيك أكثر إنتاجية تزويدهم بتدريبٍ مكثَّف؛ لذا نظِّم دورات تدريبية وندوات عبر الإنترنت وورشات عمل مخصَّصة لمساعدة موظفيك على تطوير مهارات جديدة وتعزيز مهاراتهم الحالية.

10. أعطِ انطباعاً صادقاً:

أخيراً، تأكَّد من أنَّك واضح تماماً وصادق مع موظفيك في أثناء إعطائهم الملاحظات؛ حيث إنَّ تقدير إنجازاتهم، سيحفزهم على العمل بجديةٍ أكبر، والإشارة إلى أخطائهم ستساعدهم على تحسين عملهم.

المصدر