يمكن أن يخرج فريقك أقوى من كل أزمة؛ فالنجاة لا تكفي. يكون ذلك بتطبيق استراتيجيات استمرارية العمل في الأزمات، ولتعرفها تابع القراءة.
ما المقصود باستمرارية العمل ولماذا هي ضرورية أثناء الأزمات؟
استمرارية العمل في الأزمات هي قدرة الفريق على الاستمرار في تقديم الخدمات أو المنتجات على مستوى مقبول بعد وقوع حادثة تعرقل العمليات العادية، وهي بمثابة خطة شاملة تضمن أن العمل لن يتوقف فجأة عند حدوث كارثة بل يمكن التعافي بسرعة واستعادة النشاط بأقل الخسائر.
لذلك، تؤدي دوراً هامّاً في الحفاظ على أداء المؤسسات وتخفيف الخسائر المادية أو على صعيد سمعة الشركة، أو فقدان العملاء أو الموظفين.
الفرق بين الاستجابة للأزمة والتخطيط لاستمرارية العمل
يُخلَط بين المفهومين غالباً ولكن كل منهما يمثل جانب مختلف في إدارة الأزمات في ما يلي، توضيح لكل منهما:
الاستجابة للأزمة
تركز على إدارة الأزمات عند حدوثها فهي عملية فورية تتعامل مع الوقت الراهن، تهدف لما يلي:
- التواصل الفوري مع الموظفين والعملاء وإخبارهم بالوضع الراهن.
- تحديد حجم التأثر بالكارثة والخسائر المحتملة.
- اتخاذ تدابير للتخفيف الفوري والحد من الآثار السلبية.
التخطيط لاستمرارية العمل
إنّها عملية استباقية ومستمرة تعمل على بناء المرونة التنظيمية لضمان قدرة الشركة على الاستمرار في ظل الظروف الصعبة؛ إذ تضمن ما يلي:
- تحديد المخاطر المحتملة عند مواجهة كوارث طبيعية، أو أزمات اقتصادية، أو هجمات إلكترونية، أو أوبئة، أو غيرها من الكوارث.
- تحديد العمليات الحيوية والوظائف التي يجب أن تستمر لمنع حدوث أضرار جسيمة.
- وضع خطط لاستعادة العلميات الحيوية بأسرع وقت إن تعطلت.
- تدريب الموظفين على الخطط للتأكد من فعاليتها.
- تحديث الخطط بحسب التغيرات المؤسسية والبيئية.
أمثلة من شركات خليجية صمدت أثناء جائحة كوفيد-19
كانت جائحة كوفيد-19 اختباراً حقيقية لمرونة واستدامة الفرق في العالم عامة والشركات الخليجية خاصة؛ إذ واجهتها قطاعات التجزئة والخدمات المصرفية بتعزيز خدماتها على الإنترنت وتطبيقات الهواتف الذكية.
كما وفّرت شركات النفط والغاز تقنيات العمل عن بُعد، أما بعض شركات الرعاية الصحية استغلت الفرصة لتوسيع خدمات التطبيب عن بُعد والاستشارات الافتراضية.
بينما تضاعفت أرباح بعض الشركات الخليجية أرباحها في ظل الحجر الصحي، مثل شركة "لانش كونسلتينغ" في الكويت المتخصصة بإطلاق المشاريع حيث عمدت الشركة لتغيير نموذج العمل ليصبح عن بعد وضاعفت ميزانيتها في التسويق عن طريق وسائل التواصل الاجتماعي فتضاعف عدد العملاء 3 مرات وكسبوا عملاء من دول أخرى كالسعودية وعمان ولندن.
تضمن استمرارية العمل في الأزمات أن تستمر بغض النظر عما يحدث فتقلل من الحاجة للاستجابة الفورية للأزمات وتجعل التعافي سريع وسلس والخسائر بسيطة.
التحديات الرئيسة التي تواجه الفرق أثناء الأزمات
تحتاج استمرارية العمل في الأزمات التغلب على التحديات التي تواجهها الفرق خلال الأزمات، لنتعرف عليها قبل التحدث عن خطط الطوارئ وإدارة الأزمات:
1. انقطاع التواصل الفعّال
يُعد أحد أخطر التحديات خلال الأزمات؛ لأنّه يؤدي إلى نقص المعلومات، وخاصةً بالنسبة للموظفين ممن لا يمتلكون صورة كاملة عن الوضع بالتالي لا يمكنهم اتخاذ قرارات صائبة، وكذلك يجعل التنسيق أصعب بين الأعضاء فيتسبب ذلك بإهمال مهمة معينة أو ازدواجية الجهود، فتتأثر الروح المعنوية سلباً بالبُعد عن الزملاء والإدارة، وبالتالي يضعف الانتماء.
2. الضغط النفسي وفقدان الحافز
تولّد الأزمات قلق وضغط نفسي نتيجة الخوف على الصحة أو الأمن الوظيفي أو بسبب تحديات العمل عن بعد، فينتج عن ذلك صعوبة في التركيز بسبب استنزاف الطاقة والحماس فتقل الرغبة مع الوقت ببذل الجهد والمبادرة، كما أن العلاقات بين الموظفين تتراجع ويرتفع التوتر بينهم، ومن الصعب استدامة الفرق مع هذا الضغط النفسي والجو المتوتر.
شاهد بالفيديو: أسرار بناء فرق عمل عالية الأداء
3. ضعف البنية التقنية أو اللوجستية
تحتاج استمرارية العمل في الأزمات بنية تحتية قوية فإن كانت الشركة تعاني من ضعف في بنيتها التقنية أو اللوجستية فمن الصعب التكيف مع متطلبات الأزمات؛ إذ يشمل الضعف نقص في الأدوات التقنية مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة وبرامج الاتصال عن بُعد، وبنية تحتية للشبكة غير كافية، فلا تدعم العمل عن بعد.
وغياب أنظمة النسخ الاحتياطي لاستعادة البيانات في حال حدوث عطل، ومشاكل لوجستية، مثل توفير المعدات الضرورية وإدارة المخزون في الشركة.
4. تضارب الأولويات في القيادة
يجب أن تكون القيادة في الأزمات موحدة وواضحة جداً لأن تضارب الأولويات يؤدي لإصدار توجيهات مختلفة تربك الموظفين وتوترهم، وعدم الإجماع على قرار؛ بالتالي، تأخير إصدار القرارات الحاسمة، والتركيز على الحلول قصيرة الأجل دون وجود خطة طويلة الأمد للتعافي والاستمرار بالعمل، مما يعني فقدان ثقة الموظفين بالقيادة والشركة أيضاً.
إذاً، تحديات استمرارية العمل خلال الأزمات هي:
- انقطاع التواصل الفعال.
- الضغط النفسي وفقدان الحافز.
- ضعف البنية التقنية أو اللوجستية.
- تضارب الأولويات في القيادة.
استراتيجيات فعالة لضمان استمرارية العمل في أوقات الأزمات
استمرارية العمل في الأزمات ليست مستحيلةً، بل يمكن تحقيقه بالاعتماد على الاستراتيجيات الفعالة التالية:
1. إعداد خطة استمرارية عمل مسبقة
تُعد خطة الاستمرارية العمود الفقري لأية استجابة فعالة للأزمات، ولكن يجب أن تشمل ما يلي:
- تحليل المخاطر المحتملة وتقييم التأثير لكل منها في العمليات الحيوية.
- تحديد المهام والوظائف الأكثر أهمية لاستمرارية العمل والتي لا يمكن الاستغناء عنها حتى لفترة صغيرة.
- تحديد خطوات وإجراءات التعافي بعد وقوع الحادثة المفاجئة، مع تحديد دور كل عضو ضمن الفريق والمسؤوليات الواقعة على كاهله.
- ضمان وجود حلول قوية لنسخ البيانات واستعادتها بسرعة لتقليل وقت التوقف عن العمل.
- وضع خطة للتواصل الداخلي والخارجي خلال الأزمات.
- إجراء تدريب للموظفين بحيث يتم محاكاة الأزمات لاختبار فعالية الخطة وتحديد الثغرات فيها.
2. تفعيل أنظمة العمل عن بعد والمرن
العمل عن بعد ليس خياراً بل ضرورة في وقتنا الحالي وفي مختلف الأوقات الصعبة لذلك يجب التركيز على ما يلي:
- توفير بنية تحتية تقنية: إذ يحصل الموظف على جهاز كمبيوتر محمول وهاتف ذكي واتصال إنترنت مستقر وبرامج تعاون وتواصل آمنة(مثل Zoom، وSlack، وMicrosoft Teams).
- ضمان الأمن السيبراني: فمع تزايد مخاطر الهجمات السيبرانية يجب تدريب الموظفين على أفضل ممارسات الأمن السيبراني.
- تطوير سياسات واضحة للعمل عن بُعد: مثل تحديد ساعات العمل وتوقعات الأداء خلال الأزمات.
- تعزيز مرونة الفريق: إذ يحدد الموظف جدول عمله المناسب لظروفه الشخصية خلال الأزمات.
3. الحفاظ على التواصل الداخلي والشفافية
التواصل شريان حياة الفريق وشرط استدامة الفرق في الأزمات لأنه يقلل الضغط النفسي ويعزز الروح المعنوية، لذلك يجب على القيادة ما يلي:
- توفير تحديثات منتظمة وصادقة حول وضع الشركة خلال الأزمات لمواجهة الشائعات وتعزيز الثقة.
- استخدام قنوات اتصال متعددة كمكالمات الفيديو والبريد الإلكتروني والاجتماعات الافتراضية لضمان وصول المعلومات.
- توفير قنوات للموظفين للتحدث عن مخاوفهم وتوقعاتهم وطرح الأسئلة ومناقشة بعضهم البعض، وعلى القادة الاستماع لهم.
- تحديد شخص أو فريق لإدارة الاتصالات الداخلية والخارجية خلال الأزمات لضمان اتساق الرسائل.
4. دعم الصحة النفسية للموظفين
من أهم خطط الطوارئ فالدعم ليس لفتة إنسانية فحسب بل ضرورة للحفاظ على التركيز والإنتاجية العالية، وذلك من خلال:
- توفير برامج دعم نفسي تشمل برامج مساعدة الموظفين (EPA).
- التعاطف مع الموظفين وتشجيعهم على الراحة عند التعب، وتقديم الدعم العملي عند الإرهاق.
- التشجيع على التوازن بين الحياة والعمل عند العمل عن بعد.
- تنظيم فعاليات افتراضية لتعزيز الروابط بين الموظفين مثل اجتماعات وورش عمل ترفيهية.
- تدريب الموظفين على إدارة الإجهاد لتطوير قدرة الموظفين على التعامل مع الضغط النفسي والتوتر.
5. الابتكار السريع والتكيّف مع الواقع الجديد
القيادة في الأزمات ليست مختصة بمواجهة التحديات فحسب بل يجب أن تتبنى عقلية الابتكار السريع والتكيف مع الواقع المفروض عليها، وذلك من خلال:
- المرونة في نماذج الأعمال بالاستعداد للتعديل والتغيير إذا تطلبت الظروف كاستهداف أسواق جديدة مثلاً.
- الاستثمار في التكنولوجيا الجديدة كأن تتبنى التقنيات التي تحسن الكفاءة والمرونة مثل الأتمتة والذكاء الاصطناعي.
- السماح للفرق بتجريب حلول جديدة وتقييمها بسرعة دون خوف من الفشل.
- التعاون والشراكات مع شركات أخرى للتغلب على التحديات معاً والاستفادة من الفرص الجديدة.
إذاً، استمرارية العمل في الأزمات تعتمد على:
- إعداد خطة عمل مسبقة.
- تفعيل أنظمة العمل عن بعد.
- الحفاظ على التواصل الداخلي والشفافية.
- دعم الصحة النفسية للموظفين.
- الابتكار السريع والتكيف مع الواقع الجديد.
في الختام
الأزمات جزء لا يتجزأ من مسيرة أي شركة أو عمل، لكن الفرق يتعلق باستمرارية العمل في الأزمات، فالفرق المرنة تواجه وتنمو وتزدهر في أصعب الظروف، لذلك قدمنا استراتيجيات وخطط الطوارئ التي يضمن تطبيقها إدارة الأزمات واستدامة الفرق، فلا تتردد في تطبيقها في شركتك، ومشاركتنا تجربتك الثرية في التعليقات لتعم الفائدة ويتعلم الجميع منها
أضف تعليقاً