دور الجدولة الزمنية الذكية في الحد من الاحتراق الوظيفي في العمل
هل تشعر كأنَّ ضغوطات العمل أصبحت جزءاً لا يتجزأ من روتينك اليومي دون أن تدرك ذلك؟ إذا كان التوتر يحرمك من سلامك الذهني، ويقلب دورة نومك رأساً على عقب، ويتركك مرهقاً حتى في عطلات نهاية الأسبوع؛ فهذا دليل هام يخبرك بأنَّ توترك يتحول إلى احتراقٍ وظيفي.
أكَّدت بعض الإحصاءات أنَّ جائحة "كوفيد-19" (Covid-19) تجعل حالة الاحتراق الوظيفي أسوأ، بالإضافة إلى ذلك، يشكِّل نمط الحياة الجديد المتمثل بالبقاء في المنزل اضطراباً كبيراً يؤثر في الصحة البدنية والعقلية للموظفين.
تُظهر البيانات المذكورة آنفاً أنَّ المهنيين عبر الأجيال أبلغوا عن نسبة احتراق وظيفي أعلى نسبياً في شهر شباط/ فبراير من عام 2021.
وشهد جيل الألفية والجيل الذي يليه، اللذين تصدَّرا الرسوم البيانية بالفعل، ميلاً مماثلاً؛ إذ ارتفعت حالات الاحتراق الوظيفي إلى 59%؛ وهذا أكثر من نصف الأجيال الأكثر أهمية التي تشكل القوى العاملة الحديثة اليوم، ويمكن أيضاً ملاحظة ارتفاع حاد في الجيل الأسبق.
يقضي الموظفون في أثناء العمل من المنزل 15 ساعة إضافية في العمل كل أسبوع، فالساعات الإضافية التي سُجِّلَت ناتجة عن ساعات العمل المرهقة، وعدم القدرة على قطع الاتصال بالعمل بعد وقت تسجيل الخروج، وقد يصاحب ذلك العزلة الاجتماعية والضيق العاطفي الذي يحدث عندما لا تقابِل زملاءك في العمل كثيراً.
أسباب الاحتراق الوظيفي بالنسبة إلى الكثيرين هي الأعمال الروتينية المتراكمة، وثقافة إدمان العمل المتأصلة، التي تكاد تنفجر من كثرتها.
لا يمكننا مطالبة الموظفين بالتخلي عن العمل الشاق، بينما يمكننا إجراء تعديلات استراتيجية في تخطيط العمل للفِرق التي تعمل عن بُعد والموظفين داخل المكتب، ففي النهاية، يؤدي العمل الشاق وغير الفعال إلى مزيد من العمل الذي يتعين عليك القيام به في يوم واحد؛ وهذا يؤدي إلى الاحتراق الوظيفي في كثير من الأحيان.
يبحث هذا المقال عن كثب في ماهية الاحتراق الوظيفي، وكيف يمكن لتخطيط العمل الذكي أن يقيك من الاحتراق الوظيفي، إلى جانب استراتيجيات للتعامل مع المشاعر المسببة للاحتراق الوظيفي.
ماهية شعور الاحتراق الوظيفي:
لا يُعَدُّ الإجهاد والاحتراق الوظيفي في العمل متشابهين في ماهيتهما؛ فالإجهاد هو جزء لا يتجزأ من كونك موظفاً؛ لكنَّ الاحتراق الوظيفي يتميز بمشاعر ترغب بالتأكيد في تجنبها.
في الدراسة التي درست العوامل المؤدية إلى الاحتراق الوظيفي، التي أجرت مقابلات مع 35 من كبار المسؤولين الطبيين، عُثِرَ على اختلافات مذهلة، على سبيل المثال: أفاد نحو 69% من مديري التسويق بدرجات عالية من ضغوطات العمل اليومية، لكنَّ عدداً قليلاً جداً منهم أبلغ عن حالات الاحتراق الوظيفي؛ وذلك لأنَّ معظم المسؤولين كانوا جاهزين عاطفياً للتعامل مع الإجهاد المسبب للاحتراق الوظيفي.
إليك فيما يأتي بعض مشاعر التوتر الشائعة وكيف تختلف عن الاحتراق الوظيفي.
من الهام أيضاً ملاحظة أنَّ الاحتراق الوظيفي يغيِّر طريقة تفكيرك وتصرُّفك، على ما يبدو، عندما تواجه احتراقاً وظيفياً ثابتاً، يحول الدماغ سلوكه طبيعياً إلى وضع الضروريات فقط؛ ونتيجةً لذلك، يبدأ الجانب الإبداعي الخاص بك بالتناقص، ولا تشعر بالرغبة في الاستثمار في العمل بعد الآن.
شاهد بالفيديو: 7 علامات للاحتراق المهني
دور إدارة العمل الضعيفة في الاحتراق الوظيفي:
يُعَدُّ التعامل بكفاءة مع عبء العمل وتوزيع مهامه بحكمة سمتين يجب أن يمتلكهما كل مدير، وغالباً ما تساهم الإدارة غير المنضبطة في زيادة أخطاء العملية التي تقضي على إنتاجية الموظفين ومعنوياتهم، ولا يستغرق انخفاض الإنتاجية وقتاً طويلاً حتى يبدأ الشعور بالاحتراق الوظيفي بالظهور.
فيما يأتي بعض أوجه القصور الإدارية المسببة للاحتراق الوظيفي:
1. العمل غير المخطط له هو مزيد من العمل:
يشبه العمل غير المخطط له تعبئة حقيبة السفر دون وعي وتفكير، فلن تتمكن أبداً من ترتيبها ترتيباً صحيحاً إذا ألقيتَ الأشياء عشوائياً، وستحتاج إلى التخطيط لوضع كل شيء بعناية حتى تستعمل كل زاوية وركن فيها.
ويتعين على المديرين أن يكونوا مدركين على نحوٍ استثنائي بعدم الضغط على الموظفين الذين يتحملون عبء العمل غير المخطط له، فيمكن أن ترهق مهام اللحظة الأخيرة وبنود الأولوية المتغيرة الموظفين الذين يمتلكون كثيراً من المهام لإنجازها.
توجد عوامل أخرى، مثل حلقات التغذية الراجعة الطويلة، وعدم توزيع العمل بالتساوي على مدار الأسبوع، والتغييرات المفاجئة في جداول العمل تجعل الموظفين يعملون لساعات أطول.
يعمل الموظفون في "الولايات المتحدة الأمريكية" (USA)، لمدة 41.5 ساعة في أسبوع عمل نموذجي وسطياً، ومع ذلك، أفاد نحو 11% منهم بالعمل لأكثر من 40 ساعة أيضاً، وفي "كولومبيا" (Columbia)، يمكن أن تمتد ساعات العمل إلى ارتفاع مثير للقلق يصل إلى 49.8 ساعة في الأسبوع.
2. عدم تحديد توقعات عمل واضحة:
هل سبق لك أن عملتَ على مهمة واحدة لمدة أسبوع لأنَّ العميل لم يكن راضياً عن أدائك؟ لا بأس في مراجعات ما بعد التسليم، ولكن عندما تستمر في العمل على المهمة نفسها دون نتائج، سيبدو الأمر مزعجاً للغاية.
تخيَّل أنَّك تعمل في منظمة يسود فيها هذا الوضع؛ إذ يكافح الموظفون باستمرار مع مراجعات المهام؛ وذلك بسهولة لأنَّهم لا يعرفون كيفية القيام بالمهمة من المرة الأولى، على ما يبدو، ورد أنَّ 46% من ضغوطات العمل وُجِدَت بسبب عبء العمل المرهق.
يسلط عبء العمل الهائل الضوء على خلل خفي في التواصل بين أعضاء الفريق، فإذا كان المديرون غير قادرين على تحديد المطلوب من الموظفين بوضوح، فسيكون هناك خلل في آلية التواصل، بالإضافة إلى ذلك، يمكن للموظفين الشعور بانخفاض في صحتهم العقلية في حال اكتشاف أنَّ مديرهم غير قادر على التواصل الجيد.
يمكن أن يؤدي العمل المتكرر على المهام نفسها إلى الإحباط والإرهاق، وبالإضافة إلى ذلك كله، فقدان الهدف والوجهة؛ وهذا يؤدي إلى تخريب تفاعل الموظفين عاطفياً.
3. عدوى الفوضى في مكان العمل:
يؤدي سوء الإدارة إلى أكبر رادع للإنتاجية وهو الفوضى، إذا شعر الموظفون أنَّهم لا يتلقون الرعاية في مكان العمل أو أنَّ إدارة الشركة سيئة في نقل المعلومات، فقد يؤدي ذلك إلى ضعف الرضى الوظيفي.
يشعر 53% من الأمريكيين بعدم الرضى في العمل، ويشعر حوالي 80% منهم بالتوتر في حالة عدم فاعلية التواصل في الشركة، يمكن أن يؤدي وجودك في منظمة تعم بالفوضى إلى الاحتراق الوظيفي في وقت قصير جداً.
لذلك، فإنَّ إدارة التواصل والعلاقات المهنية في العمل هامة للغاية في منع الاحتراق الوظيفي.
الجدولة الزمنية الذكية للحد من الاحتراق الوظيفي في العمل:
الآن بعد أن فهمنا بعض أسباب حدوث الاحتراق الوظيفي ودور الإدارة في ذلك، وإليك فيما يأتي كيفية استعمال الجدولة الذكية لتقليل مستويات الاحتراق الوظيفي لدى الموظفين:
1. العمل من المنزل ليس عملاً دائماً إلى الأبد:
نظراً لأنَّ كثيراً من فِرق العمل تعمل من المنزل، يحتاج المديرون إلى توخِّي الحذر من حقيقة أنَّ الموظفين يجدون صعوبة في التوقف عن العمل، بالإضافة إلى ذلك، إذا لم تُسنَد المهام إسناداً يناسب عدد ساعات يوم العمل، فقد يؤدي ذلك إلى زيادة حدة مشكلة العمل الزائد؛ لذلك يجب على المديرين تحديد عدد ساعات العمل اليومي حتى لا يضطر الموظفون إلى العمل لساعات إضافية، ولكن لا بأس من العمل يوم السبت من حين لآخر.
أفضل طريقة لفهم ما إذا كان الموظفون قادرين على استيعاب عبء العمل المحدد هي من خلال تتبع ساعات تسجيل الدخول، وعقد اجتماعات يومية موجزة.
أداة لإدارة المشاريع تساعدك على التواصل والحصول على رؤى مفصلة عن نشاط الموظف. تطبيقات، مثل "بروف هاب" (ProofHub)، و"ورك داي" (Workday)، و"تايم دكتور" (TimeDoctor) هي بعض البرامج التي تساعد المديرين على الحصول على رؤى مفيدة تخص أنماط إنتاجية الموظفين.
خلاصة القول هي: الحفاظ على مدة يوم العمل المحددة بثماني ساعات في المنزل، كما هو الحال في أثناء العمل في المكتب.
2. إيجاد فترات استراحة من الاحتراق الوظيفي:
أحد الأسباب الرئيسة للاحتراق الوظيفي هو ساعات العمل الطويلة دون فترات تنشيط فيما بينها؛ ولهذا الغرض، يقترح "توني شوارتز" (Tony Schwartz)، مؤسِّس مشروع الطاقة، وهي منظمة مكرسة لتمكين الشركات من الأداء الأفضل، "التجديد المتقطع".
وهي في الأساس تقنية لأخذ استراحة بعد كل 90 دقيقة للتهدئة من ضغوطات العمل، التي تسبب الاحتراق الوظيفي، يقترح "شوارتز" أيضاً أخذ فترات راحة للتخلص من رتابة العمل، التي قد تدفعك نحو الإحباط والانعزال.
الآن، إلى جانب الموظفين، يجب على المديرين فهم متى يستفيدون من هذه الساعات غير المنتجة، ومن المفهوم أيضاً أنَّه ليس كل موظف يرغب في أخذ استراحة في الوقت نفسه، لذلك، يجب أن يكون المديرون مستعدين لتقديم إجراءات عمل مرنة.
تُسهل الجدولة المرنة على كل فرد في الفريق إدارة فترة تخفيف الإرهاق الخاصة به، وتلجأ الفِرق التي تعمل عن بُعد على نحو متزايد إلى جدولة العمل بتقويمات مرنة؛ إذ يقوم الموظفون بتعيين المهام ذاتياً، والالتزام بالمواعيد النهائية دون الحاجة إلى اتباع روتين ثابت.
3. العمل مع قائمة أولويات:
إذا أخبرك مديرك يوماً أنَّ "كل شيء عاجل" في قائمة مهامك، فأنت بالتأكيد تستعد للاحتراق الوظيفي.
تُعَدُّ عملية تحديد المهام الأكثر أولوية هامة للغاية لتنظيم أسبوع عملك، ومع ذلك، فمن الواضح أنَّه ليست كل المهام تحمل المستوى نفسه من الإلحاح والأولوية؛ إذ يجب أن تؤجِّل بعضها إن لم تمتلك متسعاً من الوقت؛ وذلك لأنَّ محاولة القيام بكل شيء دفعة واحدة ستمنعك من القيام بأي شيء.
كما أنَّ تحديد الأولويات يسمح لك بمزيد من الوقت لأخذ فترات راحة، يمكنك تعلُّم واحدة من أفضل طرائق تحديد أولويات العمل من "مصفوفة أيزنهاور" (Eisenhower Matrix)، التي تضع إطاراً سريعاً لجدولة المهام باستعمال أولويات محددة. تعلِّمك تعليماً أساسياً كيفية تصنيف المهام حسب الجهد والأهمية.
مصفوفة أيزنهاور:
عادة ما يظهر كل ما يمكن القيام به على الفور في أعلى قائمة المهام الخاصة بك، يُخطَّط للمهام ذات الجهد العالي في خطوات نهائية. تُفوَّض المهام ذات الجهد المنخفض والأهمية المنخفضة أو تُحذف بالكامل. يضمن لك استعمال هذه التقنية ألا تفرط في حشو التقويم الخاص بك. يمكنك أيضاً ممارسة حرية نقل المهام ذات الأولوية الأقل إلى شخص في وضع أفضل لتنفيذها.
يمكنك إنشاء "مصفوفة أيزنهاور للأولويات" (Eisenhower Priority Matrix) باستعمال أداة إدارة المشروع لتوضيح هذا المفهوم بوضوح؛ إذ يمكنك إنشاء أربع قوائم تحتوي على مهام اليوم، والمهام المخططة، والمهام المفوضة، والمهام المرفوضة.
يمكنك تبديل المهام بسرعة إلى هذه القوائم الأربع حسب أولويتها لإضفاء الطابع السليم على تقويم عملك. إنَّه مفيد لمديرك أيضاً، سيبقى بذلك على اطلاع بكيفية التنسيق مع أعضاء الفريق الآخرين.
4. تبسيط سير العمل:
إذا كنت تعمل في بيئة تعاونية تضم العديد من أصحاب المصلحة الذين يعملون في المهمة نفسها، فمن المحتمَل مع أنَّ مكان عملك يتطلب من أعضاء الفريق أن يتعاونوا بنشاط، إلا أنَّ سير العمل الفعال المطلوب لتمكين الشيء نفسه مفقود.
تتبع معظم المهام نمط خط التجميع؛ إذ يساهم كل صاحب مصلحة في المهمة ويمررها إلى الرابط التالي في السلسلة. إذا لم تتم مزامنة خط التجميع هذا بكفاءة، فسيتعين على كل عضو بذل جهد إضافي لإنجاحه.
يمكن لهذا الصراع الإضافي أن يتراكم بسهولة على الموظفين الفرديين؛ وهذا يؤدي إلى زيادة الإجهاد والاحتراق الوظيفي في نهاية المطاف، وسيساعدك ربط سير عمل محدد، يخص مهام عملك، وجدولة كل مرحلة من مراحل سير العمل بذكاء على تسهيل عملية إكمال المهمة.
يُعَدُّ سير العمل السريع الذي تستعمله فِرق تطوير البرامج أحد أفضل الطرائق لبناء سير عمل مستمر؛ وذلك لأنَّه يحاول تحديد كل مرحلة في سير العمل بمسؤوليات محددة دون أن تكون شديدة التقييد.
تُعَدُّ آلية سير العمل السريع واسعة الانتشار بالنسبة إلى الفِرق غير الفنية؛ إذ يمكنها مساعدة جميع أنواع المنظمات التعاونية على تقليل تعارضات العمليات.
اعتمد الموظفون الحكوميون في مدينة "سان خوسيه" (City of San Jose) في عام 2018، أسلوب سير العمل السريع لإدارة واجباتهم اليومية، لقد ساعدهم على تسهيل نشاطاتهم، وزيادة الإنتاجية في جميع المجالات.
5. تجميع المهام المتشابهة مع بعضها بعضاً:
وجد بحث نُشِرَ في "مجلة علم النفس التجريبي" (Journal of Experimental Psychology)، أنَّ تنفيذ مهام مماثلة على التوالي ينتج تركيزاً وإنتاجية أفضل، على عكس المهام المختلفة.
يسلط البحث الضوء على حقيقة أنَّه عند التبديل بين المهام المختلفة جوهرياً - مثل تحديث جدول البيانات والاستماع للتسجيلات الصوتية - ستجد غالباً صعوبة في التركيز؛ لذلك، يُنصح بتجميع النشاطات المتشابهة معاً للحفاظ على الإنتاجية وإنهاء المهام دون الإضرار بإدراكك، على سبيل المثال: إذا كان لديك ضغط كبير في عدد المهام المجدولة بين الساعة 12:00 صباحاً و4:00 مساءً، فحاول تجميعها معاً والبدء بها وإنهائها في جلسة واحدة مستمرة.
ستعمل جلسات العمل المستمرة على تقليل المرونة الذهنية التي غالباً ما تكون مطلوبة عند التعامل مع المهام المختلفة؛ وهذا يتيح لك التحكم بضغوطات العمل.
في الختام:
قد يبدو الاحتراق الوظيفي أمراً لا مفر منه، لكن يمكن تجنُّبه؛ فالإفراط في العمل وعدم إعطاء الأولوية يساهم مساهمة كبيرة في الاحتراق الوظيفي، لكن من خلال تنظيم جدول عمل جيد وواضح، وفترة هدوء وراحة كافية، ستتمكن من منع نفسك من الانزلاق إلى الاحتراق الوظيفي كل يوم.
وكما يقال: التوتر بين الحين والآخر أمر طبيعي؛ لكنَّ التوتر المزمن ليس كذلك، فإذا كنت تواجه الاحتراق الوظيفي كثيراً، فتحدَّث إلى مديرك لمعرفة كيف يمكن تغيير روتين عملك لتلائم صحتك العقلية.
حتى لو كان التخلص من الميل الطبيعي لإرهاق نفسك أمراً صعباً، تحلَّ بالصبر واللطف بينما تشرع وتحاول التخلص تدريجياً من الإدمان على عادة "العمل دون استراحة".