6 طرق خاطئة في إدارة الوقت

تُعَدُّ إدارة الوقت من الأساسيات في حياتنا؛ وذلك لأنَّ الوقت ثمين وقيِّم للغاية، ويجب الاهتمام به، ومع ذلك، فإنَّ إدارة الوقت هي أكثر من مجرَّد بذل الكثير من الجهد، وعلى الرغم من أنَّ نواياك قد تكون صادقة، إلَّا أنَّك ربما تبدد وقتك دون أن تشعر.

يَهدُفُ هذا المقال إلى توضيح بعض الأساليب الخاطئة في إدارة الوقت، بالإضافة إلى تقديم بعض الاقتراحات حول كيفية ضبط التقويم الإلكتروني الخاص بك، فكلَّما تمكَّنت من إدارة وقتك إدارةً أفضل، كانت الحياة أسهل بالنسبة إليك، إليك بعض الأساليب الخاطئة لإدارة الوقت:

1. إدراج الكثير من المهام في جدول الأعمال:

غالباً ما يُنظر إلى جدول الأعمال - أو المهام - المُمتلئ على أنَّه إنجاز، ولكنَّه في الحقيقة ليس كذلك؛ لأنَّ اكتظاظ جدول الأعمال بالمهام يمكن أن يجعلك في الواقع أقل إنتاجية مما كنت تخطط له، ما الذي يحدث عندما يُخرِّب حدثٌ طارئٌ أو اجتماعٌ مُؤجَّلٌ جدولَ أعمالك المُكتظ بالمهام؟

أنت لم تترك هامشاً للخطأ حينما لم تضع وقتاً احتياطيَّاً في جدول أعمالك، وحينما تخفق في تخصيص ما يكفي من الوقت للأحداث الطارئة، فإنَّ هذا يضع ما بقي من جدول أعمالك في خطر، بالإضافة إلى ذلك، يُعَدُّ الإرهاق في مكان العمل شائعاً جداً، ويمكن أن يزداد عندما تقوم بأعمالٍ تفوق طاقتك، في الواقع، أَظهَر استطلاع أجرته شركة "ديلويت" (Deloitte) أنَّ 77% من العمال يعانون من الإرهاق الشديد في وظائفهم الحالية؛ لذلك احرَصْ على تخصيص وقتٍ للاستراحات حسب الحاجة في تقويمك حتى لا تشعر بالإرهاق أبداً.

2. سهولة تشتُّت التفكير:

ليس هناك فائدة من الخطة التي وضعتها إذا لم تلتزم بها؛ حيث إنَّ أي تشتيت بسيط في انتباهك قد يؤدي إلى إضاعة ساعات من العمل والجهد اللَّذَين بذلتهما في إعداد جدولٍ مُنظَّم؛ وذلك لأنَّه يمكن لمصدر تشتيت واحد أن يُخرِّب يومك بالكامل، مما يتسبب في فوضى لجدولك اليومي.

إن تشتُّت انتباهك ليس خطأك دائماً، ولكن يمكنك بذل جهد لمحاولة تجنب أي عوامل تشتيت من الممكن أن تعوق إدارة وقتك، وتُعَدُّ وسائل التواصل الاجتماعي من أهم الأسباب؛ لذا ابحث عن طريقة للتحكم بالوقت الذي تقضيه أمام شاشة هاتفك، قد لا تكون عوامل التشتيت الأخرى واضحة، مثل البريد الإلكتروني، فالبريد الإلكتروني من أهم جوانب العمل التجاري، ولكن إذا كنت تتحقَّق من بريدك الإلكتروني كل عشر دقائق، فقد يؤدي ذلك إلى عرقلة إنتاجيتك.

3. عدم قياس الأداء الخاص بك:

قد يكون أسلوبك الحالي في إدارة الوقت مريحاً بالنسبة إليك، ولكن كيف تعلَم ما إذا كان مُجدياً بالفعل؟ هناك العديد من الطرائق التي يمكنك من خلالها تحسين إدارة وقتك، بدلاً من الاعتماد على أسلوبك الحالي، سيؤدي تتبُّع أداءك مع مرور الوقت إلى إرشادك إلى كيفية تحسين إدارة وقتك.

يجب أن تجد طريقةً فعَّالة لقياس أدائك وإنتاجيتك، فيما يلي بعض الأمثلة لمؤشرات الأداء الرئيسة التي ستساعدك على قياس أدائك:

• متوسط الوقت الذي يستغرقه الاجتماع.
• كمية المهام المُنجَزة يومياً.
• الالتزام بالمواعيد.
• إجمالي وقت الاستراحة.
• نسبة الإنجاز من جدول الأعمال.

حدد أهدافاً معينة لكل مقياس تحدده، وتحقَّق من إنجازك تلك الأهداف أسبوعياً، إذا كنت عاجزاً عن تحقيق تطلُّعاتك في إدارة الوقت، فخُذ الوقت الكافي لتغيير أسلوبك في محاولةٍ للوصول إليها.

4. عدم تحقيق التوازن بين العمل والحياة:

إنَّ إدارة الوقت ضرورية ليس فقط لترتيب مهامك ومخططاتك في أثناء العمل؛ بل لإدارة وقتك في المنزل ومحاولة التنسيق بين وقت العمل ووقت بقائك في المنزل؛ وذلك لأنَّ التوازن بين العمل والحياة ضروري لتحقيق السعادة والرضا في حياتك.

وإنَّ أفضل طريقة لتحقيق التوازن بين عملك وحياتك الخاصة؛ هي استخدام تقويمك الإلكتروني الذي يقوم بتحليل مقدار الوقت الذي تخصصه للعائلة والهوايات والنشاطات الأخرى مقارنةً بالساعات التي تقضيها في العمل، وبمجرد أن تكون لديك فكرة أفضل عن طريقة تحقيق التوازن بين عملك وحياتك، سيكون التخطيط الواعي لأوقات ممارسة الرياضة أو اللعب مع أطفالك هو ما تحتاج إليه؛ لتتمكَّن من تخصيص وقت آخر لفعل أشياء أخرى، وهذا يعزز تحقيق التوازن؛ لذلك، ابحث عما يناسبك واستخدم التقويم الخاص بك لتحقِّقه.

شاهد بالفيديو: 10 نصائح للموازنة بين الحياة والعمل

5. تعدد المهام:

في الحقيقة، يُشتِّت تعدد المهام انتباهك ويضرُّ بجودة عملك، قد تشعر بأنَّك توفِّر الكثير من الوقت من خلال محاولة القيام بمهامٍ متعددةٍ، في حين أنَّك تجعل إنجاز المهام أصعب مما هي عليه؛ لذا من الأفضل دائماً التخطيط لإنجاز المهام واحدةً تلو الأخرى؛ حيث يضمن لك التركيز على مهمة واحدة - في كل مرة - المحافظة على تركيزك وانتباهك، ويتيح لك هذا الأمر إنهاء المهمة بشكل أكثر كفاءة وفاعلية.

6. عدم تحديد الأولويات:

تحديد الأولويات هو المفتاح الأساسي للإدارة السليمة للوقت، فعندما تتعلم تحديد أولويات في قائمة المهام الخاصة بك، يمكنك اتخاذ قرارات أفضل يومياً عن كيفية استثمار وقتك، على سبيل المثال، لنفترض أنَّك منشغلٌ في العمل على مشروعٍ ما، وتلقَّيت من العمل رسالةً في البريد الإلكتروني لحضور اجتماع غير مخطط له آنِفاً، فكيف تضع هذا الاجتماع ضمن أولوياتك؟ إذا كان اجتماعاً مهمَّاً للغاية، فسيكون من الضروري تأجيل بعض الأعمال في التقويم الخاص بك، أما إذا لم يكن الأمر كذلك، فابحث عن طريقة لتأجيل الاجتماع؛ حتى تتمكن من إنهاء مشروعك الهام.

والآن بعد أن تمكَّنت من اكتشاف بعض الدلائل لسوء إدارة الوقت، فقد حان الوقت لإجراء بعض التغييرات التي تحتاج إليها في تقويمك؛ وذلك لأنَّ هذه التعديلات القليلة ستُحدث تأثيراً كبيراً في إنتاجيتك.

المصدر