1. قدّر كل دقيقة من وقتك:
أهم خطوة في تنظيم الوقت هي قدرتك على التحكم به لامتلاكه واستثماره لصالح النشاطات المهمة والمنتجة واستبعاد غير القيمة منها. فما يحدد قيمة المهمات المفروضة علينا هي تلك العوائد الناتجة عن تلك الواجبات.
ومثال ذلك: قد تحضر اجتماعاً روتينياً لايتضمن الكثير من الأفعال، حيث يمكن تخصيص هذا الوقت بنشاط بديل مثل: التواصل مع الزبائن، أو التعاون مع الزملاء.
2. ركّز أكثر في عملك:
لن يكون بمقدورك التركيز إذا كان هاتفك يرنّ باستمرار، أو إن كان زملاؤك في العمل يعرجون عليك للتحدث، وبالرغم من أنّ هذه الملهيات قد تكون جزءاً مقبولاً في العمل، إلا أنها تفسد مستوى إنتاجك، ففي حالة استمرار الانقطاع ثم العودة للعمل طوال اليوم، ستجد أنك تكرر مهامك، وتضيع الوقت. وفي الحقيقة، يحتاج المرء إلى 20 دقيقة أو أكثر للتركيز مجدداً بعد حدوث أي مقاطعة.
في بعض الحالات، تكون المكاتب المفتوحة هي أحد الأسباب الوجيهة لإلهاء الموظفين، لكننا نسهم أيضاً في زيادة حجم المشكلة من خلال الخيارات التي نقوم بها. ويشير عالم النفس دانيال غولمان إلى وجوب تولّي زمام الأمور وحماية أنفسنا من الوقوع في فوضى جداول الأعمال. كما يتوجب علينا تخصيص الوقت اللازم للتركيز على الأشياء المهمة. ويرى غولمان أن الفرصة التي تسنح لنا للبقاء وحدنا والتركيز على مسألة ما، ينبغي استغلالها على أكمل وجه.
لذلك، عليك أن تضبط هاتفك على وضع الصامت، وتستفيد من خاصية غوغل لوقف رسائل البريد الواردة لمدة ساعة أو نحو ذلك يومياً. كما بإمكانك الطلب من مديرك منحك فترتين، كل منها لـ 30 دقيقة، من دون أي مقاطعات خلال اليوم، سواء في بداية اليوم أو في فترة الغداء أو في نهايته، لتتمكن من إنجاز عملك بتركيز، وعلى الأرجح ستندهش من حجم العمل الذي ستنجزه خلال تلك الفترة.
3. قلّل من المماطلة:
إنّ المماطلة أحد أكثر التحديات شيوعاً في بيئة العمل، وقد تكون عامل كبير في ضياع الوقت للبعض منا. وهي نتيجة الشعور بالهزيمة أو عدم الجهوزية- وفي هذه الحالة لا تتأخر بالحصول على الإرشاد- كما تشير البحوث إلى أنّ المماطلة تنشأ نتيجة نظرتنا السلبية إلى المهمات والأهداف، كضرورة إنهاء وظيفة ما لتجنب غضب المدير فقط.
ويمكنك الحد من هذا الأمر بمحاولة النظر إلى العمل بصورة مختلفة، وإعادة صياغة مفهومك عن الأداء على نحو إيجابي بدلاً عن كونه وسيلة لتجنّب العقاب واللّوم فقط، كأن ترى أن ما تقوم به من أعمال يهدف إلى نيل إعجاب العملاء مثلاً. مما يساعد على تحقيق رضاك عن نفسك، ويبقيك على الطريق الصحيح في عملك.
من خلال هذه الخطوات ستحصل على المزيد من الوقت لتنجز مهاماً إضافية، كما أنها ستخلق لك المجال لخلق التوازن بين العمل والحياة التي لاغنى عنها كي نستمر في تحقيق النجاح تلوَ الآخر.
أضف تعليقاً