كيف تواجه حالات الطوارئ في العمل؟
غالباً ما يحدث عندما نخطط ليومنا، أن تحدث حالة طارئة؛ حيث إنَّه في بعض الأحيان تكون هذه حالات طارئة بسيطة، ويمكن حلها بسهولة، ومع ذلك توجد أيضاً حالات طارئة كبيرة يمكن أن "تحرق" ساعات في يومك أو أسبوعك أو حتى شهرك، وإذا لم تعالجها، فسوف تقلل إنتاجيتك حتماً.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المدوِّن "جون رامبتون" (John Rampton)، والذي يُحدِّثُنا فيه عن طرائق حل المشكلات مثل رجال الإطفاء.
لكن كيف يمكنك التوقف عن مواجهة الحالات الطارئة كل يوم؟ خذ بعض النصائح من أولئك الذين يعرِّضون حياتهم لخطر مكافحة الحرائق.
فيما يلي 7 طرائق يقوم بها رجال الإطفاء لإخماد الحرائق:
1. عدم إضاعة ساعات الصباح الباكر:
عندما يتعلق الأمر بحرائق الغابات، يقول "بيل غابيرت" (Bill Gabbert)، والذي عمل في إطفاء حرائق الغابات لمدة 33 عاماً إنَّ رجال الإطفاء يعملون على إطفائها في الصباح الباكر: "يعرف رجال الإطفاء الماهرون أنَّ الحرائق الكبيرة تكون عادةً نشيطة نشاطاً أكبر في منتصف بعد الظهر؛ والسبب أنَّ حرارة الشمس تبلغ ذروتها؛ حيث تكون الأرض والنباتات والهواء جميعها ساخنة بقدر ما ستكون عليه طوال اليوم، ومن الشائع أن يضطر رجال الإطفاء إلى التراجع والتخلي عما كانوا يفعلونه في فترة ما بعد الظهر إلى منطقة آمنة؛ وذلك لأنَّ الحريق يهدد بتجاوز موقعهم".
ويضيف أيضاً: "يمكن أن تندلع النيران في الأماكن التي سيطرنا عليها بجهد كبير"، إنَّه أيضاً الفترة الأكثر حرارة من اليوم؛ حيث تستنزف طاقة الموظفين وتقلل إنتاجيتهم مع تعرُّضهم لخطر الإصابات المرتبطة بدرجة الحرارة.
كتب "غابيرت" (Gabbert): "يمكن أن تؤدي هذه العوامل كلها إلى أن يكون رجال الإطفاء منتجين إنتاجية أقل في منتصف فترة ما بعد الظهر، ومع ذلك توجد أوقات لا يصل فيها رجال الإطفاء إلى مهمة عملهم على خط النار حتى منتصف الصباح أو حتى وقت متأخر، وربما أضاعوا الوقت من اليوم عندما كانت ظروف العمل ومستوى الحريق أكثر ملاءمة للعمل المنتج والآمن".
على الرغم من أنَّ الأمر ليس خطيراً مثل مكافحة الحرائق، إلَّا أنَّ الكثير منا يهدر ساعات الصباح أيضاً، فكلنا نستسلم للنوم في الصباح، حتى نضطر في النهاية إلى النهوض من السرير، والذهاب بسرعة إلى العمل.
قد تكون الفكرة الأفضل هي الاستيقاظ مبكراً وبدء يومك بنشاط، وهذا لا يعني أنَّ عليك الاستيقاظ في الرابعة صباحاً؛ بل يعني فقط أن تمنح نفسك بعض الوقت الإضافي لمراجعة أهدافك وأولوياتك وجدول عملك؛ حتى تعرف ما يجب التركيز فيه ومعالجة أيَّة مشكلات محتملة.
2. التخطيط والوصول باكراً إلى العمل:
فائدة أخرى لمنح نفسك المزيد من الوقت في الصباح؛ وهي أنَّه يمكنك بدء العمل في وقت مبكر؛ حيث إنَّه من المستحسن أن يصل رجال الإطفاء إلى نوبتهم قبل 30 دقيقة على الأقل.
يوضح الإطفائي "إيريك جيدا" (Eric Guida) لمجلة "فاير ريسكيو1" (FireRescue1) "يبدأ الاستعداد للحريق الكبير فور وصولك إلى العمل؛ حيث يتيح لك الوصول مبكراً التعرُّف إلى المهمة التي أُوكِلَت إليك صباحاً".
كما يقول "جيدا" (Guida): "يتيح هذا لرجال الإطفاء فحص معدَّاتهم، مثل معدات الوقاية الشخصية وجهاز التنفس الصناعي، والخراطيم، والتحقُّق من بقية المعدَّات الموجودة في الشاحنة للتأكد من أنَّها في المكان الذي تُرِكَت فيه في اليوم السابق"، ويضيف: "إذا كنت هناك للمرة الأولى، فتحقق لترى مكان كل شيء"، فإنَّ معرفة ما هو موجود في الخزانات يعني ألَّا تكون قلقاً بشكل كبير عندما تندلع الحرائق الكبيرة".
بالنسبة إليك، يمكنك الاستعداد من خلال التخطيط المسبق لجدول عملك الأسبوعي أو مراجعة قائمة المهام الخاصة بك كل مساء، وإذا كان لديك اجتماعات على منصة "زووم" (Zoom)، فتفحَّص كل شيء؛ حيث تبدأ في الوقت المحدد دون عقبات، ودائماً ضع الأشياء في مكانها؛ حيث تجدها عند الحاجة.
3. تطبيق نظام الفرز:
بالإضافة إلى تحديات رجال الإطفاء الاعتيادية، قد يواجهون مشكلات صعبة، بما في ذلك إجلاء المدنيين وإخراج الحيوانات، ومواجهة الظروف الخطيرة، مثل أسلاك الكهرباء والمواد الخطرة، وحماية الممتلكات المُعرَّضة للخطر، بما في ذلك المنازل والشركات؛ لذا بسبب هذه المواقف، يجب على رجال الإطفاء تقييم المبنى بسرعة لتحديد ما إذا كان يمكن أن يطفئوه بأمان ونجاح أم لا، وبالنسبة إلى رجال الإطفاء، تسمى عملية التقييم هذه فرز الهيكل.
فرز الهياكل هو عملية فحص وتصنيف الهياكل وفقاً لإمكانية الدفاع أو عدم الدفاع عنها، بناءً على شكل الحريق، وموقعه، والمبنى، وأنواع الوقود المجاورة له"، فربما لا يمكنك استخدام النموذج بشكل دقيق، وستحتاج أيضاً إلى معرفة أي حريق يجب إخماده أولاً، وأنا شخصياً أستخدم صندوق الأولويات مثل "مصفوفة أيزنهاور" (Eisenhower Matrix) الشهيرة؛ حيث تضع قوائم بالمهام الخاصة بك كالتالي:
- مهام عاجلة وهامة، يجب تنفيذها على الفور.
- مهام هامة، لكن ليست عاجلة، يمكن جدولتها لاحقاً.
- مهام عاجلة، لكن ليست هامة، يمكن تفويضها إلى شخص آخر.
- مهام ليست عاجلة ولا هامة، يجب حذفها من قائمتك وجدول عملك.
إذا ظهرَت حالة طوارئ في اللحظة الأخيرة، فاستخدِم قاعدة الدقيقتين؛ إذ إنَّها تشبه إلى حد كبير نظام الفرز؛ وذلك لأنَّ الأمر يستغرق أقل من دقيقتين لإكماله، وعليك فقط أن تفعل ذلك، وإذا كان هناك شيء يمكن أن يقوم به شخص آخر، فأوكله إليه، وبالنسبة إلى الإجراءات الهامة التي تستغرق وقتاً طويلاً، جدولها إلى وقت لاحق، وإذا كانت غير هامة، فيمكن تأجيلها.
4. الاستفادة من الأشخاص الأكبر منك سناً:
القائد هو رجل إطفاء يشارك ما يعرفه مع الآخرين، بغضِّ النظر عن رتبته أو راتبه.
كتب القائدان "باتريك كيلي" و"توم جيتا" (Patrick Kelly & Tom Gaeta): "القائد هو شخص لا يتدرب فحسب؛ بل ينقل الخبرة المكتسبة في الماضي ويطبقها على إنجاز الأشياء اليوم باستخدام تقنية جديدة لصالحهم، ولديه الكثير من المعلومات، وهو على استعداد لمشاركتها متى سنح له الوقت".
حتى لو لم تكن في منصب قيادي، فأنت بحاجة أيضاً إلى خطة للمتابعة؛ مما يعني تدريب الآخرين بشكل صحيح ومنحهم الموارد للنجاح، وأيضاً توصيل توقعاتك بوضوح، والأهم من ذلك، خذ الوقت الكافي لتُظهِر لهم أصول العمل، مثل السماح لهم بالبقاء بقربك ومشاركة آرائهم، ونظراً لأنَّك وضعتَهم تحت جناحك، فأنت واثق بأنَّه يمكنهم إخماد أي حريق دون وجودك، فثقتك ستقوي علاقتك بهم.
شاهد بالفيديو: مهارات التواصل مع الآخرين
5. إحاطة نفسك برفقة جيدة:
بغضِّ النظر عن المنتورينغ الذي تقدِّمه للآخرين، لا يزالون بحاجة إلى امتلاك سمات مشابهة لصفات رجال الإطفاء، ووفقاً لرجال الإطفاء في جميع أنحاء البلاد، فإنَّ هؤلاء لديهم صفات رائعة:
- النزاهة.
- اللياقة البدنية.
- التواصل.
- المرونة والقدرة على التكيف.
- التفاني بالعمل.
- التحلي بروح الفريق.
- الكفاءة.
- الوعي بالصورة العامة.
- القدرة على التحمل.
- التضحية بالنفس.
هؤلاء هم نوع الأشخاص الذين أريدهم في نظام الدعم الخاص بي؛ إذ إنَّ وجود أشخاص أكفاء وموهوبين أثق بهم، يعني أنَّ الحالات الطارئة التي تحدث لن تؤثر أبداً في أهم أعمالي؛ وذلك لأنَّني أثق بهم ولديَّ كل الإيمان بأنَّهم سيساندونني، وبالطبع، يعود هذا إلى تعيين أعضاء الفريق المناسبين من البداية، سواءً كانوا يعملون بدوام كامل أم يعملون لحسابهم الخاص.
تقترح المُدوِّنة "شونسي مادوكس" (Choncé Maddox) أنَّه يمكن تحقيق ذلك من خلال:
- التوظيف على أساس الإمكانات والخبرة.
- التوظيف من خلفيات متنوعة.
- النظر في المراجع وعينات العمل السابقة.
- جدولة العمل التجريبي.
- عدم التسرع في عملية التوظيف وأخذ الوقت الكافي.
- تقديم أجر عادل.
6. استخدام جدار حماية:
أنا لا أتحدث عن جدار حماية لأجهزة الكمبيوتر -وهو ما يجب عليك فعله تماماً- بل يُعَدُّ جدار الحماية هذا "حاجزاً مقاوماً للحريق يُستَخدم لمنع انتشار الحريق لفترة محددة من الوقت"، فلنفترض أنَّه على مدار اليوم، يقاطعك أشخاص في مكان عملك، أو يتصلون بك بكثرة، فإذا أصبح هذا مزعجاً، فأنت بحاجة إلى منع ذلك؛ حيث يمكن أن يكون الأمر بسيطاً مثل وضع علامة "عدم الإزعاج" على الباب وإغلاق الباب أو توظيف مساعد افتراضي للتعامل مع المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني.
7. استباق حدوث المشكلات في المقام الأول:
لا تجلس فقط وتنتظر "نشوب حريق" لا يمكنك السيطرة عليه؛ بل اتَّخِذ خطوات لتجنبه في المقام الأول، وتشمل الأمثلة التأريض الكهربائي في أثناء البناء، وعدم إشعال الحرائق عندما يكون الجو جافاً وعاصفاً، والاستثمار في خزنة مقاومة للحريق لحماية المستندات الهامة.
بالنسبة إليك، يمكنك إجراء نسخ احتياطية للمستندات الهامة على التطبيقات السحابية، ويمكنك أيضاً التعلُّم من أخطاء الماضي، وطلب التغذية الراجعة، ويمكن أيضاً استخدام تحليل البيانات لتحديد وتوقُّع المشكلات في العمليات أو سير العمل، ومع ذلك، وعلى الرغم من بذل قصارى جهدك، دائماً ما تواجه ما هو غير متوقع، ووجدتُ أنَّ أفضل طريقة لمعالجة هذا هو ترك بعض الحقول الفارغة في جدول أعمالك.
تعود طريقة القيام بذلك إليك، وبالنسبة إلى بعض الأشخاص، قد يستغرقون وقتاً إضافياً لتنفيذ مهمة ما، على سبيل المثال: إذا استغرق شيء ما منهم ساعة، سيخصصون ساعة ونصف الساعة له، والفكرة هي أنَّ أمامهم 30 دقيقة فقط في حالة الضرورة، ولكن هذا قد يأتي بنتائج عكسية.
أنا شخصياً أترك فترة استراحة في جدول أعمالي، على سبيل المثال: قد لا أقوم بجدولة أي شيء من الساعة 1 إلى 2 مساءً؛ بل يمكن استخدام هذه الفترة لمراجعة أو تبديل الجدول الزمني ليكون أكثر مرونة.