كيف تتغلب على الشعور بالإرهاق في العمل؟
إذا كنتَ تشعر أنَّ المهام التي يجب عليك أن تؤديها كثيرة، وأنَّك غارقٌ في العمل، فقد خُضنا جميعاً هذه التجربة الكئيبة من قبل، سوف نُناقِش في هذا المقال ما يجب القيام به عندما تشعر بالإرهاق في العمل، أنت تخشى بداية الأسبوع؛ لذلك تضبط المنبه باكراً؛ حتى تتمكن من الضغط على زر الغفوة مرات عدَّة، وعندما تنهض أخيراً من السرير، لا تملك أي طاقة ولا تريد التحدُّث إلى أي شخص.
أنت تقضي الأسبوع كله في انتظار عطلة نهاية الأسبوع، وحينما تأتي العطلة، فأنت - مع الأسف - تحتاج يومها الأول كله للتعافي من آثار أسبوع العمل، بينما يكون يومها الثاني كئيباً؛ وذلك لأنَّه اليوم الذي يسبق بداية أسبوع العمل، فلماذا العمل شاق لهذا الحد؟ ولماذا تشعر أنَّك لست قادراً على الصمود؟
لا يؤثر الشعور بالإرهاق في العمل في أسبوع عملك فقط؛ بل يمكن أن يؤثر في جوانب حياتك جميعها، ولحسن الحظ، هناك طريقة لوضع حد لهذا الإرهاق، ومنعه من الحصول مرة أخرى في المستقبل، وفيما يلي 15 خطوة لترتيب مهامك حسب الأولوية وزيادة الإنتاجية وحماية وقتك والتوقُّف عن الشعور بالإرهاق في العمل:
1. تخصيص وقت لمراجعة المهام والالتزامات:
نظِّم مساحة عملك، قبل بدء العمل، خصِّص بعض الوقت لترتيب مساحة عملك وتنظيمها؛ إذ يُسهم تنظيم الطاولة والمكتب إسهاماً كبيراً في تنظيم الأفكار وزيادة الإنتاجية، والآن بعد أن رتَّبتَ أجواء العمل حولك، الخطوة التالية للتوقف عن الشعور بالإرهاق في العمل هي أخذ قسط من الراحة ومراجعة المهام الموجودة لديك.
وبمجرد أن يبدأ الشعور بالإرهاق، من الصعب استمرار النظر إلى الأمور بموضوعية، وقد تشعر أنَّ المهام المثيرة للقلق أكثر من التي هي فعلاً كذلك، فامنح نفسك ساعة واحدة على الأقل من الراحة، ولكن قد تحتاج إلى المزيد اعتماداً على كمية العمل والمسؤوليات التي تحتاج إلى القيام بها.
2. وضع قائمة مهام:
بمجرد تخصيص وقت للجلوس بعيداً عن مصادر تشتيت الانتباه، ابْدأ تدوين جميع المهام والمشاريع التي تحتاج إلى العمل عليها، دون أن تشغل تفكيرك في ترتيبها ترتيباً معيناً، الهدف هنا هو تدوين كل شيء تحاول أن تتعامل معه وتتبعه.
3. تصنيف المهام أبجدياً بناءً على أهميتها:
بعد أن تُدوِّن المهام التي تُشعرك بالإرهاق في العمل جميعها، ابدأ تحديد مستوى أهمية كل منها، فالمهامُ التي تندرج تحت التصنيف "أ" (A) هي الأهم؛ وهي المهام والمشاريع التي ستكلِّفك أنت أو فريقك أو الشركة الوقت والمال إذا لم تكتمل؛ حيث إنَّها تتطلَّب اهتماماً فورياً وتحتاج إلى مشاركتك في كل منها وتخصيص الوقت لإكمالها.
المهام "ب" "B" تُعَدُّ هامة ولكن يمكن إكمالها بعد المهام "أ" "A"، هناك عواقب لعدم إكمال هذه المهام، ويجب أن تشارك في إكمالها، ولكنَّ تأثيرها يكون أقل؛ وذلك إذا لم تُكمَل على الفور، أمَّا المهام "ت" "C" فيجب إكمالها، ولكن يمكن تأخيرها ولا تحمل العواقب نفسها مثل المهام "أ" "A" و"ب" "B" إذا لم تكتمل.
ويمكن تفويض المهام "ث" "D" إلى شخص آخر، إذا لم يكن لديك الوقت، يمكنك العثور على شخص آخر يمكنه إكمال هذه المهام بدلاً عنك، أمَّا المهام "ج" E ليست هامَّة، ويمكن بالفعل التخلُّص منها تماماً، ولن يؤدي القيام بذلك إلى أي عواقب سلبية، وسيوفر وقتك للعمل في المهام ذات الأولوية الأعلى.
- ماذا لو كنتَ مُرتبكاً لدرجةٍ تشعر معها بأنَّ مهمَّة كهذه تحتاج إلى الكثير من العمل؟
إذا كان يبدو أنَّ هذ المهمة تتطلَّبُ وقتاً كثيراً، فما عليك سوى وضع علامة على كل عنصر بما إذا كان يُمثِّل أولوية عالية أو أولوية متوسطة المستوى أو أولوية منخفضة، من الأسهل استخدام ثلاثة ألوان مختلفة لتمييز كل مستوى من مستويات الأهمية، ومن ثم يمكنك بسهولة فرز المهام الخاصة بك للخطوة التالية.
- ماذا لو شعرت بأنَّ كل شيء له أولوية قصوى؟
فابدأ بسؤال نفسك ما إذا كانت المهمة عاجلة أم هامَّة؟ فالمهام العاجلة هي تلك التي تُكلِّف الشركة أو أعضاء الفريق الآخرين الوقت والمال إذا لم تُنجَز أولاً، ومع ذلك، يمكن ترتيب المهام التي يقترب موعدها النهائي، ولكنَّها لا تُكلِّف العميل أو الشركة أو أعضاء الفريق الوقت والمال حسب السرعة المطلوب إكمال هذه المهام بها.
شاهد بالفديو: كيف توفر وقتك وتزيد إنجازاتك؟
4. ترتيب المهام التي تندرج تحت الصنفين "أ" و"ب" حسب الأولوية:
الآن بعد أن حدَّدتَ مهامك وعيَّنت مستوى الأهمية لكل مَهَمَّة، لم يحِن الوقت المناسب للانطلاق والبدء بالتعامل مع أول شيء ترغب في العمل عليه، وبدلاً من ذلك، استمر في ترتيب قائمة المهام بالكامل وتحديد ترتيب واضح للأولويات، وراجِع مهام "أ" الخاصة بك أولاً، ورتبها حسب الأهمية والموعد النهائي، وبعد ذلك، كرِّر هذه العملية مع مهام "ب" الخاصة بك.
5. ترتيب المهام "ت" حسب الأولوية:
الآن بعد أن صُنِّفَت مهامك كمهام عالية المستوى، انتقل لمراجعة مهام المستوى "ت"، وقرِّر ما إذا كانت أي منها يمكن أن تصبح مهاماً من المستوى "ج"، إذا لم يكونوا كذلك، وما زلت ترغب في تخصيص الوقت لهم، فامنحهم الأولوية حسب الوقت المطلوب لإكمالهم، ثم حدِّد موعداً نهائياً لإكمالهم.
6. تفويض مهام مستوى "ث":
حان الوقت الآن للجزء الممتع؛ التفويض، خُذ بعض الوقت لتحديد كيفية إسناد مهام "ث" إلى أفراد أو فِرق أكثر ملاءمة، وبعد ذلك، ضع برنامجاً لتنفيذها تنفيذاً فعالاً ومناسباً، بما في ذلك تحديد موعد اجتماع إذا لزم الأمر، أو إنشاء رسالة بريد إلكتروني أو تقديم تعليمات خاصة تحتاج إلى توضيح، ومن ثم اشطب هذه المهمة من قائمتك، وبعد أن تُنجِز المهام المدوَّنة في القائمة وتشعر بالسعادة، راجِع مهام المستوى "ج" واستمتِع بمشاعر الرضا التي يمنحك إيَّاها إنجازها.
7. البدء بالمهمة ذات الأولوية القصوى وتقسيمها إلى خطوات قابلة للتنفيذ:
في هذه المرحلة، لديك أخيراً قائمة تتضمَّن كامل المهمة مرتبة حسب الأولوية، والتي تحتاج إلى تخصيص وقت لإكمالها، وحان الوقت الآن لتحديد كيف ستتعامل مع كل مهمَّة بالضبط، فابدأ بأهم مهمة لك وقسِّمها إلى خطوات العمل الدقيقة اللازمة لإكمالها، وكرِّر هذه العملية لكل مهمة، فهذا مهم؛ وذلك لأنَّه يمكنك الآن تعديل جدولك وتحديد مقدار الوقت المناسب لكل مهمة.
8. تحديد وقت في يومك لإكمال كل خطوة قابلة للتنفيذ:
خصِّص كل يوم ساعةً خاليةً من مصادر تشتيت الانتباه لتنفيذ خطوات العمل، في كل ساعة من هذه الساعات، ركِّز على خطوة واحدة، وتجاهَل عوامل التشتيت الأخرى جميعها، مثل البريد الإلكتروني والهاتف وزملاء العمل، وركِّز على خطوة واحدة قابلة للتنفيذ في كل مرة، وضع في حسبانك أنَّ تعدُّد المهام ليس نافعاً، فإنَّ العمل بجهد هو ما سيساعدك على اجتياز خطواتك خلال جزء من الوقت الذي كنت تحتاج إليه لإكمالها.
وقد تجد أنَّ بعض الخطوات لا تتطلَّب الوقت المخصص لها كله، وربَّما يمكن إكمال المهام بأكملها خلال هذا الوقت، لا تدع هذا يدفعك إلى زيارة غرفة الاستراحة لمتابعة آخر المسلسلات، وبدلاً من ذلك، استمر في استخدام هذا الوقت للتقدُّم بشكل منهجي خلال العمل الضروري للمهام جميعها "أ" و"ب".
9. تكرار العملية مع المهمَّة التالية بمجرد إكمال المهمَّة ذات الأولوية القصوى:
عندما تنهي المهام "أ" ومهام المستوى "ب"، خذ استراحة قصيرة واستمتع باللحظة، بعد ذلك اسأل نفسك: "كم من الوقت استغرقتُ بالفعل لإنجاز العمل بمجرد تقسيم كل مهمة إلى خطوات فردية قابلة للتنفيذ؟" ربما لم تستغرق الوقت الذي توقعته، وبمجرَّد قضاء بعض الوقت في التفكير في تقدمك، انتقِل إلى مهام المستوى التالي، فإذا وجدتَ أنَّ المزيد من المهام التي تُضاف إلى المستوى "ت" أكثر مما تستطيع إكماله، حدد وقتاً لمراجعة قائمة المهام بالكامل مرة أخرى وإعادة ترتيب أولوياتك لكل شيء.
ملحوظة: راجِع الأوقات المُعلَّمة بالألوان في جدول العمل، فمن الهام وضع هذا الوقت في الخطة بدلاً من السماح له بمقاطعة سير عملك.
هل تذكر الخطوة 8 وأهمية قضاء الوقت بعيداً عن مصادر تشتيت الانتباه للتركيز على كل خطوة قابلة للتنفيذ في مهمتك؟
10. البدء كل صباح بمراجعة أهم مهامك في اليوم:
لقد خصَّصتَ بالفعل وقتاً لإنشاء قائمة مهام مُرتَّبة حسب الأولوية، ومن ثم قسَّمت هذه المهام إلى خطوات ضرورية قابلة للتنفيذ لإكمال كل مهمة، وعلى الأرجح، ستتغيَّر أولوياتك وتتطوَّر مع اكتمال بعض المهام وإضافة مهام جديدة.
ولمنع الإرهاق من الاستحواذ عليك في المقام الأول، ابدأ كل يوم عمل بمراجعة مهامك ذات الأولوية حاليَّاً، وقسِّم كل مهمة إلى خطوات قابلة للتنفيذ، ثم حدِّد وقتاً لإكمال تلك الخطوات، فهذه خطوة حاسمة لإيقاف مشاعر الإرهاق ومنعها من التراكُم مرة أخرى، ضع تصوراً واضحاً لما تحتاج إلى التركيز عليه خلال يوم العمل، وافهَم كيف أنَّ هذا العمل المُركَّز سيدفعك إلى الأمام لتحقيق أهدافك.
11. تعلُّم أن تقول لا:
"الوقت هام"، كررِّ هذه العبارة مرات عدَّة حتى تبدأ بتصديقها، فمن الضروري استثمار وقتك، حتى تتمكن من التركيز على إكمال خطوات العمل التي تحدِّدها في يومك دون الانشغال بمشاريع لا تحتاج إلى اهتمامٍ عاجل، فلا تحضُر سوى الاجتماعات الضرورية للغاية، وتأكَّد من أنَّها منظمة ولا تتعدى الوقت المحدد، فإذا لم يكن حضورك ضرورياً، اطلب ملخصاً بعد الاجتماع أو اطلب من شخص آخر الحضور بدلاً عنك، وتجنَّب أي مهام أو مشاريع جديدة لا تتطلَّب مطلقاً مشاركتك الفورية.
شاهد بالفديو: 7 نصائح فعالة تعلّمنا كيف نقول لا
12. جدولة اجتماعات قريبة من بعضها بعضاً:
غالباً ما تكون الاجتماعات متفرِّقة على مدار اليوم؛ وهذا يعني أنَّه لا يمكنك استثمار الوقت الذي يلي الاجتماع استثماراً فعالاً؛ وذلك لأنَّ تركيزك سينصبُّ على التحضير للاجتماع قبل الاجتماع مباشرة، واختتام المهام بعد الاجتماع، فلا تُعَدُّ الاستراحة لمدة 30 دقيقة بين الاجتماعات وقتاً كافياً للتركيز بشكل كامل على مهمة منفصلة وإنجاز المهام الهامة.
ومن خلال جدولة اجتماعات متقاربة، يمكنك توفير المزيد من وقتك للعمل المُركَّز بعيداً عن مصادر تشتيت الانتباه، وبالإضافة إلى ذلك، جَدوِل الاجتماعات خلال النصف الثاني من اليوم؛ وذلك للاستفادة من ساعاتك الأكثر إنتاجية.
13. حماية الوقت:
من الأفضل جدولة المهام ذات المستوى الأعلى، والتي تتطلَّب المزيد من التركيز، في بداية اليوم؛ ولذلك، خصِّص وقتاً لمهام المستوى "أ" في بداية يوم العمل واحمِ هذا الوقت، وقسِّم وقتك إلى فتراتٍ زمنية مدة كلٍّ منها ساعتان، أو حتى خصِّص لذلك النصف الأول من يومك بالكامل؛ حيث لا يمكن لأحد التلاعُب بذلك الوقت.
إذا كان هذا صعباً أو تلقَّيتَ معارضة من رب العمل أو الزملاء، فحاول إخبار الجميع مُقدَّماً، ففي الكثير من الأحيان، يحتاج زملاء العمل والعملاء ببساطة إلى فهم الوقت الذي تكون فيه متاحاً، وحدد بوضوح متى لا تكون متاحاً، إضافةً إلى الأوقات التي يمكنهم فيها زيارتك أو الاتصال أو البريد الإلكتروني، وستجد على الأرجح أنَّ الجميع يمكنهم التكيُّف مع قيودك واحترامها.
وفي أثناء فتراتك الزمنية المقسَّمة، أغلِق باب مكتبك أو علِّق عليه لافتة عدم الإزعاج، وأَوقِف أجهزة التشغيل جميعها، وإذا وجدتَ نفسك تتحقَّق من البريد الإلكتروني أو الوسائط الاجتماعية كثيراً، فاستخدِم تطبيقاً يحظر متصفحات الويب، مثل مُلحق "ستاي فوكوسيد كروم" (StayFocused Chrome) أو تطبيق "فريدوم (Freedom) لنظام التشغيل "ماك"(Mac) أو "ويندوز"(Windows).
14. ترك فواصل زمنية بين الأوقات المجدولة:
الاستراحة ضرورية، فإنَّها تسمح لك بإعادة التركيز والحفاظ على إنتاجيتك طوال اليوم، ومن فوائد الاستراحة:
- ضرورية لصحتنا الجسدية والعاطفية.
- السماح لنا بتجنُّب "الضعف في اتخاذ القرار".
- استعادة الدافع لإكمال الأهداف.
- زيادة الإنتاجية والإبداع.
- تساعد فترات الراحة في أثناء النهار على تقوية الذاكرة وتحسين التعلُّم.
15. مَدُّ الجسم بالطاقة:
تجنَّب الركود في فترة ما بعد الظهيرة؛ وذلك عن طريق تزويد جسمك بالطاقة التي يحتاج إليها لقضاء يومٍ مثمر، فالأطعمة الخاضعة لعمليات تصنيع كثيرة والسكرية - المعروفة أيضاً بالأشياء اللذيذة التي تجعلك تشتهي المزيد - تسبِّب ارتفاعاً مفاجئاً في مستويات الجلوكوز في الدم، مما يوفر هذا الاندفاع المفاجِئ للطاقة الذي تتوق إليه.
والمشكلة هي أنَّ هذا الارتفاع سوف ينخفض بسرعة، مما يجعلك تشعر بالإرهاق والركود، كما أنَّ الرغبة في المزيد من الأطعمة المُصنَّعة والسُّكرية، والشغف الشديد لتناول الطعام، تعني أنَّك تركز على الوجبة التالية، بدلاً من قائمة المهام.
لذا أوقِف هذه الدوامة من خلال شرب السوائل وتناول وجبات صحية ووجبات خفيفة طوال اليوم، وستوفِّر الأطعمة التي تحتوي على البروتين والدهون الصحية والحبوب الكاملة مستويات جلوكوز أكثر استقراراً؛ حيث يمكنك التركيز على ما هو أكثر أهمية، كقائمة للمهام للمستويات "أ" و "ب".
الخلاصة:
ستشعر بالإرهاق في العمل من وقت إلى آخر، ولكن يمكن السيطرة عليه وهناك خطوات يمكنك اتخاذها للعودة إلى المسار الصحيح ومنع تراكُم هذا الإرهاق مرة أخرى في المستقبل، ومن خلال تحديد أولوياتك في العمل، وتقسيمها إلى خطوات أصغر قابلة للتنفيذ، ثم تخصيص وقت للتركيز والإنتاجية، يمكنك إحراز تقدم استراتيجي ومنهجي، سيقودك هذا التقدُّم نحو تحقيق أهدافك، ويوفِّر لك الرضا ومكافأة الذات التي تحتاج إليها حتى تتمكن من الاستمتاع بعملك مرة أخرى.