50 نصيحة لزيادة إنتاجيتك (الجزء الأول)

حتى لو كنت شخصاً منتجاً، توجد دائماً طرائق لزيادة إنتاجيتك، فإن كنت ممن يهتمون بالنتائج أكثر من غيرها، فحتماً أنت ترغب في زيادة إنتاجيتك، وبناءً على ذلك عليك دائماً تجربة طرائق وأنظمة مختلفة لإنجاز مهامك، ومن ثم الالتزام بالطرائق الفعَّالة منها، والتخلِّي عن تلك التي لا تؤتي ثمارها، وبذلك تعثر على أفضل الطرائق التي تساعدك على إنجاز عملك حقاً.

يقدِّم لك هذا المقال 50 نصيحة لزيادة إنتاجيتك، وكلُّ نصيحة تفيد في سياق معين، لذا اختر ما يناسبك منها، وغالباً ما تزداد إنتاجية الأشخاص الذين يتَّبعون هذه النصائح زيادة كبيرة.

إليك هذه النصائح:

1. خطِّط ليومك منذ الصباح:

اكتب قائمة بالأشياء التي تريد إنجازها قبل أن تبدأ يومك، ثم رتِّبها حسب الأولوية، وخصص وقتاً لكل مهمة، ثم بينما تمضي في يومك، استعن بهذه القائمة لإرشادك.

2. حدِّد المهام الأهم:

يعني ذلك المهام الهامة لكن غير العاجلة، فعندما تنجز المهام ذات الأولوية، يمكنك إنجاز المهام الأصغر والأقل أهمية بسهولة أكبر، فاعرف مهامك الأكثر أهمية وأنجزها كل يوم.

3. ابدأ بالمهمة الأصعب:

حدد المهمة الأصعب من بين المهام ذات الأولوية، وأنجزها عندما تستيقظ في الصباح، وحالما تنتهي منها، تصبح المهام الأخرى سهلة جداً.

4. اعمل على مهمة واحدة:

إذا كنت تعمل على شيء يتطلَّب مستوى عالياً من النشاط العقلي، فركِّز على إنجاز هذه النوعية من المهام واحدة تلو الأخرى، ولا تحاول القيام بمهام متعددة وتفشل بإكمال أيٍّ منها، على سبيل المثال إن كنت كاتب مقالات، ركِّز فقط على كتابة المقالات عند العمل؛ وذلك لأنَّها تتطلَّب تفكيراً عميقاً.

5. اعمل على عدَّة مهام:

ينطبق ذلك على المهام السهلة التي لا تتطلَّب كثيراً من التركيز، على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بكيِّ ملابسك يمكنك القيام بمهام أخرى مثل الاستماع إلى المدونات الصوتية.

6. تغاضَ عن المهام غير الهامة:

تغاضَ عن المهام اللطيفة لكن غير الضرورية، ولا تضيع وقتك في فعل شيء غير هام، أعد تقييم أهمية الأشياء التي تقوم بها باستمرار للتأكد ما إذا كنت بحاجة ماسة للقيام بها.

7. قم بإعداد قائمة 80/20:

إضافة إلى إعداد قائمة سريعة بالأشياء التي عليك القيام بها خلال يومك تبعاً للنصيحة الأولى، من الضروري أن تكون لديك قائمة مهام رئيسة تتعقَّب جميع الأشياء التي تحتاج إلى إنجازها سواء الآن أم الأسبوع المقبل أم في المستقبل.

عليك إعداد قائمة 80/20، فتعتمد هذه القائمة على تصنيف مهامك في مجموعتين: تتضمن الأولى 20% من مهامك التي تُحدِث الفرق الأكبر، والتي تسمى 20% من المهام عالية التأثير، وتتضمن الأخرى بقية مهامك ذات التأثير الأقل، والتي تسمى 80% من المهام منخفضة التأثير؛ لذا ركِّز كل يوم على الـ 20% من مهامك عالية التأثير.

8. اكتب قائمة بما عليك فعله لاحقاً:

لديك كثيراً من الأشياء التي تتطلب انتباهك طوال اليوم، وستكون لديك دائماً مهام طارئة؛ لذا اعمل عليها ما دامت عاجلة وهامة حقاً، لكن ما لم تكن كذلك، ضعها في نهاية قائمة المهام اليومية أو أضف مجموعة جديدة إلى هذه القائمة تتضمن المهام المؤجَّلة، واعمل عليها عند الانتهاء من المهام ذات الأولوية.

شاهد بالفيديو: تعلّم كيف تُحسن إنتاجيتك في 15 دقيقة

9. أنشئ نظام الإنتاجية الخاص بك:

توجد عدة أنظمة تساعد على زيادة الإنتاجية، ويمكنك الاستعانة بمنصات مثل: أسانا (Asana)، وبيسكامب (Basecamp)، وتريلو (Trello)، ومستندات غوغل (Google Docs) وغيرها، لكن في النهاية لا يوجد نظام واحد يناسب الجميع، فالحل هو تجربة وإنشاء نظام يناسبك بشكل أفضل.

10. تحلَّ بالفاعلية أولاً ومن ثم بالكفاءة:

تعني الفاعلية القيام بالمهام الهامة، بينما تعني الكفاءة تقديم مخرجات أكثر في وقت أقل، ولا فائدة من الكفاءة، ما دمت تعمل على مهام لا جدوى منها.

11. توقَّف عن المماطلة:

التسويف هو مضيعة كبيرة للوقت والجهد؛ لذا فكِّر في كل الأشياء التي يمكنك تحقيقها إن لم تؤجِّل مهامك أبداً من الآن فصاعداً، كما أنَّ المماطلة هي إحدى أعراض المشكلة وليست المشكلة بحدِّ ذاتها، فعليك العمل على معالجة جذور المشكلة الكامنة وراء المماطلة.

12. استخدِم تطبيقات الإنتاجية:

توجد عدة أدوات تساعد على تحسين الإنتاجية، وبالرغم من أنَّ كثيراً منها معدوم الفائدة، لكن يؤدي بعضها دوراً كبيراً في تحسين إنتاجية العمل، فيمكنك استخدام تطبيق "أ تيكست" (aText) للكتابة بشكل أسرع، بينما يساعدك تطبيق "غوغل كييب" (Google Keep) على مزامنة مهامك بين الكمبيوتر والهاتف، ويتيح لك تطبيق "نوت باد ++" (Notepad++) تحرير التعليمات البرمجية.

13. اعتنِ بجودة أدواتك:

من المفروض أن تزيدك أدواتك فاعلية لا أن تبطئ تقدُّمك، فإن كانت أدواتك تبطئ تقدُّمك، استبدلها بما هو أعلى جودة، واستخدم جهاز كمبيوتر بسرعة معالجة جيدة، وأمِّن اتصال إنترنت سريعاً، ومن الأفضل إنفاق المزيد بما هو في حدود ميزانيتك للحصول على أداء أفضل، خاصَّة عندما تكون الأداة جزءاً لا يتجزأ من عملك، مثلاً إن كنت كثير التنقُّل استثمر في كمبيوتر محمول خفيف الوزن، سيعزز ذلك من إنتاجيتك تعزيزاً كبيراً.

14. مارِس التأمُّل:

سيصفِّي ذلك ذهنك ويهدِّئ نفسك، كما يساعدك على التركيز على ما تفعله؛ لذا اجعل من التأمل عادة يومية أو دورية وراقب كم ستزيد إنتاجيتك.

15. استيقظ باكراً:

ابدأ يومك قبل الآخرين، يساعدك ذلك على العمل على مهمتك الأولى من اليوم بسلام بعيداً عن صخب العالم، وسيمنحك التقدُّم بخطوة عن الآخرين شعوراً بالرضى والتحفيز خاصَّة في السعي إلى الحفاظ على تقدمك.

16. فرِّغ دماغك من الأفكار:

نحن نشعر في بعض الأوقات بالإحباط وتنخفض إنتاجيتنا، فلا نستطيع التركيز بسهولة، ففي هذه الأوقات، مارِس تمرين تفريغ الدماغ (brain dumping) للتخلُّص من الأفكار المشتتة واستعادة حالتك الذهنية السليمة.

17. اتَّبع قاعدة 80/20:

تشير قاعدة 80/20 إلى أنَّ 20% من الأسباب تؤدي إلى 80% من النتائج؛ لذا ركز على الأشياء الهامة لتحصل على النتائج المرجوَّة.

18. توقَّف عن السعي إلى المثالية:

لا بأس في خطأ صغير بين الحين والآخر، فابتعد عن السعي إلى الكمال وتوقَّف عن إضاعة الوقت في إتقان التفاصيل الصغيرة، فلديك مهام كبيرة لتنجزها.

شاهد بالفيديو: 9 تقنيات لزيادة الإنتاجية الشخصية

19. لاحظ متى يبدأ مردودك بالانخفاض:

يشير انخفاض المردود إلى انخفاض فائدة المهمة حتَّى عندما نبذل نفس الجهد والوقت من أجلها، ودائماً ما تصل جميع المهام والنشاطات إلى نقطة ينخفض عائدها الإيجابي علينا؛ وذلك عندما يصبح من غير المفيد أو المجزي حقَّاً مواصلة العمل عليها؛ لذا كن واعياً وتوقف عندما تصل إلى هذه النقطة.

20. كن منظَّماً:

إنَّ تنظيم أمورك يسهِّل عليك إنجاز عملك؛ لذا نظِّم مستنداتك سواء الرقمية أم الورقية تنظيماً جيداً حتى تتمكن من استرداد ما تريد بسهولة.

21. استثمر الأتمتة:

تدور العديد من النصائح السابقة حول التبسيط، كالتغاضي عن غير الهام والتركيز على الهام، والخطوة التالية بعد التبسيط هي الأتمتة، فما هي المهام الشخصية أو المهنية التي يمكنك أتمتتها؟

بالنسبة إلى العمل، يمكنك استخدام برنامج تعديل الصور (Photoshop) لتغيير حجم مجموعة صور دفعة واحدة، كما يمكنك استخدام عوامل تصفية البريد الإلكتروني لفرز بريدك، إضافة إلى أداة البحث (regex) لتعديل بيانات الموقع، وفي مهامك الشخصية، قم بأتمتة فواتيرك والضرائب ودفعات الإيجار.

22. فوِّض بعض المهام لاختصاصيين:

إذا كان العمل ضرورياً وغير قابل للأتمتة، ولديك ما يستدعي انتباهك أكثر، قم بتوكيله لشخص آخر حين تُتاح لك الفرصة؛ أي وظِّف واستعن بمصادر خارجية إن كنت قادراً على تحمُّل التكلفة، ويمكنك في هذه الأيام الحصول على عمل احترافي، مثل التصميم وتحرير الفيديو بسعر معقول، وجرب موقعي "فايفر" (Fiverr) و"آب وورك" (Upwork)، وادفع مقابل خدمة أو أداة متميزة إذا كان بإمكانها توفير الوقت.

23. قلِّل من المشتتات وما يضيع الوقت:

توجد عوامل الإلهاء في كل مكان حولنا، مثل "فيسبوك" (Facebook) و"تويتر" (Twitter) والتلفزيون والراديو والجوال وما إلى ذلك، فانتبه لما يلهيك وأبعده قبل البدء بالعمل، وإن كنت تعمل وتستخدم مواقع التواصل في نفس الوقت، عليك إدراك أنَّك بذلك لن تتمكن أبداً من إنجاز أي عمل عالي المستوى؛ لذا توقف عن استخدامها في أثناء العمل على ما يستدعي انتباهك، ويمكنك حتى إخفاء شريط المهام في سطح المكتب والتبديل إلى وضع ملء الشاشة حتى تتمكن من التركيز على عملك.

24. أتقن مهاراتك:

لإنجاز عملك بسرعة وجودة، تحتاج أولاً إلى إتقان مهاراتك، أو بمعنىً آخر، ارفع مستوى أدائك، فإن كنت مصوراً على سبيل المثال، فلا يمكنك التقاط أفضل الصور إذا لم تتقن استخدام أدواتك ومهاراتك في التصوير الفوتوغرافي، فيساعدك استثمار وقتك في التدرُّب والتعلم وقراءة البرامج التعليمية، خاصة فيما يخصُّ المهارات المتعلقة بعملك الأساسي.

25. اعرف الأوقات الأكثر والأقل إنتاجية بالنسبة إليك:

لكلٍّ منا أوقات يكون فيها أكثر إنتاجية، فاعرف هذه الأوقات بالنسبة إليك واعمل خلالها على أصعب المهام الضرورية، ففي الأوقات الأخرى، ما عليك سوى العمل على المهام الأسهل أو ذات المستوى المنخفض.

في الختام:

لقد تحدَّثنا في الجزء الأول من هذا المقال عن 25 نصيحة لزيادة الإنتاجية، وسنكمل النصف الآخر من النصائح في الجزء الثاني والأخير منه.