7 نصائح لإدارة توقعات الموظفين
خلال عملية التوظيف، لن يكون المرشح هو الطرف الوحيد الذي يجب أن يثير إعجاب رب العمل؛ بل يجب أن تجذب الشركة الموظف أيضاً، وبعد تعيين الموظف يجب عليه تقديم أداء جيد، وكذلك يجب على الشركة أن توفر له ما يحتاج إليه لتحقيق النجاح؛ أي إنَّ العملية تحتاج إلى جهود الطرفين.
إذ يعتمد جزء كبير من عملية دمج الموظفين الجدد في الشركة وتقدُّمهم المهني والاحتفاظ بالموظفين الماهرين بنجاح على تلبية الشركة لتوقعات الموظفين، وقسم الموارد البشرية هو المسؤول الأكبر عن ترك انطباع أول جيد ودائم.
سنتحدث في هذا المقال عن سبب أهمية إدارة توقعات الموظفين، وكيف لك أن تفعل ذلك، وسنقدم أمثلة عن توقعات الموظفين.
أهمية إدارة توقعات الموظف:
ستقلل الإدارة الناجحة لتوقعات الموظفين من معدل دوران الموظفين وستحسن معدل الاحتفاظ بهم؛ إذ وجدت دراسة أنَّ 48% من الموظفين تركوا وظائفهم لأنَّها لم تتوافق مع توقعاتهم، ولكن عند التُّحدث بشفافية عن طبيعة الوظيفة ومتطلباتها والضغوط والفرص المحتملة للتقدم، تقل احتمالية شعور الموظف الجديد بعدم الرضى الوظيفي لاحقاً.
من الجدير بالذكر أنَّ المعدلات المرتفعة لرضى الموظفين ترتبط مباشرة بتحسُّن أداء الشركة وارتفاع أرباحها؛ إذ وجد تحليلٌ أجرته شركة "غالوب" (Gallup) أنَّ مستويات الإنتاجية كانت أعلى بنسبة 21% في الشركات التي كان فيها معدل تفاعل الموظفين أعلى.
ويمكنك بصفتك موظفاً في قسم الموارد البشرية أن تؤدي دوراً في زيادة اندماج الموظفين عبر إدارة توقعات الموظفين، كما يساهم فَهمُ الموظفين بوضوح لما يمكن أن يتوقعوه من شركتهم في رفع معنوياتهم، وتؤدي المعنويات العالية إلى شعور أقوى بروح الفريق وامتلاك الهدف وزيادة الإنتاجية.
أمثلة على توقعات الموظفين:
تكون لدى الموظفين توقعات حول العديد من الأشياء طوال فترة عملهم ضمن الشركة، وتشمل ما يأتي:
- التعويضات والامتيازات وزيادات الرواتب.
- فرص التعلُّم والتطوير.
- الثقافة التنظيمية.
- التنوع والشمول.
- علاقات الموظفين.
- تجربة الموظف الرقمية.
إليك أمثلة عن توقعات الموظفين بالتفاصيل، ثم سنشرح طبيعة وأهمية توقعات الموظف بطريقة شاملة:
1. التوازن بين الحياة المهنية والشخصية:
التوازن بين الحياة المهنية والشخصية هو مطلب أساسي لجميع الموظفين؛ إذ يحدد هذا المفهوم كم ستطغى الحياة المهنية على وقت الموظف ومقدار الوقت المُتاح لقضائه مع العائلة وفي الترفيه والاسترخاء، وتختلف التوقعات المتعلقة به باختلاف البلدان والمجالات والفئات العمرية.
تعتمد توقعات الموظفين إلى حد كبير على خلفياتهم الثقافية، على سبيل المثال: من المعتاد العمل لساعات طويلة في الولايات المتحدة، وأرباب العمل غير ملزمين بتقديم إجازة أمومة مدفوعة الأجر، ولا وجود لمتطلبات قانونية تلزمهم بتقديم إجازات مرضية أو حد قانوني لعدد الساعات التي يمكن للموظفين العمل فيها في الأسبوع.
يختلف هذا جداً عن الوضع في الدول الأعضاء في الاتحاد الأوروبي؛ وذلك بسبب قانون "التوازن بين الحياة المهنية والشخصية للآباء ومقدمي الرعاية" (Work-Life Balance for Parents and Carers)، والذي بدأ تطبيقه في عام 2019؛ لذا بحلول 4 نيسان 2022 أصبح أرباب العمل في الدول الأعضاء في الاتحاد الأوروبي ملزمين بتقديم إجازة أمومة مدفوعة الأجر لا تقل عن 10 أيام.
كما تقدم جميع دول الاتحاد الأوروبي إجازات مرضية مدفوعة، وإذا رغب الموظفون في العمل لأكثر من 48 ساعة في الأسبوع، فيجب عليهم اختيار عدم اتباع "توجيه أوقات العمل" (working time directive).
المجال الذي يعمل فيه الموظف ومستوى المسؤولية التي تقع على عاتقه والاستقلالية التي يتمتع بها في دوره جميعها تحدد كم يتوقع الموظف أن يعمل ومدى استعداده إلى العمل بما يتجاوز هذه التوقعات.
على سبيل المثال: في الشركات التي يكون الربح فيها هدفاً أساسياً وذا ثقافة تنافسية، والتي تقدم فرصاً أكثر للتقدم، غالباً ما يدفع أرباب العمل علاوات وتعويضات أعلى للموظفين الذين يعملون لساعات طويلة؛ لذا يتوقع الموظف في هذه الشركات أن يشجعه رب العمل على العمل لساعات أطول، وعلى العكس، في الشركات التي تتمحور أهدافها حول حب الآخرين، من المرجَّح أن تكون ثقافتها مرتكزة على المساواة والرحمة والتعاطف وأن تقدم فرصة أقل للتقدم.
2. التقدم الوظيفي:
يدور التقدم الوظيفي حول الشعور بأنَّك تتقدم في العمل، ولتحسين معدلات الحفاظ على الموظفين في شركتك وضمان بقاء الموظفين المنتجين والمبدعين، يجب أن تكون هناك فرص تُقدَّم للموظفين في مناصبهم، على سبيل المثال: ما الذي قد يدفع خريجاً شاباً يتوقع أن يتعلَّم في الوظيفة وأن يتقدم بسرعة في حياته المهنية أن يستمر في العمل لديك إذا كان في إمكانه العثور على وظيفة تُثير روح التحدي في نفسه وربما راتبها أفضل في شركة منافسة؟
لنفترض أنَّ شركتك لا تقدم تغذية راجعة منتظمة أو موارد أو فرصاً للتقدم داخل مكان العمل، في هذه الحالة من المرجح أن يغادر أصغر الموظفين سناً، ولكنَّ هؤلاء هم مستقبل الشركة.
التقدم الوظيفي ليس مطلباً هاماً لدى جميع العاملين، في الواقع سيكون عدد كبير من الموظفين في المستوى المتوسط والأعلى راضين عن دورهم ومستوى التقدم الذي وصلوا إليه داخل الشركة وفي حياتهم المهنية، ولكن في جميع الأحوال يجب أن يتحدث قسم الموارد البشرية مع الموظفين حول توقعاتهم بشأن التقدم الوظيفي في مكان العمل.
لا يتعلق التقدم الوظيفي دائماً بالارتقاء في المناصب لتولي مزيد من المسؤولية وتلقِّي أجر أعلى؛ إذ يمكن أن يشمل التقدم الوظيفي أيضاً فرصاً للانتقال إلى قسم أو دور مختلف يضمن فرصاً للتعلُّم وتحديات جديدة، ويمكن أن يشمل التقدم الوظيفي أيضاً فرص الإعارة داخل الشركة وخارجها والدعم لأخذ إجازة وظيفية.
شاهد بالفديو: 6 نصائح لتوظيف أفضل موظف ممكن
عموماً، توجد خمس مراحل مهنية يمر بها الموظفون، وهي:
- الاستكشاف: يضع الموظفون العديد من توقعاتهم حول العمل قبل بدء حياتهم المهنية؛ إذ تتشكل هذه التوقعات نتيجة تأثير التعليم وأولياء الأمور والخلفية المالية والثقافية ووسائل الإعلام، ويمكن أن تكون مرحلة الاستكشاف هي الأخطر؛ فقد يجد الموظفون أنَّ التوقعات التي وضعها الآخرون لا تتطابق مع أهدافهم أو لا تتطابق مع واقع حياة العمل، كما يمكن أن تنطوي هذه المرحلة على أعلى معدلات عدم رضا وظيفي وتغيير الوظيفة.
من ناحية أخرى، في مقدور الموارد البشرية أن تثير اهتمام الأشخاص الذين يبحثون عن مجال للالتزام به بعد تعرُّضهم إلى خيبة أمل في مجال آخر، على سبيل المثال: في المملكة المتحدة كثير من الأشخاص الذين يلتحقون بالجامعة للتدريب كممرضين هم طلاب ناضجون يبلغون 21 عاماً أو أكثر، ويمثل التمريض المهنة الثانية أو الثالثة في حياتهم.
- التأسيس: مرحلة التأسيس فيها بعض التشابهات مع مرحلة الاستكشاف، فقد يؤسس الفرد نفسه في مجال ما، ولكنَّه قد ينتقل إلى مهنة جديدة بسبب توقعات الموظف نفسه أو توقعات الأداء، أو بينما يستمر الفرد في التقدم ضمن اختياره المهني الأولي، قد يتخصص في مجال معيَّن أو ينتقل إلى جانب مختلف من مهنته.
على سبيل المثال: قد يبدأ اثنان من خريجي الحقوق يبلغان من العمر 21 عاماً حياتهما المهنية في شركة محاماة دولية، لكن في غضون 5 سنوات، بينما سيتقدم أحد الخريجين إلى منصب إداري في شركة المحاماة نفسها، سيكون الخريج الآخر غادر التدريب بعد عام واحد، ويعمل في شركة عائلية صغيرة.
- منتصف الحياة المهنية: في منتصف الحياة المهنية، يسعى الموظفون الطموحون إلى الحصول على مناصب في القيادة العليا، أو قد تتغير أولوياتهم إذا قرروا أن يصبحوا آباء، وخلال هذه المرحلة غالباً ما ينتقل الموظفون إلى العمل الحر.
- المرحلة النهائية: في أواخر المهنة، يتولى عدد من الموظفين دور المينتورز والمرشدين الرسميين وغير الرسميين لزملائهم الأصغر سناً، وسيقضون المزيد من الوقت في التدريس في مكان العمل عوضاً عن التعلُّم، كما سيسعى العديد من الموظفين إلى تخفيض عدد الساعات والمسؤوليات الوظيفية التي يتولونها مع اقترابهم من سن التقاعد.
- التقاعد: المرحلة النهائية هي التقاعد، وفقاً للنجاح الذي حققه الفرد على الصعيد المالي والاحتياجات والدعم الحكومي، سيتقاعدُ بالكامل أو سيعمل بدوام جزئي، وفي هذه المرحلة من الحياة، غالباً ما يحل العمل التطوعي والوقت الذي تقضيه مع العائلة والسفر محل العمل ليصبح محور الحياة.
اختلافات توقعات الموظفين بين الأجيال:
تؤثر الاختلافات بين الأجيال تأثيراً كبيراً في توقعات الموظف في مكان العمل؛ والسبب في ذلك هو تغيير الوضع الاقتصادي الذي نشؤوا فيه، على سبيل المثال: وُلِد موظفو "جيل طفرة المواليد" (Boomers) المدعو بهذا الاسم بسبب أعداد الولادات الكبيرة، بين عامي 1946 و1964 بعد نهاية الحرب العالمية الثانية، حينها تحسنت نوعية الحياة تدريجياً ثم تحسنت بشكل كبير فجأة.
لذا عمل العديد من موظفي هذا الجيل في وظيفة واحدة طوال حياتهم، وأدى هذا الاستقرار الوظيفي الذي تنعَّموا به إلى امتلاك نسبة كبيرة منهم للمنازل؛ ونظراً لأنَّ العمل أدى إلى تحسين نوعية الحياة كثيراً، ولأنَّ هذه الوظائف كانت مستقرة إلى حد كبير، شعر الموظفون من جيل طفرة المواليد بولاء كبير تجاه أرباب العمل؛ لذا لا يمانع كثير من الناس من هذا الجيل العمل لساعات أطول.
من ناحية أخرى، فإنَّ الذين وُلِدوا بين عامي 1996 و2010 ينتمون إلى "الجيل زد" (Gen Z)، وهم أحدث جيل يدخل مكان العمل، وعلى الرغم من وجود العديد من أوجه التشابه بينهم وبين جيل الألفية، إلَّا أنَّ الجيل زد هو أول جيل من الموظفين ينشأ في عالم رقمي بالكامل؛ وهذا يعني أنَّهم نشؤوا في عالم أتاح لهم طوال حياتهم وصولاً أكبر إلى الخدمات سهلة الاستعمال.
على سبيل المثال: عاش الجيل زد في وقت وُجِدَ فيه وصول كامل للإنترنت بالنطاق العريض، بينما عاش جيل الألفية جزءاً كبيراً من حياتهم دون الإنترنت وشهدوا الانتقال من الطلب الهاتفي إلى النطاق العريض.
كل ذلك يؤثر في توقعات كل من تلك الأجيال في مكان العمل؛ إذ إنَّ توقعات الجيل زد أعلى لكفاءة مهام العمل ويسعون إلى استعمال أفضل التقنيات عالية الجودة، ولم يَعُد شراء منزل أمراً قابلاً للتحقيق بالنسبة إلى "جيل الألفية" (Millennials) والجيل زد في العديد من البلدان.
وعدم قدرة هؤلاء الموظفين على رؤية عملهم الجاد ينعكس على شكل استقرار مادي في حياتهم أدى إلى انخفاض ولائهم تجاه أرباب عملهم، كما يؤدي ذلك إلى إعطائهم أولوية أعلى لوقت الفراغ وتقديرهم لتجارب الحياة مثل السفر والهوايات أكثر، وهذه هي المكافآت الرئيسة للعمل المتاحة لهذَين الجيلين من الموظفين في المجتمع.
نصائح لإدارة توقعات الموظفين:
إليك 7 نصائح تُعلِّمك كيفية تأدية دورك في إدارة توقعات الموظفين بنجاح والاحتفاظ بهم بصفتك موظف موارد بشرية.
1. ابدأ بعملية التوظيف:
اشرح بصراحة كل ما يتعلق بشركتك والوظيفة؛ إذ يتمثل جزء أساسي من عملية التوظيف في إيجاد الخيار المناسب لكلا الطرفين، على سبيل المثال: يمكنك دعوة المرشحين المحتملين لزيارة القسم بشكل غير رسمي قبل التقدم إلى الوظيفة، وهو أمر شائع بالنسبة إلى الأدوار في قطاع الرعاية الصحية.
أو ربما عوضاً عن إجراء مقابلة عمل تقليدية، يمكن للمرشحين إنجاز مهمة عمل نموذجية في البيئة التي سيعملونَ بها؛ إذ يمكن أن يكون هذا أسلوباً مفيداً بالنسبة إلى الأدوار التي يتعرَّض فيها الموظفون إلى ضغوطات كبيرة ويكون الالتزام بالمواعيد أمراً أساسياً، على سبيل المثال: عوضاً عن سؤال أحد الصحفيين عن كيفيَّة كتابة قصة إخبارية، يمكن أن تتضمن المقابلة مهمة كتابة خبر افتراضي.
علاوة على ذلك، لا تنتظر حتى مرحلة تقديم العرض من عملية اختيار المرشحين لإخبارهم بالمعلومات عن حزمة التعويض التي تقدمها الشركة، وإلَّا فقد تهدر وقتك ووقت المرشح، ومن المفيد أيضاً أن تسأل موظفيك الحاليين ما إذا وصَّفت الدور والشركة بدقة خلال عملية التوظيف، ثم استمع بانتباه إلى ما يقولونه لك.
السرعة التي تتعامل بها شركتك مع المرشحين خلال عملية التوظيف هامة أيضاً؛ إذ يتوقع 81% من المرشحين أن تستغرق عملية التوظيف ما يصل إلى أسبوعين، ولكن إذا استغرقت شركتك أشهر عدَّة لتحديد موعد بدء العمل، فقد ينسحب المرشح ليقبل عرضاً آخر أو يبدأ عمله الجديد وهو محبط لأنَّه فقد حماسته وطاقته؛ ولهذا من الهام التواصل بوضوح بشأن الجدول الزمني للتوظيف مع مرشحك طوال العملية.
2. تابع خلال مرحلتي التعريف بالشركة وتهيئة الموظفين:
تُعَدُّ عملية التعريف بالشركة (orientation) في اليوم الأول وعملية تهيئة الموظف (onboarding) اللاحقة، من المراحل الأساسية في دورة حياة الموظف عندما يتعلق الأمر بإدارة توقعات الموظف بنجاح.
تحدد عملية التهيئة نوعية العلاقة بين الموظف ورب العمل، وإذا كانت غير منظمة وبطيئة، فستبدأ بخسارة احترام وتقدير الموظفين الجدد في شركتك؛ إذ يقرر 90% من الموظفين المغادرة أو البقاء في وظائفهم الجديدة خلال الأشهر الستة الأولى.
لكي تكون عملية التهيئة ناجحة، يجب أن يضمنَ قسم الموارد البشرية أنَّ كل موظف يبدأ وظيفته الجديدة حاملاً توقعات دقيقة حول دوره وكيف يبدو عليه الإنجاز في دوره، وما إذا كان يشعر بالانتماء إلى شركتك.
3. ساعد كل موظف على فهم دوره وتأثيره:
يجب أن يفهم كل موظف ما هو متوقع منه في دوره وما هي الأولويات القصوى، وهو بحاجة إلى فهم كيف يساهم ذلك في تحقيق أهداف الشركة ونجاحها، وهذا هام خصوصاً للحفاظ على المعنويات في الأدوار منخفضة الأجور أو الدنيا؛ إذ يجب على هؤلاء الموظفين في كثير من الأحيان إنجاز العديد من المهام الروتينية.
في حين أنَّ العمل قد يكون صعباً، ولكن إذا أخبرتَ الموظفين بمدى أهمية هذا العمل بالنسبة إلى الشركة ككل، فقد يكون لذلك تأثير إيجابي للغاية، وإذا أكَّدتْ الإدارة على أهمية هذا العمل وكافأته وقدمت الشركة فرصاً للتقدم، فستكون معدلات الاحتفاظ بالموظفين عالية جداً، كما ستنخفض احتمالية إصابة الموظفين بالإرهاق، وستكون توقعاتهم عن الوظيفة وتأثيرها واقعية.
4. تواصل مع الموظفين بشفافية:
الشفافية هامة في بداية علاقة الموظف بشركتك في أثناء عملية التوظيف، ومن الضروري الحفاظ عليها طوال فترة عملهم لديك، تخيل أنَّ شركتك تحتاج إلى تخفيض عدد الموظفين، في هذه الحالة، وإذا أخبر قسم الموارد البشرية الموظفين بهذه الأنباء قبل أن تنشرها وسائل الإعلام، فسيكون هناك مستويات أعلى من الثقة والمرونة في مكان العمل.
الشفافية هامة أيضاً عندما يتعلق الأمر بالتغذية الراجعة عن التقدم والإنتاجية، على سبيل المثال: إذا حصل الموظف على العديد من الفرص لتحسين أدائه في أثناء الفترة التجريبية، فقد يصبح مع الوقت عضو فريق كفء؛ وهذا يرفع المعنويات ويحسن معدلات الاحتفاظ بالموظفين.
5. صمِّم المسارات الوظيفية:
بالنسبة إلى الموظفين في مرحلة الاستكشاف والتأسيس من حياتهم المهنية، يمكن لمتخصصي الموارد البشرية مساعدتهم على تحديد توقعاتهم؛ وذلك عبر تحديد الفرص للتقدم في الأدوار المرتبطة بدورهم الحالي والانتقال إلى مناصب مختلفة، وبهذه الطريقة تقل احتمالية شعور الموظفين بالركود والإحباط واستقالتهم من شركتك.
على سبيل المثال: قد يبدأ شاب كموظف استقبال في مستشفى كبير وهو في العشرين من العمر بعد أن أنهى دراسته وحصل على المؤهلات الأساسية - وقبل البدء كموظف استقبال - عمل لمدة ستة أشهر إلى سنة في مختلف الأدوار في مجال الضيافة وخدمة العملاء، ثم في أثناء العمل في المستشفى، أثارت اهتمامه مهنة التمريض، حينها يمكنك توفير فرص للموظف للتدرب كممرض مساعد، وإذا قدم أداءً جيداً وبعد انتهائه من التدريب على التمريض، يمكن أن يعمل هذا الموظف لفترة طويلة في المستشفى.
6. وضِّح ثقافة الشركة وقيمها باستمرار:
الثقافة ليست ثابتة في جميع مجالات الحياة؛ بما في ذلك العمل، وإذا اشترى طرف جديد شركتك أو فتحتَ فروعاً جديدة أو تغيرت قيادة الشركة، فقد تتغير الثقافة التنظيمية بشكل كبير، وهذا صحيح خاصة إذا كانت الشركة من القطاع العام سابقاً وانتقلت إلى الملكية الخاصة.
لهذا السبب عليك توضيح ما تمثله ثقافتك لموظفيك دائماً؛ إذ سيُساعدهم ذلك على فهم نوع بيئة العمل التي يجب أن يتوقعوها، على سبيل المثال: إذا كانت ثقافة شركتك تقدر التعاون والعمل الجماعي، فقد يجبر مستثمر جديد يتوقع الحصول على نتائج سريعة ثقافة شركتك على التركيز أكثر في النتائج؛ إذ يجب عليك إدارة توقعات الموظف حول كيفية تغيير ثقافة شركتك في المستقبل.
يمكن أن تتغير ثقافة العمل أيضاً بما يتماشى مع التغييرات في المجتمع، على سبيل المثال: لاحظ كيف غيرت جائحة كوفيد ثقافة العمل؛ إذ أصبح العمل عن بعد الوضع الطبيعي في العديد من المجالات، وبعد كل هذا الوقت أصبح الموظفون يتوقعون العمل بنموذج هجين والتمتع بالمرونة فيما يتعلق بساعات العمل.
7. أخبِر الموظفين بوضوح عن الامتيازات التي تقدمها:
الأجور ليست الطريقة الوحيدة لمكافأة الموظفين؛ ففي المجالات التي لا يكون الربح فيها هدفاً أساسياً لشركة - مثل القطاع الطوعي - أو في الأوقات التي يكون فيها الاقتصاد الوطني أو العالمي في حالة ركود، تكون المكافآت غير المالية هامة جداً.
يجب أن يسعى قسم الموارد البشرية إلى الاستفادة من هذه المكافآت وإخبار الموظفين عنها بوضوح، على سبيل المثال: ربما لم تَعُد شركتك قادرة على تقديم إجازات مدفوعة الأجر، ولكنَّها قادرة على تقديم خصومات عند التبضع من مجموعة واسعة من المتاجر الكبرى التي هي في شراكة معها؛ فقد تساعد هذه الميزة الموظفين على تغطية تكاليف موسم العطلات إلى حد كبير.
في الختام:
عموماً، إدارة توقعات الموظفين لها فائدتان أساسيتان؛ إذ يكون الموظفون أكثر سعادة وإنتاجية ورضى في عملهم؛ وهذا يؤدي إلى تحسين معدل الاحتفاظ بالموظفين والأداء التنظيمي، ويكون له تأثير إيجابي في أرباح الشركة؛ إذ يقلل في النتيجة من تكاليف الموارد البشرية المتعلقة بالتوظيف والتهيئة والتدريب.