كيف تحدد أهدافك لإدارة وقتك وزيادة إنتاجيك؟
هل تحلم بإدارة الوقت إدارةً ناجحةً وزيادة الإنتاجية وتخطِّي عقبات تحقيق الأهداف لهذا العام؟ إذا مرت عليك سنةٌ أخرى دون إنجازٍ يُذكَر مثلي ومثل الكثيرين، وأدركتَ أنَّك لم تنجز ما خططتَ لإنجازه على مدار السنة، فأمامك دليلٌ كامل لملء السنة بإنجازاتٍ مذهلة، وسوف تختلف هذه السنة عن سابقاتها وتحلِّق بكل هدف من أهدافك عالياً، ولن يتطلب الأمر منك جهداً عظيماً كالاستيقاظ مبكراً في الساعة الرابعة من كل صباح.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المدوِّنة "داون هالي" (Dawn Halley)، والتي تُحدِّثنا فيه عن تجربتها في الوصول إلى تحقيق الأهداف بكفاءة.
استطعتُ تكوين استراتيجياتٍ مدهشة للتخطيط والتنفيذ وتحسين الحياة بسهولة من خلال تجربتي العملية على مر السنين، وسوف تشمل الاستراتيجيات خططاً كبيرة طويلة الأمد، طبقتُها بخطواتٍ دقيقة لمتابعة وتحقيق أحلامي، فلَم أبنِ خبرتي من دراسة اختصاص التنمية الذاتية أو باستخدام قدراتٍ خارقة، ولا أملك قدراتٍ خاصة تؤهلني لأحصد المزيد من النجاح، إنَّما هي المعرفة بالتجربة والملاحظة.
فقد اختبرتُ كل خطوةٍ احتجتُ إلى اتخاذها لإنجاز الأمور وتحقيق الأهداف بشكلٍ دقيق؛ لذا أكمِل القراءة لمعرفة أسهل الخطوات لتحقيق أحلامك على أرض الواقع وأكثرها فاعليةً في إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية؛ إذ بمجرد معرفة سر نجاح الخطوات ستبدأ بعيش أفضل أيام حياتك مستمتعاً بإنجازك.
خطوات تحسين إدارة الوقت والإنتاجية:
قبل أن أشرع في شرح جميع الخطوات، يجب عليَّ القول إنَّ إدارة الوقت تبدأ أساساً بوضع خطة، فلا يمكنك أن تكون منتِجاً وناجحاً في تحقيق أهدافك إذا لم يكن لديك خطة جاهزة للتطبيق؛ لذا كل خطوة تعتمد على حقيقة بسيطة، وهي وجود خطة، وهذه الخطوات هي:
1. مراجعة السنة الماضية:
المراجعة الناجحة هي التفكير في الأهداف المحقَّقة وغير المحققة في السنة الماضية حسب الخطة الموضوعة مسبقاً، سواء من ناحية تحسين العمل، أم زيادة الأرباح، أم توفير المال، ففكِّر الآن في الأمور التي لم تسر على ما يرام وحدِّد سبب الفشل في الوصول إلى الأهداف أو فشل تحديد الأهداف للعام الماضي، وفكِّر في الأمور التي تمنيتَ التركيز عليها لكنَّك لم تفعل، وفي الأمور التي كان من الممكن أداؤها بصورة أفضل.
2. العصف الذهني لتحديد أفضل الأهداف للعام الحالي:
بعد التفكير في إنجازات العام الماضي وفيما يمكن تحسينه، فأفضل ما يمكنك فعله في الوقت الحاضر هو طرح أفكار جديدة حول ما تريد تحقيقه هذا العام، ويساعدك العصف الذهني على تحقيق أهم أهدافك، وأهم خطوة في عملية وضع الأهداف هي تحديدها بدقة.
على سبيل المثال: إذا شعرتَ أنَّ صحتك في العام الماضي لم تكن بالمستوى الذي كنتَ تريده، فخير وقتٍ لوضع هدف التغيير هو الآن؛ حيث يمكنك أن تحدد لنفسك هدفاً محدداً مثل "أريد أن أعيش حياةً أكثر صحةً في هذا العام"، وهذا بيان رائع محدد بهدف وزمن معروف، لكنَّ كتابته بهذه الطريقة دون خطة عملية ستبقيه في خانة الأمنيات، فكما يقول الكاتب الفرنسي "أنطوان دو سانت إكزوبيري" (Antoine de Saint-Exupéry): "الهدف دون خطة هو مجرد أمنية".
يجب أن يكون الهدف محدداً بما يكفي للتصرف بناءً عليه، فاسأل نفسك كيف ستعيش حياةً أكثر صحةً؟ يمكنك توسيع هذا البيان ليشمل خطواتٍ عملية عدَّة:
- إضافة ممارسة التمرينات الرياضية إلى الروتين اليومي.
- المشي 10,000 خطوة يومياً.
- حساب السعرات الحرارية يومياً لمدة 90 يوماً.
- تناول طعام صحي مطبوخ في المنزل 6 أيام في الأسبوع على الأقل.
- تناول وجبة الغداء الصحية في العمل على الأقل 4 أيام في الأسبوع.
سيمكِّنك تنفيذ هذه الخطوات من قياس مقدار فاعلية خطتك ومقدار التقدم المنجَز.
3. تعيين أهداف بعيدة الأمد:
يعني تعيينُ أهداف بعيدة الأمد التفكيرَ في الحياة التي نحلم بها في الخمس أو العشر سنوات القادمة؛ أي التفكير في الإنجازات بعد 5 سنوات والتي سيبدأ تنفيذها من الآن، على سبيل المثال: زيادة الدخل السنوي بمقدار 50000$، وشراء منزل الأحلام، وترك العمل التقليدي والعمل من المنزل عن بعد.
إذا كنتَ تستطيع أن تُحدد الملامح المثالية لحياتك المستقبلية بعد 5 سنوات من الآن، فلتبدأ بالتخطيط للعشر سنوات القادمة إذاً، كالوصول إلى حلمٍ أكبر أو التقاعد من العمل والسفر للخارج أو التخطيط لتكوين عائلة وقضاء الوقت مع الأطفال، واكتب بعض الجوانب الدقيقة في شكل الحياة المستقبلية على شكل أهدافٍ محددةٍ قابلة للقياس، وفكِّر الآن فيما تحتاج إلى تحقيقه هذا العام لتكون على الطريق الصحيح لتحقيق أهدافك المستقبلية، وركِّز على ارتباط الأهداف الحالية بالأهداف المستقبلية ومقدار مواءمتها لتحقيق الرؤيا أو الحلم المنشود، وقم بتعديلاتٍ مستمرة في حال لاحظتَ خللاً في ارتباط وتكامل الأهداف مع بعضها.
4. تدوين قائمة الأهداف النهائية:
بعد مراجعة أهداف السنة السابقة وإكمالها بأهداف السنة الحالية، الخطوة التالية هي الانتهاء من وضع الأهداف وكتابة قائمة نهائية كاملة للأهداف التي أنشأتَها مرتبةً حسب الأولوية، بحيث يكون الهدف الأول هو هدفك الأكثر أهميةً، فالأهداف الخمسة الأولى التي كُتِبَت ستكون الأهداف الرئيسة التي يجب التركيز عليها، كما يمكنك إضافة المزيد ولكن منعاً للتشتت ستبدأ بتنفيذ أول خمسة أهداف.
نصيحة مهنية: شخصياً أحب تصنيف أهدافي حسب الفئة؛ أهداف حياتية، وأهداف مهنية، وأهداف عائلية، وأهداف صحية، وأهداف شخصية، وأهداف مالية، وغيرها؛ ثمَّ اختيار الهدف الأعلى من كل فئة، بهذه الطريقة سيسهل التركيز على تحسين جميع جوانب الحياة.
5. التأكد من تحديد الأهداف:
بالفعل ذُكِرَت خطوة تحديد وتفصيل الهدف مراراً في هذا المقال لكنَّ الأمر يستحق التكرار، والتأكد من أنَّ كل هدف كُتِبَ محدد ومفصل للغاية؛ وذلك لأنَّك ستحتاج إلى متابعة وقياس التقدم المحرز ومعرفة موقعك على الطريق إلى نجاح الهدف، وإذا لم يكن الهدف محدداً، فهو مجرد رغبة.
6. التفكير في سبب أهمية هذه الأهداف:
لا تبخل على نفسك وخذ وقتاً كافياً للتفكير في أهمية الوصول إلى هذه الأهداف، ومع التفكير في شكل الحياة عند بلوغ الهدف، ماذا سيضفي النجاح إلى حياتك وكيف سيحسنها؟ تُعَدُّ هذه الخطوة خطوةً هامة للحفاظ على الدافع، فقد تشعر بالحماسة في البداية "لتفقد 5 كغ حالاً"، ببساطة لأنَّ البنطال الجينز المفضل لديك قد بدأ يضيق عليك، ولكن، فكِّر ملياً في الأيام الصعبة التي ستعود فيها بعد عناء يومٍ طويل، ولا تشعر فيها بالرغبة في ممارسة التمرينات الرياضية المسائية، هل لديك سببٌ كافٍ يدفعك إلى القيام بذلك على أي حال؟ ربما لا.
ولكن إذا كانت رغبتك في فقدان 5 كغ ستغير حياتك، فسوف تكون أكثر قدرةً وتصميماً على تجاوز الأيام الصعبة؛ إذ كلما كان الحافز شخصياً، استمرَّ مدةً أطول، على سبيل المثال: ربما يكون الحافز الشخصي في فقدان الوزن الزائد هو الراحة النفسية التي ستشعر بها عند الحصول على الوزن المثالي، أو ربما هو حب ممارسة الركض بسرعة والاستمتاع بالنشاطات اليومية، ومشاركة الأطفال في وقت لعبهم دون الشعور بالتعب، وربما كان السبب صحياً؛ إذ سينخفض معدل ضغط الدم عندما يكون وزنك أقل، وكل هذه الأسباب الشخصية ستدفعك إلى استثمار الوقت للاستمرار في الوصول إلى هدفك.
7. تقسيم أهدافك السنوية إلى خطوات أصغر:
ما هي الخطوات اللازمة لتحقيق الهدف في عام واحد؟ على سبيل المثال: إذا عددنا أنَّ هدفك هو توفير 2000 دولار لرحلةٍ إلى أوروبا في العام المقبل، فما هي الخطوات المتبعة لتحقيق ذلك؟ شخصياً أود أن أسمي هذه الخطوات "الأهداف الصغيرة" التي تشكل الهدف الأكبر، فإن رغبتَ مثلاً في تتبع مسار أموالك لتحديد أين تصرف نقودك، فسوف تضع خطواتٍ عدَّة لإنجاز هذا الهدف:
- تتبُّع شؤونك المالية لتعرف فيما تنفق أموالك.
- تقييم طريقة الإنفاق حسب الفئة وتحديد كيف سيتم خفض الإنفاق لتوفير المزيد من المال.
- وضع ميزانية بحيث يمكنك البقاء على المسار الصحيح.
- فتح حساب توفير حتى تتمكن من الحفاظ على الأموال اللازمة للسفر بشكل منفصل عن الحسابات المصرفية الأخرى.
- بيع بعض الأغراض المنزلية لتتمكن من توفير المزيد من المال.
الآن بعد أن أصبح لديك فكرة مفصلة عن الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها للوصول إلى هدفك، فكر في الإجراء الذي يمكنك القيام به هذا الشهر، على سبيل المثال: للتفكير في هدفك المتمثل في "توفير 2000 دولار لرحلة إلى أوروبا في العام المقبل" يمكنك تحديد هدف صغير وقابل للتنفيذ من الأهداف المذكورة آنفاً لتتبُّع أموالك خلال الشهر المقبل.
8. تقسيم تلك الأهداف الشهرية إلى أهداف أسبوعية:
الآن بعد أن عرفتَ ما عليك القيام به خلال الشهر المقبل لإحراز تقدُّم في هدفك، ابدأ بتقسيم الهدف لمهام أسبوعية لتحقيق الهدف الشهري المصغر، على سبيل المثال: للبدء بتتبُّع أموالك خلال الشهر المقبل، ستحتاج إلى تحديد الطريقة التي ستستخدمها لتتبُّع أموالك، فهل ستستخدم جدول بيانات "إكسل" (Excel)؟ إذا كان الأمر كذلك، فتحتاج إلى إنشاء جدول الآن، أو هل تفضل استخدام تطبيق هاتف للوصول إليه في أي وقت؟ ستحتاج إلى البحث في خياراتك المتاحة والاشتراك في خدمة التطبيق قبل البدء بتنفيذ "التتبع المالي".
9. تقسيم الهدف الأسبوعي إلى أهداف يومية صغيرة:
أقوم بتسمية هذه الخطوة "تحديد الهدف الآني"؛ وذلك لأنَّنا نعيش هذه اللحظة، فقد نفكر في الماضي ونخطط للمستقبل، ولكنَّنا نعيش الحاضر الآن، فالتفكير فيما يمكنك فعله الآن من شأنه أن يساعدك في طريق الوصول إلى أهدافك السنوية؟ كما يمكنك إعداد قائمةٍ بالإجراءات الفردية التي يمكنك اتخاذها كل يوم لتحقيق هدفك.
شاهد بالفديو: المبادئ 12 لتحقيق أهداف النجاح
10. إنشاء قائمة مهام للأمور التي تحتاج التركيز عليها:
قسِّم المهام من قائمة المهام اليومية التي قمتَ بإنشائها للتو إلى "مهام رئيسة" تتضمن أهم الخطوات التي تحتاج إلى التركيز عليها، على سبيل المثال: إليك قائمة بالخطوات الفردية التي تحتاج إلى اتخاذها خلال الأسبوع التالي للوصول في النهاية إلى الهدف نفسه المذكور آنفاً "توفير 2000 دولار سنوياً":
- البحث عن طرائق تتبُّع الشؤون المالية.
- تحديد الطريقة الأنسب لك.
- إعداد طريقة حساب الإيرادات والنفقات؛ أي إنشاء أو تنزيل جدول البيانات الخاص بشؤونك المالية.
- إنشاء ميزات التتبع المصرفي عبر الإنترنت أو الاشتراك في تطبيق مثل "مينت" (Mint) لاستخدامه على هاتفك.
- البحث عن كيفية تتبُّع أموالك.
- تحديد فئات الدخل والمصروفات التي تستخدمها في الغالب.
- إعداد كل شيء للبدء بتسجيل النفقات الفردية.
إذا كان توفير المزيد من المال هو أحد أهدافك، فتحقَّق من الأدوات المجانية على الإنترنت لتتبُّع النفقات والميزانية ودفع الديون وإعداد أوراق العمل المطبوعة لتحديد الهدف.
11. جدولة الوقت يومياً للعمل على أهدافك:
الآن بعد أن عرفتَ ما عليك القيام به، كل ما تحتاج إليه هو جدولة المهام في الوقت المناسب، والاستمرار بخطوات صغيرة كل يوم حتى لو كان الأمر يتطلب دقيقتين فقط للتحقق بسرعة من خطوات إجراء الهدف المصغر اليومي، فحدد مسبقاً متى ستفعل ذلك، وضَعْه على التقويم الخاص بك، ثمَّ نفِّذه عندما يحين الوقت، وقد يبدو الأمر سخيفاً في بعض الحالات، ولكنَّها الطريقة الوحيدة لضمان التزامك وأدائك للمهام؛ مما يضعك على طريق النجاح.
إذا قمتَ بتجزئة كل هدفٍ سنوي إلى أهدافٍ صغيرةٍ وقابلةٍ للتنفيذ، فيمكن أن يتحقق كل منها في الوقت المخصص له ضمن الجدول الزمني اليومي، فسوف تحقق هدفك بكل تأكيد، ومن المستحيل ألا تستطيع، وفكِّر في هذا للحظة، فكل ما عليك القيام به هو التخطيط لكل خطوة بدقة، وجدولتها ثمَّ تنفيذها، فكلٌ بوقته على حدة وستشق طريقك من خلال إنجاز كلٍ منها لتصل في مرحلةٍ ما من العام وقد حققتَ هدفك تقريباً.
12. استخدام مخطط إعداد الأهداف:
كيف ستتَّبع مخطط الإنجاز بعد وضع المهام اليومية والأسبوعية لتحقيق الأهداف الشهرية والسنوية؟ عن طريق استخدام مخطط مخصص لهذا الغرض فقط؛ حيث يسميه بعض الناس مخطط نجاح؛ وذلك لأنَّه مخطط يومي يمكنك استخدامه لتحقيق النجاح الفعلي، وهناك العديد من التسميات الأخرى مثل: مخطط الهدف أو النجاح، ودفتر تحديد الأهداف اليومي، وتقويم الإنتاجية، ومفكرة النوايا، والمخطط اليومي للسنة، وغير ذلك.
بصرف النظر عن اسمه فإنَّ استخدامه سيكون محدداً لوضع خطط الأهداف التي تود إنجازها، ويتميز المخطط بسهولة حمله أينما ذهبتَ؛ حيث يذكِّرك بمهامك اليومية وما تحتاج إلى التركيز عليه، كما يساعد مخطط إعداد الأهداف على التذكير بأهمية التحقق المنتظم من كل هدفٍ صغير يومياً وسيكون لديك سجلٌ كامل بمقدار التقدم المحرَز، بالإضافة إلى خطة مكتوبة للوصول إلى هدفك النهائي.
تعرَّف إلى السبب الذي يجعل مخطط إعداد الأهداف هاماً جداً وكيف يمكنك إنشاء مخطط إعداد الأهداف لإطلاق العنان للنجاح؛ إذ تكمن أهمية إنشاء مخطط لمتابعة الإنجاز اليومي في تحديد طريقة المضي نحو الهدف، وذلك بسبب وجود طرائق عدَّة لتنفيذ المهام، لكن مع الأسف لا تؤدي جميعها إلى النتيجة نفسها؛ لذا فإنَّ فكرة إنشاء نموذج مخطط متكامل للخطط القريبة والبعيدة؛ حيث يمكنك استخدامه لتعيين الخطوات اللازمة تضمن الالتزام وعدم الانحراف عن المسار، لذلك إذا كنتَ مستعداً أخيراً للبدء مجدداً في إحراز بعض التقدم في حياتك، فيمكنك استخدام النماذج الجاهزة لمتابعة تقدُّمك.
13. استخدام مخطط الأهداف كل يوم:
حياتنا ما هي إلا عاداتنا اليومية، تتم معظم أعمالنا خلال اليوم بدافع العادة؛ لذا إذا أردتَ حياةً أفضل هذا العام، وإدارة أفضل لوقتك وتبنِّي عقلية النجاح، فأنت بحاجة إلى ممارسة عادات جديدة؛ حيث تمثِّل الخطوات المذكورة آنفاً كيفية اكتساب وممارسة عاداتٍ جديدة.
لذا التزم بكتابة أهدافك الشهرية والأسبوعية واليومية أولاً بأول، كأول عادة يومية في طريقك نحو هدفك، ثمَّ استخدِم مخطط تحديد الأهداف الخاص بك يومياً حتى تضمن نجاحك، وبمجرد رؤية إنتاجيتك وسهولة تحقيق الأهداف الصغيرة التي حددتَها لنفسك، فلن ترغب في ترك مخطط أهدافك جانباً؛ ذلك لأنَّه سيصبح الجزء المفضل من يومك.
14. ممارسة عادة جديدة من خلال تخصيص 5 دقائق كل صباح للكتابة في مخطط إعداد الأهداف:
قد تستغرق الخطوات التسع الأولى بعض الوقت لإنجازها، ولكن لحسن الحظ سيضيف حلمك بحياتك المثالية وجميع الأشياء المدهشة التي تريد إنجازها في السنوات العشر القادمة متعةً خاصة إلى التحدي والعمل على تحقيق أحلامك، وبمجرد تقسيم الأهداف طويلة الأمد إلى أهداف سنوية، وتقسيم الأهداف السنوية إلى أهداف صغيرة أكثر قابليةً للإدارة والتنفيذ، فلن تحتاج إلى استثمار الكثير من الوقت للعمل عليها، وستحتاج فقط إلى جدولة المهام اليومية المذكورة في الخطوة العاشرة.
لذا استعرِض أهدافك الشهرية والأسبوعية كل صباح، ثمَّ اكتب ما تحتاج إلى القيام به اليوم لإحراز تقدُّم نحو تحقيق أهدافك، فقد تكون على شكل قائمة مرجعية بسيطة أو مذكَّرة قابلة للتعديل والإدخال، أو يمكنك اعتماد فترات زمنية لكل مهمة في جدولك اليومي.
15. مراجعة المخطط كل ليلة:
إحدى خطوات التقدم هي التوقف لبرهة لمراجعة واستعراض ما نجح وما فشل؛ لذا راجع المهام التي حددتَها لنفسك كل ليلة، ثمَّ فكِّر في كيفية سير يومك، واسأل نفسك "هل فاتك أي شيء؟ وهل تحتاج وقتاً أكثر مما كنتَ تعتقد؟ وهل تشعر وكأنَّك على الطريق الصحيح لتحقيق أهدافك؟".
بعد ذلك، فكِّر فيما تحتاج إلى تحقيقه خلال اليوم التالي، فعملية المراجعة ووضع الأمور في نصابها الصحيح كل ليلة ستبقيك مستعداً لمواجهة اليوم التالي عند الاستيقاظ صباحاً، فكلما كنتَ أكثر استعداداً لهذا اليوم، كنتَ أكثر حماسةً، وزادت إنتاجيتك عموماً.
16. إعداد قائمة بالمهام مرتبةً حسب الأولوية لليوم وجدولتها:
ليست هذه خطوةً بقدر ما هي تذكير بأنَّ هناك سبب لما تقوم به؛ لذا أبقِ سبب وضعك لأهدافك السنوية أو أهداف الـ 5 أو 10 سنوات المستقبلية نصب عينيك، وخذ بعض الوقت لتخيُّل شكل حياتك حينما تُحقق أهدافك، وكن واثقاً بجدوى اتخاذ الإجراءات اليومية، وإذا كنتَ تأخذ الخطوات اللازمة لتحقيق أهدافك كل يوم، فسوف تُحقق النجاح، وإذا حددتَ مهامك اليومية، فقد أحسنتَ إدارة وقتك طوال الشهر؛ مما يضمن لك زيادة الإنتاجية.
وتذكَّر أنَّ عليك الالتزام بمراجعة قائمة المهام يومياً، وإذا فاتك يوم واحد، فعُد وحدد وقتاً لمراجعة أعمالك في ذلك اليوم، وراجِع أهدافك دوماً وذكِّر نفسك بأهميتها، وخصِّص وقتاً كافياً ومرناً للعمل على أهدافك آخذاً بالحسبان التغيرات التي ستحصل بمجرد إنجازها.
17. المكافأة الذاتية على إحراز التقدم:
مع التقدم في عملية تحقيق الأهداف لا بُدَّ من الاحتفال بالإنجازات أو الانتصارات الصغيرة، وفيما يلي بعض الطرائق التي يمكن استخدامها لمواصلة إحراز التقدم والحفاظ على الحماسة للعمل:
- تقسيم الأهداف إلى خطوات صغيرة؛ حيث تختلف أحجام المهام، فبعضها يمكن إنجازه بفترة وجيزة وبعضها الآخر يستغرق مدةً طويلة، ولكن مهما كان حجم المهمة أو صعوبتها، فلا تُجزِّئها لأكثر من شهر لأنَّ ذلك سيحرفك عن رؤيتك المستقبلية ويُفقدك شغفك للتقدم.
- احتفل بالإنجاز وخاصةً عند إكمال مهمة مرحلية صعبة؛ حيث يمكنك الذهاب إلى مشاهدة فيلم، وأخذُ بعض الوقت للاستراحة والاسترخاء، والذهاب في نزهة قصيرة أو تناول وجبة خفيفة مع صديق.
- القيام بكتابة المهام الصعبة في مكان عام لاستمرار تذكُّرها خلال الأسبوع بأنَّها الأكثر أهميةً وإلحاحاً؛ حيث يمكنك كتابة مهامك على لوح أبيض في المنزل بحيث تبدو واضحةً أمام عينيك أينما ذهبت، كما أنَّ القيام بوضع علامة "صح" بجانب المهام المنجَزة على لوح المهام يُعَدُّ خطوةً مثمرة ومحفزة جداً.
18. المحاسبة المستمرة:
لقد أثبتَ علم تحديد الأهداف مراراً وتكراراً أنَّ الشخص أكثر عُرضةً لتحقيق أهدافه عندما يقوم بمحاسبة النفس، سواء كان عن طريق مدير يعتمد عليك لإكمال مشروع أم من خلال متابعة هاتفية من صديق للتأكد من قيامك بالتمرينات الرياضية، ووجود شخصٍ ما في حياتك لمحاسبتك يحسِّن فرصك في تحقيق أهدافك؛ لذا لا تخبر الناس عن أهدافك فقط، ولكن اطلب منهم التحقق من قيامك بمهامك ومحاسبتك بين الحين والآخر، وأخبِرهم أنَّه لا بأس إن أعربوا عن خيبة أملهم إذا لم تَفِ بالتزاماتك.
كما توجد طريقة أفضل للمحاسبة وهي العثور على أشخاص لديهم أهداف مماثلة وإنشاء مجموعة المحاسبة؛ حيث يقوم من خلالها رئيس فريق العمل بالتحقق مرةً في الأسبوع ومراجعة التقدم المحرز خلال الأسبوع الماضي، ومناقشة خطط الأسبوع القادم، بما في ذلك الالتزامات العملية الخاصة.
في الختام:
سيكون هذا العام هو العام الذي لطالما حلمتَ به من خلال إدارة أفضل لوقتك - التي تبدأ من وجود خطة منهجية، ومعرفة ما تحتاج إلى القيام به كل يوم - وزيادة إنتاجيتك، وعندما تُحقق إنتاجيةً أعلى، ستصل إلى أهدافك بسرعة، بالإضافة إلى تكوين والاستمرار بعادة جديدة من عادات النجاح الصباحية والمسائية، وكتابة المهام الرئيسة صباحاً ومتابعة تنفيذها خلال النهار ومراجعة الإنجاز ليلاً، ولا تنسَ رسم خريطة لما تحتاج إلى التركيز عليه في اليوم التالي.
في طريق تحقيق الأهداف، فالخطوة الأولى للتنفيذ هي بكتابة الأهداف المحددة قصيرة وطويلة الأمد، والخطوة التالية بتقسيمها إلى خطوات أصغر "الأهداف الصغيرة"، فاستخدِم هذه الأهداف الصغيرة لتحديد المهام التي تحتاج إلى العمل عليها خلال اليوم، بالإضافة إلى جدولة هذه المهام في يومك بمواعيد ثابتة أو متغيرة، واستعرِض كيفية سير مهام اليوم في المساء وإعداد قائمة المهام الهامة التي تحتاج إلى إنجازها في اليوم التالي.
الخطوات العملية لإدارة الوقت وزيادة الإنتاجية:
- مراجعة إنجازات العام السابق.
- كتابة جميع أهداف العام الحالي.
- تحديد الأهداف طويلة الأمد.
- تدوين القائمة النهائية لأهداف العام الحالي.
- إعادة تحديد الأهداف.
- تحديد سبب أهمية كل هدف.
- تقسيم كل هدف إلى أهداف صغيرة.
- الاستمرار في تقسيم كل هدف صغير إلى هدف أسبوعي.
- تقسيم كل هدف أسبوعي إلى مهام يومية.
- إنشاء قائمة المهام الرئيسة.
- جدولة وقت كل يوم لإنجاز المهام.
- إنشاء أو شراء مخطط أهداف.
- استخدامه كل يوم.
- تخصيص 5 دقائق كل صباح لمراجعة الأهداف والمهام اليومية.
- تخصيص 5 دقائق كل مساء لمراجعة المهام المنجزة وجدولة مهام الغد.
تذكَّر: إذا كنتَ تتخذ الخطوات اللازمة يومياً لتحقيق أهدافك، فسوف تُحقِّق النجاح من خلال:
- الاحتفاء بتقدُّمك.
- الاستعانة بشريك مساءلة.