شرح برنامج مراقبة الموظفين عند بعد هاب ستاف (HubStaff)

يتمّ استخدام "برنامج مراقبة الموظفين" (Employee Monitoring Software) بشكلٍ أساسيٍّ لضمان بقاء الموظفين في المَهَمَّة التي يعملون عليها، وعدم انخراطهم في سلوكيات أو أعمال أخرى تهدد الإنتاجية في العمل. لكن هذه الأدوات تساعد أيضاً في تحسين الإنتاجية وإدارة المشاريع، وتستطيع هذه البرامج التكامل بشكلٍ طبيعيٍّ مع مهام البرامج الأخرى مثل تتبع جداول الموظفين.

تقدّم شركة "هاب ستاف" (HubStaff) عبر برامجها سلسلةً من أدوات مراقبة الموظفين المفيدة بالإضافة إلى مجموعةٍ من البرامج الأخرى التي يمكن أن تعزّز تنظيم الشركة وإنتاجيتها. سيتمكّن المشرفون والمديرون باستخدام برنامج مراقبة الموظفين "هاب ستاف" (HubStaff) من الوصول إلى أدوات قياس الوقت ووظائف إدارة المشروع جنباً إلى جنب مع لمحة عن نشاط الموظفين. إنّ "هاب ستاف" (HubStaff) سهل الاستخدام وفعّالٌ لمراقبة الموظّفين وهو جزءٌ من مجموعةٍ أكبر من البرامج المفيدة، بما في ذلك مراقبة الوقت والحضور وكشوف المرتبات (الرواتب) وبرامج الميزانية.

1. ما هو موقع "هاب ستاف" (HubStaff)؟

إنّ "هاب ستاف" (Hubstaff) هي شركةٌ توفر خدمات وتطبيقات مراقبة الموظفين العاملين عن بعد من خلال برنامج تتبع الوقت. أسس كلاً من "ديف نيفوجت" (Dave Nevogt) و"جاريد براون" (Jared Brown) شركة "هاب ستاف" (HubStaff) في عام 2012، وذلك بعد أن بدأوا في توظيف واستخدام موظفين مستقلين، وأرادوا طريقةً أفضل لإدارتهم. كان "نيفوجت" سابقاً مؤسساً لشركة (Innovative Solutions Inc)، ومقرها "مك كوردسفيل" في ولاية إنديانا الأمريكية، بينما كان لدى "براون" خلفية جيّدة كمطوّر ومبرمج.

تَعْتَبِر شركة "هاب ستاف" (HubStaff) أنّ استخدام نظام مراقبة الموظفين يسمح لروّاد الأعمال والشركات الناشئة بالتركيز على الجانب الاستراتيجي من العمل، بدلاً من تركيزهم على المهام التشغيلية.

تقدّم شركة "هاب ستاف" (HubStaff) عدة أنواع من الخدمات لأصحاب الأعمال:

• خدمة "هاب ستاف" (HubStaff): والتي هي عبارة عن برنامج تَتَبُّعٍ شاملٍ للوقت مع الفواتير والتقارير والمدفوعات والمزيد من الميزات الأخرى كلقطات الشاشة، وتسجيل الوقت التلقائي للعاملين عن بعد والعاملين المتنقلين.
• خدمة "هاب ستاف" لإدارة المشاريع (HubStaff Tasks): والتي هي عبارة عن منصّة لإدارة المشاريع بشكلٍ مرئي، مع لوحات المهام التفصيلية، وسير العمل الآلي.
• خدمة "هاب ستاف" الموهوبين (HubStaff Talent): والتي تعتبر مورداً مجانياً 100٪ للشركات التي تتطلع إلى العثور على المواهب البعيدة عنها في جميع أنحاء العالم. تعمل الخدمة بدون رسوم، ولا هوامش ربح، ولا وسطاء.

2. ميزات برنامج "هاب ستاف" (HubStaff):

تقدم "هاب ستاف" (HubStaff) خدمات مراقبة الموظفين الأساسية المعروفة بالإضافة إلى بعض الأدوات الإضافية التي تراقب إنتاجية الموظفين وتساعد أصحاب الأعمال والمديرين في الإشراف على المشاريع بكفاءةٍ أكبر. في حين أنّها تفتقر إلى بعض أدوات مراقبة نشاط الموظفين المتقدمة التي توفرها برامج مراقبة الموظفين الأخرى، إلا أنّ مجموعة ميزات الإنتاجية الخاصة التي يقدّمها برنامج "هاب ستاف" (HubStaff) هي واحدةٌ من أفضل الميزات التي من الممكن أن تجدها في تطبيقات مراقبة الموظفين الأخرى.

يقدم "هاب ستاف" (Hubstaff) ميزات تتبع الوقت من خلال لقطات الشاشة ومستويات النشاط ومراقبة التطبيقات وعناوين URL وكشوف المرتبات التلقائية وجدولة الحضور والفواتير. باختصار، يبقيك "هاب ستاف" (HubStaff) دائماً باطلاعٍ على ما يعمل عليه أعضاء فريقك. كما يتكامل "هاب ستاف" (HubStaff) مع أكثر من 30 خدمة وبرنامج لإدارة المشاريع، بحيث يمكن لفريقك أيضاً تتبع الوقت للمهام الفردية من تطبيقاتهم الخارجيّة.

2. 1. تتبع الوقت (Time Tracking):

إنّ تركيز برنامج "هاب ستاف" (HubStaff) على الإنتاجية يعتبر أهم دليل على ميزات تَعَقُّب الوقت المضمّنة في هذا البرنامج، والتي تسمح للمديرين بعرض مقدار الوقت الذي عمل فيه الموظف، بالإضافة إلى مقدار الوقت الذي تمّ تخصيصه للمهمة أو المشروع. يعمل "هاب ستاف" (HubStaff) كأداةٍ لمراقبة الموظفين وأداةٍ مساعدة لإدارة المشروع في نفس الوقت، وذلك من خلال تعيين مهام للموظفين وجعلهم يتتبعون وقتهم لكلّ مهمةٍ على حدة.

2. 2. مراقبة الموظفين (Employee Monitoring):

يمكن لبرنامج "هاب ستاف" (HubStaff) مراقبة الموظفين وتسجيل أعمالهم وأوقات أعطالهم بغية الوصول لفكرة عن أداء الموظف خلال يوم العمل، وذلك من شأنه العمل على إصلاح الخلل لزيادة إنتاجيتهم، وتتضمن هذه الميزات ما يلي:

• التحقق من حالة الموظفين من أي مكان: يمكنك العرّف على ما يعمل عليه الفريق أينما كنت باستخدام تطبيق "هاب ستاف" (Hubstaff) للجوال. كما يمكنك عرض الأشخاص الذين تودّ تتبعهم بسهولة، وما الذي عملوا عليه، وأكثر من ذلك بكثير مع التقارير التفصيلية من الهاتف مباشرةً.
• مراقبة سطح المكتب للفرق: باستخدام تطبيقات مراقبة سطح المكتب سهلة الاستخدام، يمكن للموظفين اختيار المَهَمَّة وبدء المؤقت لبدء العمل. وفي حال نسيَ الموظّف إيقاف المؤقت، فلا مشكلة في ذلك إذ مع إعدادات "مهلة الخمول" (Idle Timeout)، يتوقف "هاب ستاف" (Hubstaff) عن التتبع وتسجيل الوقت لصالح الموظف عندما يتوقف الموظف عن العمل لفترةٍ معيّنة يتمّ تحديدها.
• تتبّع الوقت النشط / غير النشط (Active/Inactive time): يراقب "هاب ستاف" (HubStaff) الوقت النشط وغير النشط الذي يقضيه الموظفون خلال ساعات العمل، ويراقب من يبقى مشغولاً بعمله ومن يشتت انتباهه أو ببساطةٍ مَنْ لا يعمل. يتمّ تحديد مستويات نشاط الموظّف بشكلٍ أساسيٍّ من خلال استخدامه للوحة المفاتيح والماوس، ويمكن دمج هذه المستويات مع بيانات أخرى لتحديد ما إذا كان الموظف يعمل ضمن المهام المحدّدة له أم لا.
• لقطات الشاشة (Screenshots): يلتقط برنامج "هاب ستاف" (HubStaff) لقطات شاشة عشوائية للأجهزة التي يستخدمها الموظفين في العمل، وذلك بهدف إظهار ما يفعله الموظفون أثناء العمل. يمكن جدولة لقطات الشاشة، ويتمّ تسجيلها لمراجعتها لاحقاً من قبل المسؤولين. يمكنك باستخدام لقطات الشاشة مشاهدة العمل قيد التقدم عند حدوثه. حيث يمكن تخصيص التقاط الشاشة العشوائي لكلِّ شخص، وضبطه مرة واحدة، أو مرتين، أو ثلاث مرات لكلّ عشر دقائق حتى لا تضطر إلى مقاطعة فريقك لطلب حالة المشروع. كما يمكنك إيقاف تشغيل هذه الميزة تماماً.
• نشاط الويب (Web activity): يُعَدُّ مراقبة نشاط الويب واحداً من أهمّ وظائف برنامج مراقبة الموظفين. يتتبع برنامج "هاب ستاف" (HubStaff) مواقع الإنترنت التي يزورها الموظفون، والمدّة التي يقضونها على صفحات الويب هذه، ومدى نشاطهم عند زيارة تلك الصفحات وأي استعلامات بحث يقومون بإدخالها. كما تعمل ميزة مراقبة نشاط الويب عبر مُتصفّحات متعددة. ولا تقوم هذه الميزة بتسجيل كلمات المرور المستخدمة.
• جداول زمنية سهلة لتوفير الوقت: يمكنك توفير الوقت عن طريق عرض جداول زمنية يومية أو أسبوعية أو شهرية لأيّ شخصٍ في فريقك. كما يمكنك بسهولةٍ إضافة الوقت أو تعديله أو حذفه يدوياً ومنح موظفيك القدرة على فعل الشيء نفسه مع إضافة ملاحظات مفصّلة لمزيدٍ من الوضوح.
• معرفة متى يصل الفريق: باستخدام تطبيق "ساعة الوقت" (Time Clock App) في "هاب ستاف" (HubStaff) مع تقنية "السياج الجغرافي" (Geofencing)، يمكنك الحصول على مستوىً أعمق من مراقبة الموظفين من خلال رؤية وقت وصول الفرق إلى مواقع العمل أو مغادرة مواقع العمل. كما ستتمكن من التخلص من مشكلة تسجيل حضور موظف خلسةً عن طريق أصدقائه بدون حضوره، وذلك للحصول على جداول زمنية أكثر دقّةً وتتبع موقع فريقك بسهولة خلال يوم العمل، كل ذلك باستخدام تقنية تحديد المواقع الجغرافية GPS.

2. 3. قياس مستويات الإنتاجية (Productivity measurement):

يشمل برنامج "هاب ستاف" (HubStaff) مجموعة ميزات لمراقبة الإنتاجية تسمح لك بمراجعة أداء الموظفين الأكثر إنتاجية. يمكن للمديرين إعطاء الأولوية لمهام محددة ثم تتبع تقدّم الموظفين من خلال لقطات الشاشة وتقديرات الإنتاجية. كما أنه يقوم بتحديد أكبر المهام المُهْدِرَة للوقت، مما يسهّل تبسيط نشاط الموظف أو تصحيح السلوكيات غير المنتجة.

2. 4. المهلة التلقائية (Automatic timeout) لإيقاف تتبع الوقت:

يتوقف "هاب ستاف" (HubStaff) تلقائياً عن تتبع الوقت إذا توقف الموظف عن العمل، وبذلك يتجنّب مشكلات عرض الوقت عندما لا يكون هناك نشاطٌ من قبل المستخدم. يمكن للمشرفين ضبط مقدار الوقت الذي تعمل عنده ميزة المهلة التلقائية.

2. 5. السياج الجغرافي (Geofencing):

تجعل هذه الميزة من إدارة الفرق المتنقلة أمراً سهلاً، باستخدام ميزة تعقب الوقت مع الموقع الجغرافي (GPS) يمكن لفريقك تتبع الوقت من أجهزتهم المحمولة الخاصة بهم، مما يسمح لهم بتسجيل الدخول والخروج أينما كانوا بغض النظر عن موقعهم الجغرافي. تأخذ ساعة "هاب ستاف" (Hubstaff) الزمنية ذات السياقات الجغرافية هذه الميزة خطوةً أخرى إلى الأمام، حيث تبدأ وتتوقف تلقائياً عن تتبع الوقت عندما يصل أعضاء فريقك إلى موقع العمل أو يغادرون منه. كما يمكنك الحصول على تنبيهات تلقائية عن طريق برنامج الحضور الجغرافي الموجود في "هاب ستاف" (HubStaff) والذي يقوم بتنبيهك عند البدء المتأخر لنوبة العمل المجدولة، أو عند عدم بدئها. كما يمكنك تتبّع الفرق الجوالة لديك، والطُّرُق التي تسلكها، وأماكن التوقف، والفترة التي يقضونها في أماكن التوقف، كلّ ذلك متاحٌ بتقرير مفصّل. كما يمكنك إنشاء وتحرير مواقع العمل بسهولة، ما عليك سوى إنشاء موقع عمل وتعديل النطاق المحيط به وتخصيص الإعدادات وإضافة أعضاء فريق معين وتكون جاهزاً للتتبع. كما يمكنك وضع حدٍّ لتسجيل الحضور الوهمي لموظّفٍ من قِبَل زملاء العمل، وذلك عن طريق مراقبة الموقع الجغرافي لكلّ موظف وساعات دخوله وخروجه وماذا كان يعمل.

2. 6. تتبّع الموقع الجغرافي (GPS Tracking):

يمكن للفرق استخدام تطبيق "ساعة الوقت GPS" أثناء التنقل من جهاز "أندرويد" (Android) أو "أي أو إي" (iOS) المحمول الخاص بهم، مما يسمح لهم بتسجيل الدخول والخروج أينما كانوا. كما يمكن أن يبدأ تطبيق "ساعة الوقت" مع ميزة "السياج الجغرافي" (Geofences) ويتوقف تلقائياً عند وصول أعضاء فريقك ومغادرتهم موقع العمل. قم بإعداد الأسوار الجغرافية بسهولة حتى تعرف مكان قضاء الوقت من قبل أعضاء فريقك. كما يمكنك تتبع الوقت للأجهزة المحمولة مع لقطة شاشة. يُوَلِّدُ "هاب ستاف" (HubStaff) جداول زمنية مفصلة يتمّ إرسالها بالبريد الإلكتروني يومياً. وفي نهاية كلّ فترة دفع (نهاية الشهر على سبيل المثال)، يمكنك مراجعة الساعات والموافقة عليها قبل إرسال الدفعات الماليّة تلقائياً. تُسَهّل تطبيقات ساعة سطح المكتب وتطبيقات الهاتف المحمول من "هاب ستاف" (HubStaff) تتبُّع وقت الموظف سواءً كان على الطريق أو في موقع العمل في الوقت الفعلي. توفر المراقبة المتطوّرة للموقع والإبلاغ المتعمق الوضوحَ وراحة البال بأنّ فريقك سيكون دائماً على المسار الصحيح.

2. 7. ميزانية المشاريع (Project budgeting):

باستخدام برنامج إدارة تكلفة الميزانية الخاص بـ "هاب ستاف" (HubStaff) يمكنك بناء ميزانيات المشروع على أساس ساعات العمل، ومعدل الفاتورة، أو معدلات الأجور، كما يمكنك وضع حدودٍ معيّنة واستلام الإشعارات عند الاقتراب منها، يمكنك أيضاً البحث في التقارير مع رؤى رئيسية للتخطيط المستقبلي، كل شيء موجود في هذا التطبيق مع العشرات من عمليات التكامل مع التطبيقات الأخرى. يمكنك إنشاء المهام وتعيين أعضاء الفريق وإنشاء ميزانيات مشروعك كلها باستخدام "هاب ستاف" (HubStaff). كما يمكنك تتبُّع حالة المشروع ومراقبة التكاليف والتحكّم فيها خلال دورة حياة المشروع بأكملها. بعد ذلك، يمكنك الدفع للموظفين بسهولةٍ وتحسين العملية من خلال التقارير القابلة للتخصيص والغنية بالبيانات في متناول يدك.

تبدأ الإدارة الفعالة للتكلفة بإعداد ميزانيات ذكية، حيث تسمح لك ميزانيات المشروع في "هاب ستاف" (HubStaff) بوضع حدودٍ استناداً إلى الوقت أو التكلفة، لذلك لا داعي للقلق بشأن مراجعة ما تمّ التخطيط له. يمكنك بسهولةٍ تتبع الميزانيات وحدود الساعات الأسبوعية في الوقت الفعلي. عندما تقترب ميزانية المشروع من حدها، يخبرك "هاب ستاف" (HubStaff) بذلك حتى تتمكّن من إجراء التعديلات اللازمة. بمجرد بدء استخدام "هاب ستاف" (Hubstaff)، يمكنك الرجوع بسهولةٍ إلى الوقت الذي يتمّ تتبعه في المشاريع والمهام لإجراء تقديرات أكثر دقة في المستقبل.

من الأساليب الفعالة لإدارة تكلفة المشروع استخدام مشاريع مماثلة أكملتها كدليل. هذا هو المكان الذي يتفوق فيه "هاب ستاف" (HubStaff) عن غيره، إذ يؤدي استخدام تتبع الوقت الدقيق وتحديد ميزانيات المشروع إلى تبسيط العملية بأكملها.

2. 8. التقارير المفصّلة (Detailed reporting):

يمكنك معرفة الكثير من المعلومات باستخدام تقارير الوقت التفصيلية في "هاب ستاف" (HubStaff)، حيث يمكنك عرض أو إرسال تقارير أعمالك، كلّ ذلك في ثوانٍ معدودة. ستعرف في هذه التقارير بالضبط كم مِنَ الوقت عَمِلَ فريقك وكم مِنَ المال تمّ إنفاقه مقابل هذا العمل. يمكنك تخصيص تقاريرك كيفما تشاء. يمكنك أيضاً عرضها حسب الأسبوع أو حسب عضو الفريق أو حسب المشروع أو حتى حسب العميل.

كما يمكنك من داخل البرنامج عرض "تقرير الجدول الزمني" في لمحة، حيث يمكنك رؤية وقت العمل ومستويات النشاط والمبلغ المكتسب في الأسبوع لكلِّ فردٍ في فريقك. كما يمكنك أيضاً تخصيص هذه التقارير حسب الأسبوع أو العضو أو المشروع أو العميل.

يوجد أيضاً ميزات لتعديلات الوقت اليدوية، فإذا كان أعضاء فريقك بحاجةٍ إلى إجراء أيّ تغييراتٍ على تقرير الجدول الزمني -ربما نَسُوا تسجيل الوقت أو بدء المؤقت- يمكنهم تعديل وقت العمل أو المشاريع أو المهام التي تمّ العمل عليها لاحقاً وشرح سبب هذا التعديل.

عن طريق هذه التقارير يمكنك معرفة مكان فريقك في جميع الأوقات، ومعرفة ما يحدث مع فريقك. شاهد الأعمال والوارديات المكتملة أو المتأخرة أو المتروكة أو الفائتة لموظفيك واعرف ما إذا كنت بحاجةٍ إلى التواصل مع شخصٍ ما لإنجازها. يمكنك حتى رؤية من دخل أو ترك موقع عمل. يمكنك أيضاً تتبع الإجازات والطلبات، وإبقاء الجداول وتقارير الإجازات جميعها تحت السيطرة. باستخدام التقارير ستتعرّف بسرعةٍ على رصيد الإجازات والمعاملات لأيِّ شخصٍ بناءً على سياسات الإجازات المخصصة لديك. يمكنك أيضاً معرفة ربحيتك ونفقاتك ويمكنك بسهولةٍ الاطلاع على الحدود الأسبوعية لأعضاء فريقك ومعرفة مقدار ما تمّ إنفاقه من ميزانية المشروع عليهم باستخدام هذه التقارير. ستمكّنك هذه التقارير من الدفع لفريقك بالطريقة الصحيحة، وذلك عن طريق معرفة بالضبط كم تدفع لموظفيك. تَتَبّع الوقت الذي يقضونه في العمل والمبلغ المستحق عليك بناءً على معدلات الأجور التي تحددها. يمكنك أيضاً عرض تقاريرك بشكلٍ مخصّص وبالطريقة التي تناسبك، حيث يمكنك تنزيلها مباشرة من موقع "هاب ستاف" (Hubstaff) بأيّ تنسيقِ ملفٍّ تحتاجه ومن ثمّ إرسال أيَّاً من تقاريرك إلى أيِّ شخصٍ بسرعة. كما يمكنك جعل المشرفين لديك يعملون بسهولةٍ من خلال جدولة تقاريرك. قم بجدولة أيّ تقريرٍ يتمّ إرساله إليك أو إلى العملاء أو إلى أصحاب المصلحة أو إلى أيّ شخصٍ آخر تلقائيَّاً حتى يظلُّوا على اطلاعٍ دائم.

2. 9. الجداول الزمنية عن طريق الإنترنت (Online timesheets):

اعمل بذكاءٍ أكبر باستخدام برنامج الجدول الزمني عبر الإنترنت الذي يبسط تتبع الوقت والتقديرات والفواتير والمدفوعات. حافظ على نبض فريقك ومشاريعك في أيّ وقت. تتبع الوقت باستمرار باستخدام تطبيق ساعة الوقت المتميز الذي يعمل على أي جهاز "ماك Mac" و"لينكس Linux" و"ويندوز Windows" و"أي أو إس iOS" و"أندرويد Android" و"أنظمة كروم Chrome"، أو تتبع الوقت مباشرةً من متصفح الإنترنت.

يمكن للمديرين مراجعة الجداول الزمنية والموافقة عليها، أو إدارة الإجازات، أو السماح لأعضاء الفريق بإدخال الوقت بشكلٍ يدوي. يمكنك إنشاء المهام باستخدام "هاب ستاف" (Hubstaff)، أو تتبع وقت المهام مباشرةً من الأدوات الخارجية التي تستخدمها بالفعل وذلك مع ميزات التكاملات الموجودة في "هاب ستاف"، يمكن للموظفين -لمزيدٍ من الوضوح- إضافة ملاحظات إلى المهام التي قاموا بتتبعها. يمكن للموظفين أيضاً تتبّع الوقت بسهولةٍ عن طريق الجداول الزمنية السهلة المتوفرة في "هاب ستاف" عن طريق الإنترنت، سيحبُّ فريقك مدى سهولة بدء مؤقت العمل وسهولة إيقافه، أو إدخال الوقت يدويّاً عند اكتمال العمل.

يمكنك أيضاً إضافة أسعار (أجور) قابلة للفوترة لكلّ عضوٍ في الفريق حتى تتمكن من دفعها بسهولةٍ لهُ مقابل ساعات العمل المحدّدة. يمكنك اختيار وتيرة الدفع وطريقة الدفع، وستتكفّل ميزة "جداول الرواتب عبر الإنترنت" (Online Payroll) الموجودة في "هاب ستاف" (HubStaff) بالباقي. يمكنك أيضاً الحصول على فهمٍ أفضل لأداء فريقك وقدرته على التخطيط وجدولة الموارد بشكلٍ أفضل في المستقبل، وذلك عن طريق عرض التقاويم اليومية أو الأسبوعية عبر الإنترنت. ستقلّل الهدر وعدم الدقة باستخدام "جداول GPS"، حيث يمكنك أتمتة الجداول الزمنية بدقة اعتماداً على الموقع الجغرافي باستخدام تقنية تحديد المواقع (GPS). قم بإعداد "سياقات جغرافية" (حدود جغرافية) حول مواقع العمل الخاصة بك بحيث يبدأ تتبع الوقت ويتوقف عند وصول فريقك ومغادرته لهذه المواقع، وهذا يُسَهّل العمل على الفرق ويعطي معلوماتٍ أكثر دقّةً للمديرين. قم بحماية عملك عن طريق تحديد ميزانيات المشروع والحدود الأسبوعية، وسوف ينبهك "هاب ستاف" (HubStaff) عندما يقترب عمل فريقك من تجاوز هذه الحدود.

2. 10. برنامج جدول الرواتب (Payroll software):

وفّر الوقت باستخدام تطبيقات سطح المكتب والهاتف المحمول من "هاب ستاف" (HubStaff) والتي تسمح لفريقك بتتبع ساعات العمل بدقّة ومزامنة الجداول الزمنية مع كشوف المرتبات. يتم تسجيل كلّ الوقت والنشاط في "برنامج الفوترة البسيط" (Billing Software) الذي يقدّم ميزات التتبع والفوترة، والذي يعمل على أنظمة التشغيل "ماك Mac" و"لينكس Linux" و"ويندوز Windows". يمكنك بسهولة تحديد معدلات الأجور لكلّ عضوٍ في الفريق بحيث تكون المدفوعات دقيقة ومبسطة. اختر أجور ثابتة (شهرية أسبوعية مثلاً) أو حسب الساعة، وسيحسب "هاب ستاف" (HubStaff) المدفوعات المترتّبة مقابل وقت العمل. اضبط فترات الدفع على أسبوعية أو نصف شهرية أو شهرية أو مرتين في الشهر. باستخدام "الجداول الزمنية البسيطة" عبر الإنترنت الموجودة في "هاب ستاف" (Hubstaff)، يتمّ حساب وتحديث كلّ ثانية تلقائياً ضمن برنامج الرواتب مباشرةً. يمكنك الدفع لكلّ عضوٍ في الفريق مقابل الوقت الذي يقوم فيه "هاب ستاف" (HubStaff) بتتبعه تلقائيّاً باستخدام خدمات الدفع المعروفة عالمياً مثل: "باي بال PayPal" أو "ترانسفير وايز TransferWise" أو "بايونير Payoneer" أو "بيت ويج Bitwage". أو يمكنك إعداد معالجة كشوف المرتبات يدوياً إذا كنت تفضّل ذلك. وفّر الوقت الذي كنت تقضيه عادةً في إضافة الإدخالات يدوياً واحصل على ساعاتٍ دقيقة مدخلة تلقائياً وقابلة للفوترة. كما يتكامل "هاب ستاف" (HubStaff) مع الحلول المحاسبية الشائعة لمسك الدفاتر بشكلٍ أكثر ذكاءً.

2. 11. الفواتير عبر الإنترنت (Online invoicing):

باستخدام برنامج الفواتير عبر الإنترنت من "هاب ستاف" (HubStaff) يمكنك تتبع الوقت القابل للفوترة بسهولة باستخدام التطبيقات البسيطة، كما يمكنك أتمتة الفواتير للدفعات السريعة، وتوليد فواتير مهنية في دقائق، وتتبع حالات الفاتورة في مكانٍ واحد. يمكنك إرسال الفواتير بتنسيقات متعددة: HTML أو PDF أو عبر البريد الإلكتروني. سيُسَهّل عليك برنامج الفوترة أيضاً متابعة كلّ الفواتير المفتوحة، وبمجرد دفع الفاتورة، يمكنك تسجيل دفعة كاملة أو جزئية مقابلها في سجلاتك المحاسبية. لن تحتاج لمزيدٍ من الآلات الحاسبة أو تعديلات الأسعار أو دفع أعضاء الفريق لملء الجداول الزمنية. يتيح لك برنامج "هاب ستاف لتتبع الوقت والفواتير" إدخال أسعار لكلّ شخصٍ ومشروع، لذلك عندما يحين وقت تحرير الفواتير للعملاء، فإن جميع المعلومات ستكون جاهزةً في مكانٍ واحد.

2. 12. جدولة الموظفين (Employee Scheduling):

يمكنك تبسيط إدارة نوبات عمل الموظفين، ومعرفة بالضبط متى وما هي المدّة التي عمل فيها كلّ عضوٍ في الفريق. يُسَهّلُ برنامج "تخطيط نوبات عمل الموظفين" (Shift Planning Software) على الموظفين معرفة الوقت الذي سيعملون فيه بعد المهمة الحالية وذلك من أيّ جهاز كان (كمبيوتر، هاتف محمول،...إلخ). عن طريق إدارة نوبات الموظفين وتخطيط الجدول الزمني لفريقك وتعيين حدود الساعات الأسبوعية، سيكون لديك رؤية واضحة عن كيفية تغطية نوبات العمل، في الوقت الذي يساعد فيه "هاب ستاف" (HubStaff) في الحفاظ على الميزانيات وجداول العمل على المسار الصحيح.

يمكنك إنشاء مشاريع جديدة بسهولة وتعيين المهام حتى يعرف الموظفون ما يجب العمل عليه. ويمكنك بعد ذلك الحصول على إشعارات ذكية لنوبات العمل الفائتة أو المهملة أو المتأخرة. باستخدام تطبيقات سطح المكتب والويب والجوّال، يمكن للموظفين تسجيل الدخول بسهولةٍ من أيّ مكانٍ يعملون فيه. كما يمكن للمدراء مراجعة التقدّم المرئي من لوحة معلومات "هاب ستاف" (HubStaff)، ويمكنهم معرفة المهام التي يعالجها الموظفين.

يمكنك أيضاً إدارة الإجازات من مكانٍ واحد، حيث يمكنك الاطلاع على طلب الإجازة والموافقة عليها. كلّ ذلك يجعل إدارة الفريق، وتخطيط نوبات العمل، وتسجيل أوقات الحضور والمغادرة بشكلٍ تلقائي عمليّةً بسيطةً.

3. أسعار برنامج "هاب ستاف" (HubStaff):

يشمل سعر الاشتراك بخدمة "هاب ستاف" (HubStaff) أربعة مستويات مختلفة، يقدّم كلّاً منها ميزاتٍ مختلفةً من الخدمات والمزيد من الميزات المتاحة كلما تقدمت في مستوى الاشتراك. تتمّ فوترة جميع أسعار هذه الاشتراكات شهرياً، ولكن تقدم شركة "هاب ستاف" (HubStaff) شهرين مجاناً عند اختيارك لخطة اشتراك سنويّة بدلاً من شهريّة. كما يتوفّر إصدار تجريبي مجاني لمدة 14 يوماً لاختبار البرنامج قبل اتخاذ قرار الشراء.

هناك أربعة أنواع من الاشتراكات في "هاب ستاف" (HubStaff):

• الاشتراك المجاني (Free): إنّ ميزات الاشتراك المجاني في خدمة "هاب ستاف" (HubStaff) محدودٌ جداً. ويشمل تتبع الوقت، وأخذ لقطة شاشة لأجهزة العاملين بشكلٍ عشوائي، وقياس مستويات النشاط بناءً على نشاط لوحة المفاتيح والماوس.
• الاشتراك الأساسي (Basic): يعتمد الاشتراك الأساسي (Basic) على الميزات المقدمة في الاشتراك المجاني. مقابل 5 دولارات لكلّ مستخدمٍ شهرياً، يمكنك الحصول على لقطات شاشة بعدد غير محدود لأجهزة العاملين، بالإضافة إلى ميزات تتبع الوقت ومستوى النشاط المضمنة في الاشتراك المجاني (Free) نفسه. كما يمكنك أيضاً الحصول على تكامل مع خدمات جهة خارجية واحدة فقط مع البرنامج الذي تختاره (أسانا، تريلو، جيرا، غيت هاب، ...إلخ)، والدعم الفني على مدار 24 ساعة، بالإضافة إلى أداة المدفوعات التي يمكن أن تساعدك في إدارة كشوف مرتبات أعضاء الفريق (الرواتب)، والإعدادات الفردية لكلّ مستخدم.
• الاشتراك المميز (Premium): يتضمن الاشتراك المميز (Premium) مقابل 10 دولارات لكلّ مستخدمٍ شهرياً جميع ميزات الاشتراك الأساسي (Basic)، بالإضافة إلى التكاملات مع برامج الطرف الثالث بعددٍ غير محدود (أسانا، تريلو، جيرا، غيت هاب، ...إلخ). ويشمل أيضاً مراقبة التطبيقات ومواقع الإنترنت التي يقوم الموظف باستخدامها، وتَتَبُّع "نظام تحديد المواقع العالمي" للجوال (GPS) بالنسبة لموظفي المبيعات مثلاً، وتَتَبُّع الإجازات والعطلات، والجدولة والحضور، والفواتير، وكشوف المرتبات، وميزانيات العملاء والمشاريع، ووقت الخمول الذي يقضيه الموظف (الوقت الذي يقضيه الموظف بدون إنتاج)، والموافقات على الجداول الزمنية (جداول المهام) قبل وضعها حيز التنفيذ، وحدود العمل الأسبوعية.
• اشتراك المؤسسات (Enterprise): يعدّ اشتراك المؤسسات (Enterprise) الاشتراكَ الأكثر شمولاً. إذ مقابل 20 دولاراً لكلّ مستخدمٍ شهرياً، يمكنك الحصول على جميع ميزات الاشتراك المميز (Premium) بالإضافة إلى ميزات تَتَبُّع أسطول مركبات الشركة (شراء، مصروفات المركبات، صيانة، إتلاف، إلخ)، وإنشاء فرق بعدد غير محدودة وميزات عالية لـ "واجهات برمجة التطبيقات" (API) العامة وإعداد حسابات لموظفي الاستقبال والإرشاد.

إذا قررت الدفع مقابل اشتراك سنوي بدلاً من شهري، فسوف يمنحك موقع "هاب ستاف" (HubStaff) شهرين مجاناً، مما يخفض التكلفة الإجمالية لكل اشتراك إلى 17% لكلّ مستخدم سنوياً مقارنةً مع الإشتراك الشهري.

4. سهولة استخدام واجهة "هاب ستاف" (HubStaff):

واجهة مستخدم "هاب ستاف" (HubStaff) ممتعةٌ من الناحية الجمالية ومنظمةٌ بشكلٍ جيد، مما يجعل التنقل داخل الواجهة بسيط نسبياً. على الرغم من أنّ العمل على برنامج "هاب ستاف" (HubStaff) قد يتطلّب أحياناً المزيد من البحث للعثور على أدوات وميزات محدّدة داخل البرنامج بالمقارنة مع تطبيقات مراقبة الموظفين الأخرى، ويرجع ذلك أساساً إلى دمج القوائم المنسدلة ضمن خيارات الواجهة، إلا أنّه لا يزال بديهياً وسهل الاستخدام.

يقوم "هاب ستاف" (HubStaff) بعملٍ جيّدٍ من خلال جمع كلّ نقاط البيانات والمعلومات التي يقوم بتسجيلها، مما يجعل من السهل على المديرين والمشرفين مراجعة نشاط الموظفين وتقييم مستويات الإنتاجية. يمكن تصفية التقارير (عرض التقارير) حسب المستخدم أو التواريخ أو نوع النشاط، ويتمّ إضافة نسبة مئوية إليها تحدد مدى نشاط الموظف أثناء ساعات العمل.

5. القيود التي يعاني منها "هاب ستاف" (HubStaff):

نظراً لأن "هاب ستاف" (HubStaff) يركز بشكلٍ أكبر على قياس إنتاجية الموظفين بدلاً من مراقبة سلوك الموظفين واتصالاتهم، فإنه يفتقر إلى بعض الميزات التي تتضمّنها برامج مراقبة الموظفين الأخرى. على سبيل المثال، لا يقوم "هاب ستاف" (HubStaff) بتخزين ضغطات المفاتيح ( راصد لوحة المفاتيح Keylogger) لمستخدمٍ ما أو نقرات الماوس، وكلاهما ميزاتٌ شائعةٌ نسبيّاً موجودةٌ في تطبيقات مراقبة الموظفين الأخرى.

يمكن لـ "هاب ستاف" (HubStaff) أن يقوم بالكثير، ولكن إذا كنت تبحث عن برنامج مراقبة لمراقبة سلوكيات الموظفين ومحتوى اتصالاتهم بدقة، فإن "هاب ستاف" (HubStaff) يقدّم ميزاتٍ أحياناً أكثر وأحياناً أقلّ مما تحتاجه.

6. تحميل "هاب ستاف" (HubStaff) والمنصات التي يعمل عليها:

يعمل "هاب ستاف" (HubStaff) على العديد من الأنظمة الأساسية المنتشرة اليوم، بما فيها الكمبيوترات الشخصية، والأجهزة المحمولة من هواتف وأجهزة لوحية ويدعم أنظمة التشغيل الأساسية لهذه الأجهزة:

• تحميل برنامج "هاب ستاف" (HubStaff) لأجهزة الكمبيوتر الشخصية العاملة بنظام "ويندوز Windows": من هنا.
• تحميل برنامج "هاب ستاف" (HubStaff) لأجهزة شركة أبل العاملة بنظام "ماك أو إس macOS": من هنا.
• تحميل برنامج "هاب ستاف" (HubStaff) لأجهزة الكمبيوتر الشخصية العاملة بنظام "لينكس Linux": من هنا.
• تحميل برنامج "هاب ستاف" (HubStaff) لأجهزة الكمبيوتر الشخصية العاملة بنظام "كروم او إس Chrome OS": من هنا.
• تحميل برنامج "هاب ستاف" (HubStaff) لهواتف شركة أبل (أيفون) العاملة بنظام "أي أو إس iOS": من هنا.
• تحميل برنامج "هاب ستاف" (HubStaff) للهواتف العاملة بنظام "أندرويد Android": من هنا.
• تحميل إضافة "هاب ستاف" (HubStaff) لمتصفح الانترنت "جوجل كروم Google Chrome": من هنا.

7. تكامل "هاب ستاف" (HubStaff) مع الخدمات الأخرى:

يتكامل برنامج "هاب ستاف" (HubStaff) مع العديد من حلول إدارة المشاريع الأخرى حتى تتمكن من معرفة بالضبط ما يعمل عليه فريقك ومقدار الوقت الذي يقضونه في كلّ مَهَمَّة. تنقسم التكاملات حسب وظيفة البرنامج الخارجي الذي تستخدمه:

7. 1. التكامل مع أنظمة إدارة المشاريع:

يستطيع برنامج "هاب ستاف" (HubStaff) التكامل مع العديد من برامج إدارة المشاريع، نذكر منها:

• "أسانا" (ASANA): عرض المهام الموجودة في برنامج "أسانا" (Asana) مع الشروحات والتواريخ والتحديثات.
• "غيت هاب" (GitHub): تتبع الوقت الذي تقضيه في أثناء العمل على حل المشاكل في "غيت هاب" (GitHub) من تطبيق "هاب ستاف" (HubStaff) مباشرة.
• "غيت لاب" (GitLab): تتبع الوقت الذي تقضيه في أثناء العمل على حل المشاكل في "غيت لاب" (GitLab) من تطبيق "هاب ستاف" (HubStaff) مباشرةً ويمكنك إغلاقها أيضاً.
• "جيرا" (Jira): يمكنك تتبع الوقت الذي تقضيه في حل وتتبع المشاكل المسندة إليك على نظام "جيرا" (Jira) من برنامج "هاب ستاف" (HubStaff).
• "تريلو" (Trello): يمكنك ربط "لوحات تريلو" (Trello Boards) مع مشاريع "هاب ستاف" (HubStaff) وتتبع الوقت على "بطاقات تريلو" (Trello Cards) من داخل تطبيق "هاب ستاف" (HubStaff) نفسه.
• "زوهو" (Zoho): يمكنك ربط مستخدم "زوهو" (Zoho) مع برنامج "هاب ستاف" (HubStaff) ومن ثمّ متابعة الوقت للمهام المسندة إلى هذا المستخدم.

هناك الكثير من التطبيقات والخدمات الأخرى التي يستطيع "هاب ستاف" (HubStaff) التكامل معها مثل: "أكيف كولاب" (Active Collab)، و"بريزي" (Breeze)، و"تيم وورك بروجيكتس" (Teamwork Projects)، و"ريد ماين" (Redmine)، وغيرهم.

 7. 2. التكامل مع خدمات الدفع والمحاسبة والفوترة:

يستطيع برنامج "هاب ستاف" (HubStaff) التكامل مع العديد من برامج خدمات الدفع والمحاسبة والفوترة، نذكر منها:

• "باي بال" (PayPal): يمكنك دفع الأجور والرواتب بشكل أتوماتيكي أو يدوي لأعضاء الفريق عن طريق خدمة "باي بال" (PayPal) العالمية.
• "بايونير" (Payoneer): يمكنك دفع الأجور والرواتب بشكل أتوماتيكي أو يدوي لأعضاء الفريق عن طريق خدمة "بايونير" (Payoneer) العالمية.
• "ترانسفير وايز" (TransferWise): يمكنك دفع الأجور والرواتب بشكل أتوماتيكي أو يدوي لأعضاء الفريق عن طريق خدمة "ترانسفير وايز" (TransferWise) العالمية.

هناك العديد أيضاً من خدمات الدفع الأخرى التي يستطيع "هاب ستاف" (HubStaff) أن يتكامل معها، على سبيل المثال: "بيت ويج" (Bitwage)، و"فريش بوك" (FreshBook)، و"جستو" (Gusto)، وغيرهم.

7. 3. التكامل مع أنظمة "إدارة علاقات العملاء" (CRM):

يستطيع برنامج "هاب ستاف" (HubStaff) التكامل مع "نظام إدارة علاقات العملاء" المعروف عالمياً "سيلز فورس" (Salesforce)، حيث يمكنك تتبع وقت المهام المسندة عن طريق برنامج "سيلز فورس" (Salesforce) من داخل تطبيق "هاب ستاف" (HubStaff).

7. 4. التكامل مع أنظمة "خدمة الزبائن" (Help Desk):

يستطيع برنامج "هاب ستاف" (HubStaff) التكامل مع أنظمة "خدمة العملاء" (Help Desk)، حيث يمكنك تتبع الوقت مع المهام المفتوحة عن طريق برنامجي "فريش ديسك" (Freshdesk) و"زين ديسك" (Zendesk) لخدمة العملاء من داخل تطبيق "هاب ستاف" (HubStaff).

8. أسئلة وأجوبة حول خدمة تنظيم ومراقبة وقت الموظفين "هاب ستاف" (HubStaff):

8. 1. هل يسجل "هاب ستاف" (HubStaff) ضغطات لوحة المفاتيح (Keylogger)؟

كلا، لا يقوم "هاب ستاف" (Hubstaff) بتخزين ضغطات لوحة المفاتيح. في حين أنّ البرنامج يقوم بتسجيل فيما إذا تمّ ضغط أي زر على لوحة المفاتيح وتخزين (نعم أو لا) وذلك بهدف تتبع وإيقاف وتشغيل الوقت بشكل تلقائي، ولا يقوم بتخزين أيّ مفتاح بالتحديد تمّ الضغط عليه.

8. 2. ما هي أنظمة التشغيل المتوافقة مع "هاب ستاف" (HubStaff)؟

تم تصميم "هاب ستاف" (HubStaff) خصيصاً لنظام التشغيل الذي تختاره. حيث تمّ إنشاء تطبيقات أصلية خفيفة الوزن لأنظمة التشغيل "ماك Mac" و"ويندوز Windows" و"لينكس Linux" و"أي أو إس iOS" (هواتف أبل) و"أندرويد Android" و"كروم أو إس Chrome OS" ومتصفح الإنترنت "جوجل كروم Chrome".

8. 3. هل هناك حدودٌ لعدد الأعضاء أو المشاريع التي يمكنني تتبعها عبر "هاب ستاف" (HubStaff)؟

كلا، إنّ "هاب ستاف" (HubStaff) قادرٌ تماماً على التوسّع لدعم أكبر الفرق. يمكنك إضافة أيّ عددٍ تريده من المشاريع، وبغض النظر عن الخطة (الاشتراك المدفوع) التي تختارها، يمكنك لاحقاً إضافة المزيد من المستخدمين إذا احتجت لذلك. يمكنك التحقق من فقرة "أسعار برنامج هاب ستاف (HubStaff)" في هذه المقالة لمزيدٍ من المعلومات.

8. 4. أين يتمّ تخزين لقطات الشاشة التي يسجلها "هاب ستاف" (HubStaff)؟

يتمّ تخزين جميع لقطات الشاشة التي تمّ التقاطها بواسطة برنامج سطح المكتب -الذي يتمّ تثبيته على أجهزة الموظفين- في خدمة "أمازون إس3" المعروفة عالمياً للتخزين السحابي (Amazon S3). حيث يقوم برنامج سطح المكتب بأخذ لقطة شاشة ثمّ يتمّ رفعها مباشرةً إلى خدمة التخزين السحابي (Amazon S3). وفي حال عدم وجود إنترنت على جهاز الموظف، يقوم "هاب ستاف" (HubStaff) بتخزين لقطة الشاشة محلياً على جهاز الكمبيوتر للمستخدم ريثما يتمكّن من إنشاء اتصال بالإنترنت لتحميل الصور إلى خدمة "أمازون إس3" (Amazon S3) مرّة أخرى.

8. 5. هل يمكن حذف لقطات الشاشة؟

نعم، يمكن لأيّ مالكٍ أو مديرٍ لمؤسسةٍ حذفُ لقطات الشاشة المأخوذة لأجهزة العمل لأيّ سببٍ يختارونه. يمكن للمستخدمين (ذوي الصلاحيات) أيضاً حذف النشاط وبالتالي حذف (لقطة الشاشة + الوقت) المتعلقين بالنشاط ولكن لا يمكنهم حذف لقطات شاشة معيّنة بحدّ ذاتها. كما يمكن للمستخدمين المسند إليهم وظيفة "مدير" عن طريق "هاب ستاف" (HubStaff) أن يقوموا أيضاً بحذف لقطات الشاشة.

من الهام الانتباه إلى أنّه عندما يتمّ حذف لقطات الشاشة أو الوقت، لا يمكن استردادها نهائياً حيث يتمّ حذفها تلقائياً من الخوادم. لذلك يرجى توخي الحذر عند حذف هذه اللقطات.

8. 6. هل يمكن إلغاء الاشتراك في خدمة "هاب ستاف" (HubStaff) في أيّ وقت؟

نعم، بعد بدء اشتراكك، يمكنك إلغاءه في أيّ وقت. لا توجد عقودٌ ولا التزامات.

الخاتمة:

سواءً أكنت تعمل لحسابك الخاص أو لديك فرقٌ تعمل عن بعد، فإن "هاب ستاف" (HubStaff) يعتبر تطبيقاً مفيداً جداً لك. بصرف النظر عن الوظيفة الأساسية لتتبع الوقت، يتيح لك "هاب ستاف" (HubStaff) الدخول على مستويات نشاط العمال، وتتبع التطبيقات وعناوين URL، بالإضافة إلى الجدولة. كما تتضمن الإمكانات المتقدمة كشوف المرتبات التلقائية، والجداول الزمنية عبر الإنترنت، ونظام تحديد المواقع العالمي (GPS)، وواجهة برمجة التطبيقات القوية، والفواتير.

 

المصادر: 1، 2، 3، 4، 5، 6، 7