تعريف إدارة الأفكار:
إدارة الأفكار هي عملية تساعد الشركات على ابتكار الأفكار، وتنظيمها، وتطويرها، والإعلان عنها بصيغتها النهائية بغية تحقيق أقصى فائدة ممكنة منها، وتجري هذه العمليات بالعادة عبر برنامج مخصص لإدارة الأفكار، ويجب أن تكون من الأولويات الأساسية في ثقافة الشركة، ويجب التأكيد على أهمية إدراج هذه الإجراءات ضمن ثقافة الشركة من أجل ضمان تطبيقها في جميع الأقسام والمستويات.
يختلف مفهوم إدارة الأفكار عن إدارة الابتكار، وهو يتطلب تطبيق مجموعة من الأنظمة الأساسية، وفيما يأتي 3 متطلبات لتطبيق إجراءات إدارة الأفكار:
- تخصيص مكان لعقد جلسات العصف الذهني وابتكار الأفكار لتحسين إجراءات العمل داخل المؤسسة وخارجها عند التواصل مع العملاء والتسويق.
- فهم آلية تطبيق الأفكار لحل المشكلات وتحقيق الأهداف ضمن المؤسسة.
- إعداد منهجية عمل لربط الأفكار الجديدة مع المشكلات القائمة وتطوير هذه الأفكار والتأكيد على تطبيق الحلول على أرض الواقع.
يمكن أن تواجه المؤسسة صعوبة في إنشاء وتطبيق النظام الخاص بإدارة الأفكار في البداية، لهذا السبب قسَّم المقال العملية إلى مجموعة من الخطوات التطبيقية.
5 خطوات لإدارة الأفكار:
يمكننا بدء العمل على إدارة الأفكار بشكل إبداعي باتباع الخطوات التالية:
1. وضع الأهداف وتحديد المشكلات:
تقتضي الخطوة الأولى لإدارة الأفكار، وضع أهداف الفريق وتحديد المشكلات التي تحتاج إلى حلول، ويجب الانتهاء من عملية تحديد المشكلات قبلَ الانتقال لمرحلة ابتكار الأفكار، فتنتج معظم الأفكار العبثية عند تطبيق عملية الابتكار بشكل عشوائي دون وجود أهداف نهائية.
يمكن تحديد الأهداف عن طريق دراسة التحديثات المطلوبة على أنظمة وعمليات الشركة بعد 6 أشهر، وعام، و3 أعوام من الآن، إضافة إلى تحديد الخطوات والإجراءات اللازمة لتحقيق هذه التغييرات. يجب تطبيق هذه المنهجية على تجارب العملاء، والمنتجات، واستراتيجيات التسويق أيضاً، فتساعد هذه الخطوات على تحديد المشكلات التي تعوق تحقيق الأهداف الجديدة.
2. إعداد منهجية عمل لتوليد الأفكار:
تجري خلال هذه المرحلة عمليات الابتكار والعصف الذهني، وهي تتطلب إعداد منهجية عمل لتنظيم كافة الإجراءات قبل أن تبدأ بتوثيق الأفكار الجديدة؛ لذا فكر بالمراحل المختلفة التي يجب أن تقطعها الفِرَق والأفكار قبلَ مباشرة إجراءات التنفيذ.
يمكن أن تشمل هذه العمليات مقارنة المعلومات مع بعضها، أو دراسة المرحلة السابقة بغية التخلص من المفاهيم غير الفعالة في الشركة وما إلى ذلك. من الممكن إجراء جلسة لابتكار الأفكار الجديدة عبر الإنترنت عن طريق الاستفادة من الأدوات المتوفرة مثل السبورة الافتراضية، ويمكن استخدام هذه الأدوات لإعداد استراتيجية العمل وتنسيق جلسات العصف الذهني.
شاهد بالفيديو: 7 تقنيات للعصف الذهني لاستلهام الأفكار الإبداعية
3. التعاون بين المشاركين وتقييم الأفكار المطروحة:
تجري عمليات التعاون لإيجاد الحلول الجديدة بعد إعداد منهجية العمل وتحديد ترتيبات وبرنامج جلسات العصف الذهني، ولا توجد طريقة أو استراتيجية محددة لإجراء هذه الجلسات؛ بل يمكن اختيار الصيغة التي تناسب أعضاء الفريق وتضمن فاعلية العمل.
يتم بعد ذلك تقييم نتائج الجلسة واختيار الأفكار والحلول المُثلى واتخاذ القرارات الصحيحة، وتجري في المرحلة التالية دراسة الأفكار الناتجة والبحث في آلية تطبيقها والأسباب الكامنة خلف فائدتها وفاعليتها في تحقيق أهداف المؤسسة، وتبرز أهمية هذه الدراسة التحليلية عند مباشرة العمل على تطبيق الحلول المقترحة.
4. تطبيق الأفكار ومراجعة الحلول المقترحة:
تبدأ إجراءات التنفيذ والمراجعة بعد تقييم الخيارات المقترحة والمفاضلة فيما بينها، لا تنجح بعض الأفكار في تحقيق الأهداف المطلوبة، لهذا السبب يجب مراجعة كافة الحلول والخيارات المقترحة قبل اتخاذ القرار النهائي.
يجري بعد ذلك تطبيق الحلول على نطاق محدود من أجل اختبارها وتطويرها وتحسينها والاستفادة من التغذية الراجعة التي تتلقاها من المعنيين داخل الشركة قبل الإعلان عن الحل النهائي.
5. تحسين الحلول قبل إطلاقها:
تتم الاستفادة من التغذية الراجعة في المرحلة السابقة في إجراء المفاضلة بين الحلول الممكنة، واختيار الحل الأمثل، ويجري بعد ذلك تطوير الحل وتحسينه قبل إطلاقه بصيغته النهائية، ويمكنك أن تختبر إصدارات وتحديثات الحل لكي تختار الصيغة المثلى وتعلن عن الفكرة النهائية، وهنا تنتهي إجراءات إدارة الأفكار.
يجب إجراء دراسة تحليلية على عملية ابتكار الأفكار فور انتهائها من أجل تحديد الإجراءات الفعالة والأخرى الخاطئة، والاستفادة من النتائج في تحسين عمليات الابتكار المستقبلية، ولا يُفترَض أن تركز على التجارب الناجحة فقط، بل يجب عليك أن تستفيد من العبر والدروس الكامنة في الفشل.
فوائد إدارة الأفكار:
تُعد إدارة الأفكار وسيلة مبتكرة لتطبيق الإجراءات على أرض الواقع وضمان نجاح عمليات الابتكار، وحل المشكلات، واستنباط الأفكار واستقرائها، وهنا تبرز فاعليتها في تحقيق أهداف المؤسسة.
يمكن تطبيق إجراءات إدارة الأفكار لحل المشكلات الطارئة المتعلقة بمستوى الأداء وفاعلية العمل في المؤسسة، وهنا بالتحديد تبرز أهميتها وفائدتها، وكثيراً ما يتم إغفال الأفكار الهامة والمعلومات القيِّمة في جلسات العصف الذهني والابتكار.
يمكن التغلب على هذه المشكلة عن طريق استخدام الأدوات الخاصة بالعصف الذهني مثل السبورة الافتراضية، أو أنظمة إدارة الأفكار، ويجب تنسيق الأفكار وتنظيمها وربطها مع بعضها لتحقيق أقصى فائدة ممكنة منها.
فيما يأتي 3 فوائد لإدارة الأفكار:
1. تسريع وتيرة العمل:
يقدم نظام إدارة الأفكار هيكلية عمل تساعد على تسريع وتيرة إجراءات الابتكار والتطبيق وتقليل الزمن اللازم لإنهائها، وتزداد فاعلية العمل وسرعة الانجاز واحتمالات نجاح الأفكار في تحقيق الأهداف المطلوبة عند تحديد المشكلات في المرحلة الأولى ووضع خطة عمل واضحة وممنهجة لإيجاد الحل اللازم.
يشتكي بعض الأشخاص من عدم فاعلية إجراءات وعمليات الابتكار نتيجة إهمالهم لأساسيات وقواعد تنظيم وإدارة الأفكار، فتتيح لك عمليات إدارة الأفكار إمكانية توحيد إجراءات الابتكار وتنظيمها، وهو ما يساعد على تسريع وتيرة عمل الفِرَق ضمن المؤسسة.
2. زيادة مستوى التعاون ضمن المؤسسة:
إدارة الأفكار عملية تعاونية تقوم على العمل المشترك والتفاعل بين أعضاء الفريق، أي يجري التعاون على استنتاج الأفكار النهائية من جميع وجهات النظر المقترحة بغية اختيار حلول شاملة وآمنة قدر الإمكان. يجب التعاون في كافة مراحل العصف الذهني، والمراجعة، والتحسين أيضاً، وهذا يعني أنَّ كل فكرة تنتج عن جلسات الابتكار هي حصيلة جهود الفريق والعمل المشترك بين أعضائه.
3. تحسين إجراءات المتابعة والإدارة:
تفيد إجراءات إدارة الأفكار في زيادة فاعلية العمليات الإدارية في المؤسسة ومن ضمنها إدارة المشاريع، كما أنَّها تساهم في تسهيل إجراءات تنظيم الأفكار ومتابعتها، وتوفير كثير من الوقت على المكلفين بتأدية هذه المهام. يحدث هذا بفضل البرمجيات المستخدمة في إدارة الأفكار، وأنظمة الابتكار والتخزين، ويساعد توحيد إجراءات العمل على متابعة الأفكار بسهولة في كافة مراحل العملية.
في الختام:
يجب إنشاء نظام خاص بالشركة لإدارة الأفكار من أجل زيادة فاعلية عمليات الابتكار التي تحدث في حالات الطوارئ، وتساعد إدارة الأفكار على تسريع وتيرة العمل، وتبسيط أنظمة الإدارة، ونشر ثقافة التعاون ضمن الشركة، والمساهمة في تقدمها وتطورها.
أضف تعليقاً