5 خرافات في إدارة الوقت تؤثر في إنتاجيتك
تكتسب أيَّة ظاهرة تلقى انتشاراً واسعاً خرافاتها الخاصة، فتشكِّل نظاماً من المفاهيم المقبولة وغير المشكوك فيها؛ وفي الوقت نفسه، لا تفكر الغالبية العظمى من الناس فيما إذا كانت هذه الخرافات صحيحة في الواقع، وهذه المفارقة موجودة منذ بداية البشرية؛ فبعض هذه المفاهيم الخاطئة غير ضارة ولطيفة، ولكنَّ المفاهيم الخاطئة حول أي نوع من الإدارة، وخاصةً إدارة الوقت، تؤدي إلى أخطاء حقيقية في الحياة والعمل.
وتُقلِّل من الدافع والإيمان بالنفس؛ حيث تعمل ألعاب ونشاطات إدارة الوقت على زيادة التحفيز والمشاركة ومهارات حل المشكلات، كما أنَّها تُحسِّن إدارة الموارد وتُعزِّز الإبداع والقدرة على العمل الجماعي.
تاريخ إدارة الوقت:
يعود تاريخ إدارة الوقت إلى زمن بعيد، فمنذ 2000 عام مضى في روما القديمة، إذ اقترح المفكر الشهير "سينيكا" (Seneca) تقسيم الوقت إما إلى وقت مُجدٍ أو غير مُجدٍ، وبدأ "سينيكا" أيضاً الاحتفاظ بسجل مكتوب دائم للوقت، وقال المفكر: إنَّه عند العيش لفترة زمنية معينة، يجب تقييم ذلك الوقت وفقاً لمدى انشغالك، وفي التاريخ اللاحق لإدارة الوقت، شكَّلت هذه الأفكار الأساس لمفاهيم مثل "الكفاءة الشخصية".
يقول "ليون باتيستا ألبيرتي" (Leon Battista Alberti)، الكاتب والباحث الإيطالي الذي عاش في القرن الخامس عشر: إنَّ أولئك الذين يعرفون كيفية إدارة الوقت بشكل مفيد سيكونون دائماً ناجحين.
وللقيام بذلك، اقترح استخدام قاعدتين:
- أنشِئ قائمة مهام كل يوم في الصباح.
- رتِّب أمورك وفق ترتيب تنازلي من حيث الأهمية.
ولقرون، كانت كل هذه المبادئ موجودة فقط بشكل نظري، وفقط منذ ثمانينيات القرن الماضي، بدأ هذا الموضوع الانتقال من الناحية النظرية إلى التطبيق العملي، وبالنسبة إلى المراهقين، سيكون من المفيد قراءة نصائح حول إدارة الوقت، فهي ليست ضرورية للمديرين التنفيذيين وأرباب الأعمال فحسب؛ بل يجب أن يكون كل واحد منا قادراً على إدارة ممتلكاته الخاصة للاستمتاع بالحياة برمتها، وبالطبع، لا يحتاج الجميع إلى إدارة الوقت، فإذا لم يكن لدى الشخص ما يفعله في حياته، وكانت مهمته الرئيسة هي "إضاعة الوقت"، فإنَّ إدارة الوقت غير ضرورية لمثل هذا الشخص، وتتكوَّن إدارة الوقت من مكونات عدَّة:
- إدارة الوقت الصارمة.
- تحسين موارد الوقت.
- التخطيط ليوم أو أسبوع أو شهر أو فترة زمنية أخرى.
- تنظيم الدافع.
شاهد بالفديو: دليل الإنتاجية: الاستراتيجيات الفعالة لإدارة الوقت
خرافات إدارة الوقت التي تؤثر في إنتاجيتك في مكان عملك:
إدارة الوقت ليست هامة للعمل فحسب؛ بل الأشخاص الذين أتقنوا فن إدارة الوقت هم أكثر مرحاً وصحة ونجاحاً في الحياة المهنية والشخصية؛ حيث تتيح لك الإدارة الفعالة للوقت التفكير في أفعالك وقراراتك جميعها من حيث ملاءمتها لتتطوَّر وتتحسَّن:
1. لا يمكنك أن تكون شخصاً ناجحاً دون إدارة الوقت:
يكمن الخطر الرئيس لهذه الخرافة في أنَّها تساوي بين التنظيم والنجاح، فهذان الأمران مختلفان للغاية، وكأنَّنا نستبدل الجوهر بالأداة، وللوهلة الأولى، تبدو هذه الخرافة معقولة للغاية، فكيف يمكنك أن تكون ناجحاً إذا كنت لا تستطيع إدارة وقتك ونشاطاتك بوعي ومنهجية؟ فيبدو الأمر وكأنَّك لا تستطيع أن تكون ناجحاً، ومع ذلك، فإنَّ أي نجاح هو في المقام الأول قرار تتخذه، ثمَّ يأتي التنفيذ في المرتبة الثانية، وإذا لم تتخذ قرارات أو اتَّخذت قرارات خاطئة، فلن تساعدك إدارة الوقت على الإطلاق.
2. هناك أنظمة عالمية لإدارة الوقت تناسب الأشخاص جميعهم:
تحمل معظم الكتب عن إدارة الوقت فكرة غير واضحة، مفادها أنَّ أنظمة إدارة الوقت ليست شخصية، ففي نهاية الأمر، إدارة الوقت أمر عالمي، ففي أحسن الأحوال، يُقسِّم المؤلفون الناس إلى أناس عقلانييِّن وأناس بديهييِّن؛ أي منظمون وفوضويون، ونظام إدارة الوقت مندمج في أسلوب حياة الشخص ويُغيِّرها، فإذا لم تفعل ذلك، فهي غير فعالة، ويعتمد أسلوب حياة الشخص على قيمه ومعتقداته ومعارفه ووضع حياته وخصائص شخصيته، وما إلى ذلك.
حيث إنَّ محاولة تغيير نمط حياتك عن طريق تقليد الاستراتيجيات التي طورها شخص آخر، تشبه محاولة زرع عضو شخص آخر، فلن يقبلها جسمك إلا في ظل شروط، ويحدث الشيء نفسه عندما تقلد طريقة حياة شخص آخر، فالأمر يربكك، في الأساس، ولا يوجد سوى ثلاثة أمور ستحدث بسبب ذلك:
- سوف تلغي هويتَك إذا اتَّبعت طريقة غيرك في إدارة الوقت بحذافيرها.
- يمكنك التخلي عنها أو تعديلها بشكل لا يمكن التعرُّف إليه، ولكنَّ هذا خيار نادر.
- ستتوافقُ الطريقة مع سمات شخصيتك بالصدفة، وستكون قادراً على تطبيقها دائماً، وهذا نادر جداً.
3. إدارة الوقت لا تنجح:
عدد الأشخاص الذين حاولوا إدارة وقتهم، ثم تخلوا عن الأمر أكثر من أولئك الذين نجحوا، فلِكي تتمكن من إدارة وقتك بشكل فعال حقاً ودون تغيير نفسك، فيجب عليك إنشاء نظام لإدارة الوقت خاص بك؛ حيث يتطلب هذا تحليلاً مسبقاً لخصائص شخصيتك ونشاطاتك وأسلوب حياتك ووضعك، فإذا أعددتَ نظام إدارة الوقت لنفسك، فهذا لا يعني أنَّ كل وقتك سوف ينقضي في العمل وتطوير نفسك ومهاراتك، فيجب أيضاً تخصيص وقت في هذا النظام لأمور مثل مشاهدة الأفلام أو لعب ألعاب الفيديو بالإضافة إلى النشاطات الأخرى التي تساعدك على الاسترخاء وإعادة شحن طاقتك.
4. إدارة الوقت تضمن التطور الشخصي:
تتضمن العديد من تقنيات إدارة الوقت مساحة مخصصة لتحديد الأهداف، وهذا أمر جيد، ولكن يكمن هنا فخ خطير، فبعد الوصول إلى مرحلة معينة من التطور، يجد الناس أنفسهم في أزمة مرتبطة بالحاجة إلى إعادة التفكير في أنفسهم وحياتهم، ويجب أن يقوم بنوع من النقلة النوعية، فبدلاً من ذلك، وفي إطار إدارة الوقت، تُقدَّم تقنيات بدائية إلى حد ما لتحديد الأهداف، وفي الغالبية العظمى من الحالات، تكون هذه التقنيات جيدة في حد ذاتها.
ومع ذلك، تسمح لك باختيار الأهداف بناءً على القيم المألوفة لك بالفعل، فهي لا تنجح على الإطلاق عندما تمر بأزمة وجودية، وإذا وقعتَ في هذا الفخ، بدلاً من تحسين نفسك والقيام بقفزة نوعية، فسوف تعمل على أهداف لم تَعُد ذات صلة بك، وسوف تُضيِّع الوقت وتُفاقِم الأزمة التي تمر بها.
5. إدارة الوقت تبدأ على الفور بتوفير وقتك:
ربما أوقَعَت هذه الخرافة الكثير ممن يعملون على إدارة وقتهم في فخها؛ حيث يزداد حجم مهامك ومسؤولياتك، ولم يَعُد لديك الوقت والقدرة على التكيف، فتشتري كتاباً مشهوراً حول إدارة الوقت للحصول على مزيد من الوقت، ومع ذلك، تلاحظ بدهشة وخيبة أنَّ حياتك تصبح أكثر صعوبة ولا يزيد وقت فراغك، ومن المضحك أنَّ كل هذه الظواهر تزداد سوءاً مع مرور الوقت، وبعد نفاد صبرك، تنسى أمر إدارة الوقت.
تُخلِّصك إدارة الوقت الأسطورية من مشكلاتك المتعلقة بالوقت بسرعة وإلى الأبد، بينما تُعَدُّ إدارة الوقت الواقعية عملية مؤلمة لتغيير نمط حياتك وتطوير مهارات جديدة تماماً وغير مألوفة؛ فبمجرد أن تبدأ تطبيق القليل من إدارة الوقت المعقدة في حياتك، ستنخفض كفاءتك انخفاضاً كبيراً بدلاً من تعزيزها، وستبقى منخفضة حتى تُطوَّر عادات ومهارات جديدة؛ حيث يستغرق تطويرها بعد ذلك وقتاً إضافياً ويتطلَّب تحفيزاً وطاقة، فالإنسان مخلوق كسول بطبعه، ويؤمن بالحكايات، ومع ذلك، يجب على الجميع معرفة كيفية تجنُّب الإرهاق.
مهمة عملية:
إذا لم تحاول مطلقاً إدارة الوقت في حياتك، فيرجى أن تُجيب عن الأسئلة التالية على ورقة:
- ما هي الأهداف التي تود تحقيقها من خلال إدارة الوقت، وما الذي ترغب في تحقيقه؟
- ما الذي يمنعك في أسلوب حياتك الآن من تحقيق هذه الأهداف؟
- ما السبب فيك أو في شخصيتك الذي يمنعك من تحقيق هذه الأهداف؟
إذا كنت قد جرَّبت أياً من أنظمة إدارة الوقت، ولكنَّك لم تنجح في ذلك، فيرجى الإجابة عن الأسئلة التالية:
- ما هي أنظمة إدارة الوقت التي استخدمتَها؟
- كيف يمكنك وصف ميزات هذا النظام أو الأنظمة؟
- ما هي الأهداف التي تريد تحقيقها باستخدامها؟
- ما الذي منعك من تحقيق تلك الأهداف؟
- ما الذي لم يناسبك في نظام إدارة الوقت الذي كنت تستخدمه؟
إذا كنت قد جرَّبت أياً من أنظمة إدارة الوقت وطبقتَها وما زلتَ تستخدمها، فيرجى الإجابة عن الأسئلة التالية:
- ما هي السمات الرئيسة لنظام إدارة الوقت الخاص بك؟
- هل يوجد أي شيء في نظام إدارة الوقت لديك تجده غير مريح أو غير فعال تماماً؟ إذا كانت الإجابة "نعم"، فصِفها.
- ما الذي ترغب في تحسينه في إدارة وقتك؟
ملاحظة: عند الإجابة عن الأسئلة، من فضلك لا تقصر إجابتك على مفاهيم عامة لا معنى لها مثل "الكسل" أو "التسويف"؛ وذلك لأنَّهم لا يبررون أي شيء، لكنَّهم يغلقون طريق التغيير الإيجابي أمامك، وستساعدك هذه الأسئلة على فهم ما تريده بحق.