جدولة الأعمال بفاعلية: خطّط لأفضل استثمار لوقتك

ولهذا السبب فمن المهم أن تعرف كيف تُجدول وقتك بشكل صحيح. لذا سنلقي نظرة في هذا المقال على الخطوات التي بإمكانك اتّباعها للقيام بذلك، ممّا يوفر لك الوقت الكافي للقيام بالأعمال الهامّة.

من أين تأتي أهمية الجَدولة؟

إنّ الجدولة هي فنّ التخطيط للأنشطة، والتي يمكنك تحقيق أهدافك وأولوياتك من خلالها عن طريق استثمار الوقت المُتاح بين يديك. حيث تساعدك الجدولة الفعّالة على ما يلي:

• أن تفهم ما يمكنك تحقيقه بالفعل من خلال الوقت.
• أن تتأكّد إن كنت تملك الوقت الكافي لإنجاز المهام الأساسية.
• أن تضيف وقت للطوارئ من أجل الحالات الغير متوقعة.
• أن تتجنّب العمل على أكثر ممّا هو بين يديك (تعدد المهام).
• أن تعمل بشكل ثابت باتجاه الأهداف المهنية والشخصية.
• أن يكون لديك الوقت الكافي للعائلة والأصدقاء ولممارسة الرياضة والهوايات المفضلة.
• أن تحقق التوازن بين حياتك وعملك.

الوقت هو المصدر الوحيد الذي لا يمكننا شراءه بالمال، ولكننا غالباً ما نهدره أو نستخدمه بشكل غير فعّال. لذا تساعدك الجدولة على التفكير بالأشياء التي ترغب بإنجازها في اليوم أو الشهر أو السنة، وتبقيك على المسار الصحيح لتحقيق أهدافك.

اقرأ المزيد: مبدأ آيزنهاور للهام والمستعجل

كيف تُجدول وقتك؟

خصّص وقت معين بداية كل أسبوع أو شهر مثلاً، لجدولة الأعمال الخاصة بك. فهنالك الكثير من الأدوات المساعدة التي بإمكانك أن تختار واحدة منها. فاستخدام ورقة وقلم هي أسهل طريقة للجدولة، حيث عليك تنظيم وقتك باستخدام مخطط أسبوعي. (لكي تبدأ اضغط هنا لتحمّل النموذج المجاني للمُخطط).

تستطيع كذلك استخدام تطبيقات الجوال وبرامج الحاسوب مثل "Google Calendar" أو "Outlook" أو "رزنامة الأعمال". اختر أداة الجدولة التي تناسبك وتناسب الهيكل الحالي لعملك والتي تتوافق مع ذوقك الخاص وميزانيتك.

الشيء الأكثر أهمية في اختيارك لأداة الجدولة الخاصة بك هو أن تسمح لك هذه الأداة بالدخول إلى البيانات بسهولة، وأن تَعرِضها لك في فترة محددة من الوقت من خلال (اليوم/الشهر/السنة) وبالقدر الذي تحتاجه من التفاصيل.

حالما تختار الأداة التي تودُّ استخدامها، حضّر جدول أعمالك من خلال الخطوات التالية:

الخطوة الأولى: تحديد الوقت المُتاح

حدّد الوقت الذي تريد إتاحتهُ للعمل، فالوقت الذي تنفقه يجب أن يعكس ما تريده من عملك وأهدافك الشخصية في الحياة أيضاً.

فعلى سبيل المثال: إن كنت تسعى إلى الترقية الوظيفية، فمن الحكمة أن تعمل يومياً خارج الأوقات الرسمية لتُظهر تفانيك في العمل. ولكن من ناحية أخرى، إن كنت تريد الحصول على ساعات إضافية من أجل النشاطات التي هي خارج نطاق العمل، فقد تفضّل العمل خلال الوقت المخصص ليس إلّا.

الخطوة الثانية: قم بجدولة الأعمال الأساسية

كي تحصل على نتائج أفضل خصّص فترات معينة للأعمال التي عليك إنجازها. وغالباً ما تكون هذه الأعمال هي التي يتم تقويمك من خلالها.

فعلى سبيل المثال: إن كنت تدير فريق عمل، تأكّد من أنّه لديك الوقت المُتاح والكافي للتعامل مع المسائل الخاصة بأعضاء الفريق وتدريبهم والإشراف على احتياجاتهم. وخصّص كذلك الوقت الكافي للتواصل مع مديرك ومع الأشخاص الأساسيين من حولك.

الخطوة الثالثة: قم بجدولة النشاطات ذات الأولوية

ألقِ نظرة على قائمة المهام الخاصة بك وقم بجدولة الأعمال والنشاطات العاجلة وذات الأولوية، بما فيها المهام الأساسية التي لا يمكنك تجنُّبها أو تفويضها للآخرين.

حاول ترتيب هذه الأعمال في الأوقات التي تكون فيها في قمّة النشاط، حيث أنّ البعض وعلى سبيل المثال لا الحصر قد يكونون أكثر نشاطاً وكفاءة في الصباح الباكر، في حين يكون البعض الآخر أكثر تركيز وفاعلية في المساء أو فترة ما بعد الظهيرة.

الخطوة الرابعة: قم بجدولة "وقت الطوارئ"

قم بجدولة وقت إضافي للتعامل مع الحالات الطارئة، الخبرةُ هي التي ستعلّمك كم من الوقت الذي عليك أن تخصصه لهذه الحالات بشكل عام، فكلما زادت الأمور الغير متوقعة في عملك، زادت معها حاجتك لوقت الطوارئ. (إن لم تقم بجدولة هذا الوقت فإنّ الحالات الطارئة ستحدث مسببةً تأخيرك في العمل). إليك مقالة مصفوفة أولويات العمل لتكتشف المزيد.

بإمكان المقاطعات المتكررة أن تهدر وقتك، لذا فإنّ تعلُّم إدارة المقاطعات يقلل من وقت الطوارئ الذي قد تحتاجه. قد يكون من الصّعب التنبؤ ببعض المقاطعات، لكنّ ترك بعض الوقت المتاح من أجل حالات كهذه في جدول أعمالك يعطيك المرونة التي تحتاجها لتعيد ترتيب المهام والرّد على المسائل الهامّة الناشئة.

الخطوة الخامسة: قم بجدولة "الوقت التقديري"

الفراغ الذي تركته في مخططك ليس إلّا "وقتاً تقديرياً" وهو الوقت المتاح لتحقيق أهدافك وأولوياتك. قم بمراجعة قائمة أولوياتك وأهدافك الشخصية، وقدّر الوقت الذي تحتاجه لتحقيقها، ثمّ قم بجدولتها على أساسه.

الخطوة السادسة: حلّل النشاطات الخاصة بك

إن تمكنت مع الوقت من الوصول إلى الخطوة الخامسة ستجد أنّه لديك القليل فقط من الوقت التقديري المُتاح، وستحتاج للعودة إلى الخطوات (2 و3 و4) والتساؤُل عن مدى أهمية المهام التي قمت بإدخالها؟ فقد يكون هناك بعض الأمور التي بإمكانك تفويضها للآخرين أو معالجتها بطريقة أكثر كفاءة من ناحية الوقت.

إحدى أهم الطرق التي تمكنك من تحقيق النجاح هي تضخيم الاستثمار الذي يمكنك الحصول عليه بوساطة الوقت. يمكنك زيادة كمية العمل الذي تنجزه من خلال تفويض الأعمال للآخرين، والاستعانة بأشخاص من خارج المؤسسة من أجل المهام الرئيسة أو استخدام التكنولوجيا لأتمتة أكبر جزء ممكن من عملك، الأمر الذي يُحرّرك ويساعدك للوصول إلى أهدافك.

إذا اكتشفت أنّ الوقت التقديري ما يزال غير كافٍ، فقد تحتاج عندها إلى أن تُعبّر لمديرك عن أعباء العمل الكثيرة والتي تقع على عاتقك أو أن تطلب منه المساعدة. قم باستخدام جدول الأعمال الذي قمت بإعداده حديثاً كدليل على الالتزامات الضخمة التي بين يديك. مما يثبت لمديرك مدى تنظيمك، وقد يجعله أكثر تقبُّلاً لطلبك.

النقاط الرئيسة:

إنّ جدولة الأعمال هي العملية التي تخطط من خلالها لكيفية استخدامك للوقت. والقيام بها بشكل صحيح بإمكانه أن يزيد من فاعليتك وأن يقلّل من الإرهاق الذي قد تتعرض له.

لتحضير الجدول الزمني الخاص بأعمالك اتبع الخطوات الست التالية:

1. حدّد الوقت المتاح للعمل.
2. رتّب مهامك الأساسية والتي عليك القيام بها للنجاح في عملك.
3. جدول المهام العاجلة وذات الأولوية وكذلك النشاطات المنزلية.
4. خصّص وقت مناسب للطوارئ، للتعامل مع الأحداث والمقاطعات غير المتوقعة.
5. جدول النشاطات التي تفيد أولوياتك وأهدافك الشخصية فيما تبقى من وقت.
6. حلّل نشاطاتك لتحدّد المهام التي يمكنك تفويضها أو تركها أو الاستعانة بمصادر خارجية للتعامل معها.

من المهم أن تخصص لك الجدولة الخاصة بك الوقت الكافي لتحقيق أهدافك المهنية والشخصية. إن لم يكن لديك ما يكفي من الوقت لتخصصه للمهام عندما تصل إلى الخطوة (5)، أعد النظر في مهامك لترى إن كان بمقدورك جدولتها بشكل مختلف، وإلّا ستسبب خللاً بالتوازن بين حياتك وعملك.

المصدر: Effective Scheduling