7 ممارسات تستهلك وقتك وتدمر إنتاجيتك

توجد بضع ممارسات تستهلك وقتك وتؤثر سلباً في إنتاجيتك، فهي كاللص الذي يسرق وقتك الثمين. يصف الكاتب "آندريه موريس" (André Maurois) هذه الممارسات في كتابه "فن الحياة" (An Art of Living) قائلاً: "إنَّها لا تُشفق على أحد، ولا تتوانى عن سرقة آخر لحظة ممن لا يقاومها، ولو تركت الناس وشأنهم لوجدتهم يبلون بلاءً حسناً؛ وقد تكون هذه الممارسات عبارة عن زيارة، أو اتصال هاتفي، أو إيميل، وإنَّ التعامل معها بصبر ولطف خطأٌ قاتل، ويجب ألا تأخذنا بها شفقة؛ لأنَّ السماح لها بسرقة وقتنا هو الانتحار بعينه".

ليس من الصعب تمييز الممارسات الشائعة في هذه الأيام: البريد الإلكتروني، وشبكة التواصل الاجتماعي، ووسائل الإعلام، وتصفح الشبكة، والطريق من وإلى العمل، نمر بها يومياً، وقد تُعلِّمنا كيف نتعامل معها بالفعل، لكن ماذا عن الممارسات الخفية والأكثر خطورة؟

إليك هنا 7 ممارسات خفية من الممكن أن يقضوا على إنتاجيتك وسلامتك بينما تجلس الآن، فعادةً ما نتجاهلها أو لا نلحظ وجودها، منشغلين بالابتعاد عن الأنواع الشائعة والتي ذكرناها آنفاً، ولكن التي سنذكرها الآن يمكن أن تكون أكثر ضرراً بكثير على الصعيد المهني، والصحي، وإدارة الوقت:

1. عدم وجود هدف:

نشر المدوِّن "بليك غوسارد" (Blake Gossard) عام 2018 مقالاً على منصة "ميديوم" (Medium) بعنوان "وباء عدم وجود هدف في الولايات المتحدة" (The Epidemic of Aimlessness in America)؛ حيث وصف بدقة المشكلة التي يواجهها بعض الأشخاص، وهي عدم وجود هدف محدد مسبقاً.

جميعنا بحاجة إلى سبب يجعلنا ننهض من السرير في الصباح، سبب أعمق من الذهاب إلى العمل من أجل كسب المال، فلن نكون منتجين دون حافزٍ تتمركز حوله حياتنا؛ ونعني هنا الإنتاج بكفاءة، والذي يأتي بنتائج، وليست التي تقاس بعدد المهمات الرتيبة التي أنجزناها خلال اليوم.

عدم وجود هدف هو ممارسة تجعلك تقيس إنتاجيتك بصعوبة حياتك، ولكن من الخطأ قياس الكفاءة بناءً على صعوبة الحياة، فحين تركز على العمل دون التفكير في النتائج، فأنت تفوِّت بذلك فرصةً لاستخدام طريقة أكثر إنتاجية وفاعلية لتحقيقها؛ لذا ابدأ بإدارة أفكارك في الحال، فما هو هدفك الرئيس، وطموحك في الحياة؟ وما الذي تفعله كل يوم لتقترب منه؟

سيوجِّه طموحك قراراتك في الحياة، ويساعدك على صياغة أهدافك ومخططاتك، ويساعدك على جعل حياتك مُرضية وذات معنى، ويجعلك تستطيع الإجابة عن السؤال الآتي "هل ما أفعله الآن مجرد نشاط أم أنَّه عمل يؤدي إلى هدفٍ معينٍ؟".

عندما لا تملك الوقت الكافي لتغيير شيء، فقط تذكَّر ما هو الشيء الأساسي، وبعدها ستحدد ما الذي ـ وليس كيف - ستفعله لتصل إلى النتائج المرجوة، وما هي الأفعال التي ليست بالضرورة التي كنت تظنها.

2. الافتقار إلى الاهتمام:

يمكن للممارسات المستهلكة للوقت أن تحول بيننا وبين اتخاذ أي إجراء؛ والسبب في ذلك هو عدم وجود هدف كما ذكرنا آنفاً، فعندما لا نعرف ما نريد، فلن تكون طموحاتنا عالية، ولن نعرف سبب عدم اهتمامنا فيما نقوم به، ومن ثمَّ يضيع الدافع، وتضيع الإنتاجية؛ لذا إليك بعض الأسباب الأخرى وراء قلة الاهتمام أو الدافع في حياتك:

2. 1. عدم الثقة بالنفس:

تؤثر ثقتنا في إنتاجيتنا، ليس الأمر سهلاً عندما تُحدِّثك نفسك قائلة: "لماذا نحاول؟ لن نحقق شيئاً على كل حال"، ولمعالجة ذلك، يجب أن ننظر إلى إنجازاتنا السابقة لتذكير أنفسنا بأنَّنا قد اجتزنا المهام الصعبة وحققنا أهدافاً صعبةً من قبل، وسنفعل ذلك هذه المرة.

من الجيد أيضاً أن نحدد معتقداتنا المُقيِّدة؛ أي أنماط التفكير اللاواعية التي توجِّه قراراتنا، وأن نستبدلها بتلك التي تعطينا القوة؛ حيث إنَّ ذلك سيساعدنا على استعادة الثقة لتحقيق أهدافنا.

2. 2. الضغط والإرهاق:

بوجود مهام كثيرة تحتاج إلى إنجاز، وأمور يجب التعامل معها، وتفاصيل يجب العناية بها، فإنَّه لا مفرَّ من الإجهاد والإرهاق، فمن يمكنه أن يظل متحمساً ومنتجاً في مثل هذه الأوضاع؟

من المنطقي أنَّنا نفقد الرغبة في التصرف؛ إذ تستنزف هذه الممارسات المستهلكة للوقت طاقتنا الجسدية والعقلية، فنفقد الدافع والاهتمام، ولمعالجة ذلك، نحتاج إلى إعادة تنشيط قوانا البدنية والعقلية بانتظام، وترتيب الأولويات من وقت لآخر، فلا بأس بإهمال أشياء أقل أهمية؛ لذا خذ قسطاً من الراحة، ونم جيداً؛ حيث يمكن أن يساعدنا التأمل وكتابة اليوميات على تصفية أذهاننا وإيجاد بعض المساحة للطاقة والعمل المنتج.

2. 3. نمط الحياة غير الصحي:

يرتبط عدم الاهتمام أو وجود الدافع ارتباطاً وثيقاً بحالتنا البدنية؛ حيث إنَّ التعب المزمن، والآلام الجسدية كالصداع، وآلام الظهر، ومشكلات الجهاز الهضمي، والشرود الدائم، وصعوبة التركيز على العمل هي إشارات تدل على الحاجة إلى تغيير نمط الحياة.

فلنحاول النوم لمدة ثمان ساعات على الأقل كل ليلة، وممارسة التمرينات، وتناول وجبة الإفطار، وتناول الطعام جيداً وبشكل واعٍ، والحد من تناول المنبهات مثل الكافيين، والكحول، وما إلى ذلك.

2. 4. قد تكون "قلة الاهتمام" جزءاً من شخصيتنا:

كم مرة أكدتَ لنفسك مجدداً أنَّه ليس لديك حافز لفعل أي شيء؟ هل تخبر الآخرين أنَّك "بحاجة إلى حافز" ليجعلك تواصل العمل؟ وهل هناك وقت تعرِّف فيه عن نفسك كشخصٍ "لا مبالٍ"؟ هكذا تعمل الممارسات المستهلكة للوقت، وبالنظر إلى أنَّ دماغ الإنسان كسول، فليس من الصعب أن يُقنعنا أنَّ مشكلة التسويف وعدم رغبتنا في الاستمرار في العمل هي ذنب شخص آخر ولا ذنب لنا فيها.

شاهد بالفيديو: 8 شروط يجب توافرها لضمان نجاح الحوافز

3. عدم ترتيب الأولويات:

يمكن لتحديد الأولويات أن يحسِّن الإنتاجية وإدارة الوقت والتوازن العام بين العمل والحياة، فمع تحديد أولويات واضحة، نركز تركيزاً أفضل، ونتجاهل الخوف من فوات الحدث (FOMO)، ونصبح أقل توتراً، لكنَّ المشكلة هي أنَّ الكثير منا يعاني مما يسمى بمفارقة "كل شيء هام"، ويفشلون في التمييز بين المهام العاجلة والهامة؛ ونتيجة لذلك، نقوم بإلغاء الأولويات بناءً على حساسية الوقت فقط، ونقوم بمهام متعددة ونرى أنَّ كل هدف يستحق الانشغال طوال الوقت، وكل هذا يقتل الوقت ولا علاقة له بالإنتاجية.

لقد ثبت منذ فترة طويلة أنَّ محاولة إنجاز العديد من المهام في وقت واحد يمكن أن يخفض إنتاجيتنا ويدفعنا إلى اتخاذ قرارات غير منطقية؛ لذا مع الأولويات غير المنتظمة، نركز على ما هو عاجل بينما يجب أن نفكر فيما هو هام.

تذكَّر مبدأ باريتو أو (قاعدة 80-20)، فلا تقضِ بعض الوقت في تحديد أولويات المهام غير العاجلة فحسب؛ بل تلك التي تحقق لك نتائج حقيقية، ورتِّب جميع مهامك حسب أولويتها الحقيقية، وأضفها إلى التقويم الخاص بك بناءً على الأوقات التي تكون فيها أكثر إنتاجية.

4. تعدُّد المهام:

مع أنَّ الكثير من الناس يعتقدون أنَّ تعدُّد المهام يعني التركيز على أكثر من أمر في الوقت ذاته، فالأمر ليس كذلك؛ لأنَّ تعدد المهام يعني نقل الانتباه بين المهام باستمرار؛ مما يجعل من هذا الأمر ممارسة مستهلكة للوقت، ويؤثر في عقولنا وإنتاجيتنا سلباً.

أثبتت دراسات لا حصر لها ذلك، ففي عام 2009، وجدت جامعة "ستانفورد" (Stanford University) أنَّ الأشخاص الذين يقومون بمهام متعددة كانوا أقل تنظيماً، وفشلوا في تمييز التفاصيل الدقيقة، وكانوا يعانون من أجل التبديل من مهمة إلى أخرى.

وفي عام 2019، وجدت "كلية برايان" (Bryan College) أنَّ تعدُّد المهام يعوق الأداء ويكلِّف حوالي 450 مليون دولار في السوق العالمية سنوياً، ويشير بعض الباحثين إلى أنَّ تعدد المهام يمكن أن يقلل الإنتاجية بنسبة 40%.

الجدير بالملاحظة أنَّ هذه الآراء ذات صلة بمكان العمل؛ حيث يمكنك الجمع بين الأكل والمشي أو طي الملابس ومشاهدة التلفاز في حياتك الخاصة، ولكن عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية في العمل، فلن ينجح الأمر.

لا يقدِر العقل البشري على القيام بالعديد من الأشياء المعقدة في وقت واحد؛ حيث يحتاج الأمر إلى وقت للتبديل بينهما، يمكن أن يصل إلى 30 دقيقة للعودة إلى سير العمل، وقد يؤدي ذلك إلى حدوث أخطاء.

كما وجدت دراسة أجرتها "كلِّية براين" (Bryan College)، فإنَّ تعدد المهام يخفض معدل الذكاء، ويقلل من كثافة الدماغ، ويضر بذكائنا العاطفي مع مرور الوقت، وتؤدي مقاطعة مهمة واستبدالها بأخرى إلى إلحاق الضرر بالذاكرة قصيرة الأمد، وتقليل الانتباه، وإعاقة قدرتنا على حل المشكلات.

ولتجنُّب الوقوع في تعدد المهام في العمل من أجل إنتاجية أفضل، جرِّب ما يأتي:

• أنشئ قوائم مهام أو جدول زمني لإنجاز كل مهمة.
• قلل من مصادر التشتيت وكرس نفسك لمهمة واحدة في كل مرة.
• حدد الأولويات وفوِّض المهام لتحقيق عمل جماعي أكثر فاعلية.
• مارس التأمل لتدريب الدماغ على زيادة الوعي باللحظة الحالية وتحسين قدرتك على التركيز.
• حقِّق أقصى استفادة من تقنية بومودورو أو تقنية الطماطم؛ وهي طريقة اعتماد جهاز توقيت لتقسيم العمل إلى فترات زمنية.

5. عدم وجود خطةٍ لتحقيق الأهداف:

يضع معظمنا أهدافاً طويلة وقصيرة الأمد، ويكتبون قرارات العام الجديد، ونصمم على البدء بفعل المزيد، وما إلى ذلك، ولكنَّنا نقع في فخ ذهني، ما دامت تلك الأهداف مكتوبة "على الورق"، فإنَّ الدماغ "يعتقد" أنَّها مكتملة، ولهذا السبب غالباً ما نؤجل بعض المهام، أو نماطل لأداء مهام أخرى، أو نفقد الدافع لإكمال شيء كنا قد صممنا على تحقيقه.

ونحتاج إلى تغيير ذلك وجعل جميع أهدافنا المحددة تنجح إلى خطة لكيفية تحقيق كل هدف في القائمة، ويجب أن يتكوَّن كل هدف في التقويم الخاص بك من ثلاث خطوات:

1. تصميم الهدف: فكر في الأهداف الذكية (Smart Goals)، واجعل هدفك قائماً على نهج مع نقاط نهاية واضحة، وقسمه إلى أهداف فرعية إن لزم الأمر.
2. رسم المسار: فكر في أكبر عدد ممكن من الطرائق الممكنة لتحقيق هذا الهدف، واطلب من عائلتك أو أصدقائك أو من المنتور مساعدتك على تطوير خطة مفصَّلة عن كيفية تتبُّعك لكل مسار، وفكر في الموارد التي ستحتاجها، وخطِّط لتقدمك.
3. تخطِّي العوائق: ضع في الحسبان جميع المعوقات المحتملة التي قد تظهر في طريقك وضَع استراتيجيات قد تستخدمها للتعامل معها.

6. عدم القدرة على الرفض وتفويض المهام:

لا شك بأنَّك تعرف بالفعل قوة الرفض وتأثيره الإيجابي في إنتاجيتك وقدرتك على التركيز على ما هو هام حقاً، فلماذا إذاً لا يزال من الصعب جداً القيام به بالنسبة إلى معظمنا؟ ولماذا لا يزال هناك العديد من المقالات والمدونات الشخصية التي تقدم النصائح في تعلُّم كيفية قول "لا"؟ وأين يجب تفويض المهام؟

عدم قدرتنا على قول "لا" يأتي من الطفولة، عندما ينشأ المرء ليكون شخصاً صالحاً، أو يُشاد به لكونه "يساعد أمه في العمل في المنزل"، أو يُتجاهَل ومن ثمَّ يسعى إلى الحصول على الاهتمام من خلال إرضاء الآخرين، فقد نعتاد على قول "نعم" لدرجة أنَّنا لا نفهم حتى ما هي احتياجاتنا.

إنَّها مشكلة نفسية، فلا يمكننا أن نقول "لا" خوفاً من غضب مَن يطلبون شيئاً منا، وعدم القدرة على قول "لا" هو أيضاً من الممارسات المستهلكة للوقت.

لن نجد الوقت الكافي لفعل ما يهمُّنا إن كنا تحت ضغط الطلبات الرسمية وغير الرسمية، الكبيرة والصغيرة من المديرين والزملاء وأصحاب المصلحة والأصدقاء والعائلة، والتي تأتي يومياً وبطرائق مختلفة.

كما قال رجل الأعمال الأمريكي "وارن بافيت" (Warren Buffet) ذات مرة: "يرفض الناجحون كل شيء تقريباً"، بالتأكيد، هذا لا يعني أنَّهم لا يفعلون شيئاً؛ بل يتحكمون بزمام الأمور؛ حيث يتيح لنا الرفض وتفويض المهام بذكاء توفير مساحة لما هو أكثر أهمية، بدلاً من الانغماس في العمل.

إنَّ الرفض وتفويض المهام مرتبطان ارتباطاً وثيقاً، ففهم الطلبات التي يجب رفضها وتلك التي تستحق التفويض، سيُخفِّف من عبء العمل ويوفر الوقت ويزيد الإنتاجية، ووفقاً للدكتور "سكوت ويليامز" (Scott Williams)، فهذه أقل الفوائد تأثيراً والتي يمكن أن نحصل عليها من التفويض المدروس.

7. عدم الانضباط الذاتي:

يتسبب عدم الانضباط الذاتي بضياع وقت أكثر مما تعتقد، حتى العادات المنزلية التي تبدو غير ضارة مثل قضاء الوقت على وسائل التواصل الاجتماعي، أو عدم ضبط وقت النوم، يمكن أن تقضي على إنتاجية عملك بضربة واحدة.

وهناك سبب نفسي يجعل بعضنا يفتقر إلى الانضباط الذاتي، فأولاً، قد نفتقر إليه بسبب تدني مستوى الثقة بالنفس والخوف من الفشل والشعور بأنَّك لن تحقق ما تصبو إليه حتى لو عملتَ بجد، وكلاهما يدمِّر انضباطك، ولا توجد أدوات إنتاجية يمكن أن تساعد هنا.

ثانياً، قد نفتقر إلى الانضباط الذاتي بسبب عدم قدرتنا على اتباع روتين معين؛ حيث يرى علماء النفس أسباباً عدة لذلك: الإرهاق من اتخاذ القرار؛ أي عندما لا نمتلك الطاقة لتطوير عادة جديدة جيدة، والحِمل المعرفي؛ أي عندما يكون لدينا الكثير من الأشياء التي يجب التفكير فيها؛ لذلك من الصعب إضافة شيء آخر إلى تلك القائمة، وتأثير اللامبالاة؛ أي عندما نحاول مرة واحدة ولكنَّنا نفشل، ونفقد الأمل بعد ذلك.

يمكن أن يؤدي عدم وجود أهداف وخطط واضحة إلى انخفاض الانضباط الذاتي أيضاً، ولكن كما حدَّد الكاتب ورائد الأعمال "برنت جليسون" (Brent Gleeson) في مقالٍ له في مجلة "فوربس" (Forbes): "الانضباط الذاتي هو الجسر الواصل بين الأهداف المراد تحقيقها والأهداف التي حُقِّقَت"؛ لذا نحن بحاجة إليه للبقاء منتجين وناجحين وراضين.

في الختام:

ترتبط هذه الممارسات المستهلكة للوقت ببعضها وكل واحدة منها تُسبِّب الأخرى، ولمنعها من السيطرة علينا بالكامل وتدمير إنتاجيتنا وصحتنا، يجب أن نعمل باستمرار على النمو الذاتي، ونلاحظ نقاط قوَّتنا وضعفنا، وألا نخشى طلب المساعدة عندما نحتاجها.

لذا يجب أن نضع أهدافاً وخططاً واضحة، وننشئ عادات صحية جديدة، ونعثر على منتور موثوق، ونستفيد إلى أقصى حد من الأدوات والآليات المصممة لمساعدتنا على توفير الوقت، وزيادة الإنتاجية، والتركيز على الأشياء الأكثر أهمية.

المصدر