10 طرق لتقليل مصادر الإلهاء والتحكم بوقتك
إذا طُرِح عليك السؤال التالي في العمل: "كيف قضيتَ عطلة نهاية الأسبوع؟"، فقد ترى أنَّه أمرٌ مُرحبٌ به في البداية؛ لأنَّه يمثِّل استراحةً من أعباء العمل الكثيرة في يومٍ مزدحمٍ بالأعمال. لكنَّ الحديث في هذا الأمر يطول، ويذهبُ الوقت سُدىً، وبعد مرور (15) دقيقةً تُدرِك أنَّك قد تأخَّرت عن اجتماعك مع المدير، وهو الشيء الذي سيُسبِّب لك مزيداً من التوتر.
قد تبدو أماكن العمل أحياناً كما لو أنَّها صُمِّمت للقضاء على التركيز، فحتَّى عندما تكون غارقاً في مهامك، فقد تتفقَّد بريدك الالكتروني بشكلٍ مُتكرِّر، أو تقرأ تعليقات زبائنك على تويتر، أو تتصفَّح الإنترنت؛ رغم أنَّ مديرك يرفض هكذا أمر.
تقول الدكتورة "غلوريا مارك"، بروفيسورة المعلوماتية في جامعة كاليفورنيا: "إنَّ إلهاءاتٍ كهذه مُرهقةٌ ومُكلفةٌ في الوقت نفسه"، فقد اكتشفت "غلوريا" أنَّ الشخص الذي يتعرَّض إلى الإلهاء يستغرق وسطياً (23) دقيقةً كي يستعيد تركيزه الكامل على المهمَّة التي كانت بين يديه.
وجدت مجموعةٌ من الباحثين الأكاديميين في دراسةٍ أجروها للحدِّ من كميَّة المعلومات التي يتعامل معها الموظَّفون يومياً، أنَّ موظَّفي الولايات المتحدة الأمريكية يهدرون ما يقارب (25%) من وقتهم في التعامل مع سيلٍ لا ينقطع من البيانات، ما يجعلهم يتسبَّبون بخسائر لشركاتهم تقدَّر بـِ (997) مليار دولارٍ سنوياً.
لذا، سنُحدِّد الإلهاءات العشرةَ الأكثر شيوعاً التي نواجهها في أثناء العمل، وسندرس الاستراتيجيات اللازمة لإدارتها، أو التخلُّص منها نهائياً.
1. تصفح البريد الإلكتروني والرد عليه:
إنَّ الكثير من الرسائل الواردة في البريد الإلكتروني غير هامَّةٍ على الإطلاق، لكنَّنا ومع ذلك غالباً ما نشعر بالحاجة إلى الاطلاع عليها حال وصولها؛ ولهذا السبب، إليكَ خمس طرائق لإدارتها، كيلا تسمح لها بإلهائك عن أعمالك الهامَّة:
- خصِّص وقتاً في جدول أعمالك للتحقُّق من البريد الإلكتروني: أوقف تشغيل منبه البريد الإلكتروني، وتحقَّق من بريدك، وردَّ على الرسائل في فتراتٍ محددةٍ من اليوم، مُخصِّصاً ما لا يزيد عن (30) دقيقة لكلِّ فترةٍ منها، وأَعلِم زملاءك ومديرك وزبائنك بكيفية ووقت ردِّك على رسائلهم.
- استغلّ أوقات انخفاض الإنتاجية: هناك أوقاتٌ محدَّدةٌ في اليوم تكون فيها في قمَّة نشاطك وإنتاجيَّتك، وقد تكون هذه الأوقات في النهار أو في المساء؛ لذا جَدوِل مهمَّة التحقُّق من البريد الإلكتروني في الأوقات التي تكون فيها إنتاجيَّتك في أخفض مستوىً لها، واترك أوقات ذروة نشاطك للأعمال عالية القيمة.
- حوِّل قراءة الرسائل إلى مَهمَّةٍ بحدِّ ذاتها: إن كنت بحاجةٍ إلى أكثر من عدة دقائق لقراءة رسائل البريد الالكتروني أو الردِّ عليها، فأضِفها إلى برنامج العمل الخاصِّ بك، أو إلى قائمة مهامك.
- استخدم سلَّة المحذوفات: لا تترك الرسائل تبقى إلى الأبد؛ لأنَّك بذلك تعرِّض نفسك إلى خطر خسارة الرسائل الهامَّة عن طريق زيادة كمية البريد الوارد، ممَّا يجعل إدارتك له أمراً صعباً للغاية؛ لذا احذف جميع الرسائل التي لا تحتاجها حالما تردُّ عليها، وأرشِف ما تريده منها، أو ضعه في ملفاتٍ خاصة.
- زامن بريدك الالكتروني مع هاتفك الشخصي: حاول إعادة توجيه رسائل بريدك الإلكتروني إلى هاتفك الذكي، لتساعد في منع الإلهاءات الواردةِ إلى حاسوبك الشخصي، ثمَّ استخدم نصيحتنا السابقة مع هاتفك.
2. المكالمات الهاتفية:
غالباً ما يُغرينا رنين الهاتف للردِّ على المُتصلِ في أيِّ وقت، حتَّى ولو كنَّا مركِّزين بشدَّة، ولكي تحدَّ أنت وفريق عملك من مصدرِ الإلهاء هذا، يمكن لكلِّ فريقٍ تخصيصُ شخصٍ آخر غيرهم للردِّ على المكالمات.
إن لم تكن ترغب بإيقاف تشغيل هاتفك الشخصي خوفاً على عائلتك، فحضِّر بعض الردود النصية السريعة مثل: "أنا في اجتماع، سأعاود الاتصال بكم في أسرع وقتٍ ممكن". يمكنك كذلك أن تخبر أصدقاءك وأفراد أسرتك أنَّه سيكون بمقدورك الرد على اتصالاتهم مساءاً، أو في وقت استراحة الغداء مثلاً.
3. تطبيقات المراسلة الفورية:
وهي طريقةٌ للتواصل تستخدمها الكثير من الشركات لتتيح لفرق عملها التواصل مع بعضها بعضاً. لكن ومع ذلك، فمن الممكن أن تكون تطبيقات المراسلة الفورية (IM) مصدراً للإلهاء، بسبب إشعاراتها ورموزها التعبيرية غير الضرورية.
يمكنك استخدام المراسلات الفورية بغية الاستفسارات السريعة والصغيرة، ولكن ليس للمحادثة؛ لذا تجنَّب الضغط الناجم عن الردِّ الفوري، وخصِّص أوقاتاً محددةً للردِّ على هذه الرسائل خلال اليوم، وذلك عندما تكون في حالة "متصل الآن".
4. تصفُّح الإنترنت بلا هدف:
قد تهدر قراءة عناوين آخر الأخبار، ومتابعة نتائج المباريات، وتسوُّق بعض الملابس عن طريق الإنترنت ونحن في العمل؛ (30) دقيقةً -على الأقل- من وقتنا، كما أنَّ أشياءً كهذه غالباً ما تمثِّل خرقاً لقواعد العمل.
قد لا يكون إيقاف تشغيل الوصول إلى الإنترنت هو الخيار الأمثل، خاصةً وأنَّ المؤسسات قد أصبحت تعتمد بشكلٍ متزايدٍ على استخدام البرمجيات التي تتطلَّب الاتصال بالإنترنت لتعمل بشكلٍ كامل؛ ولكن بإمكانك تنصيب برامج حجبٍ تساعدك في تحديد المواقع التي تريد حجب نفسك عنها. بإمكانك أيضاً القيام بجلسة تصفحٍ شخصيةٍ كاستراحةٍ بعد ساعةٍ من العمل المُركَّز عالي الجودة - إن كان ذلك مسموحاً في شركتك، وقد تساعدك تقنية بومودورو في هذا الأمر.
5. التكنولوجيا الشخصية الحديثة:
تتمثَّل التكنولوجيا الشخصية بهواتفنا أو ساعاتنا الذكية التي تخلط بين التواصل الشخصي والمهني، حيث أنَّه بإمكاننا حالياً تلقِّي مكالماتنا ورسائلنا الخاصَّة، ورسائل ومكالمات العمل من الجهازِ نفسه؛ كما هو الحال في تعليقات الفيسبوك، وصور الانستغرام، ومجموعةٍ كبيرة من وسائل التواصل الشخصية الأخرى.
إنَّ سياسة السيطرة على استخدام هذه التكنولوجيا في أماكن العمل غير نافعة، ويعود السبب في ذلك إلى إدماننا عليها؛ كما أنَّه من الصعب تطبيق قواعد على الموظفين حول ما يجب عليهم مشاهدته من خلال أجهزتهم الشخصية، وإنَّ قيام الأفراد بإدارة هذه التحديات وفهمها بأنفسهم عادةً ما يكون أكثر فائدة. فعلى سبيل المثال: يمكنك أنت وموظفوك وضع هواتفكم الشخصية جانباً لفترةٍ زمنيةٍ محددةٍ خلال اليوم، ممَّا يساعدكم في التركيز أكثر على أجزاءٍ معينةٍ من العمل.
6. تصفح مواقع التواصل الاجتماعي:
تتيح لنا هذه المواقع التواصل مع عددٍ كبيرٍ جداً من الأشخاص، كما بإمكانها أن تدمِّر إنتاجيتنا، فهي تصرفُ نظرنا عن مهام العمل الأساسية وتحدُّ من تركيزنا.
لم تعد المؤسسات قادرةً على حجب موظَّفيها من الوصول إلى المواقع التي لا تتعلَّق بالعمل؛ لأنَّه بإمكان الهواتف الذكية الالتفاف على كلِّ هذه الأمور، حيث أنَّها تعمل على شبكاتٍ خليويةٍ غير مرتبطةٍ بأيِّ شكلٍ من الأشكال بشبكة الإنترنت الخاصَّة بالعمل. لذا، على الشركات أن تشجِّع موظَّفيها بشكلٍ لطيفٍ على التعامل بمسؤوليةٍ نوعاً ما مع شبكات التواصل الاجتماعي، بحيث لا تؤثِّر في إنتاجيَّتهم أو تركيزهم.
توصي دراسة "ماريان هيرللي" و"فيفيان كانيدا" من جامعة فلوريدا بأنَّه على المؤسسات أن تشرح لفرق العمل لديها التأثير الخطير للاستخدام المُفرط لوسائل التواصل الاجتماعي.
جرِّب أن تتابع وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك على مدار أسبوعٍ واحد، وسجِّل الوقت الذي أنفقته عليها خلال ساعات العمل، ومن ثمَّ جدول بعض الدقائق يومياً للنشر والردِّ على الرسائل.
7. الارتباك في تحديد أولوية المهام:
حاول دوماً جعل قائمةِ مهامك قصيرةً إلى حدٍّ ما، إذ قد تتسبَّب القائمة الطويلة بالتسويف والمماطلة، حيث أنَّك ستتساءل ما هي المهمَّة التالية التي عليك القيام بها؛ لذا قرِّر إنجاز عملين شديدي الأهمية من قائمتك في كلِّ يوم، وأَبقِ المهام الباقية حتَّى يوم الغَد.
إن اكتشفت بأنَّك تتعامل كثيراً مع المسائل العاجلة غير المُخطط لها، فحاول أن تبحث أكثر عن المشكلة، واستخدم تقنيات حلِّ المشكلات لتكتشف السبب الكامن وراءها؛ ينبغي أن تساعدك معالجة أمور كهذه على التقليل من الإلهاءات، أو حتَّى القضاء عليها بشكلٍ نهائي.
تذكَّر أنَّك فردٌ من فريق عمل؛ لذا اطلب من زملائك تخفيف أعباء العمل عنك في أوقات انشغالك. وإن كنت مديراً، تعلَّم التفويض الفعَّال.
تنويه: قد تتولَّى قيادةَ شخصٍ يسمح للآخرين بإلهائه بسهولةٍ بالغة؛ لذا شجِّعه على تحديد سبب هذا السلوك وطرائق التخلُّص منه، وعلى تحسين السلوكات الجيدة لديه.
8. المشتتات في بيئة العمل:
بدلاً من تجاهل الإلهاءات مثل: رائحةِ الطعام القوية، أو ضجيج الزملاء في مكان العمل؛ ابتعد عن المشكلة، واستعد تركيزك عن طريق الاختلاء بنفسك في غرفةٍ مُنفصلة، وارتدِ السماعات المضادة للضوضاء، أو شغِّل موسيقى ضجيج أبيض (White Noise)، وهي موسيقى خاصةٌ تمنع أيَّ شيءٍ من تشويش انتباهك.
9. إلهاءاتٌ بسبب الآخرين:
قد يكون زملاؤك الذين يزورونك في مكتبك مصدراً كبيراً للإلهاء، إلَّا إن كنت تعمل كجزءٍ من فريق عملٍ افتراضي؛ أو قد تكون المدير الذي يتمنَّى أن يبقى قريباً من جميع أعضاء فريقه.
لذا، إن لم تكن تريد خسارة تركيزك عندما تحتاجه لإتمام مهمَّةٍ ما، ففكِّر بطريقة تجنُّبك المقاطعات غير المقصودة، مثل: العمل من المنزل، أو من غرفة الاجتماعات؛ وإن كان لديك مكتبٌ خاص، فأغلق الباب وأخبر فريق عملك بأنَّك تحتاج بعض الوقت للاختلاء بنفسك من أجل التركيز.
في المكاتب المُختلطة، اجعل مكان العمل أقلَّ قابليةً لاستقبال الضيوف، وذلك عن طريق إزالة المقاعد الفائضة، أو من خلال الوقوف عندما يأتي زميلك إلى مكتبك.
إن كان هنالك شخصٌ ما يعطِّلك باستمرار، فأخبره بذلك، فقد لا يلاحظ أنَّه يسبِّب لك هذه المشكلة وهذا التشتت.
توفِّر لك مقالتنا بعنوان: "إدارة المقاطعات: حافظ على تركيزك وتحكّم بوقتك" الكثير من المساعدة في هذا المجال.
شاهد بالفيديو: كيف تصل إلى التركيز وسط جميع الإلهاءات
10. إلهاءاتٌ تتعلَّق بالشخصِ نفسه:
تحتاج إلى الكثير من الطاقة العقلية والجسدية لتدير أولوياتك وزوَّارك، ويجب أن تملك الانضباط الكافي لتتحكَّم باستخدامك للتكنولوجيا؛ لذا فاهتمامك بنفسك هو أمرٌ هامٌّ للغاية.
لا ينام كثيرٌ من الناس بما فيه الكفاية بسبب الإلهاءات التي تسبِّبها لهم التكنولوجيا في المنزل؛ لذا عليك استخدام الطريقة الأمثل للحدِّ من هذا الأمر أيضاً.
قد يجعلك الجفاف تشعر بالتعب، وقد يؤثِّر ذلك في تفكيرك؛ لذا اشرب كميةً وفيرةً من المياه، واستنشق هواءً نقيَّاً، ومارس القليل من المشي السريع يومياً، حيث سيمدُّك كلا الأمرين بالطاقة. حاول تجنُّب وجبات الغداء الثقيلة والمأكولات الغنية بالسكُّر، لأنَّها تقلِّل من تركيزك فيما بعد خلال اليوم.
كما تشير الأبحاث إلى أنَّه باستطاعتك تحسين أدائك وإدارتك للوقت بشكلٍ عام، وذلك من خلال إدراكك أنَّ الإلهاءات لا مفرَّ منها، واستعدادك للتعامل معها.
المصدر موقع "مايند تولز".