كيف تنجز أكبر عدد ممكن من المهام شهرياً؟
غالباً ما تكون محاولة الحفاظ على الإنتاجية والوصول إلى أهدافك الشهرية مهمة صعبة؛ ومع ذلك، يمكنك إنجاز أي شيء تضعه في ذهنك بغض النظر عن قيود الوقت إذا استفدتَ من التقويمات الإلكترونية؛ إذ لا يتطلب إنجاز الكثير في شهرٍ قصير سوى بعض إدارة الوقت؛ لذا عليك باتباع الاستراتيجيات التالية:
1. جدولة أهدافك:
حدِّد أمنيات العام الجديد أو الأهداف الشهرية أو الأعمال التي تتطلع إليها في شهر فبراير وابدأ بإضافتها إلى التقويم الخاص بك، وقسِّمها إلى خطوات قابلة للتنفيذ أسبوعياً أو حتى يومياً، وسيكون لديك خريطة إنتاجية من البداية إلى النهاية توضح لك مقدار ما تحتاج إلى تحقيقه.
فعلى سبيل المثال: خذ هدفاً متعلقاً باللياقة البدنية، فإذا كان هدفك هو الجري 100 كيلو متر شهرياً، فسوف يتعين عليك الجري مسافاتٍ إضافية، وعندما تستعد لبعض جولات الجري الصباحية الباردة، يمكنك أن تشعر بالراحة لأنَّك قد خططتَ مسبقاً لتحقيق هدفك.
2. الاستيقاظ باكراً:
الاستيقاظ أبكر من المعتاد ببضع دقائق سيوفر لك المزيد من الوقت في يومك، ولن يكون هذا سهلاً إذا كنتَ من محبِّي السهر، لكنَّ زيادة الإنتاجية التي ستراها تستحق التضحية؛ حيث يمكنك اختيار العمل حتى وقت متأخر من الليل، ولكن بعد يوم طويل من العمل، ومن المؤكد أنَّ إنتاجيتك ستتأثر بمجرد غروب الشمس.
استخدِم التقويم الخاص بك لصياغة روتين الصباح المثالي، وابدأ ضبط المنبه في وقتٍ مبكر، حتى إذا كان ذلك صعباً بالنسبة إليك، وبعد ذلك، املأ جدولك الصباحي بالنشاطات التي ستجعلك تبدأ بمجرد استيقاظك؛ لذا فجرِّب 15 دقيقة من تمرينات التمدد والاستحمام في الوقت المحدد، حتى لا تغفو في النهاية وينتهي بك الأمر إلى إضاعة ساعات الصباح التي نظَّمتَها بعناية.
3. إنجاز بعض الأعمال في عطلة نهاية الأسبوع الخاصة بك:
بينما تُعَدُّ عطلة نهاية الأسبوع وقتاً رائعاً للحصول على قسط من الراحة اللازمة قبل العودة إلى العمل في بداية الأسبوع، فهي أيضاً أفضل فرصة لك لتنظِّم كل شيء آخر تأمل القيام به هذا الشهر، فحتى بضع ساعات يومي العطلة ستؤدي إلى تحسين كبير لما يمكنك تحقيقه في شهر قصير؛ لذا افتح تقويم شهر فبراير وانظر إلى عطلات نهاية الأسبوع، هل هي خالية من أي نشاطات؟
ابحث عن طرائق لملئها، وقد تلاحظ أنَّ أمسياتك مليئة بالخطط التي يمكنك إدخالها إلى عطلة نهاية الأسبوع؛ مما يتيح لك التركيز على المهام واحدةً تلو الأخرى أو وضع مهمة إضافية للمساعدة على الوصول إلى هدفك الشهري.
شاهد بالفديو: 10 طرق لزيادة الإنتاجية في العمل
4. الحفاظ على تركيزك:
يستغرق الأمر متوسط 23 دقيقة لاستعادة التركيز بعد تشتيت انتباهك، وهذا الكثير من الوقت الضائع الذي يتراكم بسرعة إذا وجدتَ نفسك مشتتاً بشكل متكرر، فلتحقيق أقصى استفادة من كل يوم حقاً، سيتعين عليك معرفة كيفية تقليل عوامل التشتيت إلى الحد الأدنى؛ لذا ابدأ بالقضاء على عوامل التشتيت الواضحة من حولك؛ حيث يُعَدُّ إبقاء هاتفك المحمول صامتاً ووجهه لأسفل بدايةً رائعة، وربما تكون الهواتف الذكية هي مصدر الإلهاء الأول في العالم اليوم، وأي موسيقى أو صور تشتت انتباهك أيضاً يمكن إزالتها.
إذا كنتَ لا تزال تجد نفسك تتصفح وسائل التواصل الاجتماعي أو تفقد التركيز على مدار اليوم، فجرِّب أسلوب إدارة الوقت للمساعدة على صقل تركيزك، فعلى سبيل المثال: جرِّب طريقة "بومودورو" (Pomodoro) التي تسمح لك بإدراج أوقات الاستراحة المجدولة في تقويمك عبر الإنترنت لمنحك تركيزاً إضافياً على دفعات قصيرة.
5. تعلُّم أن تقول "لا":
سيكون الرفض صعباً، لكنَّك قد تضطر إلى رفض بعض المواقف لضمان حصولك على الوقت الذي تحتاجه لتحقيق أهدافك، وبدلاً من الخروج للسهر ليلة الجمعة، أنهِ بعض المهام لبدء العمل أو إنهاء مشروع المنزل الذي تعتزم إنجازه بحلول الربيع.
بالطبع، ليس عليك أن تقول "لا" لكل شيء، ولكن اعرف حدودك، وقد يتطلب تحقيق أقصى قدرٍ من الإنتاجية بعض السيطرة على الذات، وسيتفهم أصدقاؤك ما إذا كنتَ بحاجة إلى التغيب لبضعة عطلات نهاية الأسبوع من أجل الاهتمام بعملك أو منزلك أو حياتك المهنية في أثناء وقتك الضيق.
6. إنجاز المهام مقدَّماً:
يتغلب التسويف على الجميع، ولسوء الحظ، حتى الخطأ البسيط في إدارة الوقت يمكن أن يكلفك وقتاً كثيراً فمن خلال التخطيط المسبق للأشياء، يمكنك حماية نفسك من التسويف والكسل والتعب الذين يؤدون إلى إبطائك، وإليك مثالاً عن تنظيم الوجبات، فلنفترض أنَّك تعمل من المنزل وتريد أخذ استراحة غداء، فإذا لم يكن لديك أي شيء جاهز للأكل، فسوف تقضي وقتاً ثميناً في إعداد شيء ما أو الإسراع في الذهاب إلى مطعم للوجبات السريعة المضرة بالصحة، وإذا كنتَ قد استغللتَ عطلة نهاية الأسبوع لتحضير وجبات الطعام لهذا الأسبوع، فلن تضطر إلى التضحية بهذا القدر من الوقت وستكون قادراً على التركيز في عملك.
سوف تساعدك هذه الاستراتيجيات والحيل المتعلقة بإدارة الوقت على مدار العام؛ لذا احتفِظ بهذا التقويم في متناول يدك، وتحلَّ بروح المبادرة عندما يتعلق الأمر باستثمار الوقت، ولن تتأخر أبداً فيما تأمل في تحقيقه.