نصائح في إدارة الوقت لزيادة إنتاجيتك - الجزء الأول
يتطلَّب النجاح في أي شيء تقريباً مهارة إدارة الوقت، قد يبدو أحياناً أنَّه لا توجد ساعات كافية في اليوم، لإنجاز كل ما تحتاج إلى القيام به، لكن إذا كنت ترغب في إنجاز أكثر ممَّا ينجزه الآخرون في فترة زمنية أقصر، فيجب عليك تحسين إدارتك لوقتك.
إدارة الوقت:
تشير إدارة الوقت إلى كيفية تحديد المواعيد، وتنظيم وقتك للنشاطات المختلفة، فهناك عدة أدوات وتقنيات مختلفة لمساعدتك على إنجاز مهام أكثر في وقت أقل، سنستعرض في هذا المقال بعض النصائح المتعلقة بإدارة الوقت التي ستساعدك على تنظيم وإدارة يومك بأعلى كفاءة.
أهمية إدارة الوقت:
الوقت هو أثمن مواردك وأغلى ما تملك، فهو عرضة للضياع والهدر، وغير قابل للتعويض أو الحفظ، لكن يمكنك إدارته والاستفادة منه أقصى استفادة عندما تركِّز اهتمامك على النشاطات الهامة، بدلاً من النشاطات غير الهامة، فكل عمل يتطلَّب وقتاً، ومجرد قضاء لحظة للتفكير في وقتك قبل أن تقضيه، سيؤدي إلى تحسين إدارتك له، وزيادة إنتاجيتك على الفور.
فإذا كنت تظنُّ أنَّ إدارة الوقت ليست سوى أداة، مثل الآلة الحاسبة، أو الهاتف الخلوي، وشيئاً لزيادة الإنتاجية وجني أموال أكثر في النهاية، فأنت مخطئ؛ إذ إنَّ إدارة الوقت ليست نشاطاً أو مهارة ثانوية، إنَّها المهارة الأساسية التي يعتمد عليها كل شيء آخر في الحياة.
"انظر إلى إدارة الوقت بوصفها وسيلة يمكنها أن تأخذك من أي مكان تكون فيه اليوم، إلى أي مكان تريد أن تكون فيه في المستقبل" - المُتحدِّث التحفيزي "بريان تريسي" (Brian Tracy).
1. التهام الضفدع:
قال الكاتب "مارك توين" (Mark Twain) ذات مرة إنَّه إذا كان أول شيء تفعله كل صباح هو التهام الضفدع، فيمكنك أن تقضي بقية اليوم تشعر بالرضى، لأنَّك تعرف أنَّك انتهيت من أسوأ الأشياء التي ستحدث لك طوال اليوم.
فالضفدع هو أكبر وأهم مهمة لديك والتي من المُحتمل أنَّك ستؤجلها إن لم تتخذ إجراءً سريعاً بشأنها، وإذا كان عليك التهام ضفدعين، فالتهم أكبرهما أولاً؛ أي ابدأ بالمهمة الأكبر والأصعب والأكثر أهمية، ثمَّ انتقل إلى المهام الأخرى.
2. العمل على المهمة الأصعب:
المفتاح للوصول إلى مستويات عالية من إدارة الوقت والأداء والإنتاجية، هو تطوير عادة مدى الحياة للتعامل مع مهمتك الرئيسة أولاً كل صباح، ويجب عليك تطوير هذا الروتين قبل أن تفعل أي شيء آخر، ودون قضاء كثير من الوقت في التفكير في الأمر.
الأشخاص الناجحون والفعَّالون هم أولئك الذين يبدؤون مباشرةً في العمل على مهامهم الرئيسة، ثمَّ يضبطون أنفسهم للعمل بثبات وتركيز حتى ينجزوا تلك المهام.
يعدُّ "الفشل في التنفيذ" من أكبر المشكلات في الشركات اليوم، وكثير من الناس يخلطون بين مفهومي النشاط والإنجاز، فيتحدثون باستمرار، ويعقدون اجتماعات لا نهاية لها، ويضعون خططاً رائعة، لكن في النهاية، لا أحد ينجز المهمة أو يحصل على النتائج المطلوبة.
3. عدم البحث عن حلول سريعة:
الممارسة هي مفتاح إتقان أي مهارة، ولحسن الحظ عقلك أشبه بعضلة، ويزداد قوةً ومهارةً كلما مرَّنته، ومع الممارسة يمكنك تعلُّم أي سلوك، أو تطوير أي عادة تعدُّها مرغوبة أو ضرورية؛ لذا حدِّد المهمة التي تكره القيام بها كل يوم، وبعد اختيارها طوِّر عادة الاستيقاظ كل صباح، والقيام بهذه المهمة أولاً.
كيفية إدارة الوقت بفاعلية:
لكسب مزيد من المال، يجب أن تتعلَّم كيفية إدارة الوقت بفاعلية، ويوجد مصدران رئيسان للقيمة في عالم الأعمال، الأول هو الوقت، والثاني هو المعرفة، والوقت هو عملة العصر؛ لذا استخدام هذه التقنيات الثلاث لإدارة وقتك، لتضع نفسك على المسار الصحيح لتحقيق النجاح:
1. تعزيز الشعور بالإلحاح:
السرعة هي أهم مقياس للوقت، وأهم خاصية يمكنك تعزيزها فيما يتعلَّق بإدارة الوقت، هي "الشعور بالإلحاح"؛ أي التصرف بسرعة عندما تتاح لك الفرصة، فالسرعة ضرورية للنجاح، وجميع الأشخاص الناجحين لا يعملون فقط بجد، ولكنَّهم يعملون بسرعة أيضاً.
2. التوقف عن المماطلة:
التسويف ليس مجرد مضيعة للوقت، بل للحياة أيضاً، فيجب عليك تطوير عادة إدارة الوقت للتصرُّف فوراً عندما يلزم القيام بشيء ما، ويجب أن تكتسب سمعة طيبة فيما يتعلَّق بالسرعة في العمل والمسؤولية.
يجب القيام بالمهام الصغيرة على الفور بمجرد تبيُّن الحاجة إليها، وستمكِّنك عادة اتخاذ الإجراءات بسرعة من إنجاز قدر هائل من العمل في اليوم، وستكسبك سمعة لكونك شخص يمكن الاعتماد عليه عندما يجب إنجاز العمل بسرعة.
3. العمل على المهام فوراً:
كلما كان ذلك ممكناً، ابدأ العمل على المهمة بمجرد ظهورها، ركِّز وباشر العمل، إذ يمكن أن يضيع كثير من الوقت على اختيار مهمة والتفكير قبل البدء فيها، ثمَّ تركها والعودة إليها مراراً وتكراراً.
شاهد: كيف تتقن فن إدارة الوقت؟
مهارات إدارة الوقت العامة:
سيكون للاستعداد في مساء اليوم السابق تأثير هائل في مدى نجاحك، وفيما يأتي 3 مهارات عامة لإدارة الوقت، يمكن لأي شخص اكتسابها والتي ستساعدك على إنجاز المزيد:
1. تدوين ما تفكِّر فيه:
اكتب على ورقة كل ما تنوي القيام به مع تضمين كل شيء، حتى خططك لتناول الغداء، وممارسة الرياضة، وإعداد العشاء لك ولعائلتك بكل التفاصيل، ثم نظِّم محتويات الورقة عن طريق سؤال نفسك: "إذا كان في إمكاني فعل شيء واحد فقط في هذه القائمة اليوم، فما هو؟ وإذا كان في إمكاني فعل شيئين فقط، فما هما؟" وهكذا، وبعد ذلك، عندما تبدأ العمل في الصباح باشر بالشيء الأول الذي اخترته، واضبط نفسك للعمل فقط عليه حتى يكتمل قبل أن تنتقل إلى الشيء الثاني.
2. تجنُّب مصادر التشتيت:
التحقق من بريدك الإلكتروني في الصباح يشتِّت انتباهك منذ الاستيقاظ؛ إذ يبدأ الأمر ببريد إلكتروني واحد فقط، ودون أن تلحظ يكون قد مرَّ من يومك عدة ساعات، ولم تبدأ بعد في مهمتك الأولى؛ لذا أبقِ هاتفك بعيداً عنك لتجنُّب تشتيت الانتباه عن مهمتك الأكثر أهمية.
3. وضع قائمة بالمهام قبل يوم:
الطريقة الأخيرة لضمان يوم مُثمر، هي إعداد قائمة بالأهداف والمهام في الليلة السابقة، فقدرتك على وضع خطط جيدة قبل العمل، هي مقياس لكفاءتك العامَّة، وكلما كانت خطتك أفضل، كان من الأسهل عليك التغلُّب على التسويف والبدء، ثمَّ الاستمرار في العمل.
من خلال تدوين أهدافك قبل الخلود إلى النوم، ستفكِّر في الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها، وتعدُّ نفسك ذهنياً للقيام بها قبل أن تستيقظ في صباح اليوم التالي، وعندما تخطِّط كل يوم مسبقاً، وتنظِّم قائمتك حسب الأولوية، وتلتزم بخطتك، سيجري العمل بسرعة وسلاسة أكثر، وستشعر بمزيد من القوة والكفاءة، وستنجز كمية أكبر خلال وقت أقصر ممَّا كنت تعتقد أنَّه ممكن.
إدارة الوقت: قوائم المهام
كتابة قائمة مهام لكل يوم:
عندما تفكِّر في مدى فائدة التخطيط في زيادة إنتاجيتك وأدائك، فمن المدهش أنَّ قِلَّة قليلة من الناس يمارسونه كل يوم، والتخطيط هو أمر سهلٌ جداً، فكل ما تحتاجه هو ورقة وقلم، وتعتمد أكثر تطبيقات إدارة الوقت تعقيداً على نفس المبدأ؛ إذ يعدُّ إعداد قائمة من أفضل أدوات إدارة الوقت التي يمكنك تطويرها.
تحويل إعداد قائمة المهام إلى عادة:
اعمل دائماً وَفقاً لقائمة، وعندما يظهر شيء جديد أضفه إلى القائمة قبل فعله؛ إذ يمكنك زيادة إنتاجيتك بنسبة 25% أو أكثر من اليوم الأول الذي تبدأ فيه العمل بهذه الطريقة.
لذا اكتب قائمتك في الليلة السابقة في نهاية يوم العمل، وانقل كل ما لم تنجزه خلال ذلك اليوم إلى قائمتك لليوم التالي، ثمَّ أضف كل ما يجب عليك القيام به في اليوم التالي، فعندما تضع قائمتك في المساء أو الليلة السابقة، فإنَّ عقلك الباطن يفكِّر في قائمتك طوال الليل في أثناء نومك، وغالباً ما ستستيقظ بأفكار رائعة يمكنك استخدامها لإنجاز عملك بطريقة أسرع وأفضل ممَّا كنت تعتقد في البداية؛ فكلما استغرقت وقتاً أطول في إعداد قوائم مكتوبة بكل ما عليك القيام به مسبقاً، زادت فاعليتك وكفاءتك.
أنواع قوائم المهام:
توجد قوائم مختلفة تحتاجها لأغراض مختلفة.
- يجب عليك إنشاء قائمة رئيسة تكتب عليها كل ما يمكنك التفكير فيه، وتريد القيام به في وقت ما في المستقبل، هنا تدوِّن كل فكرة تخطر لك، أو كل مهمة أو مسؤولية جديدة، ويمكنك بعد ذلك فرز العناصر لاحقاً.
- يجب أن يكون لديك قائمة شهرية تعدُّها في نهاية الشهر للشهر اللاحق، وقد تحتوي هذه على عناصر نُقِلت من قائمتك الرئيسة.
- يجب أن يكون لديك قائمة أسبوعية؛ إذ تخطِّط لأسبوعك بالكامل مقدَّماً، وتنشئ هذه القائمة خلال الأسبوع.
- انقل عناصر من قوائمك الشهرية والأسبوعية إلى قائمتك اليومية التي تتضمَّن النشاطات المحددة التي ستقوم بإنجازها كل يوم.
شطب المهام المُنجزة:
في أثناء عملك خلال اليوم، اشطب العناصر الموجودة في قائمتك حين تكملها؛ إذ يمنحك هذا النشاط صورة مرئية عن الإنجاز، ويولِّد الشعور بالنجاح والتقدُّم؛ إذ إنَّ رؤية نفسك تحرِز تقدُّماً في إنجاز قائمتك، يحفِّزك وينشطك، ويزيد من احترامك لذاتك، كما يدفعك التقدُّم الثابت والمرئي إلى الأمام، ويساعدك على التغلُّب على التسويف.
شاهد أيضاً: لصوص الوقت العشرة ابتعد عنهم
أدوات إدارة الوقت في مكان العمل:
من أفضل نصائح إدارة الوقت، هي العمل في مكتب مرتَّب، وفي مساحة عمل منظَّمة، تماماً كما ينظِّف طاهٍ ماهر المطبخ بالكامل قبل الطهي وبعده، يجب أن تنظِّم مساحة عملك تماماً قبل أن تبدأ عملك.
1. تنظيم سطح المكتب:
افرز جميع مستنداتك في الملفات المناسبة، سواء الورقية أم على الإنترنت، وأبقِ شاشة سطح المكتب لجهاز الكمبيوتر مرتبة، واتبع قاعدة أنَّك إذا لم تتمكَّن من رؤية صورة سطح المكتب فلديك كثير من الملفات على شاشتك، ويجب إزالة بعضها.
قد يعتقد كثير من الناس أنَّهم يعملون بفاعلية أكبر في بيئة عمل فوضوية، ومكتب تعجُّه الفوضى، لكن كل دراسة أُجريت مع هؤلاء الأشخاص تُظهر أنَّه عندما يضطرون إلى تنظيم بيئة عملهم بحيث يكون أمامهم مهمة واحدة فقط، فإنَّ إنتاجيتهم تتضاعف فوراً.
2. تنظيم مكتبك:
كن منظَّماً ومرتباً، وتأكَّد من أنَّ اللوازم والمواد المكتبية مخزَّنة في أماكنها المناسبة، ومتوفرة في متناول اليد، لأنَّك ستجد أنَّه ما من شيء يضر الكفاءة والفاعلية أكثر من الاضطرار إلى البدء في العمل ثمَّ التوقف، ثمَّ البدء من جديد، بسبب عدم التحضير المسبق أو عدم توافر اللوازم المناسبة.
لقد وُجِد أنَّ الأشخاص الذين يعملون مع مكاتب مليئة بالأغراض، يقضون قدراً هائلاً من كل يوم عمل في البحث عن المواد التي يحتاجون إليها وسط الفوضى من حولهم، ومن الناحية النفسية، فإنَّ رؤية مكتب مليء بالأغراض، تذكِّرك بطريقة لا واعية أنَّك غير منظَّم، كما أنَّه يؤدي إلى تشتيت انتباهك المستمر، وذلك لأنَّ نظرك واهتمامك يتنقلان من عنصر إلى آخر طوال الوقت.
إدارة الوقت الخاصة بالبريد الإلكتروني:
حافظ على ترتيب وتنظيم صندوق بريدك الوارد، وإذا لم تكن بحاجة إلى بريد إلكتروني فاحذفه، واختر وقتاً محدداً خلال اليوم للرد على جميع رسائلك الإلكترونية مرة واحدة، لا تجب عليها بمجرد وصولها، فبعض الناس عبيد لبريدهم الإلكتروني، ينبِّههم إشعار كل مرة تصل فيها رسالة جديدة، ومهما كان ما يفعلونه يتركونه على الفور لتفقد صندوق بريدهم الوارد؛ أي إنَّهم يتركون المهمة التي يعملون عليها، ثمَّ يعودون إليها، ونتيجةً لذلك يخسرون على الفور الزخم والإنتاجية.
1. الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني مرة واحدة:
عند الرد على البريد الإلكتروني، اجمع الرسائل معاً ورد عليها في نفس الوقت، لا ترد عليها فور ورودها، ونفِّذ جميع المهام المماثلة في نفس الوقت، بدلاً من القيام ببعض المهام الآن، وبعضها الآخر في حين آخر.
يعني تجميع مهامك القيامَ بأشياء مماثلة في نفس الوقت؛ إذ يوجد "منحنى تعلم" في كل ما تفعله، وعند إكمال سلسلة من المهام المتشابهة أو المتطابقة بطريقة متتالية، سيمكِّنك منحنى التعلُّم من تقليل الوقت المطلوب لإكمال كل مهمة بنسبة تصل إلى 80% بحلول الوقت الذي تكمل فيه المهمة الخامسة.
2. كتابة رسائل بريد إلكتروني قصيرة ولطيفة:
يجب أن تقرِّر بحزم عدم السماح لصندوق البريد بالتحكم في حياتك، بدلاً من ذلك، اضبط نفسك لاستخدام بريدك الإلكتروني بصفته أداةً للأعمال، ولتكن ردودك سريعة وفي صلب الموضوع، فإذا كانت ردودك سريعة، ستوفِّر مزيداً من الوقت لتلقي المزيد من رسائل البريد الإلكتروني، وتسهيل قراءة جميع المراسلات.
3. إنشاء مجلدات البريد الإلكتروني:
إذا كنت تدير عدة عناوين بريد إلكتروني من حساب واحد، خصِّص معياراً وشعاراً لكل حساب، فبهذه الطريقة ستعرف ما هي رسائل البريد الإلكتروني الشخصية، وأي منها متعلِّق بالعمل، حينها يمكنك تأجيل الرسائل الشخصية لوقت لاحق دون الحاجة إلى قراءتها فوراً، وهذا سيترك لك المجال للتعامل مع مهامك الأهم.
4. التحقق من بريدك الإلكتروني مرتين في اليوم:
يكفي إدارة بريدك الإلكتروني مرتين فقط في اليوم أو أقل، ومن الأفضل عدم فتحه في عطلات نهاية الأسبوع، وقضاء المزيد من الوقت مع عائلتك وأصدقائك وفي نشاطاتك الشخصية.
لذا تحقَّق منه مرة واحدة في الصباح بعد أن تكون بدأت العمل لبضع ساعات، وأجِب عن أي رسائل بريد إلكتروني جديدة قد تكون لديك، وهذا سيتركك متفرِّغاً فترة الصباح للعمل على أهم الأشياء التي يجب عليك القيام بها في اليوم، ثمَّ تحقق منه مرة أخرى في وقت متأخر بعد الظهر، وبعد ذلك اتركه حتى اليوم التالي، وركِّز على كل الأعمال الأخرى التي يتعيَّن عليك إنجازها.
بعض الأشخاص الأكثر إنتاجية يستخدمون خاصية الرد التلقائي على بريدهم الإلكتروني؛ إذ يكون الرد عبارة عن نمط: "أجيب عن بريدي الإلكتروني مرتين في اليوم فقط، بسبب جدول أعمالي المزدحم؛ إذا أرسلت إلي بريداً إلكترونياً، فسأعاود الاتصال بك في أقرب وقت ممكن، أمَّا إذا كانت هذه حالة طارئة، فاتصل بهذا الرقم…".
كيفية إدارة الوقت بطريقة أفضل:
توجد ثلاثة أمور يقضي عليها الناس وقتهم، هي المحادثات والأفكار والأفعال، وستحدِّد كيفية إدارة وقتك ضمن كل فئة من هذه الفئات مقدار نجاحك في الحياة، فلا يمكن لأي قدر من المال أو الموارد تعويض الوقت الضائع.
فتعلُّم كيفية إدارة الوقت بطريقة أفضل أمر بالغ الأهمية، لتعيش حياة مرضية، وتنجح في مهنتك؛ لذا ابدأ في تقييم كيف تقضي الوقت عن طريق الاحتفاظ بسجل لما يستهلك معظم وقتك واهتمامك في حياتك اليومية، وذلك لأنَّ تحديد المهام التي تتطلَّب أكبر مقدار من الوقت، هو الخطوة الأولى في وضع خطة لزيادة إنتاجيتك.
كيفية استثمار وقتك بطريقة أفضل:
وَفق ما تفعله، يمكن أن يمرَّ الوقت بسرعة خاطفة، أو ببطء شديد، فمع أنَّك قد تكون مشغولاً طوال اليوم، فإنَّ هذا لا يعني بالضرورة الإنتاجية، لكن من خلال إدارة الوقت بحكمة، ستقلِّل من الوقت الذي تضيعه في اليوم، وتزيد من إنتاجيتك.
لذا اكتب قائمة بأهمِّ المهام، وخصِّص الوقت لكل مهمة، وسيوفر التمسُّك بالوقت المخصَّص لك هدفاً متوقعاً، ويحافظ على طاقتك وإنتاجيتك، كما أنَّ تخصيص وقت لفترات الراحة ضروري جداً، وذلك لأنَّ العمل أكثر من طاقتك سيخمد حماستك، ويقلِّل إنتاجيتك؛ لذا تخلَّص من المهام غير الضرورية والتي تتطلَّب منك استثمار كثير من الوقت، وابحث عن طرائق مختصرة للمهام الضرورية في يومك، ولكنَّها ليست في أعلى قائمة أولوياتك.
إنَّ وجود هدف واضح، ووقت منظم للعمل، وتعيين وقت للاستراحة، سيزيد سعادتك، وسيساعدك على إدارة وقتك بحكمة أكبر.
في الختام:
تحدثنا في هذا الجزء عن مفهوم المهمة الأصعب والأهم، وعن تقنيات لإدارة الوقت بفاعلية، وعن مهارات عامة لإدارة الوقت، وعن قوائم المهام، وعن إدارة الوقت في المكتب والبريد الإلكتروني، وكيفية إدارة الوقت بطريقة أفضل، وسنكمل حديثنا في الجزء الثاني عن 4 أمور يجب تجنُّبها في إدارة الوقت، وتقنية ترتيب الأولويات لإدارة الوقت، و4 نصائح لإدارة الوقت بحيث تحقِّق التوازن بين حياتك المهنية والشخصية.